2012-2013 ERASMUS ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ ORYANTASYONU

1. 2012-2013 ERASMUS ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ ORYANTASYONU

2. İŞTE BAŞLIYORUZ…

3. 2012 – 2013 Akademik Yılı için ilk değerlendirmede belirlenen toplam öğrenci sayısı: Asil :125 Yedek: 60 Cumhuriyet Üniversitesi Ulusal Ajans’a bu sayıları bildirmiş hibe talebinde bulunmuştur. Ajans belirleyeceği miktarda ki hibeyi üniversiteye tahsis edecektir. Tahsis edilen hibeye göre Üniversite gidecek öğrenci sayısını belirleyecektir. Verilen hibenin, talepten az olması! Karşı üniversitenin kabul etmemesi durumunda! Seçilen öğrenciler değişimden yararlanamayabilir.

4. Böyle bir durumda, • Hibeli olarak değişimden yararlanacak öğrenciler seçim listesindeki sıra takip edilerek belirlenir. • Hibe alamayacak olan öğrenciler ise, isterlerse Hibesiz Erasmus Öğrencisi olarak değişime katılabilirler.

5. Hazırlanması Gereken Belgeler Gitmeden Önce Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement ) Akademik Onay Formu Gidilecek Kurumun Başvuru Formu (Aplication Form) Kalınacak Yer için Başvuru Formu (Accommodation Form) EILC Başvuru Formu İngilizce Transkript (İstenebilir) Vizeye giderken Davet Mektubu Pasaport ve Vize Yurt dışına çıkmadan önce Dönüş Evrakları

6. Öğrenim anlaşması yapıldıktan sonra derslerde değişiklik yapılması gerekirse, yapılacak her türlü değişiklik fakülte/bölüm koordinatörünün bilgisi dahilinde olmalıdır. Bilgi verilmeden yapılan ders değişiklikleri dikkate alınmaz.Tüm değişiklikler formun ikinci sayfasında gösterilmelidir.

7. ECTS NEDİR? (AKTS) Avrupa’daki birçok yükseköğretim kurumunda Avrupa Kredi Transfer Sistemi kullanılmaktadır. Bu sistem ile öğrencilerin yurtdışında aldıkları derslerin kendi üniversiteleri tarafından tanınması işlemleri kolaylıkla gerçekleştirilmektedir. AKTS kredileri, öğrencilerin alacakları derslerin ağırlıklarına göre verilen değerlerdir. Üniversitemizin 1 dönemlik toplam kredi yükü 30 ECTS, 2 dönem için 60 ECTS’dir Ders seçimlerinizi yaparken bölüm koordinatörlerimiz ile irtibata geçmeyi lütfen unutmayınız. Proje çalışması yapmak üzere 3 ay değişime giden yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin en az 20 ECTS kredilik çalışma yapmaları gerekmektedir.

9. Akademik Onay Formu Öğrenim Anlaşması’nda yer alan derslerin CÜ’de denk sayılacak dersler ile eşleştirildiği belgedir. Erasmus bölüm/fakülte/YO koordinatörü ile hazırlanmalı Gitmeden önce Öğrenim Anlaşması ile eşzamanlı olarak yapılmalı Öğrenim Anlaşması’nda değişiklik olması halinde, Bu belgede de değişikliğe paralel olarak yenilenmeli

11. GİDİLECEK KURUMUN BAŞVURU FORMUAplication Form Gideceğiniz üniversitenin web sitesinden temin edilebilir. Öğrenci tarafından doldurulacaktır. Doldurulduktan sonra Dışilişkiler Ofisi'ne diğer belgelerle birlikte getirilecektir. BAŞVURU TARİHLERİ Bu belgeleri hazırlarken gideceğiniz üniversitenin son başvuru tarihini göz önünde bulundurunuz. Son başvuru tarihinden makul bir süre önce belgelerinizi hazırlayıp ofise teslim ediniz. Son başvuru tarihlerinin öğrenilmesi öğrencinin sorunluluğundadır.

14. İNGİLİZCE TRANSKRİPT İngilizce Transkript dış ilişkiler web sayfasında yayınlanan formata göre hazırlanıp bölüm başkanına onaylatılacak

15. Erasmus Yoğun Dil Kursu (EYDK)Erasmus Intensive Language Course (EILC İngilizce, Almanca, Fransızca ve İspanyolca dilleri dışındaki AB’ye üye ülkelerin dillerinde düzenlenir. Kursu düzenleyen kurum misafir olacağınız kurum olmak zorunda değildir. Kurs süresi 3 - 6 hafta aralığında olup en az 60 ders saati içerir. Ücretsizdir Kurs sürecinde hibelendirileceksiniz European Commission Education&Training web sayfasında kurs düzenleyen kurumların listeleri mevcut (http://ec.europa.eu/education/erasmus/doc1300_en.htm) Kurumlar EYDK dışında dil kursları da düzenleyebilir

18. Evrakların Koordinatörlüğümüze iletilmesi ve sonrasında yapılması gerekenler….! Nihayetinde, tüm evrakların ilgili karşı Üniversitelere posta, email ve fax ile gönderilmesi işlemleri yapılır (Koordinatörlüğümüzce ). Tüm bu hazırlıklar, karşı Üniversitelerin ilan etmiş oldukları SON BAŞVURU tarihlerinden (deadline) önce yapılmak zorundadır. Evraklar ile ilgili hiçbir problemin kalmadığı andan itibaren, karşı Üniversitelerin ; öğrencilerimize ait ACCEPTANCE LETTER ( Kabul belgelerinin ) gelmesi için bekleme süresi başlayacaktır. Bu belgenin doğru ve eksiksiz ulaşması ÖNEMLİ bir husustur. Kabul belgelerinin Üniversitemize ulaştırılması Üniversitelerin idari işleyiş yöntemine göre değişmektedir, ancak edinilen tecrübelere göre görülmüştür ‘ki, bu belgenin tarafımıza ulaştırılması süresi 30 ile 60 gün gibi bir zamanı kapsamaktadır. Bu maksatla, karşı Üniversitelere gönderilecek olan tüm gerekli evrakların bir an önce doğru, eksiksiz ve en kısa zamanda gönderilmesi işlemi ÖNEMLİ bir konudur.

19. Pasaport çıkartmak için başvuruları ne zaman yapabilirim….…! Vize İşlemlerine ne zaman başlayabilirim. ? Vizem çıktı ne yapacağım …!! Gidiyorum herhalde  Artık yeni Üniversitemdeyim …

20. PASAPORT İlk defa pasaport alanlar ve mevcut pasaportun süresini uzatmak isteyenler Ofisimizden “Pasaport Harcından Muafiyet Belgesi” almalıdır. • “Pasaport Harcından Muafiyet Belgesi” ile Sivas Emniyet Müdürlüğü Pasaport Şubesi’ne başvurunuzu yaparak 2 gün içinde pasaportunuzu alabilirsiniz • Eğer ilk defa pasaport çıkartıyorsanız sadece pasaport cüzdan bedeli ödeyeceksiniz. • Eğer mevcut pasaportunuzu uzatıyorsanız ücret ödemeyeceksiniz. • Yeşil pasaport sahipleri Avrupa ülkelerinin çoğuna 90 güne kadar vizesiz girebilmelerine rağmen kalış süreleri 90 günü aşacağı için vize almaları gerekmektedir.

21. VİZE YAZISI Vize yazısı CÜ Rektörlüğü tarafından vize almanızı kolaylaştırmak amacı ile verilen bir belgedir. • Vize yazısının yazılması için davet mektubunun gelmiş olması gerekmektedir. • Öğrencilerimiz, karşı Üniversitelerin gönderecekleri ACCEPTANCE LETTER ( Kabul Belgelerinin ) Orijinali Koordinatörlüğümüze dönmesi durumunda Vize işlemlerine başvuru yapabilirler. • Başvurular mutlaka Şahsen yapılmalı ve başvuru öncesinde MUTLAKA Konsolosluklar ve/veya Büyükelçilikler ile görüşülüp randevu alınmalıdır. • Konsolosluk veya Büyükelçiliklerin genel olarak istedikleri belgeler şunlardır. -Yurt dışında kalacağınız süreyi ve daha sonraki 6 ayı kapsayan PASAPORT.. -Kabul belgesi – Acceptance Letter ( aslı ) -Yurt dışında kalacağınız süreyi kapsayan Sağlık Sigortası ( özel sigortalardan temin edilir. ) Minimum 30.000 Euro’yu kapsayacak şekilde. -Koordinatörlüğümüz tarafından verilecek Erasmus Öğrencisi olduğunuzu ve hibe alacağınızı bildiren belge. -Ailenizin ve sizin maddi durumunu gösteren her türlü evrak ve banka teminatları

22. Bu evrakların yanı sıra istenebilecek diğer evraklar • İngilizce sağlık raporu • İngilizce nüfus cüzdanı örneği • İngilizce öğrenci belgesi • İngilizce sabıka kaydı

23. Anlaşmalı olduğumuz tüm Avrupa ülkeleri lacivert pasaport sahiplerinden vize talep etmektedir. Tabi olduğunuz vize uygulamalarını aşağıdaki linkten öğrenebilirsiniz. http://www.mfa.gov.tr/turk-vatandaslarinin-tabi-oldugu-vize-uygulamalari.tr.mfa Vize ve pasaport işlemleri öğrenciler tarafından yürütülmektedir.

24. Vizem çıktı ne yapacağım …!! • Vizeniz çıktı, gözünüz aydın !! Artık yurt dışı eğitimine başlamanıza az kaldı … • Daha önce Vakıflar Bankası açtırmış olduğunuz EURO hesap numaranızı vermek ve ayrıca gitmeden önce yapmanız gereken son işlemleri yapmak üzere MUTLAKA Koordinatörlüğümüze irtibata geçin. • Uçak biletinizi almayı unutmayın …!!!

25. HİBELER Erasmus hibeleri UA tarafından üniversite aracılığıyla karşılıksız olarak verilir. • Hibeler yurtdışı öğrenim masraflarının tamamını karşılamaya yönelik değildir. Sadece maddi bir destektir. • Alacağınız hibe dışında size harcamalarınız için (uçak bileti, kalacak yer, vs.) ödeme yapılmayacaktır. • Hibeleri kullanma şekli ve sorumluluğu size aittir. • Hibeler nakit ve Euro olarak ödenir.

26. Ülkelere göre hibe miktarları

27. Hibe nasıl hesaplanır? Örneğin Belçika Gent Üniversitesine 5 ay 18 gün için giden bir öğrenci 5*429=2145 (18 gün= ¾ hibe) 429*3/4=321,75 2145+321,75=2466,75 €

28. Hibenin ilk etapta %80’i ödenir. Kalan %20, değişim tamamlandıktan sonra dönüş belgelerinin eksiksiz olarak Ofis’e teslime edilmesi ve kalan miktarın UA tarafından üniversiteye aktarılmasından sonra ödenir. Kalan miktar, öğrencinin gittiği kurumdan alacağı katılım belgesinde yer alan kesin gerçekleşme süresi dikkate alınarak yapılır.

29. Gidiyorum herhalde Son check listesini kontrol edelim !!! Gideceğim döneme ait hibenin ilk dilimi ( % 80 ) olan miktar EURO hesabıma yattımı …? Beraberimde götüreceğim evraklarım tamam mı ? -sigorta poliçem.. -kabul belgem ( acceptance letter ) -erasmus öğrencisi olduğuma dair belgem. -konaklama formu ( accommodation letter ) -Öğrenim anlaşmam ( learning agreement ) -vizeli pasaportum.. -BİLETİM .. -Beni karşılamaları için karşı üniversite ile yaptığım son mail mesajım ve gelen cevabı.. -Ve bavulum tabiki…….

30. Artık yeni Üniversitemdeyim • Bazı Üniversiteler öğrenim başlamadan önce Erasmus Öğrencileri için Oryantasyon programları düzenlemektedir, bu durum karşı üniversitelerin akademik takvimlerinde yer alır, buna göre oryantasyon programlarına katılmanız gerekecektir. • Üniversiteler ulaşıldığında ilk uğranacak birim Üniversitelerin Dış İlişkiler birimleridir. Buradan derslerinizin hangi zaman içinde başlayacağı, ilgili birim öğretim elemanlarına nasıl ulaşılacağı, ilgili ülkede OTURMA MÜSADESİ için nelerin, hangi zaman dilimi içinde yapılacağı sizlere bildirilir. • Eğitim göreceğiniz Üniversitede konaklama imkanlarının (yurt) var olup olmadığını, yok ise nerede konaklamanın yapılacağını MUTLAKA daha önceden sormuş ve yerinizi ona göre ayırtmış olmalısınız…!!! • Daha önceden learning agreement ( öğrenim anlaşmanızda ) belirlemiş olduğunuz derslerin verilip verilemeyeceğini kontrol ediniz, ders değişikliği var ise MUTLAKA ders değişiklik formunu (Web sitemizde bulunan LA ‘nın 2. Sayfası) doldurup imzalattıktan sonra ( en geç 4 hafta içinde ) Koordinatörlüğümüze ulaştırınız.

32. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) Katılım Sertifikası Transkript Rapor Formu DÖNÜŞ BELGELERİ

33. ÖĞRENİM ANLAŞMASI (LEARNING AGREEMENT Giderken seçilen derslerde değişiklik yapılmış ise, karşı kurumun koordinatörünün de onaylayıp imzaladığı ve yapılan ders değişiklerinin gösterildiği son ve orijinal hali.

34. KATILIM SERTİFİKASI Öğrenim süresi sonunda size verilecek ve orada bulunduğunuz tarihleri gösteren belgedir. Dönüşte alacağınız %20 hibeniz bu sertifikada belirtilen tarihlere göre hesaplanacaktır. 1-3 gün 4-10 gün 11-17 gün 18-24 gün 25+ gün 0 euro ¼ aylık ½ aylık ¾ aylık Tam aylık

35. TRANSKRİPT Aldığınız tüm derslerin notlarını ve ECTS kredilerini ve aldığınız notları gösteren belgedir. Öğrenci değişim hibesinin tamamını alabilmesi için aldığı ECTS kredilerinin en az 2/3’ ünden başarılı olması beklenir.

36. RAPOR FORMU Öğrenim sonunda doldurmanız gereken bir belgedir. İnternet sitemizden indirip doldurduktan sonra diğer belgelerle ofise teslim edilecek. Dönüş belgelerinin orijinalleri Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne getirilmelidir. Kalan hibeleri alabilmeniz için dönüş belgelerinin eksiksiz olarak teslim edilmesi gerekmektedir.

37. DEĞİŞİM ÖNCESİ YAPILMASI GEREKENLER

38. KAYIT • Kendi üniversitenize kayıt yaptırmayı ve harçlarınızı yatırmayı unutmayınız. • Gideceğiniz üniversitede dersler için kayıt ücreti ödenmeyecektir. • Herhangi bir kurumdan burs almanız Erasmus burs almanıza engel değildir.

39. Önemli Notlar • Hollanda oturma izni için 430 Avro istiyor ( 3 aydan fazla kalınırsa) • Schengen ülkelerine 3 ay gidecek yeşil pasaportlu öğrencilerin vize alması gerekmemektedir. Ancak 3 aydan fazla kalacak öğrencilerin vize ve oturma iznine başvurmaları gerekmektedir. • Hollanda , Danimarka , Portekiz , Estonya ,İspanya vize başvurusu için geç randevu vermektedir. Değişime gitmeden en az 2 ay evvel başvurulması gereklidir. • Vize başvurusu için öğrencinin şahsen konsolosluğa / büyükelçiliğe başvurması gerekmektedir. • Vize işlemleri için genelde 40-60 Avro arasında vize ücreti talep edilir. • Vize başvurusu yaparken arka zemin beyaz olmak şartıyla son 6 ay içinde çekilmiş biometrik resim istenmektedir. • Finlandiya, İspanya ve Belçika yüksek miktarda banka teminatı talep etmektedir. • Romanya’ya gidecek öğrenciler Romanya Eğitim Bakanlığından onay almak zorundadırlar. • Çek Cumhuriyeti ve Fransa vize alınması için ibraz edilen belgelerin kendi dillerinde sunulmasını şart koşmaktadır. • Slovenya için oturma izni gereklidir, 2 ay önceden ve Ankara’da şahsen başvurulması gerekmektedir. • Almanya eğitim vizesi verebilmek için öğrencinin aylık en az 643 Avro gelirinin olduğunun teyit edilmesini istemektedir. • Hollanda’dan eğitim vizesi alabilmek için öğrencinin aylık en az 741 Avro gelirinin olduğunu teyit etmesi gerekmektedir • Vize almadan uçak biletinin kesinlikle alınmaması önemle tavsiye edilmektedir

40. ÖĞRENCİNİN SEYAHAT ÖNCESİ DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR

41. Seyahat ve Sağlık Sigortası • Ne CÜ ne Ulusal Ajans ne de gideceğiniz üniversite öğrenim hareketliliğiniz boyunca başınıza gelebilecek herhangi kaza,hastalık vb. durumdan mesul değildir. • Mutlaka seyahat ve sağlık sigortası yaptırınız. • Vize alabilmeniz için de bu sigortaları yaptırmanız şarttır.

42. Ulaşım • Gideceğiniz ülkeye hangi ulaşım yolu ile gideceğinizin seçimi tamamen size kalmıştır. • Çok eşyanız var ve çok fazla da zamanınız kalmadıysa uçak sizin için en iyi seçenektir. • Maceraperest iseniz demiryolunu ya da karayolunu tercih edebilir farklı yerler görerek gideceğiniz ülkeye varabilirsiniz. • Ulaşım organizasyonunuzu önceden yapmak size hem fiyat avantajı sağlayacak hem de zaman kazandıracaktır.

43. Banka • Yurtdışında geçireceğiniz ilk haftalar için yanınızda mutlaka yeterli miktarda nakit para bulundurun. • Gideceğiniz ülkede yurtiçinde çalıştığınız bankanın şubesi olup olmadığını araştırın ve para transfer işlem ücret ve sürelerini öğrenin. • Gideceğiniz ülkenin yerel bir bankasında hesap açtırabilirsiniz ancak bir dönem kalacaklar için bu işlemle uğraşmak anlamsız olur. • Visa-Mastercard logolu bankamatik ile anlaşmalı ATM’lerden para çekebilirsiniz, ancak ATM komisyonlarını öğrenmelisiniz. • Faturalarınızı ödemede, hesaplarınızı kontrol ve takip etmede pratik yol olarak internet bankacılığını kullanabilirsiniz. • Vakıflar Bankası’nda açtıracağınız hesap mutlaka kendi adınıza olmalıdır. Ortak hesap açtırma durumunda ,taraflardan biri muhakkak siz olmalısınız.

44. KONAKLAMA & YAŞAM MALİYETİ

45. Konaklama & Yaşam Maliyeti • Erasmus programına katılan birçok öğrencinin aklını kurcalayan ortak soru yurtdışında ne kadar masraf yapacağıdır. • Ülkemizde olduğu gibi yurtdışında da yaşam maliyetleri ülkeden ülkeye, şehirden şehire, semtten semte farklılıklar göstermektedir. Gideceğiniz üniversite ile bu konuda iletişime geçip gerekli bilgi ve desteği mutlaka almalısınız. • Gideceğiniz üniversite konaklama imkanı sunuyorsa bu sizi büyük bir yükten kurtarır. Ancak ilk başvuran ilk önce yerleşir prensibi uygulandığı için elinizi çabuk tutmalısınız. Ayrıca yurt koşulları üniversiteden üniversiteye değişir ve ücretleri ne kadar düşükse o kadar düşük kalitede olur. • Üniversitelerin yurtlar için depozito istemesi normaldir. • Gitmeden önce mutlaka konaklama organizasyonunu yapın. Eğer üniversiteniz konaklama imkanı sağlayamıyorsa ya da yurtlar dolduysa kalacak yer bulmak için eğitim başlangıç tarihinden bir süre önce gideceğiniz ülkeye varmanızda yarar vardır.

46. Konaklama ayarlarken aşağıdaki kriterlere göre hareket edin; • Hangi çeşit konaklama imkanları mevcut? • Maliyetleri nedir? • Başvuru için hangi evraklar gerekiyor? • Depozito miktarı ne kadar? • Konaklama yerinin özellikleri nedir? • Yatak örtüsü vb. sağlanıyor mu yoksa sizin mi getirmeniz gerekiyor? • Ev tutarken kontrata dikkat edin, küçük yazıları da mutlaka okuyun. En az 1 aylık kira depozito olarak istenir. • Birileriyle aynı odayı paylaşmak sizin için sorun değilse üniversiteden edineceğiniz arkadaşlarınızla kalabilirsiniz. Kampüste asılı olan oda arkadaşı aranıyor ilanlarına mutlaka göz atın. • O şehirde doğmuş, büyümüş yerel öğrenciler ile kalabilir ve bu süre zarfında hem kültürel yönden hem de yabancı dil bakımından kendinizi geliştirme fırsatı bulabilirsiniz.

47. Yanınızda Bulundurmanız Gereken Önemli Evraklar • Birden fazla nüfus cüzdanı fotokopisi • Birden fazla pasaport fotokopisi • Birden fazla pasaport için kullanılan fotograf • Hesap cüzdanı ve kredi kartı bilgileri

48. Yanınızda Bulundurmamanız ve Dikkat Etmeniz Gereken Şeyler • Reçetesiz ilaç bulundurmayın • Yanıcı ve patlayıcı madde bulundurmayın • El çantanızda bıçak, makas gibi kesici alet bulundurmayın. • Havayolu bagaj taşıma limitlerine göre bavulunuzu hazırlayın aksi takdirde limit aşım ücreti ödersiniz. • Çok eşyanız varsa havaalanından konaklama yerinize kadar olan ulaşım alternatiflerini araştırıp organize edin • Cep telefonu götürecek öğrencilerimiz servis sağlayıcıları ile uluslararası roaming ücretleri hakkında bilgi alsın

49. Ülke Hakkında Bilgi • Üniversite hakkında olabildiğince çok bilgi edinin. Ulaşım seçenekleri, çevresindeki hastane, polis karakolu, cafe, eğlence mekanları hakkında internette araştırma yapın • Ülke ve şehir hakkında rehber kitapçık alın. Nerede ne yenileceği, nereye gidileceği ve turistik yerler hakkında bilgi edinin. • Araştırma yapabilmeniz için tavsiye edilen siteler; • www.visiteurope.com • www.lonelyplanet.com • www.justlanded.com • www.erasmate.com • www.roughguides.com • Bu siteler gideceğiniz ülke,şehir hakkında ön fikir sahibi olmanızı sağlayacak ve size yararlı ipuçları verecektir.

50. YURTDIŞINDAYKEN