LMS – felszámolói rendszer

1. Általános Termékismertető LMS – felszámolói rendszer Készítette: Kedves Zoltán Kovács József Regényi Zoltán Készült: 2011. augusztus 17.

2. Kiinduló problémafelvetés • Ügyek megnövekedett számának hatékony • kezelése változatlan szervezettel • Rengeteg ismétlődő, időigényes, viszont alapvetően adminisztratív, iratkezelési, formális folyamat – amelyek értékes szakmai kapacitást kötnek le, elvonva a figyelmet a tartalmilag fontos részektől • Közös, osztott, naprakész nyilvántartás, • elektronikus nyilvántartások használata

3. Elsődleges célkitűzések • Ügyintézés és eljárás levezetésének automatizmusokkal történő támogatása (automatizált irat előkészítés sablonokkal, ügymenet állapot/határidők figyelése) • Naprakész, követhető és ellenőrizhető nyilvántartás és törzsadat kezelés az ügyekben érintett szereplőkről (adósok, hitelezők, hivatalok stb.) • Statisztikai kimutatások készítése

4. Elérendő konkrét célok • A gyakran ismétlődő, tartalmilag kevésbé releváns, de időigényes folyamatokra fordított idő jelentős csökkentése (pl. az eljárás első fázisában történő formális elemek szinte teljes automatizálása) – ezáltal több idő fordítható a tartalmilag fontos, érzékenyebb kérdésekre, a folyamatok ellenőrzésére – gyakorlatilag aszakmai tevékenységek kerülnekígyelőtérbe

5. Elérendő konkrét célok • Teljes és pontos nyilvántartás a folyamatok szereplőiről, olyan adattartalommal, amely közvetlenül felhasználható az automatizmusokban (irat előállítás, határidő figyelés stb.) • Az ügy valamennyi fontos határidejének folyamatos, automatikus követése, a szükséges figyelmeztetések automatizált, időben történő kiküldése

6. Mi is az LMS rendszer? Az LMS rendszer a SPOT Kft. informatikai megoldásaiból kiindulva, a COOP Szeged Zrt. Felszámoló/Végelszámoló szakmai közreműködésével létrehozott szoftvertermék, amely már bizonyított, korszerű technológiákra és működő megoldásokra épült, egyszerűen és rövid idő alatt bevezethető. Szolgáltatás formájában igénybe vehető – szakmai tekintetben naprakész jogszabályi és szabályozási megfelelőséget, és folyamatos követést, szakmai támogatást foglal magában.

7. Mi is az LMS rendszer? Az LMS rendszer kifejezetten a felszámolói/végelszámolói tevékenység teljes támogatására fejlesztett, integrált eszköz, amely hatékony, strukturált törzsadat kezelés mellett biztosítja a felszámolás/végelszámolás (egyéb eljárások) során szükséges iratkezelési, iktatási funkciókat, valamint nagy mértékben segíti a felszámoló biztosok, végelszámolók munkáját az automatikus irat előállítási funkcióval, a teljes ügy folyamat-követésével, határidő figyeléssel.

8. Mi is az LMS rendszer? Az LMS rendszer szorosan integrálható a szervezet által használt korszerű elektronikus eszközökkel, és saját felszámolói csoportmunka támogató elemeket is biztosít (e-mail, naptár, információ/dokumentum megosztás, helyettesítések stb. kezelése). A rendszer a részletes, tételes adatnyilvántartásnak köszönhetően pontos statisztikák előállítását is támogatja. Működése szigorú jogosultsági rendszer és naplózás mellett, auditinformáció tárolással történik.

9. Mi is az LMS rendszer? A felhasználók számára sokféle, ugyanakkor jól szervezett nézet biztosítja az adatok hatékony elérését és megjelenítését. Az adósok, hitelezők, hivatalok és egyéb szervezetek besorolástól függően a megfelelő nézetekben jelennek meg. A rendszer lehetővé teszi több felszámoló cég és felszámoló biztos (eljáró személy), illetve végelszámoló egyidejű munkájának támogatását. Az alkalmazás segítségével az automatikusan generálható és iktatott iratokkal nem kell feleslegesen időt tölteni, így lényegesen több figyelmet lehet szentelni az érdemi munkára. A határidő figyelő és feladat szignálást biztosító funkciók nagymértékben elősegítik a hatékony munkavégzést. Az alkalmazás lehetővé teszi az átlátható, ellenőrizhető, naplózott és így auditálható működést és eljárás rendet, ami a tevékenység jellegéből adódóan elengedhetetlen.

10. A megoldás főbb jellemzői • A felszámolói rendszer által a teljes eljárás (felszámolás/végelszámolás) levezetése, követése integráltan, a vonatkozó jogszabályok által meghatározott eljárásrend és feltételek figyelembe vételével támogatott : • Naprakész, pontos és könnyen visszakereshető nyilvántartás • Kapcsolódó iratkezelés, iktatás támogatása • Automatikus irat előállítás az eljárásnak megfelelő szabályok szerint

11. Funkcionális összefoglaló Korszerű számítógépes rendszer Iktatás és iratok nyilvántartása, kezelése Adósok, hitelezők, hivatalok nyilvántartása Postázás támogatása (címzés, postajegyzék) Iratsablonok, levél sablonok kezelése Határidők, költségek, folyamatok követése Statisztikák, táblázatos kimutatások támogatása Automatikus irat előállítás, előkészítés Jogosultságok, hozzáférés ellenőrzés Naplózás, audit adatok, jogszerű működés

12. LMS fontosabb funkciói • adósok, hitelezők, hivatalok és egyéb szereplők nyilvántartása, • hitelezői igénybejelentések kezelése, • felszámolás és végelszámolás, valamint csődeljárás során a beérkező és kimenő iratok iktatása, strukturáltkezelése, és hatékony visszakeresése, • iratsablonok kezelése (számos előre elkészített és testre szabható sablonlevél kezelése)

13. LMS fontosabb funkciói • automatikus irat előállítás az iktatott és tárolt adatok, valamint az előkészített sablonok alapján, • határidők naptárban történő kezelése, figyelmeztető jelzések • statisztikák előállításának támogatása, táblázatos típusú adatkigyűjtések támogatása

14. LMS fontosabb funkciói • boríték címzés támogatása, tömeges postázás-előkészítés • postai feladás támogatása, postajegyzék automatikus előállítás, és a feladást igazoló bizonylat automatikus követése (csatolása a kimenő irathoz), • e-mail kezelés, elektronikusan érkező tartalom iktatása, elektronikus kimenő levelezés, elektronikus aláírás támogatása, • beolvasott (szkennelt), digitalizált iratok tárolása, karakterfelismert (OCR) iratok tárolása, teljes szöveges keresés az irattartalomban

15. Folyamat modellek Kifejezetten felszámolási, végelszámolási eljárásokra létrehozott folyamat- modellekbe épülnek be az automatikus elemek. Irat előállítás sablon alapján automatikus műveletek

16. Nézetek felépítése

17. Automatizmusok működése Az ügyekben lehetnek olyan események, amelyek bekövetkezésekor automatikus műveletek hajtódnak végre: 1. lépés 2. lépés KIMENŐ IRAT AUTOMATIKUS ELŐÁLLÍTÁSA ÉS IKTATÁSA: pl. elfogadó nyilatkozat, kísérőlevél, berendelő levél … 3. lépés NAPTÁRBEJEGYZÉSEK ÉS RIASZTÁSOK: pl. eljárás indulásától / közzétételtől számított releváns időpontok automatikus beállítása … 4. lépés ÉRTESÍTÉSEK: pl. automatikus értesítés munkatársnak vagy saját magunknak ügyintézési határidőről, illetve annak közeledtével felszólítás… 5. lépés

18. Iratok előállítása - adatok • Az irat előállítása (manuális vagy automatikus) során a rendszer figyelembe veszi: • a kiválasztott SABLON(oka)t, • az adósra/ügyre vonatkozó ALAPADATokat (hitelező, hivatal, bankok, bíróság stb), • az eljáró cég/személy adatait (felszámoló, fsz. biztos), • opcionálisan: valamely konkrét bejövő irat adatait (pl. válaszlevél, visszaigazolás kérése), • egyéb környezeti és állapot/státusz adatokat (hitelezői igénybejelentés, az ügy állapota stb). Adós/ügy, hitelező, hivatal adatai Előkészített kimenő irat Sablon(ok) Eljáró cég, személy adatai Ügy valamely bejövő iratának adatai Egyéb, irattípusra specifikus adat

19. Előnyök összefoglalása • időt takarít megés költséget csökkent az automatizálható folyamatok révén • kiszűri, minimalizálja a hibák előfordulását • naprakész nyilvántartást, statisztikákat biztosít • naplózott, ellenőrizhető, auditálható tevékenységek • egyedülálló módon SaaS szoftver-szolgáltatásként is igénybe vehető a megoldás – ebben az esetben nem igényel informatikai eszköz beruházást, és egyszeri bevezetési költségei alacsonyak, üzemeltetéséről a szolgáltató gondoskodik, • igény esetén integrálható meglévő megoldásokkal és testre szabható

20. További információk • SPOT Tanácsadó és Szolgáltató Kft. • H-1111 Budapest, Bartók Béla út 16. • Tel.: +36 1 279 0989, +36 1 279 0990, Fax.: +36 1 799 08 72 • Web: www.spot.co.hu, Email: info@spot.co.hu • COOP Szeged Zrt. – Felszámoló/Végelszámoló • H-6721 Szeged, Szent István tér 16. • Tel.: +36 (62) 624 126, +36 (62) 482 182, Fax.: +36 (62) 425 947 • Web: www.coopszeged.hu, Email: felszam@coopszeged.hu