TURK BES plus KURUM MODÜLÜ

1. TURKBESplusKURUM MODÜLÜ Toplu Beslenme Sistemlerine yönelik Mutfak Otomasyon Programı

2. İÇİNDEKİLER • GİRİŞ  • TURKBES plus Özellikleri  • TURKBES Programı Ana Görünümü  • Mönü İşlemleri  • Stok İşlemleri  • Maliyet Analizleri  • Referanslar  • İletişim 

3. - GİRİŞ - TURKBES, ilk olarak2002 yılında beslenme üzerine klinik araştırmalar yapma amacıyla Diyetisyenlere Özel olarak Hacettepe Üniversitesi Beslenme ve Diyetetik Bölümünün de katkılarıyla ortaya çıkarıldı. Daha sonraları Toplu Beslenme Sistemine yönelik olarak çeşitli kurumlarda incelemelerde bulunulmuş ve bu kurumların temel eksikliklerini de giderecek şekilde 2003 yılında Kurumsal Modülü ortaya çıkarılmıştır. 2003 yılının başlarından bu yana ise tamamen Kurumsal Modül üzerine gelişmeler yaşanmış, özellikle müşterilerinin temel istek ve doğrultusunda yenilikler getirilmiştir. Hastaneler, Kafeteryalar, Yemek Fabrikaları, Serbest Bölgeler, Yurtlar, Sosyal Kurumlar.. vs. gibi Yemek çıkaran veya Catering hizmeti veren kuruluşların/firmaların hemen hemen tüm ihtiyaçlarını karşılayacak hale gelmiştir. Programın, Stok takibinde ortalama maliyet (Y.A.O.) FİFO ve LİFO desteği, Ek giderleri kapsayacak şekilde yemek maliyetleri ve İmalat sürecinde Malzemelerin bilinçli kullanılması gibi kurumlara kazandırdığı yararlar büyük beğeni kazanmıştır. TURKBES, Özellikle Uluslararası Platformda Kalite ve Standart Belgesi alan/almaya çalışan firmaların tercihi haline gelmiştir.

4. TURKBES plusÖzellikleri • Tamamen Türk Mutfağına uyumlu 500’ü aşkın Besinler • Türlere veya fiyatlara göre gruplayarak Mönü Planlama Özelliği • Dağıtım Listeleri (Puantaj) oluşturma • Aşçılara yönelik Gramaj Listeleri • Stok görevlisine yönelik (1,2,..n) Günlük Malzeme Listeleri • Diyetisyenlere & Gıda Mühendislerine yönelik Besin öğeleri Analizleri • Sınırsız Tarif ve Besin ekleyebilme Özelliği • Stok takibi, ürünlerin son kullanma tarihi veya stokta az kalma durumlarına göre erken uyarı sistemi • Haftalık, Aylık, Yıllık stok raporları, Ayrıntılı & Toplu Rapor seçenekleri • Maliyet Analizi. İsteğe göre ayarlanabilir Ek giderli veya Çıplak maliyet • Malzemelerin stoktan düşülmesi, Stok Nakil ve Stok Ayarlama • Kullanıcı oluşturma Güvenlik ve yetkilendirmeler • Aynı anda Tüm işlemlerde Türk lirası, USD ve EURO desteği • Kurumlara göre özelleştirilebilir çıktı ve rapor seçenekleri • Microsoft SQL Server güçlü veritabanı desteği ile birlikte MS Excel, MS Word Desteği

5. TURKBES programının ana görünümü TURKBES Programı Tamamen Windows İşletim Sistemi Tabanlı olup Kullanım kolaylığının yanı sıra SQL Server veritabanı sayesinde çoklu kullanıcıyı ve çoklu işlemleri destekler. Böylece işlem gecikmeleri ve yığılmaları önlenmiş olur. TURKBES, Temel olarak 3 Ana bölüme ayrılmaktadır. Mönü Planlama, Stok Takibi ve Maliyet Analizi. Mönü Ağacı, hazırladığınız tüm mönülere kolayca erişmenizi sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Müşteri istekleri doğrultusunda özel mönü tasarlayabilir, uygulama esnasında kolaylıkla istediğiniz mönüyü seçip özelleştirebilirsiniz.. Ayrıca Ek siparişlerinizi de aynı anda belirtebilirsiniz..

6. Mönü İşlemleri • Yeni Tarif Ekleme / Ürün Ekleme  • Mönü Plan & Tasarlama  • Tabldot Listeleri  • Mönü Uygulamaları  • Mönü İçeriği Analizi  • Malzeme Listeleri  • Gramaj Listeleri  • Puantaj (Dağıtım Listeleri) 

7. Yeni Tarif Ekleme / Ürün Ekleme TURKBES‘deHazır olarak 100’ü aşkın Sağlık Bakanlığının önerdiği Standart yemek tarifeleri bulunmaktadır. Bunun yanı sıra, Kurumunuza özgü tarifeleri Tarif Ekle/Değiştir Bölümünden ekleyebilir veya üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Listede bulunmayan ürünleri ekleyebilir, Kullanmadığınız ürünleri silerek listeden çıkarabilirsiniz.

8. Mönü Plan & Tasarlama Mönü Tasarlama Bölümü, Diyetisyenler ve Gıda Mühendislerinin hizmet amaçlarına yönelik olarak Hacettepe Üniversitesi Beslenme ve Diyetetik bölümünin asistanları ve Beslenme Uzmanı Prof. Dr. H. Tanju Besler Yardımıyla hazırlanmış olup Her besine ait 85 öpe (Makro & Mikro Besin öğeleri, Aminoasitler, Yağ asitleri..) içermektedir. Ayrıca Mönü tasarımlarınızı Toplam Enerji (cal) ve içerdiği Karbonhidrat, Protein, Yağ Kompozisyonuna uyumlu olacak şekilde hazırlayabilirsiniz. Dengeli Beslenmede en önemli faktör aldığınız gıdaların Karbonhidrat, Protein ve Yağ Oranlarının RDA Referanslarına göre uyumlu olmasıdır. TURKBES tüm bu analizleri sizin için otomatik yapar ve Referans değerlerine uyumluluğu sol taraftaki cetvelde % olarak ve Yeşil, Kırmızıve Sarırenkte belirtir.

9. Tabldot Listeleri Hazırladığınız Mönü Tasarımlarını Haftalık, Aylık veya yıllık Tabldot şeklinde görüntüleyebilirsiniz. Bu şekilde görüntülediğiniz mönüleri, Raporlama, Panoya asma, Müşterilere dağıtma, Renk uyumunu gözlemleme, Mönüleri kontrol veya tetkik etme.. Vs. amaçlı olarak kullanabilirsiniz. Tabldot listeleri sabit veya seçmeli yemek görünümünü destekler ve doğrudan çıktı alma veya Word & Excel’e gönderme işlemlerinden sonra raporlayabilirsiniz.

10. Mönü Uygulamaları Mönü Tasarımlarınızı tamamladıktan sonra Uygulamaya geçip Servis Listelerini hazırlamaya başlayabilirsiniz. Daha önceden hazırlamış olduğunuz Mönü Tasarımlarını liste halinde küçük pencerede görüyorsunuz. Dilediğiniz tasarımın üzerine tıkladığınızda sağ taraftaki küçük pencerede ise o mönünün içeriğini görmektesiniz. Müşteriye uygun mönü seçilip “Tamam” butonuna basıldıktan sonra servis adedini girip işlemi tamamlayabilirsiniz. Daha sonra dilerseniz üzerinde değişiklik yapmak Ek Sipariş girmek gibi işlemler için yeniden düzenleyebilirsiniz. Ayrıca bir günün servis listesini diğer bir güne Farklı Kaydet işlemini yaparak Uygulama üzerinde varsa sadece sayı değişiklikleri yapılarak zamandan kazanmış olursunuz. Hazırlanmış Mönüyü müşterinize verdikten sonra “Verilen Mönü” Sekmesinde istediğiniz ekleme çıkarma işlemini yapabilir “Ek Gidecekler” Sekmesinde ise Beraberinde götürülecek malzemeleri yazabilirsiniz.

11. Mönü İçeriği Analizi Mönü İçeriği, Uygulamada Hazırlamış Olduğunuz Servis Listelerine ait tüm yemeklerin toplamda hangi malzemelerden ne kadar kullanılması gerektiği yönünde size ipucu sunar. Çıkan malzemeleri, stoktaki yeterlilik durumu ile karşılaştırmalı olarak görüntüler. Ayrıca mevsimlik değişen malzeme miktarlarını isteğinize göre ayarlayabilmenizi ve Aşçının kullandığı miktarları stoktan düşmenize olanak sağlar. Bu bölümde stok görevlisine gönderilecek malzeme listesi ile birlikte gün sonunda kullanılan malzemeleri stoktan düşülmesi gibi işlemleri yapabilirsiniz. Ayrıca Listedeki Malzemelerin hangi yemeklerin içeriğinde olduğu veya daha önce hangi firmalardan alınmış olduğuna yönelik incelemeleri çalışma esnasında buradan gözlemleyebilirsiniz.

12. Malzeme Listesi Malzeme Listesi Tek bir tuşla kullanıma hazırdır. Böylece stok görevlisine ve aşçıya verilerek hangi malzemelerden ne kadar çıkış yapılacağını, aynı zamanda aşçının da malzemeleri hangi miktarlarda tükettiğini belirtmesi amacıyla kullanılabilir. Bu şekilde denetleme kolaylaşır, Aşçının göz kararıyla malzeme tüketimi sırasında fireler ve tutarsızlıklar en alt düzeye indirgenerek kullanımda israf ortadan kalkar. Stok Açıklama Gerekli Miktar Birim Ana Depo KOLTUKALTI

13. Gramaj Listeleri Aşçılara toplamda ne kadar malzeme kullanması gerektiği bilgisi yeterli değildir. Gramaj listeleri sayesinde Tüm yemeklerden kaç adet çıkacağı, içeriğinde hangi malzemeler olduğu ve bunların ne kadar kullanılacağı bilgisi ile birlikte sol tarafta da bu yemeklerin hangi mönü grubuna dahil olduğu hangi öğünde ne kadar çıkarılacağı gibi üretime ve dağıtıma yönelik bilgileri kolaylıkla görebilirsiniz.

14. Puantaj (Dağıtım Listeleri) Puantaj listeleri, kullanıcının isteğine göre formatı değiştirilebilir. Ayrıca Listeler, Her kurumun kendine özel matbu formlarına uyacak şekilde esnek olarak tasarlanmıştır.

15. Stok İşlemleri • Stok Giriş & Çıkış işlemi  • Stok Takibi  • Stok Hareket Raporları  • Kur Girişi 

16. Stok Giriş & Çıkış işlemi Stok İşlemleri formunda Stok Giriş, Stok Çıkış, Ürün Nakil ve Stok Ayar gibi işlemlerinizi kolaylıkla yapabilirsiniz. Fiyat bölümüne ister birim ister toplam fatura tutarını girebilirsiniz. Diğer KDV ve İskonto gibi fiyatı etkileyen faktörler program tarafından otomatik olarak yapılır. Daha önce girilen bir ürün son giriş fiyatı ile birlikte otomatik olarak gelir. İrsaliye olarak girilen bir ürünün fiyatı yazılmadan girişi yapılabilir. Fatura bilgisi girilmeyen üründen çıkış yapıldığı durumlarda ilgili ürünün fatura girişi yapıldığı anda sistem otomatik olarak çıkış fiyatlarını düzenler. Aynı zamanda birden fazla stok takibi ve stoklar arası aktarım işlemlerini kolaylıkla yapabilirsiniz.

17. Stok Takibi Stok Takibi Bölümünde Tüm ürünlerin stokunuzda hangi miktarlarda bulunduğunu, ortalama maliyetinin ne olduğunu, Son.K. Tarihi geçmek üzere olan veya Kritik miktarın altına inen ürünleri kolaylıkla gözlemleyebilirsiniz. Bunun yanı sıra Ürünleri alındığı firmalara göre, belli gruptaki ürünlere göre veya seçmeli olarak eleyebilir, yalnızca görüntülenmesini istediğiniz ürünlerin bilgilerini listeleme ve raporlama imkanına sahip olabilirsiniz. Ayrıca Giriş ve çıkış işlemlerinin detaylı bilgilerini tarih, ürün adı veya ürün koduna göre sıralama yapabilir, ilgisiz sütunları görünümden çıkarıp çıktı alma veya MS Word, MS Excel’e gönderme işlemlerini yapabilirsiniz.

18. Stok Hareket Raporları Stok Raporu bölümü, Giriş Çıkış listelerinden farklı olarak belirlediğiniz tarih aralıklarında hangi üründen toplam ne kadar giriş ve toplam ne kadar çıkış yapıldığını, belirtilen tarih sonunda stokunuzda ne kadar ürün olduğu gibi bilgileri toplu olarak görmenizi sağlar ve bu şekilde aldığınız hareket raporlarını muhasebede kullanabilirsiniz. Ayrıca tek bir ürün seçerek de o ürüne ait geçmiş bütün stok işlemlerini tek bir tuşla görüntüleyebilir, ürün analizi yapabilirsiniz. Bunun yanı sıra Ürünleri alındığı firmalara göre, belli gruptaki ürünlere göre veya seçmeli olarak eleyebilir, yalnızca görüntülenmesini istediğiniz ürünlerin hareket raporlarını alabilirsiniz.

19. Kur Girişi TURKBES,Gerek Stok işlemlerinde gerek maliyet analizlerinde fiyatların Türk lirası yanında aynı zamanda USD ve EURO olarak da takibini sağlar. Günlük Kur bilgisi girerek stok giriş işlemlerinde TL olarak girilen her ürünün döviz karşılıklarını da kaydeder. Ayrıca günlük kurun dışında özel kur uygulanmasına da olanak sağlayan tam esnek bir yapıya sahiptir. Her gün gireceğiniz kur bilgileri, Yemeklerin maliyetlerini analiz ederken de büyük yarar sağlayacaktır.

20. Maliyet Analizi • Maliyet Dökümü  • Ek Maliyet Dökümü  • Mönü Maliyeti  • Ek Giderler Listeleri  • Ek Giderler Kalemlerinin Puanlanması 

21. Maliyet Dökümü Anlık alabileceğiniz Maliyet Dökümü sayesinde Yemek Maliyeti, Mönü Maliyeti, Günlük, Haftalık, Aylık vs. gibi Toplam Maliyetleri inceleyerek, Yemekleri veya mönülerinizi Ücretlendirmede yararlanabilirsiniz. Sabit reçetelere göre veya gerçekleşen miktarlara göre çıkarabileceğiniz maliyet analizlerini çıplak maliyet (tencere maliyeti) veya giydirilmiş (İşçilik, Elektrik, Doğalgaz.. vs gibi) olarak da incelemeniz mümkündür.

22. Ek Maliyet Dökümü Maliyet Dökümü üzerinde herhangi bir yemeğin üzerine çift tıkladığınızda o yemeğin, Tencere maliyetinin nasıl hesaplandığı ve Ek Maliyetlerinin ne şekilde hesaplandığı hususunda ayrıntılı bilgiler içeren bir form gelir. Böylece olası aşırı maliyetlerde hatanın nereden kaynaklandığını bulma imkanına sahip olursunuz. Ek Maliyet Gider kalemlerinde Dağıtım puanlaması kullanarak Hazır alınıp verilen ürünlere puan koymamak, Ağır şartlarda üretilen yemeklerin puanlarını yüksek tutarak dağılımın homojenize olmadan daha mantıklı bir şekilde yemeklere dağıtılmasını sağlayarak Nokta vuruş maliyet analizi yapabilirsiniz.

23. Mönü Maliyeti Mönü Maliyetleri istenilen Tabldot listesinin Toplam Erzak Maliyeti, Toplam Ek Giderler Maliyeti, Genel Toplam ve Günlük Maliyetlerin Ortalaması olarak İstenilen Bilgiyi sunar.

24. Ek Giderler Listeleri Ek Gider Kalemlerini Ekleme, Kaldırma işlemleri yanında her dönemin tutarlarını süresiz saklayabilir gerektiğinde geçmiş dönemlerin bilgilerine kolaylıkla erişebilirsiniz. Ek Gider Kalemlerinin her birinin ayrı ayrı öğünlere göre ağırlıklarını % olarak dağıtabilirsiniz. Örneğin Öğle Yemeklerinin Elektrik kullanımı (aydınlatma) %20 Akşam %80 gibi. Böylece Yemeklerin Maliyet analizinde daha gerçekçi yaklaşım elde edebilirsiniz.

25. Ek Giderler Kalemlerinin Puanlanması Şekilde Görüldüğü gibi her yemeğin ek gider kalemleri üzerinde ayrı ayrı puanlanma işlemi yapılmıştır. Bu puanlama sistemi, yemek maliyetlerinde gerçeğe en yakın değerleri hesaplayabilmek amacıyla tasarlanmıştır. Örneğin; A yemeği Fırında pişiyor, B yemeği Doğalgaz ile pişiyor C yemeği ise hiç pişirilmiyor olsun. Elektrik gideri için A yemeğine elektrik puanını fazla B yemeğine Doğalgaz puanını fazla ve C yemeğine de hiç puan yazmayarak Aylık enerji tüketiminin yemeklere dağıtılmasında hata payı en asgariye indirilmiş olmaktadır. Puanlama sistemi sayesinde en gerçekçi ve nokta vuruş maliyet hesaplaması mümkün olmaktadır.

26. REFERANSLAR 1- ESBAŞ Ege Serbest Bölgesi Kurucu ve İşleticisi A.Ş. 2- Hacettepe Üniversitesi Merkez Kampüsü Öğrenci Kafeteryası 3- ODTÜ Sosyal Bina Personel Kafeteryası 4- Gazi Üniversitesi Vakfı Öğrenci Misafirhanesi ve Kültür Merkezi 5- Ankara Büyükşehir Belediye Hastanesi 6- Çorum Devlet Hastanesi 7- İbn-i Sina Hastanesi Diyet Kliniği 8- Akdeniz Üniversitesi Beslenme ve Diyetetik Araştırma Lab.