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MISE EN PLACE DE LA DEMARCHE QUALITE AU SEIN DES SERVICES VETERINAIRES

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Gestion documentaire . MISE EN PLACE DE LA DEMARCHE QUALITE AU SEIN DES SERVICES VETERINAIRES. Rappels. Principes et concepts qualité. Système Qualité (ISO 8402). Rappel des principes de la qualité. Qu’est-ce qu’un système?. Dictionnaire HACHETTE. « Ensemble organisé

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slide1

Gestion documentaire

MISE EN PLACE DE LA DEMARCHE QUALITE AU SEIN DES SERVICES VETERINAIRES

K. ID SIDI YAHIA

rappels

Rappels

Principes et concepts qualité

qu est ce qu un syst me
Qu’est-ce qu’un système?

Dictionnaire

HACHETTE

« Ensembleorganisé

de règles, de moyens

tendant à unemême fin . » 

K. ID SIDI YAHIA

rappel des principes de la qualit5
Système Qualité (ISO 8402)

Un système qualité est l’ensemble de l’organisation, des procédures, des processus et des moyens nécessaires pour mettre en œuvre le management de la qualité.

Rappel des principes de la qualité

K. ID SIDI YAHIA

rappel des principes de la qualit6
Système de Management de la Qualité (ISO 9001)

C’est un système qui permet d’établir et de mettre en œuvre la politique qualité et les objectifs qualité et d’atteindre les objectifs fixés.

La finalité du système de management de la qualité est :

démontrer son aptitude à fournir un produit conforme

satisfaire le client en répondant à ses exigences par la mise en œuvre du SMQ, son amélioration continue et la prévention des non conformités.

Rappel des principes de la qualité

K. ID SIDI YAHIA

rappel des principes de la qualit les concepts
Rappel des principes de la qualitéLes concepts

Système de management de la Qualité

Politique Qualité

Objectifs Qualité

Management

de la qualité

Management de la qualité

  • Structure organisationnelle
  • Processus opérationnels
  • Ressources
  • Mesures de surveillance
  • Planification
  • Maîtrise de la qualité
  • Assurance de la qualité
  • Amélioration de la qualité
  • Satisfaction du client
  • Amélioration continue
  • Satisfaction des autres partie intéressées
  • Amélioration des performances

K. ID SIDI YAHIA

syst me qualit
Système qualité

Politique qualité

Objectifs qualité

Prévoir (P)

Qui fait?

Quoi

Quand?

Comment?

Pourquoi?

Où?

Organisation

Manuel qualité

Corrections

Actions correctives

Actions préventives

Document

Ressources et moyens

Personnel qualifié

Dispositions écrites

Exécuter (D)

Maîtrise des documents

Garder la trace et contrôler ( C)

Enregistrement qualité

Mesurer et Surveiller ( C)

Audit

Revues de direction

Réagir Amélioration ( A)

K. ID SIDI YAHIA

syst me qualit10
Système qualité

Politique qualité

Objectifs qualité

Prévoir (P)

Qui fait?

Quoi

Quand?

Comment?

Pourquoi?

Où?

Organisation

Manuel qualité

Corrections

Actions correctives

Actions préventives

Document

Ressources et moyens

Personnel qualifié

Dispositions écrites

Exécuter (D)

Maîtrise des documents

Garder la trace et contrôler ( C)

Enregistrement qualité

Mesurer et Surveiller ( C)

Audit

Revues de direction

Réagir Amélioration ( A)

K. ID SIDI YAHIA

pyramide documentaire
Pyramide documentaire

Plans qualité

MQ

Documents spécifiques

Procédures

Modes opératoires

Instructions

Spécifications

Formulaires d’enregistrement

K. ID SIDI YAHIA

syst me documentaire d un smq
Système documentaire d’un SMQ

La pyramide documentaire doit répondre au QQOQCP

Qui?

Fait Quoi?

Quand?

Comment?

Pourquoi?

Où Quand? Comment? Pourquoi?

MQ

Aspects organisationnels

Qui? Fait Quoi?

Procédures

Modes opératoires Instructions Spécifications

Comment?

Aspects opérationnels

Formulaires d’enregistrement

Tous ces documents sont gérés et décrivent des règles et des processus à appliquer

Il ne doit pas exister de différences entre ce qui est écrit, ce que l’on fait et ce que l’on veut obtenir

K. ID SIDI YAHIA

syst me documentaire

Système documentaire

Rôle et finalités

slide15

Maîtrise de la documentation

GESTION DE DOCUMENTS QUALITÉ

MAITRISE DU SYSTÈME DE MANAGEMENT QUALITÉ

OBJECTIFS

SAVOIR CE QU'IL FAUT FAIRE

BIEN FAIRE

APPORTER LA PREUVE

K. ID SIDI YAHIA

slide16

Maîtrise de la documentation

BIEN FAIRE

  • POUR CHAQUE ACTIVITE - DOCUMENTS
  • Processus d'établissement

SAVOIR CE QU'IL FAUT FAIRE

  • Disposer des bons documents aux endroits appropriés
  • Identifier les documents
  • État actualisé des documents (versions applicables)
  • Gérer, Diffuser, Modifier

APPORTER LA PREUVE

Archiver chaque document essentiel

( où, comment, combien de temps)

K. ID SIDI YAHIA

slide17

Maîtrise de la documentation

Finalité de la gestion documentaire

- Harmoniser la présentation des documents qualité de même type.

- Approuver avant leur diffusion les documents quant à leur adéquation;

- Revoir, mettre à jour si nécessaire et approuver de nouveaux documents ;

- Identifier la version en vigueur des documents ;

- Assurer la disponibilité sur les lieux d’utilisation des versions pertinentes des documents applicables ;

- S’assurer que les documents sont lisibles, facilement identifiables et récupérables ;

- Empêcher toute utilisation non intentionnelle de documents périmés et les identifier de manière adéquate.

K. ID SIDI YAHIA

syst me documentaire18

Système documentaire

Exigences normatives

slide19

Maîtrise de la documentation ( § 4.3 ISO 17025)

  • Le laboratoire doit établir et tenir à jour des procédures visant à maîtriser TOUS les documents faisant partie de son système qualité, produits en interne, ou provenant de sources externes.
  • Les documents sont périodiquement REVUS et, s’il y a lieu, REVISESpour en assurer la pertinence et la conformité continues aux exigences applicables.

K. ID SIDI YAHIA

slide20

Maîtrise de la documentation ( § 4.2.1 ISO 9001)

  • La documentation du SMQ doit comprendre:
  • Un document écrit exprimant la politique et objectifs qualité ;
  • Un manuel qualité ;
  • Les procédures documentées exigées par la norme ;
  • Les documents de planification, de fonctionnement, et de maîtrise des processus;
  • Les enregistrements exigés par la norme.

Notes: Les termes «procédure documentée » figurant dans cette norme signifient qu ’elle doit être établie, documentée, appliquée et tenue à jour.

Cette documentation dépend pour l ’organisme de: sa taille, son type d’activités, ses processus et la compétence de son personnel.

Documentation possible sous toute forme ou support (y compris informatique)

K. ID SIDI YAHIA

slide21

Maîtrise de la documentation

Le Manuel qualité

  • ( § 4.2.2 ISO 9001 )
  • Etablir et tenir à jour un manuel qualité qui comprend:
  • Le domaine d’application du SMQ avec le détail justifié des exclusions;
  • Les procédures documentées du SMQ, ou leurs références;
  • La description des interactions des processus du SMQ
  • ( § 7.3 ISO 17020)
  • Le système qualité doit être entièrement documenté.
  • Il doit y avoir un Manuel Qualité comportant les dispositions requises par la présente norme et qui sont indiquées dans l'annexe D (informative).

K. ID SIDI YAHIA

slide22

Maîtrise de la documentation ( § 7.6 ISO 17020 )

Informations à inclure ou à référencer dans le Manuel Qualité

  • Informations générales (raison sociale, téléphone, etc., et statut juridique).
  • Déclaration de la direction sur sa politique, ses objectifs et son engagement en matière de qualité.
  • Déclaration de la direction désignant la personne mentionnée en 7.4.
  • Description des domaines d'activités et des compétences de l'organisme d'inspection.
  • Information sur les relations de l'organisme d'inspection avec l'organisation mère ou les organisations associées (le cas échéant).
  • Organigramme(s).
  • Description des fonctions pertinentes.
  • Déclaration de la politique de qualification et de formation du personnel.
  • Procédures de maîtrise des documents.
  • Procédures d'audit interne.
  • Procédures d'exploitation des retours d'information et d'actions correctives.
  • Procédures de revues du système qualité par la direction.
  • Autres procédures et instructions ou références aux autres procédures et instructions demandées dans la présente norme.
  • Liste de diffusion du Manuel Qualité.

K. ID SIDI YAHIA

slide23

Maîtrise de la documentation ( § 4.2.2 ISO 9001 )

Le Manuel qualité

  • Le format du manuel qualité est libre.
  • Pour en faire un outil de communication, une vitrine pour l’entreprise,
  • sa rédaction doit permettre aux clients, personnels, fournisseurs, actionnaires de l’entreprise
  • de comprendre quels sont les produits, l’organisation et les principes de management de l’entreprise

K. ID SIDI YAHIA

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Maîtrise de la documentation ( § 4.2.2 ISO 9001 )

Le Manuel qualité

Un manuel qualité type doit comprendre les réponses à ces questions

description, notre histoire.

que produisons nous.

à qui nous adressons nous.

organigramme, responsabilités et autorités.

politique – objectifs – engagement de la direction

processus de réalisation, de support et de management.

nos données d’amélioration, nos plans de progrès.

Qui sommes nous ?

Quels sont nos produits ?

Qui sont nos clients ?

Quelle est notre organisation ?

Quelle est notre politique ?

Quels sont nos processus clés ?

Comment nous améliorons-nous ?

K. ID SIDI YAHIA

slide25

Maîtrise de la documentation ( § 4.2.3 ISO 9001 )

Maîtrise de la documentation

  • Obligation de procédure documentée pour:
  • Approuver, avant diffusion, les documents.
  • Les réactualiser si nécessaire et les approuver à nouveau.
  • Identifier les modifications et la version en vigueur.
  • Assurer la disponibilité des documents pertinents applicables sur les lieux d’utilisation.
  • Assurer la lisibilité et l ’identification facile des documents.
  • Assurer l ’identification et la diffusion maîtrisée des documents d’origine extérieure.
  • Empêcher l ’utilisation des documents périmés et les identifier s’ils sont conservés

K. ID SIDI YAHIA

slide26

Maîtrise de la documentation ( § 4.3 ISO 17025)

  • Décrire et appliquer des règles de gestion pour l’ensemble des documents d’origine interne ou externe.
  • Détenir une liste de gestion (ou autre) pour chaque type de documents.
  • Revoir, c’est à dire relire, les documents du système qualité.
  • Réviser,c’est à dire modifier un document.

K. ID SIDI YAHIA

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Maîtrise de la documentation ( § 7.6 ISO 17020)

L'organisme d'inspection doit disposer d'un système de maîtrise de l'ensemble des documents concernant ses activités

K. ID SIDI YAHIA

slide28

Maîtrise de la documentation ( § 7.6 ISO 17020)

L'organisme doit s'assurer que:

a) les exemplaires à jour des documents nécessaires sont disponibles aux endroits appropriés et pour tout le personnel concerné;

K. ID SIDI YAHIA

slide29

Maîtrise de la documentation ( § 7.6 ISO 17020)

L'organisme doit s'assurer que:

b) tous les changements ou modifications apportés aux documents sont effectués conformément à une autorisation adéquate et sont transmis de façon à assurer, en temps voulu, la disponibilité de ces documents modifiés aux endroits appropriés;

d) les autres parties, si besoin est, sont informées des changements.

K. ID SIDI YAHIA

slide30

Maîtrise de la documentation ( § 7.6 ISO 17020)

L'organisme doit s'assurer que:

c) les documents périmés sont retirés de l'utilisation au sein de l'organisation, mais une copie reste archivée pour une durée déterminée;

K. ID SIDI YAHIA

syst me documentaire31

Système documentaire

Règles de gestion

slide32

Documents de prescription

Règles de gestion - étapes

  • Mise en place des outils de maîtrise des documents qualité
  • Création et rédaction des documents
  • Identification et codification des documents qualité
  • Vérification, contrôle et approbation
  • Modification des documents Qualité
  • Validité des documents
  • Communication et diffusion des documents
  • Traitement par la fonction qualité
  • Classement et archivage
  • Revue de la documentation qualité

K. ID SIDI YAHIA

slide33

Documents de prescription

Règles et outils de gestion

  • Identification univoque
  • Liste des éditions en vigueur
  • Responsabilités (pour chaque type de document)
    • établissement
    • approbation / validation
    • gestion et gestionnaire
    • détention de l'original
    • archivage des versions périmées
    • diffusion des documents
  • Disponibilité des documents: points qualité

K. ID SIDI YAHIA

slide34

Documents de prescription

Règles et outils de gestion

Création et rédaction des documents

  • Un document qualité doit être créé ou mis à jour chaque fois qu'un évènement durable et ne pouvant pas faire l'objet d'une dérogation le justifie.

K. ID SIDI YAHIA

slide35

Documents de prescription

Règles et outils de gestion

en particulier lors de:

  • La publication de lois, règlements ou normes qui imposent une adaptation.
  • Des instructions de la direction de l'Elevage qui nécessitent de modifier la nature ou les conditions de délivrance des prestations.
  • Des réclamations des bénéficiaires.
  • La mise au point d'améliorations techniques.
  • Des observations des utilisateurs des documents qualité.
  • La modification d'un autre document qualité.
  • Les conclusion des audits, des contrôles de qualité, de l'analyse des dérogations ou des anomalies.

K. ID SIDI YAHIA

slide36

Documents de prescription

Vérification, contrôle et approbation

Tous les Documents Qualité suivent les étapes suivantes:

-    Rédaction et étude de la cohérence technique

-  Une vérification: de la cohérence du document avec l'ensemble du Système Qualité du Laboratoire; Elle est toujours à la charge des instances qualité.

-  Contrôle: il consiste à s'assurer de la validité technique et de l'applicabilité du document.

-  L’approbation autorise la diffusion des documents et les rends applicables. Elle est de la responsabilité de l'autorité d'approbation. L’autorité d'approbation fixe la date de mise en application.

Les règles à respecter en matière de contrôle, de vérification et d’approbation ainsi que la répartition des responsabilités doivent être clairement définies.

K. ID SIDI YAHIA

slide37

Documents de prescription

Communication et diffusion des documents

Communication et diffusion des documents

En interne, distribution contrôlée sous la responsabilité du Responsable Qualité.

La diffusion est une communication contrôlée par l'émetteur valant ordre d'exécution par le récepteur.

Chaque destinataire d'un Document Qualité signe la fiche de diffusion, qui vaut accusé de réception, pour l'édition reçue.

Les Documents Qualité diffusés sont placés sous la responsabilité personnelle de l'agent. Un agent quittant la structure est tenu de remettre au Responsable Qualité les Documents Qualité en sa possession.

Les Documents Qualité ne peuvent être communiqués à l'extérieur qu’après autorisation du Directeur (ou du chef de service). Il s’agit d’une diffusion non contrôlée.

La liste de diffusion du Manuel Qualité est définie.

K. ID SIDI YAHIA

slide38

Documents de prescription

Traitement par la fonction qualité

Après diffusion complète et au plus tard à la date de mise en application du document, le Responsable Qualité doit:

§ Intégrer le nouveau document ou sa mise à jour dans le manuel de référence,

§  Mettre à jour la fiche historique,

§  Mettre à jour l'état des destinataires,

§  Mettre à jour la liste des documents en vigueur.

§ Archiver, le cas échéant, un exemplaire de la version périmée et son dossier d'étude.

K. ID SIDI YAHIA

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Documents de prescription

Classement et archivage

L'exemplaire original de tous les documents qualité en cours de validité sont regroupés en" Manuel (ou plans) de Référence" géré par le Responsable Qualité.

Les documents périmés sont archivés en un seul exemplaire avec leur fiche historique et leur fiche de diffusion pour assurer la traçabilité de l'évolution de chaque type de document.

La fiche historique précise la date à laquelle un document périmé a cessé d’être en vigueur.

La possibilité de modification manuelle des documents qualité après approbation doit être définie (le plus simple est de ne pas l’autoriser.

K. ID SIDI YAHIA

slide40

Maîtrise de la documentation Revue et révision

( § 4.3 ISO 17025)

  • Revoir, c’est à dire relire, les documents du système qualité. Plusieurs niveaux de réponse sont envisageables :

Assurer une veille normative – Description des modalités.

Relecture de l’ensemble des documents lors des différents audits internes – Expliquer alors comment vous apporterez la preuve d’une telle opération (Liste des documents examinés sur le rapport ou marquage des documents…).

  • Relecture systématique de l’ensemble des documents du système qualité selon une programmation annuelle afin de prévoir les ressources nécessaires à la mise en place des éventuelles modifications (ex, lors des RDD). Mise en place d’un plan d’action.

1

2

3

  • Mettre particulièrement l’accent sur toutes les actions de veilles technologiques et normatives que vous menez.

K. ID SIDI YAHIA

syst me documentaire41

Système documentaire

Les enregistrements

slide42

Maîtrise des enregistrements (§ 4.2.4 ISO 9001)

Etablis et conservés

Lisibles, faciles à identifier, accessibles

Contenant toutes les informations nécessaires à la traçabilité

Enregistrements

  • Procédure documentée devant décrire:
  • identification,
  • stockage,
  • protection,
  • accessibilité
  • durée de conservation
  • et élimination

K. ID SIDI YAHIA

slide43

Maîtrise des enregistrements (§ 4.12 ISO 17025)

  • Quel que soit le chapitre considéré, la norme ISO 17025 fait la part belle à la maîtrise et à la gestion de l’outil informatique au laboratoire.

Cf. § 4.1.5, 4.2, 4.3, 5.4.7, 5.5, 5.10.7…

  • Le laboratoire doit conserver sur une période déterminée des enregistrements des observations originales, des données qui en découlent et des informations suffisantes pour établir une filière d’audit.
  • L’enregistrement doit consigner l’identité de qui échantillonne, qui exécute et qui valide.
  • Les données originales doivent être protégées de toute perte ou modification, et ce quel que soit le support de sauvegarde.
  • Le § 5.4.7.2 liste les exigences minimales auxquelles vous devez notamment répondre pour montrer votre conformité au référentiel.

K. ID SIDI YAHIA

slide44

Maîtrise des enregistrements

Documents d’enregistrement – Règles de gestion

  • Modèles (dans les documents de prescription ou gestion particulière)
  • Classement (temporaire).
  • Archivage.

Bien faire la différence entre les deux

  • lieu
  • durée (1 cycle d’audit)
  • organisation
  • maîtrise entrées/sorties

K. ID SIDI YAHIA