Hivatalos levél szerkesztése

1. Hivatalos levél szerkesztése

2. Levelezésen a levelek útján való érintkezést, a kapcsolatteremtést, az ismételt levélváltást értjük. Levelezéssel sokoldalú kapcsolatot tudunk teremteni távollevő szervekkel, intézményekkel, vállalatokkal, vállalkozásokkal és magánszemélyekkel. • Fogalmazzunk választékosan, tömören, tárgyilagosan, de közérthetően és udvariasan. • Törekedjünk a hibátlan helyesírásra, tiszta hibamentes kivitelezésre, mondandónk esztétikus formába öntésére.

3. A levélműfaj két alaptípusa: - magánlevél, - hivatalos levél. Bemutatónkban a hivatalos levél szerkesztésének folyamatát fogjuk elsajátítani: • a hivatalos levél a szervezetek, vállalatok, intézmények, vállalkozások és a velük kapcsolatba került magánszemélyek közötti személyes és közvetlen kapcsolatot helyettesíti, • kiegészítheti a személyes közlést és rögzítheti a szóbeli megállapodást.

4. Hivatalos levél témája többek között lehet: • Érdeklődés • Felvilágosítás • Megrendelés • Nyugtázás • Elismerés • Panasz • Kísérőlevél Stb. A hivatalos levelekben alaki szempontból az alábbi 3 fő szerkezeti részt különböztetjük meg:

5. Fejrész, mely tartalmazza: • Feladó és címzett adatait • Keltezést • Iktatószámot • Ügyintéző nevét • Főrész, mely tartalmazza: • Levél tárgy megjelölését • Megszólítást • Levél szövegét • Zárórész, mely tartalmazza: • Üdvözlést • Aláírást

6. Fejrész: • A feladó adatait a fejlécben helyezzük el a megadott szempontok szerint formázva • A címzett neve a bal oldalon egy sor kihagyással a fejléc alatt, alá a titulusa, ha meg van adva • Egy sor kihagyással a címzett helységnév aláhúzással kiemelve, félkövéren, majd a következő sorban az utca és házszám, egy újabb sorba az irányítószám kerüljön. • Keltezés a jobb oldalon helységnév, aktuális dátum, alatta a következő sorban az iktatószám, majd egy sorral lejjebb az ügyintéző neve.

7. Feladó adatai Keltezés, iktatószám, ügyintéző Címzett adatai

8. Főrész: • A tárgy megjelölésével kezdődik, bal oldalon, egy sor kihagyással az irányítószám alatt, aláhúzással kiemelve, kettősponttal lezárva félkövéren a Tárgy: szó, majd szóköz és beírjuk a konkrét tárgyat. • Megszólítás: két sort kihagyunk a tárgy után és félkövéren felkiáltójellel zárjuk a megszólítást. • A levél szövegét egy sor kihagyással a megszólítás után kezdjük, melyben röviden, érthetően közöljük mondanivalónkat.

9. Tárgy Megszólítás Levélszövege

10. Zárórész: • Elköszönés, üdvözlés: a levél szövege után egy sor kihagyásával a bal oldalra írjuk • 3 sor kihagyással az elköszönés, üdvözlés után a cég vagy vállalat nevét és címét írjuk be • Aláíráshoz a cég vagy vállalt neve és címe után 3 sort kihagyunk és beírjuk a feladó nevét és titulusát

11. Elköszönés Cég vagy vállalat neve Aláírás

13. Köszönjük a figyelmet, reményeink szerint sikerült megtanulniuk a folyamatot bemutatónkból! További sikeres felkészülést kívánunk! Eumedia Bt.