INTERREG IVC PROGRAMMI PROJEKTIDE ARUANNETE KOOSTAMINE

1. INTERREG IVC PROGRAMMI PROJEKTIDE ARUANNETE KOOSTAMINE 21/01/2010 Valeri Kevlitš

2. Kontroll - 2+1 kuud alates aruande saabumisest aruandlusperiood – 6 kuud jaanuarist juunini, juulist detsembrini projektipartner esitab aruande koos lisadokumentidega Siseministeeriumisse peale aruandeperioodi lõppemist 10 tööpäeva jooksul küsimustele vastamiseks 5 tööpäeva (lisaküsimusi küsitakse üldjuhul ainult ühe korra, siis tehakse otsus) aruanne peab olema süstematiseeritud kontroll-leht (kohustuslik)

3. aruanne Eesti partner Siseministeerium kinnitatud aruanne raha Juhtpartner koondaruanne raha Juhtpartneri kontroll Sekretariaat kinnitatud koondaruanne

4. Esmased abikõlblikkusreeglid Kulud peavad olema: reaalselt tekkinud ning makstud projekti aruandlusperioodi jooksul otseselt seotud projekti taotlusvormivastavas komponendis ning tegevusaruandes toodud tegevustega - tõendatud nii kulu tekkimist kui maksmist tõendavate dokumentidega (sõltuvalt kululiigist ka täiendavate dokumentidega)

5. Esmased abikõlblikkusreeglid Kulud peavad olema: raamatupidamises eristatud sh ka üldkulud, töötasud ja palgamaksud projektitegevuste elluviimiseks otseselt vajalikud mõistlikud ehk mitte üle tavapäraste hinnatasemete tehtud projekti eelarvest kinni pidades leidnud üldjuhul aset programmi abikõlblikus piirkonnas

6. Esmased abikõlblikkusreeglid Abikõlbmatud kulud on: seotud finantseeringutega muudest Euroopa Liidu toetustest (topeltfinantseerimine) trahvid, karistused, kohtukulud, intressid jms käibemaks juhul kui ei ole võimalik lõplikult veenduda, et projektipartner ei saa seda MTA-lt tagasi küsida väljaspool aruandlusperioodi makstud kulud (v.a ettevalmistuskulu) erisoodustus (v.a. oma töötajate toitlustamine ürituste raames), erisoodustusmaksud

7. Esmased abikõlblikkusreeglid Abikõlbmatud kulud on: seotud õigusalase, notariaalse, finants- või tehnilise ekspertiisiga või raamatupidamis- ja auditeerimiskuludega, mida pole otseselt projektitegevuste elluviimiseks vaja või mis pole otseselt seotud programmi sekretariaadi poolt esitatud nõudmistega tööjõukulud, mis tulenevad partnerasutuse igapäevaste kohustuste täitmisest

8. Esmased abikõlblikkusreeglid Abikõlbmatud kulud on: panga teenustasud ühe projektipartneri poolt teiselt partnerilt tellitud töö teostamise eest raha maksmine mis ületavad projektieelarves (taotlusvormis) ettenähtut kuluridade või tegevuste lõikes ilma vastava loa või märketa Programmi Sekretariaadilt

9. Vajalikud dokumendid Esimene aruanne (vt. kontroll-leht) Iga järgmine aruanne (vt. kontroll-leht)

10. Riigihanked ja hinnapakkumised Riigihangete seadus §3: hankija peab kasutama rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt ning saavutama riigihanke eesmärgi mõistliku hinnaga, tagades konkurentsi korral erinevate pakkumuste võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte; hankija peab tagama riigihanke läbipaistvuse ja kontrollitavuse; hankija peab kohtlema kõiki isikuid, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga (Government Procurement Agreement – GPA) ühinenud riigis, võrdselt ja mittediskrimineerivalt ning jälgima, et kõik isikutele seatavad piirangud ja kriteeriumid oleksid riigihanke eesmärgi suhtes proportsionaalsed, asjakohased ja põhjendatud;

11. Riigihanked ja hinnapakkumised Riigihangete seadus §3: hankija peab tagama olemasoleva konkurentsi efektiivse ärakasutamise riigihankel, kusjuures avalik-õigusliku juriidilise isiku või avalikke vahendeid kasutava eraõigusliku isiku osalemine riigihankes ei tohi moonutada konkurentsi tema poolt avalike vahendite kasutamise tõttu; hankija peab vältima konkurentsi kahjustavat huvide konflikti; võimaluse korral peab hankija eelistama keskkonnasäästlikke lahendusi.

12. Käibemaks on projektikuluna abikõlblik kui : projektipartner ei ole käibemaksukohustuslane projektipartner on käibemaksukohustuslane, kui tal puudub õigus projektiga seotud kuludelt käibemaksu riigilt tagasi taotleda NB! muudel juhtudel ja näiteks ka siis, kui kahes punktis pole võimalik 100%-liselt veenduda, on käibemaks projektikuluna abikõlbmatu.

13. Valuutakursid 1 EUR = 15,6466 EEK TEISED VALUUTAD: arve tasumise päeva kurss; fikseeritud aruandeperioodi viimase päeva kurss; komisjoni poolt kehtestatud kuu keskmine kurss

14. Mitterahalised kulud Ei ole lubatud

15. Kulude jagamine (cost-sharing) vaid erandlikel ja põhjendatud juhtudel „Sisseostetud teenused“ kulurida eelnevalt konsulteerida esmatasandi kontrolliga (kohustuslik)

16. VISUAALNE IDENTITEET JA AVALIKUSTAMINE Kõikidel projektiga seotud materjalidel: Euroopa Liidu logo INTERREG IVC logo Euroopa liidu lipp ( üritustel ) Euroopa Liidu lipu ja programmi logo kasutamine on kohustuslik, nende puudumisel ei ole antud kulud abikõlblikud ja projektist hüvitamisele ei kuulu.

17. Kohapealne kontroll teatame vähemalt 3 tööpäeva ette

18. ETTEVALMISTUSKULUD koosolekud projekti partneritega taotlusvormi täitmisega seotud kulud osalemine INTERREG IVC partneri otsingu foorumites, juhtpartneri seminaridel, individuaalsel konsultatsioonil sekretariaadis või osalemine muudes programmiga seotud infoüritustel.

19. Finantsaruande kuluread Tööjõukulud (Staff) Üldkulud (Administration) Sõidu- ja majutuskulud (Travel and accommodation) Seadmed (Equipment) Sisseostetud teenused (External expertise&services) Allprojektid (Sub-projects)

20. Tööjõukulud (staff ) töölepinguga / avaliku teenistujaametissenimetamisekäskkirjaga töötajad (sotsiaalmaks, töötuskindlustus, tulumaks, kogumispensioni makse) - töötasu järsk tõstmine projekti elluviimise kestel ei ole õigustatud - hüvitised, lisatasud, ületunnid jne. ei ole abikõlblikud !!! töövõtuleping/käsundusleping deklareeritakse eelarve real “Sisseostetud teenused”

21. Tööjõukulud (staff ): puhkusetasu Abikõlblik: -puhkusetasu täistööajaga töötaja puhul -osalise tööajaga vastava tabel esitamisel: töötaja töötab ainult INTERREG projektides (võib olla mitmes) Ei ole abikõlblik: - puhkusereserv - puhkusetasu osalise tööajaga töötaja korral

22. Tööjõukulud (staff ): osaline tööaeg tööajatabel ei tohi olla kõrgemalt tasustatud kui põhitöö - tasu arvestamise käik esitada koos aruandega

23. Tööjõukulud (staff ) Töötasude ja maksude tõendamiseks tuleb aruandega esitada ja kohapeal säilitada (nimekiri ei ole lõplik): töölepingu, avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja, korralduse koopia, milles oleks fikseeritud ka töötamine projekti heaks ning mille alusel arvestatakse töötaja töötasu projekti kuludesse; projekti kalkuleeritava tunnitasu arvestamise alused peavad olema selged ja põhinema osalise tööaja puhul põhitöökohal arvestataval palgal (ehk seda mitte ületama);

24. Tööjõukulud (staff ) raamatupidamislikud algdokumendid (palgalehed, palgalipikud allkirjastatult); tööajatabelites kajastatud tööde tõendid (väljatrükid, trükised, viited, failid, lingid), mis võib saata e-posti teel või eraldi CD-l kui tegemist suuremahuliste dokumentidega; töötasu ning maksude väljamaksmist tõendavad dokumendid.

25. Üldkulud(administration) Antud kulureal võib kajastada otseseid (kontori üür, telefon, dokumentide paljunduskulud jms) ja proportsionaalselt arvestatud (projekti tegevustega seotud üldkulusid, mis tuginevad tegelikele kulutustele vastavalt õigustatud, ausale ja õiguslikule viisile) igakuiseid asutuse üldkulusid. Antud kulud on projektist abikõlblikud vaid juhul, kui nad on ka tegelikult makstud. NB! Organisatsiooni juhtimiskulud abikõlblikud ei ole!

26. Proportsionaalsete üldkulude deklareerimisel tuleb reeglina esitada: selge kalkulatsioon, milles on näha, kuidas deklareeritud summad aruandesse saadud. Dokumendi allkirjastab selle koostaja (raamatupidaja, finantsjuht) asutusele esitatud üldkulude arved arvete maksmist tõendavad dokumendid

27. Meelespidamiseks Võlaõiguslike lepingute (töövõtuleping, käsundusleping jm) puhul üldkulusid arvutada ei saa (Sisseostetud teenused). Välisekspertide teenuste osutamisega seotud üldkulud tuleb lisada eelarveritta – Sisseostetud teenused. Kontorimööbli, arvutite ja muu kontoritehnika ostmisega seotud kulud tuleb lisada Varustus kulureale. Amortisatsiooni üldkulude real deklareerida ei saa Projekti raames ostetud kontoritarbed tuleks soovitavalt osta teistest kontoritarvetest eraldi. Proportsionaalselt arvutatud üldkulud peavad olema raamatupidamises projektipõhiselt eristatud!

28. Sisseostetud teenused (external expertise and services) lepingute (sh töövõtu- ja käsunduslepingute) ja/või arvete alusel tasutud kulud keelatud on partnerite omavaheline teenuste osutamine ja kaupade ostmine või võlaõigusliku lepingu sõlmimine isikuga, kes on projektiga juba töölepingu alusel seotud teenuse osutamiseks sõlmitud lepingutes peab kajastuma muuhulgas teenuse kirjeldus ning projekti nimi. Arvetel on nõutav teenuse detailsem kirjeldus, soovitatavalt ka programmi/projekti nimi.

29. Sisseostetud teenused Sisseostetud projekti koordinaator või finantsjuht Kodulehe disain ja hooldus Kirjateosed, väljaanded ja trükised reklaamimaterjalina (reklaamleht) Sisseostetud ürituste korraldaja Koosoleku ruumi rent ja toitlustus Tõlgendamine/tõlkimine Uuringud Välisesinejad, välisosaleja projekti koosolekul või sündmusel, kui nende panus projektile on selgelt demonstreeritav ja kulu on tasutud partneri poolt, kes ametlikult Taotlusvormis kirjas.

30. Sisseostetud teenused Eksperdi tasustamise aluseks on töövõtuleping/käsundusleping ja/või arve, mis sisaldab reisikulusid, majutust, toitlustamist. Päevaraha võlaõigusliku lepingu alusel teenuse osutajale maksta ei saa, ka ei saa projektikuludesse üldkulusid kalkuleerida eksperdile määratud ruumide jms põhjal.

31. Sisseostetud teenused Üritused Reklaam Logod, lipp

32. Sisseostetud teenused Esitatavad dokumendid: koosolekute ajatabel hinnapakkumised, otsuseprotokollid hinnapakkumiste osas otsuste tegemise kohta; lepingud; tööde üleandmis-vastuvõtmisaktid; maksmise aluseks olevad arved; tööde tõendid - väljatrükid / trükised / viited / failid maksmist tõendavad dokumendid; kui on korraldatud riigihange, siis aruanne

33. tööde tõendid - väljatrükid / trükised / viited / failid / lingid (võib saata ka e-posti teel või eraldi CD-l, eriti suure mahuga dokumentide puhul); maksmist tõendavad dokumendid; kui on korraldatud riigihange, siis info ja viited riigihangete registrile (numbrid, väljatrükid) ning dokumendid Sisseostetud teenused

34. SÕIDU- JA MAJUTUSKULUDainult töölepinguga/ametisse nimetamise käskkirjaga töötajad

35. PÄEVARAHA HÜVITAMINE Abikõlblik on päevaraha: välislähetuse korral kuni 500 krooni päevas Projekti tegevustega seotud päevarahasid saab maksta vaid töölepingu või avaliku teenistuse seaduse alusel töötavale inimesele Töövõtu-või käsunduslepingu alusel töötava inimesele ei saa maksta päevaraha. Majutuskulude piirmäärad: Riigisisesel lähetusel kuni 1200 krooni ööpäevas Välislähetusel kuni 2000 krooni ööpäevas

36. Sõidu-ja majutuskulude ning sealhulgas ka päevarahade deklareerimise aluseks on: koopia korrektselt vormistatud asutuse juhi korraldusest/käskkirjast Selles selgub: lähetatava ees- ja perekonnanimi; koosoleku/ürituse nimi; lähetuse periood.

37. isikliku sõiduauto kasutamine projektisõitudeks. Esitada: koopia asutuse sisesest korrast sõidu km hinna hüvitamise kohta (mõistlik hind) koopia sõidupäevikust koopia autojuhi loast isikliku auto tehnilise passi koopia auto kasutamise korral koopia auto kasutamise volikirjast

38. asutuse auto kasutamine projektisõitudeks toimub: kütusetšekkide või -arvete alusel mõistlikus tavapärases koguses tšekid peaksid pärinema võimalusel sõiduga samast päevast või sellele vahetult eelnenud või järgnenud päevast ning olema raamatupidamislikult korrektselt vormistatud

39. Lähetuskulude dokumenteerimine SiM-le esitatavas aruandes! koopia lähetuskorraldusest / -otsusest / -käskkirjast; lähetusaruanded (lisatud lendude pardakaardid jms piletid); isikliku sõiduauto kasutamise hüvitise maksmisel kinnitatud asutusesisene kord km hüvitamise kohta Alati peab pidama sõidupäevikut ning esitama sellest hiljem koopia, koopiat on vaja ka autojuhiloast, auto tehnilisest passist, vajadusel auto kasutamise volikirjast; asutuse auto kasutamisel kütusetšekid või –arved mõistlikus koguses; arved; maksmist tõendavad dokumendid

40. SEADMED - Kuni 5 % kogukuludest - deklareeritud ühtse summana (arve ja maksesooritusega tõendatud) läbi varustuse väärtuse vähenemise (depreciating) Proportsionaalne arvestus (Kui varustus ei ole ainult projekti kasutuses)

41. ALLPROJEKTID Esitada täielik aruandlus Kõik kulud lahti kirjutatud

42. Tänan tähelepanu eest! Kontakt: Valeri Kevlitš, tel. 612 51 26, valeri.kevlits@siseministeerium.ee INTERREG programmide järelevalve büroo Siseministeerium Regionaalarengu osakond Pikk 61, Tallinn 15065 http://www.siseministeerium.ee/interreg jarelevalve@siseministeerium.ee