Objet de la séance d’information

1. Bxl1476 – Hébergement, restauration et location de salles pour le cycle d’information généraleséance d’information10.09.2013

2. Objet de la séance d’information Eclairer les soumissionnaires potentiels au sujet de la procédure MP (sélection qualitative, régularité, attribution) → limiter le risque de réception d’offres formellement irrégulières

3. Ordre du jour 1) Objet du marché – Contexte Infocycle 2) Procédure MP et son déroulement : • Sélection qualitative • Régularité • Analyse des critères d’attribution Remarques : ERRATUM publié en date du 6 septembre 2013 3) Questions / réponses

4. I. objet du marché et contexte infocycle • Coopération Technique Belge = société anonyme de droit public à finalité sociale (soumise explicitement à la loi sur MP) • Objet du marché : Hébergement, restauration et location de salles pour les Infocycles • Présentation des Infocycles

5. II. Procédure mp et son déroulement • Appel d’offres ouvert -> aucune négociation • Date limite de réception et d’ouverture des offres : Mardi 1er octobre à 11h00 (délai de rigueur)

6. ii. Procédure MP et son déroulement Remarque préliminaire : ERRATUM publié en date du 6 septembre 2013 : • Date limite de réception des offres : le 1er/10/2013 à 11h00 au lieu du 24/09/2013 • Suppression du lot 3 (Cycles mixtes) • Modification du planning des Infocycles : 10 cycles au lieu de 11 (4 résidentiels et 6 non-résidentiels) • 3 phases : Sélection – Régularité – Analyse des critères d’attribution

7. ii. Procédure MP et son déroulement Sélection qualitative • Situation personnelle du soumissionnaire • Déclaration sur l’honneur (article 61 de l’A.R. du 15 juillet 2011) • Attestation impôts • Attestation T.V.A.* • Attestation O.N.S.S.* • Avant l’attribution du marché : attestation tribunal de commerce + extrait du casier judiciaire

8. ii. Procédure MP et son déroulement Sélection qualitative 2) Capacités technique, économique et financière • Déclaration bancaire • Chiffre d’affaires annuel de 240.000 € au cours des 3 dernières années pour le lot 1 • Chiffre d’affaires annuel de 78.000 € au cours des 3 dernières années pour le lot 2 • Liste de minimum 3 services similaires au cours des 3 dernières années (+ attestations) • Certificat relatif à l’autorisation d’exploitation de l’établissement • Mesures qualité

9. ii. Procédure MP et son déroulement Régularité des offres • Seules les offres des soumissionnaires sélectionnés seront analysées • Régularité formelle : • L’offre est-elle parvenue dans les délais (mardi 1er octobre 2013 à 11h00 au plus tard) ? • Le formulaire d’offre comprend-il la signature manuscrite originale du soumissionnaire ? • Le formulaire d’offre est-il bien signé par la personne habilitée à engager l’entité soumissionnaire ? • Tous les documents permettant l’évaluation des offres sont-ils bien présents dans le formulaire d’offre ? • Régularité matérielle : • Tous les points de l’offre sont-ils bien conformes aux prescriptions du cahier spécial des charges (Partie 2 du CSC, budget, conditions d’exécution, absence de réserve…) • Respect du budget (voir formulaire d’offre de prix)

10. ii. Procédure MP et son déroulement Régularité des offres Remettre tous les documents prouvant que l’établissement et les installations répondent aux prescriptions techniques du CSC Conclusion : Une offre irrégulière est écartée et n’est donc pas reprise pour l’analyse des critères d’attribution

11. ii. Procédure MP et son déroulement Analyse des critères d’attribution Seules les offres sélectionnées et régulières seront analysées sur base des critères d’attribution • Critère 1: Le prix - 30 % • Possibilité de remettre prix pour l’offre de base et/ou la variante facultative (au choix -> voir formulaire d’offre de prix) • Coté selon une simple règle de 3 > le prix le plus bas remporte le plus de points (au prorata pour les autres offres)

12. ii. Procédure MP et son déroulement Analyse des critères d’attribution • Critère 2 : L’accessibilité – 30 % Sous critères : • Distance entre les salles et l’hébergement en respectant un maximum de 2 kilomètres entre les deux – 15% • Distance entre le transport public et le lieu d’hébergement ainsi que l’accessibilité du transport public - ou le cas échéant de la navette - au niveau des horaires – 15 % Cotation suivant une appréciation formellement motivée par le P.A.

13. ii. Procédure MP et son déroulement Analyse des critères d’attribution • Critère 2 : L’accessibilité – 30 % Documents à remettre : • Formulaire « Accessibilité » complété • Plan de la situation de l’établissement et de ses environs • Horaires des transports en commun (ou de la navette pour le lot 1)

14. ii. Procédure MP et son déroulement Analyse des critères d’attribution • Critère 3 : La qualité des salles – 15 % Sous-critères • Équipement supplémentaire par rapport à celui exigé dans la partie 2 «  Prescriptions techniques » (matériel didactique, distributeur d’eau, …) – 2% • Superficie et capacité des salles – 5% • Possibilité d’utiliser des espaces supplémentaires (jardin, hall d’entrée, salon, …) par rapport à ceux exigés dans la partie 2 «Prescriptions techniques» - 3% • La superficie du local de rangement et sa proximité par rapport aux salles de conférences – 2% • Gestion durable et écologique (énergie, déchets, produits utilisés, etc.) – 2% • Autres atouts – 1% Cotation suivant une appréciation formellement motivée par le P.A.

15. ii. Procédure MP et son déroulement Analyse des critères d’attribution • Critère 3 : La qualité des salles – 15 % Documents à remettre : • Formulaire « Qualité salles de conférence » complété + photos des salles

16. ii. Procédure MP et son déroulement Analyse des critères d’attribution • Critère 4 : La qualité de l’hébergement – 15 % Sous-critères • Équipement des chambres – 3% • Superficie des chambres – 2% • Possibilité d’utiliser des espaces supplémentaires (jardin, salle de détente, séjour, bar,…) par rapport à ceux exigés dans la partie 2 « Prescriptions techniques » - 7% • Gestion durable et écologique (énergie, déchets, produits utilisés, etc.) – 2% • Autres atouts – 1% Cotation suivant une appréciation formellement motivée par le P.A.

17. ii. Procédure MP et son déroulement Analyse des critères d’attribution • Critère 4 : La qualité de l’hébergement – 15 % Documents à remettre : • Formulaire « Qualité hébergement » complété + photos des chambres

18. ii. Procédure MP et son déroulement Analyse des critères d’attribution • Critère 5 : La qualité de la restauration – 10 % Sous-critères • Variété des menus proposés – 5% • Les plats élaborés à partir de produits frais, issus de l'agriculture biologique et/ou du commerce équitable seront préférés – 4% • Autres atouts – 1% Cotation suivant une appréciation formellement motivée par le P.A.

19. ii. Procédure MP et son déroulement Analyse des critères d’attribution • Critère 5 : La qualité de la restauration – 10 % Documents à remettre : • Formulaire « Qualité restauration » complété + exemple de menu végétarien et non-végétarien (petit-déjeuner, dîner et souper) et pauses-café pour une semaine Remarque : Pour l’évaluation des CA, la C.T.B. se réserve la possibilité de visiter les locaux

20. ii. Procédure MP et son déroulement Récapitulatif des documents à remettre : • Formulaire d’identification • Déclaration sur l’honneur • Déclaration d’intégrité • Attestation impôt • (Attestation TVA) • (Attestation O.N.S.S.) • (Attestation Tribunal du commerce) • (Extrait casier judiciaire) • Déclaration bancaire • Déclaration chiffre d’affaires • Liste services similaires + certificats • Mesures prises pour s’assurer de la qualité des services (max. 4 pages) • Déclaration sous-traitants • Certificat autorisation exploitation établissement

21. ii. Procédure MP et son déroulement Récapitulatif des documents à remettre (suite) : • Formulaire d’offre de prix complété et signé (offre de base et/ou variante facultative) • Statuts ou tout autre document utile prouvant le mandat du signataire • Documents prouvant que l’établissement et les installations répondent aux prescriptions du CSC • Formulaire « Qualité hébergement » complété + photos des chambres • Formulaire « Qualité restauration » complété + exemple de menu végétarien et non-végétarien (petit-déjeuner, dîner et souper) et pauses-café pour une semaine • Formulaire « Qualité salles de conférence » complété + photos des salles • Formulaire « Accessibilité » complété • Plan de la situation de l’établissement et de ses environs • Horaires des transports en commun (ou de la navette pour le lot 1) • Exemple de menu (petit-déjeuner, dîner et souper) pour une semaine

22. QUESTIONS ? La CTB répondra à ces questions en publiant un avis rectificatif via les canaux officiels