Създаване на слети документи- Mail Marge

1. Създаване на слети документи- Mail Marge

2. Необходимост • Използвате циркулярните документи, когато искате да създадете набор от документи, които в основни линии са едни и същи, но всеки документ съдържа специфични елементи. • Например, в писмо, което обявява нов продукт, емблемата на вашата фирма и текстът за продукта ще се появяват във всяко писмо, а адресът и редът за обръщение ще бъдат различни за различните писма.

3. Като използвате циркулярни документи, можете да създавате: • Набор етикети или пликове - адресът на подателя на всички етикети или пликове е един и същ, но адресът на получателя на всеки е различен. • Набор формулярни писма, имейл съобщения или факсове - основното съдържание е едно и също във всички писма, съобщения или факсове, но всяко от тях съдържа информация, която е специфична за отделния получател, например име, адрес или други лични данни. • Набор номерирани купони - купоните са идентични, с изключение на различните номера.

4. Накратко за циркулярните писма • Като използвате циркулярни документи, всичко, което трябва да направите, е да създадете един документ, който съдържа информацията, която е една и съща във всички версии. • След това само добавяте контейнери за информацията, която е различна за всяка отделна версия. За останалото се грижи Word.

5. Отваряне на панела Циркулярни документи (Tools > Letters and Mailings )

6. Елементи на циркулярните писма • Основен документ - съдържа текста или графиката, които са едни и същи за всяка версия на смесения документ - например адреса за връщане или поздрава в писмо. • Източник на данни -файл, съдържащ информацията, която да се обедини с документ. Например списъкът с имена и адреси, които желаете да използвате в циркулярни документи. Трябва първо да се свържете с източника на данни, за да можете да използвате информацията в него. • Променливо поле -контейнер, който вмъквате в основния документ. Например, вмъкнете променливото полето <Град>, за да накарате Word да вмъкне име на град като "София", което се съхранява в полето за данни "Град".

7. Източник на данни с информация за получателите от рода на имена и адреси Основен документ с полета за обединяване, които са като контейнери на информация за получателите Полученият в резултат обединен документ Пример

8. Избор на тип циркулярен документ (етап 1) Избор на тип Описание на избрания тип Етапи при създаването на циркулярния документ

9. Избор на основен документ (етап 2)

10. Избор на получатели (етап 3)

11. Въвеждане на списък

12. Записване на списъка като файл

13. Редактиране на списък

14. Етап 4 !

15. Етап 5

16. Етап 6