korespondencja seryjna n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
KORESPONDENCJA SERYJNA PowerPoint Presentation
Download Presentation
KORESPONDENCJA SERYJNA

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 21

KORESPONDENCJA SERYJNA - PowerPoint PPT Presentation


  • 504 Views
  • Uploaded on

KORESPONDENCJA SERYJNA. W MS WORD 2007. Opracował mgr K.Kutyła. CZYM JEST KORESPONDENCJA SERYJNA?.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'KORESPONDENCJA SERYJNA' - lot


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
korespondencja seryjna

KORESPONDENCJA SERYJNA

W MS WORD 2007

Opracował mgr K.Kutyła

czym jest korespondencja seryjna
CZYM JEST KORESPONDENCJA SERYJNA?
  • Korespondencja seryjna - technika tworzenia w edytorze tekstów jednobrzmiących dokumentów, różniących się jedynie zawartością kluczowych pól dokumentu, które są automatycznie wypełniane treścią pól pobieranych z zewnętrznej bazy danych.
  • Utworzenie korespondencji seryjnej wymaga napisania dokumentu wzorcowego z tekstem oraz wstawienia do niego pól odpowiadających np. bazie adresowej - imię, nazwisko, adres pocztowy, adres e-mail itd. W chwili połączenia dokumentu wzorcowego z zewnętrzną bazą danych powstanie seria zindywidualizowanych dokumentów, w których pole "imię" zostanie wypełnione imionami z bazy, pole "nazwisko" nazwiskami z bazy itd. Seria takich dokumentów może służyć jako zwykłe listy, poczta elektroniczna, faks, etykiety, koperty itp.
  • Korespondencja seryjna jest zwykle stosowana w biurach, zaś narzędzia do jej tworzenia są zawarte we wszystkich zaawansowanych pakietach biurowych, jak OpenOffice, Microsoft Office, WordPerfect Office itd. Technika ta znacznie ułatwia i przyspiesza prowadzenie korespondencji z wieloma osobami, zastępując staromodne techniki sprzed ery komputerowej, w której napisanie tego rodzaju dokumentu wymagało zazwyczaj ręcznego redagowania każdego listu z osobna.
korespondencja w word 2007
KORESPONDENCJA W WORD 2007

Korespondencję seryjną w MS Word 2007 uruchamiamy klikając opcję menu (wstążki) Korespondencja

slide4

W menu Korespondencja – rozpoczynamy naszą pracę w bloku – Rozpoczynanie korespondencji seryjnej – opcja Rozpocznij korespondencję seryjną

slide5

Tworząc list (dokument seryjny) wybieramy opcję List.

Następnie musimy wybrać adresatów (opcja Wybierz adresatów ), czyli jeśli tworzymy po raz pierwszy dany dokument – tworzymy tabelę bazy danych i wybieramy opcję wpisz nową listę

tworzenie bazy danych
Tworzenie bazy danych

Wpisując dane do naszej bazy (tabeli) musimy wiedzieć dokładnie jakie pola (kolumny) z danymi chcemy wykorzystać w naszej korespondencji. Stąd na następnym slajdzie zaproponuję Państwu przykładowy dokument seryjny, w którym pola korespondencji (kolumny w tabeli) zaznaczę kolorem czerwonym

slide7

z powyższego dokumentu wynika, że powinniśmy utworzyć następujące pola (kolumny) w bazie danych: imię, nazwisko, ulica, nr_domu, nr_mieszk., czynsz, opł.garaż, do zapłaty (8 pól).

slide8

Widzimy gotowe pola (kolumny) w bazie, które są domyślne (wykonane jako przykład) i nie pasują do naszego dokumentu – wybieramy opcję Dostosuj kolumny

Usuwamy wszystkie niepotrzebne pola (Usuń).

Dodajemy pola imię, nazwisko, ulica, nr_domu, nr_mieszk., czynsz, opł_garaż, do zapłaty

slide9

Po wpisaniu wszystkich pól nasza baza powinna wyglądać jak na rysunku po lewej.

Aby kontynuować wybieramy OK.

Następnie wypełniamy naszą bazę przykładowymi danymi jak na rysunku i kończąc klikamy OK

slide10

Pojawia się okno zapisu naszej bazy – zapisujemy pod nazwą Przykładowa baza danych (baza domyślnie zapisuje się w folderze Moje źródła danych w Moje dokumenty danego użytkownika Windows)

edycja dokumentu korespondencji
Edycja dokumentu korespondencji

Piszemy nasz dokument, a w miejscach gdzie ma się pojawić pole korespondencji wybieramy Wstaw pole koresp. ser.

slide12

Po wpisaniu treści dokumentu wybieramy opcję Podgląd wyników i możemy przeglądać pisma do naszych adresatów

ko czenie korespondencji seryjnej
Kończenie korespondencji seryjnej

Aby ukończyć korespondencję – wybieramy opcję – Zakończ i scal – edytuj poszczególne dokumenty

A następnie w opcji Scal rekordy – Wszystko i OK

uko czona korespondencja seryjna
Ukończona korespondencja seryjna

Word 2007 utworzył nam nowy dokument Listy1

Jak widzimy w podglądzie – mamy dokumenty do wszystkich osób z bazy.

ponowne wykorzystanie bazy danych do adresowania kopert
Ponowne wykorzystanie bazy danych do adresowania kopert

Skoro w naszej bazie danych Przykładowa baza danych mamy już dane osób, do których wysyłamy stworzony dokument, bazę tą można wykorzystać ponownie do zaadresowania kopert. Otwieramy nowy dokument , wybieramy Korespondencja – Rozpocznij koresp. ser. - Koperty

slide16

Wybieramy rozmiar koperty na której będziemy umieszczać dane do naszych adresatów – np. koperta E6 (110mm x 155 mm)

Następnie klikamy OK

slide17

Po wybraniu rozmiaru koperty – wskazujemy nasz plik bazy danych – Wybierz adresatów – użyj istniejącej listy

plik Przykładowa baza danych.mdb i klikamy

Otwórz

slide18

Następnie w identyczny sposób jak z listem – adresujemy kopertę, wpisując dane adresata – wstawiamy pola korespondencji seryjnej (imię, nazwisko, ulica, nr_domu itd.)

scalamy koperty
Scalamy koperty

Kończymy adresowanie kopert i wybieramy – Zakończ i scal – Edytuj poszczególne dokumenty – Wszystko – OK.

slide20

Jako efekt finalny – obserwujemy gotowe (zaadresowane koperty). Nieprawdaż, że korespondencja ułatwia nam życie i skraca czas pracy?

dzi kuj pa stwu za uwag
Dziękuję Państwu za uwagę!
  • Mam nadzieję, że prezentacja będzie Państwu pomocna w wykonaniu samodzielnych ćwiczeń.
  • Życzę powodzenia 

Krzysztof Kutyła