GESTION DES RISQUES Cartographie

1. GESTION DES RISQUESCartographie Retour d’expérience Docteur Jean-Jacques POCHART Président de C. M. E.

2. PLAN • Préambule • Historique de la démarche • Cartographie • Organigramme • Situation actuelle • Constat

3. Préambule L’Association Ty Yann comprend : • Un secteur sanitaire avec : - Un service de soins de suite polyvalent de 62 lits - Un service de soins de suite spécialisé en alcoologie de 45 lits - Un service de soins de suite spécialisé en pédiatrie de 25 lits • Un secteur social • Un secteur médico-social

4. Préambule • La cartographie des risques joue un rôle central dans notre programme GDR. • Pour une bonne compréhension, présentation globale du programme

5. Préambule • La mise en place de notre programme GDR est en cours (la démarche a débuté en octobre 2008). • Ce programme est celui d’un établissement de santé moyen séjour de 132 lits. • Ce programme est imparfait (absence de professionnel GDR, absence d’évaluation)

6. Historique de la démarche COMPTE-RENDU CERTIFICATION V2 (NOV 2006) • PAS DE CARTOGRAPHIE DES RISQUES • PAS DE PROGRAMME DE GESTION DES RISQUES • PAS DE PRISE EN COMPTE DES RISQUES a priori • PAS DE RESPONSABLE IDENTIFIÉDE LA FONCTION DES RISQUES

7. Historique de la démarche01/200709/2008 • Stand-by Responsable qualité (0,16 ETP pour le secteur sanitaire) avec analyse des évènements indésirables, audits qualités,.. Réunion annuelle des cadres et de la direction sur l’analyse des risques a posteriori mais toujours pas de politique GDR spécifique

8. Historique de la démarcheQuatrième trimestre 2008 • Nécessité de mettre quelque chose en place / certification V3 en novembre 2010 • Sources d’inspiration : - Les textes officiels (circulaire du 29/03/2004,..) - Internet - Échanges avec les autres établissements du territoire. - Critères de la certification V3.

9. Historique de la démarcheQuatrième trimestre 2008 • Principes généraux : - Choix d’un programme simple mais structuré avec une mise en place rapide même si imparfaite - Exigence de la direction d’une prise en charge institutionnelle et de niveau associatif (secteurs sanitaire, social et médico-social) • - Volonté d’une liaison forte qualité et GDR - Commencer par la mise en place d’une cartographie et d’un organigramme GDR.

10. Cartographie • Méthode de travail : réunions en groupe restreint • Risques groupés a priori en se basant sur : - Des types de risques déjà bien identifiés - Des cartographies déjà publiées - Les groupes de travail déjà en place dans l’établissement (CLIN,…)

11. Cartographie • Brainstorming pour définir dans un premier temps les catégories de risques transversaux communs aux trois secteurs • Dans un deuxième temps, établissement des catégories de risques spécifiques à chaque secteur • Nomination d’un référent pour chaque catégorie de risque

12. Cartographie des risques Cellule de coordination de la qualité et gestion des risques RISQUES SPECIFIQUES RISQUES TRANSVERSAUX SOCIAL MEDICO SOCIAL SANITAIRE BATIMENTS ET ENVIRONNEMENT LOGISTIQUE RISQUES PROFESSIONNELS SECURITE DES PERSONNES ET DES BIENS 1 référent 2 référents 6 référents 1 référent 4 référents 1 référent 1 référent

13. Cartographie • Étude des risques a priori - Chaque référent, en s’aidant d’un groupe de travail, a listé et priorisé les principaux risques de son domaine selon la méthode fréquence / gravité - Certains groupes ont déjà étudié un risque jugé prioritaire

14. RISQUES TRANSVERSAUX BATIMENTS ET ENVIRONNEMENT LOGISTIQUE RISQUES PROFESSIONNELS SECURITE DES PERSONNES ET DES BIENS • Ascenseurs • Fluides (eau, air…) • Infrastructure (signalétique) • Nuisances sonores • Réseau électrique • Environnement • Risques techniques • Sécurité incendie • …… • 1 référent (DG) • Transport : • De la personne accueillie • Du personnel • Hôtellerie: • Déchets ménagers • Linge • Hygiène et propreté • Cuisine : • Choix des menus • Qualité des repas • Quantité servie • Système d’information  • - Téléphone (interne et externe) • - Gestion documentaire (archivage, perte traçabilité, • sauvegarde) • - Confidentialité et sécurité du réseau informatique (piratage informatique) • - Accès au dossier informatisé (panne,…) • 4 référents • Agression physique • et/ou verbale • Organisation du travail • Moyens mis à • disposition • …. • 1 référent (RRH) • Identitovigilance • Violences usagers • Maltraitance • Fugue • Harcèlement familles • Risque suicidaire • Vol/disparition d’objet • … • 1 référent

15. RISQUES SPECIFIQUES SECTEUR SANITAIRE RISQUE INFECTIEUX RISQUE LIE AUX MEDICAMENTS ET AU MATERIEL MEDICAL RISQUES LIES AUX SOINS RISQUE NUTRITIONNEL - Chute - Défaut de soin : non application des fiches techniques - Défaut de soin : dépassement de fonction - Défaut de soin - Escarres - Prélèvements sanguins - Hémovigilance - Prise en charge de la douleur - Refus de soin -Risque face à l’urgence Cadre de santé Erreur de régime Dénutrition Risque lié à l’alimentation entérale Infirmière • Contaminations • croisées • DASRI : déchets à • risque infectieux • Déclaration d’infection • nosocomiale • Non-respect des • protocoles d’hygiène • Risque épidémique non • pris en compte • IDE Hygiéniste • Achat matériel stérile • Autre produit : oxygène • Défaut de gestion de stock • Dégradation d’un matériel/ • Locaux • Erreur d’administration • Erreur de dispensation • Erreur de prescription • Matériovigilance (cadre de • santé) • Pharmacovigilance • Pharmacien RISQUE LIE A L’ACTIVITE MEDICALE RISQUE LIE A L’ETHIQUE ET A L’INFORMATION DE SANTE • - Décès inattendu • Défaut de visite médicale • - Erreur de diagnostic • Médecin SS Polyvalents Autres risques - Respect de la charte du patient hospitalisé - Consentement du patient - Défaut d’information du patient - Défaut de transmission à l’interne - Défaut de transmission à l’externe - Dossier de soin incomplet Directrice CSSR

16. Cartographie • Révision du mode de recueil des évènements indésirables (EI) - La fiche de recueil a été réactualisée et informatisée. - Elle reprend les catégories de risques de la cartographie.

17. Organigramme • Désignation d’un responsable de la gestion des risques • Mise en place d’un organigramme à trois niveaux avec un comité de pilotage, une cellule de coordination de la qualité et gestion des risques et des référents pour chaque catégorie de risques

18. Organigramme • COMITÉ DE PILOTAGE - COMPOSE DU DG, DES TROIS DIRECTRICES DE SECTEURS, DES PRÉSIDENTS DU CHSCT ET DE LA CME ET DES RESPONSABLES DE LA GESTION DES RISQUES - SE REUNIT (MINIMUM) DEUX FOIS PAR AN • CELLULE DE COORDINATION DE LA GESTION DES RISQUES ET DE LA QUALITÉ - A. COLLIOT (RESPONSABLE QUALITÉ), JJ POCHART (MÉDECIN) + SECRÉTARIAT - SE REUNIT TOUTES LES DEUX SEMAINES • 12 RÉFÉRENTS - POUR CHAQUE CATEGORIE DE RISQUE IDENTIFIÉE

19. Organigramme • POUR CHAQUE CATÉGORIE DE RISQUE, LE RÉFÉRENT RESPONSABLE A MIS EN PLACE UN GROUPE DE TRAVAIL • LE GROUPE DE TRAVAIL LISTE ET PRIORISE LES RISQUES a priori. IL TRAVAILLE SUR UN RISQUE QUI EST ETUDIÉ SELON UNE MÉTHODE DEFINIE • LE GROUPE DE TRAVAIL METTRA EN PLACE DES INDICATEURS ET EN ASSURERA LE SUIVI • LE RÉFÉRENT RECEVRA LA LISTE DES ÉVĖNEMENTS INDÉSIRABLES LE CONCERNANT (via BLUE MEDI)

20. Comité de pilotage de la qualité et gestion des risques Échelon décisionnel Comité de Direction Cellule de coordination Président du CHSCT + CME 2 fois par an Synthèse annuelle Veille réglementaire Cellule de crise associative Cartographie des risques Cellule de coordination de la qualité et gestion des risques Échelon opérationnel Responsable KGDR + RQ Secrétariat 1 fois tous les 15 jours RISQUES SPÉCIFIQUES RISQUES TRANSVERSAUX SOCIAL MEDICO SOCIAL SANITAIRE BATIMENTS ET ENVIRONNEMENT LOGISTIQUE RISQUES PROFESSIONNELS SECURITE DES PERSONNES ET DES BIENS 1 référent 2 référents 6 référents 1 référent 4 référents 1 référent 1 référent

21. RÉFÉRENTS • Référent / risques infectieux :Mme Le Roux • Référent / risques liés aux produits de santé + pharmacovigilance: Mr Groulard • Référent / risques liés à l’activité médicale : Dr Maugendre • Référent / autres risques liés aux soins + hémovigilance : Mme Guenneugues • Référent / risques nutritionnels : Mme Demilier • Référent / risques liés à l’information de santé : Mme Moyon • Référent / risques liés aux bâtiments et à l’environnement : Mr Le Pécheur • Référent / risques liés à la cuisine : Mr Corolleur • Référent / risques liés aux transports : Mme Lijour • Référent / risques liés à l’hôtellerie : Mme Lars • Référent / risques liés aux système d’information :Mr Chiron • Référent / risques professionnels: Mr Chiron • Référent / risques liés à la personne et aux biens: Mme L’hour

22. Situation actuelle • La politique de gestion des risques fait l’objet d’un document écrit. « manuel GDR » (En cours) • La communication auprès du personnel (bulletin bi-mensuel) et auprès des instances (présentation du rapport annuel à la CME et au CHSCT pour avis et au CA pour délibération) est assurée. (Fait)

23. Situation actuelle • Un rapport annuel comprend pour chaque référent une fiche qui reprend les EI, la liste des risques a priori repérés (et ceux étudiés) et les indicateurs mis en place. (premier rapport fin 2009) • Un programme d’action est mis en place (En cours) • Possibilité pour le comité de pilotage de prioriser ses actions à partir de ce rapport. (prévu)

24. Situation actuelle • Gestion documentaire spécifique sur Blue Medi (à partir de la cartographie) (En cours) • Révision à partir de la cartographie du mode de gestion de crise (En cours)

25. Constat • Points forts de la démarche - La transversalité. - L’absence de blocage (rivalités, …). - La mise en place « ex-nihilo ». - La taille de l’établissement.

26. Constat • Points faibles : - L’absence de professionnel GDR (d’où manque de temps dédié et manque de compétences). - L’absence d’évaluation. - Le temps de mise en place.

27. Constat • Points d’interrogation : - L’implication du personnel. - La pérennité du système.

28. Conclusion • Changement de culture • Phase initiale de la démarche, il faut de la constance.