Optimizing Records Management in ECM Suites

1. Records Management als Bestandteil von ECM-Suiten Christian Weisz OPTIMAL SYSTEMS GmbH

2. Records Management in ECM-Systemen Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

3. Records Management • Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schrift­gut • Dossiersicht: betrifft den Inhalt der Records • Prozesssicht: Entstehungszusammenhang von der Neuanlage bis zur Vernichtung oder Archivierung • RM ist eine organisatorische Aufgabe Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

4. ECM und DMS im Unternehmen Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

5. Zwei Ansätze „flache“ Ablage Ablage in großen Datenbereichen Keine festen Strukturen Objekte tragen redundante Informationen Akten sind „views“ auf die Hierarchie, keine Standorte keine Vererbung von Rechten Bewegen von Objekten über Veränderung der Metadaten oder Datenbankaktionen „strukturierte“ Ablage • Ablage in Strukturen analog zum herkömmlichen Arbeiten: • Schrank • Ordner • Register • Objekt • jede Ebene verfügt über Metadaten • Objekte habe „Standorte“ • Rechte werden vererbt • Bewegen von Objekten „windowslike“ Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

6. Ablage in Schränken am Beispiel „Geschäftspartner“ • Für jeden Geschäftspartner gibt es einen Ordner.(Record, Folder, Akte, …) Firma A Firma B Firma C Firma D Firma E Firma F Firma G Firma H • Alle Ordner stehen in einem großen Schrank.(Cabinet, Repository, Archiv,…) • Nach den Daten auf dem „Ordnerrücken“ können Sie suchen.(Metadaten, Index, Schlagwort, …) Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

7. Ablage in Schränken am Beispiel „Geschäftspartner“ Ein Geschäftspartner (Ordner) realisiert … … mehrere Aufträge (Register), die … … ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum … … verschiedene Verträge einschließen. Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

8. Dynamische Vererbung mit „echter“ Struktur Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

9. Beispielakten Genereller Aufbau von Akten/Records Darstellung von Akten/Records Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

10. Beispielakten: Fachlogik Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

11. Einstieg Stichwörter Index BoolescheOperatoren Links Beispiele für strukturierte Ablage und Recherche hierarchisch direkt Navigation Ordner wählen Inhaltsverzeichnis Dokumente Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

12. Historie und Audit Trail Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

13. Historie und Audit Trail • Zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Arbeitsschritten ist eine vollständige Historisierung von Aktionen an Akten notwendig. • Hierbei sollte sowohl Nutzer als auch Aktivitäten protokolliert werden. • Um eine Zulassung nach z.B. FDA GxP Level 4 oder CFR 21 Chapter 11 zu bekommen ist dies eine zwingende Voraussetzung. • Wichtig ist ein frühzeitige Abstimmung mit den Mitarbeitervertretungen, da Kontrollsysteme dieser Art Mitbestimmungspflichtig sind (Leistungs- und Verhaltenskontrolle). Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

14. Historie und Audit Trail Akten- und Objekt-information Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

15. Historie und Audit Trail Prozess-Information Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

16. Elektronische Signatur • Einfach qualifizierte, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung • Rechtskonforme Signierung im PDF-Format • Erfüllung des Signaturgesetzes und der Signaturverordnung • Stapelsignatur: Signatur von mehreren Dokumenten bei nur einer PIN-Eingabe • Mehrfachsignatur eines Dokuments durch mehrere Anwender • Massensignaturen beim Import oder bei diversen Scan-Szenarien • Einbindung der elektronischen Signatur in Workflow-Prozesse, wie z. B. Freigabeprozesse • Verifikationsmodus für eingebettete (PDF) oder PKCS#7-Signaturen Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

17. Sicherheitsstufen und Benutzerrechte Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

18. Benutzer und Systemrechte Zuordnung von Rollen für: • Funktionen • Prozesse • Systemfunktionen sowie von Aktionen wie: • Anlage • Änderung • Administration Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

19. Benutzer und Systemrechte Zuordnung von Rechten für: • Akten • Register • Objekte sowie von Aktionen wie: • Sichtbarkeit • Anlage • Bearbeitung Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

20. Systemverwaltung Wünschenswert ist eine einfache Integration in die Standard Systemverwaltung (Enterprise Manager) zur Administration der Eigenschaften und Berechtigungen des Record Management Systems. Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

21. Aufbewahrungsfristen und Protokolle Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

22. Automatische Berechnung der Retentionperiode In Abhängigkeit von z. B. Server, Objekt, Inhalt und Format sollte ein RM-System automatisch die Aufbewahrungszeit von Objekten festlegen können. Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

23. Rendition-Management • ServerseitigesRendition-Management • Konvertierung von Dokumenten in universelle Formate – beispielsweise TIFF oder PDF • Umwandlung in langlebige, standardisierte Dateiformate – z. B. PDF/A • Automatisierte Renditionierung – z. B. von E-Mail-Anhängen • Bereitstellung von renditioniertenDokumenten in OS|WebCLIENT oder Unternehmensportalen Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

24. Verfahrensdokumentation Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

25. Was ist eine Verfahrensdokumentation? Die Verfahrensdokumentation hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren. Anforderungen: Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen Gibt dem Betreiber die nötige Sicherheit eines voll funktionsfähigen Systems Der Betreiber ist verantwortlich für die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation, der Hersteller kann (und wird) dieses Vorhaben unterstützen. Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

26. Fazit Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

27. Qualifiziertes Records Management Lückenlose Dokumentation der Bearbeitung von Records: Erstellung, Bearbeitung, endgültige Löschung Automatische Erstellung von Aktenplänen Flexibilität bei Ordnern und Registern: Aktenstrukturen nach Kundenwunsch 2 Ablage von Dokumenten an mehreren Standorten ohne Kopien: Aktuelle Akten, keine Redundanz 3 1 6 4 5 Pflege von Metadaten auf Objekten zur Realisierung von Statusinformationen und Fachlogik Änderungen von Metadaten auf Ordnern oder Registern müssen nicht aufwändig und zeitversetzt auf Dokumente übertragen werden Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

28. Der Nutzen von Records Management • Compliance & Sicherheit: Umsetzung von internen & externen Anforderungen im Informationsmanagement • Produktivität: Redundanzfreie Datenhaltung • Prozesskontrolle: Einheitliche Bearbeitung & „Denkweise“ bei Geschäftsvorgängen • Wissensmanagement: Verknüpfung einfacher Informationen zu komplexem Wissen über Zusammenhänge, Vorgänge und Hintergründe Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

29. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Christian Weisz Stellv. VertriebsleiterVertrieb & Partnermanagement weisz@optimal-systems.de OPTIMAL SYSTEMS GmbHUnternehmenszentrale Cicerostraße 2610709 BerlinTelefon: +49 30 895708-0