Fondation canadienne pour l’innovation

Fondation canadienne pour l’innovation 1 Colloque du RGAUQ

Session d’information de la FCIColloque du RGAUQAgenda • Contexte fédéral • Aperçu de la FCI • Les programmes de la FCI • Utilisation efficace des fonds de la FCI • Processus d’achat: Les attentes de la FCI à chaque étape • Observations courantes • Contributions en nature • Évaluations indépendantes et fournisseurs uniques • Contribution de 20% des partenaires • Visites d’examen • Vérifications • Période de questions 2 Colloque du RGAUQ

Contexte fédéral • Le gouvernement fédéral a fait un investissement sans précédent en recherche dans les universités canadiennes et d’autres organismes de recherche • Voici des exemples de ces investissements récents : • Fondation canadienne pour l’innovation • Chaires de recherche du Canada • Génome Canada • Instituts de recherche en santé du Canada 3 Colloque du RGAUQ

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Aperçu de la FCI • Organisme autonome sans but lucratif créé par le gouvernement fédéral • Investit dans des projets d’infrastructure • Finance jusqu’à 40% des coûts d’infrastructure d’un projet • L’autre 60% doit être financé par les établissements et leurs partenaires (i.e. gouvernements provinciaux, secteur privé, fonds institutionnels, etc.) • Les fonds de la FCI sont des fonds INSTITUTIONNELS et NON des fonds attribués aux chercheurs 5 Colloque du RGAUQ

Les programmes de la FCI… • Fonds d’innovation : permet aux établissements de renforcer leurs infrastructures de recherche dans des domaines prioritaires • Fonds de relève : supporte les infrastructures nécessaires aux nouveaux membres du corps professoral • Fonds d’exploitation des infrastructures : aide les établissements à assumer les coûts d'exploitation et d'entretien des projets d'infrastructure • Fonds d’infrastructure du Programme de chaires de recherche du Canada : finance des infrastructures dans le cadre du Programme de chaires de recherche du Canada 6 Colloque du RGAUQ

…Les programmes de la FCI • Bourses de carrière : reconnaît et appuie des chercheurs exceptionnels en fournissant à l’établissement dont ils font partie l’infrastructure dont ces chercheurs ont besoin pour mener à bien leur programme de recherche • Fonds de collaboration internationale : appuie la réalisation de projets d’infrastructure de recherche d’importance au Canada • Fonds d’accès international : aide les établissements et les chercheurs canadiens à avoir accès à de grands projets de recherche internationaux et à des installations de pointe situées à l’étranger • Fonds des hôpitaux de recherche : conçu pour soutenir des projets en milieu hospitalier qui appuient des activités novatrices de recherche et de formation en recherche 7 Colloque du RGAUQ

Utilisation efficace des fonds de la FCI • Les fonds doivent être utilisés de façon efficace et économique et dans le meilleur intérêt de la recherche canadienne • La FCI s’attend à ce que les établissements tentent d’obtenir les meilleurs prix possibles des fournisseurs au moment d’acquérir des équipements ou de développer des projets d’infrastructure • Ce principe s’applique non seulement aux dépenses en espèces mais aussi aux contributions en nature • Les équipements de même que les contributions en nature correspondantes doivent être évalués à leur juste valeur 8 Colloque du RGAUQ

Processus d’achatAttentes de la FCIStade de la demande • La préparation des budgets dans les demandes à la FCI doit être basée sur les politiques et procédures institutionnelles courantes • La FCI n’exige pas que les établissements obtiennent des soumissions à ce stade • Exemples de documents pouvant supporter les montants budgétés : • Listes de prix • Demandes de renseignements sur le prix de l’article • Demandes de renseignements sur les prix d’articles comparables 9 Colloque du RGAUQ

Processus d’achatAttentes de la FCIStade de la finalisation de la contribution… • Les coûts admissibles doivent être basés sur les politiques et procédures institutionnelles courantes de soumissions et d’achats et ils doivent représenter la juste valeur • L’annexe 502.4 de l’Accord sur le commerce intérieur s’applique à la majorité des établissements et devrait être reflété dans les politiques et procédures d’achat des établissements • Pour les achats > $100K ($250K pour la construction), doivent annoncer leurs appels d’offres au moyen d’un système électronique d’appel d’offres accessible à tout le Canada (tel que MERX) • Pour les achats d’une valeur inférieure à ces seuils, les établissements sont incités à adopter des pratiques équitables et à annoncer leurs appels d’offres au moyen d’un système électronique d’appel d’offres accessible à tout le Canada (tel que MERX) 10 Colloque du RGAUQ

Processus d’achatAttentes de la FCI…Stade de la finalisation de la contribution • Les établissements doivent appliquer leurs politiques et procédures institutionnelles courantes de soumissions et d’achats, qu’il y ait ou non une contribution en nature correspondante • Les établissements ne doivent pas soumettre à la FCI les documents à l’appui sauf si elle en fait la demande • Les établissements doivent conserver tous les documents à l’appui des transactions, y compris les contributions en nature, pendant au moins cinq ans après la fin du projet pour fins de vérification comptable 11 Colloque du RGAUQ

Observations courantesContributions en nature… • Les contributions en nature sont divisées en deux catégories : • Catégorie 1 : • contributions en nature individuelles de moins de 100 000 $ • contributions en nature individuelles entre 100 000 $ et 500 000 $ qui représentent 10 p. cent ou moins du coût total admissible du projet • Catégorie 2 : • contributions en nature individuelles entre 100 000 $ et 500 000 $ qui représentent 10 p. cent ou plus du coût total admissible du projet • toutes les contributions en nature individuelles de plus de 500 000 $ • Le même principe de juste valeur s’applique aux deux catégories mais les exigences en matière de documentation sont plus élevées pour la catégorie 2 • section 7.5.2 du Guide des politiques et des programmes 12 Colloque du RGAUQ

Observations courantes…Contributions en nature • Les contributions en nature les plus communes sont les escomptes spéciaux offerts par les fournisseurs • Si la contribution en nature est de catégorie 1, la documentation requise consiste en une proposition de prix et une déclaration écrite du fournisseur du montant de la contribution et de l’escompte spécial offert au-delà de l’escompte normal ou de celui consenti aux maisons d’enseignement • Si la contribution en nature est de catégorie 2, la documentation requise consiste en des propositions de prix de trois fournisseurs, reçues par suite d’un appel d’offres, y compris une annonce publique de cet appel d’offres, afin de démontrer le meilleur prix disponible • L’établissement doit fournir à la FCI une description de la méthode utilisée pour évaluer la contribution en nature au moment de la finalisation de la contribution de la FCI 13 Colloque du RGAUQ

Observations courantes Évaluations indépendantes et fournisseurs uniques • La FCI paiera et coordonnera toutes les évaluations portant sur des articles de la catégorie 2 seulement lorsque d’autres méthodes d’évaluation ne sont pas disponibles • Les cas de fournisseurs uniques sont très rares • Dans la majorité des cas, plus d’un fournisseur peut fournir l’équipement, même si ce dernier est très spécialisé • Plusieurs établissements utilisent les appels d’offres publics afin de s’assurer qu’un fournisseur est bel et bien unique. La FCI encourage fortement cette pratique. • Si un appel d’offre public est lancé et que seulement 1 ou 2 soumissions sont reçues, la FCI conviendra que les documents de l’appel d’offre constituent une confirmation et de la documentation acceptables de la juste valeur et dans ces cas, il ne sera pas nécessaire de demander une évaluation indépendante 14 Colloque du RGAUQ

Observations courantesContribution de 20% des partenaires • La majorité des projets reçoivent une contribution de 40% de la FCI et une contribution de 40% des différents programmes provinciaux • La FCI n’exige pas que l’autre 20% provienne des fournisseurs • Les établissements doivent le financer ou trouver du financement pour l’autre 20% • Les fournisseurs sont un choix logique comme partenaires de financement • Lors de discussions avec les fournisseurs, il faut faire attention aux propos tenus • Une contribution de 20% n’est pas obligatoire de la part des fournisseurs et n’est définitivement pas une exigence de la FCI 15 Colloque du RGAUQ

Observations courantesVisites d’examen • Objectifs • Évaluer l'efficacité des politiques, des mesures de contrôle et des systèmes utilisés par l'université • S'assurer que les politiques et les règlements de la FCI sont respectés • S’assurer que les fonds destinés à la recherche sont administrés de façon appropriée • Procédures effectuées • La FCI recueille de l’information sur les contrôles internes clés et exécute des tests de contrôle sur certaines transactions provenant de différents projets subventionnés par la FCI • Quels établissements sont visités? • Les visites sont effectuées par la FCI de façon rotative et selon un échantillon (une approche basée sur le risque détermine l’horaire des visites) 16 Colloque du RGAUQ

Observations courantesVérifications • Objectifs • S'assurer que les fonds sont utilisés aux fins prévues et conformément aux ententes de financement et aux politiques, règlements et lignes directrices paraissant dans le Guide des politiques et des programmes de la FCI • Procédures effectuées • Examen d’un échantillon de transactions reliées à un projet spécifique • Quels projets sont vérifiés? • Tous les projets dont la contribution de la FCI est de 4 millions $ ou plus seront vérifiés • Un échantillon de projets dont la contribution de la FCI est de moins de 4 millions $ seront vérifiés • Ces derniers seront sélectionnés selon des critères tels que la taille du projet, sa complexité, le risque et l’expérience antérieure avec l’institution 17 Colloque du RGAUQ

Observations courantesVisites d’examen et vérifications • Documentation typique demandée par la FCI : • Description des différents processus en place, tels que : • Processus d’approvisionnement • Processus en place pour identifier les déviations importantes • Processus en place pour préparer les rapports financiers de la FCI • Méthodes utilisées pour évaluer les contributions en nature • Soumissions obtenues suite aux appels d’offres • Réquisitions d’achat • Bons de commande • Factures • Preuves de paiement des factures • Preuves de réception de la marchandise • Preuves de la réception du financement des partenaires • Feuilles de temps pour les coûts de main-d’œuvre • Toute autre documentation appropriée 18 Colloque du RGAUQ

Période de questions 19 Colloque du RGAUQ

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