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第四章 Excel2003 电子表格

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第四章 Excel2003 电子表格 - PowerPoint PPT Presentation


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第四章 Excel2003 电子表格. 授课要求. 目的与要求 掌握 Excel2003 电子表格制作的基本过程和数据分析、管理的基本方法。 重点与难点 数据的输入、公式和函数的使用、用图表显示数据、数据的分析和管理 授课内容: 工作簿(工作表)的创建和编辑、工作表的格式化、公式和函数的使用、用图表显示数据、数据的分析和管理以及报表的打印. 本章目录. 1. Excel 2003 简介. 2. Excel 2003 的基本操作. 3. 格式化工作表. 4. 公式和函数的使用. 5. 用图表显示数据. 6. 数据的分析和管理. 7. 打印.

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Presentation Transcript
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授课要求
  • 目的与要求
    • 掌握Excel2003电子表格制作的基本过程和数据分析、管理的基本方法。
  • 重点与难点
    • 数据的输入、公式和函数的使用、用图表显示数据、数据的分析和管理
  • 授课内容:
    • 工作簿(工作表)的创建和编辑、工作表的格式化、公式和函数的使用、用图表显示数据、数据的分析和管理以及报表的打印
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本章目录

1. Excel 2003简介

2. Excel 2003的基本操作

3. 格式化工作表

4. 公式和函数的使用

5. 用图表显示数据

6. 数据的分析和管理

7. 打印

8. 案例

4 1 excel 2003
4.1 Excel 2003简介
  • 4.1.1 Excel2003功能与特点
    • 三大功能:
      • 电子表格中的数据处理
        • 在电子表格中允许输入多种类型的数据,可以对数据进行编辑、格式化,利用公式和函数对数据进行复杂的数学分析及报表统计。
      • 制作图表
        • 可以将表格中的数据以图形方式显示。Excel 2003提供了十几种图表类型,供用户选择使用,以便直观地分析和观察数据的变化及变化趋势。
      • 数据库管理方式
        • Excel 2003能够以数据库管理方式管理表格数据,对表格中的数据进行排序、检索、筛选、汇总,并可以与其他数据库软件交换数据,如FoxPro等。
4 1 excel 20031
4.1 Excel 2003简介
  • 4.1.1 Excel2003功能与特点
    • 新增功能:
      • 列表功能
      • 增强的统计函数
      • XML 支持
      • 智能文档
      • 信息权限管理
      • 并排比较工作簿
      • 其他新增功能
4 1 2 excel 2003
4.1.2 Excel 2003 启动与退出
  • 启动 Excel 2003
    • 单击“开始”按钮,从“程序”菜单中选择“Microsoft Office”文件夹,从中选择“Microsoft Excel 2003”选项。
    • 如果在桌面上设置了 Excel 2003 快捷方式,单击其图标启动。
    • 打开资源管理器,访问“C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11”文件夹,双击 EXCEL.EXE 文件。
    • 选择任意 Excel 文件,双击后系统就会自动启动 Excel,同时自动加载该文件。
4 1 2 excel 20031
4.1.2 Excel 2003 启动与退出
  • 退出 Excel 2003
    • 选择“文件”|“退出”命令。
    • 单击 Excel 2003窗口右上角的关闭按钮。
    • 双击 Excel 2003窗口左上角的图标。
    • 按 Alt+F4 组合键。
    • 注:执行退出 Excel 的命令后,如果当前制作中的工作表没有存盘,则弹出一个保存文稿的提示对话框。单击“否”按钮,将忽略对工作表的修改,然后退出Excel。
4 1 3 excel 2003

格式工具栏

常用工具栏

名称框

编辑栏

全选按钮

行号

列号

工作表

任务窗格

标签滚动按钮

工作表标签

4.1.3 Excel 2003工作界面
4 1 4 excel 2003
4.1.4 Excel 2003基本概念
  • 工作簿
    • 工作簿即 Excel 中用来存储和处理数据的文件,扩展名为.xls。每个工作簿可以包含一个或多个工作表,并且最多可以包含 255 个工作表。
  • 工作表
    • 工作表又称为电子表格。工作表是由单元格组成的,每一张工作表由 256×65536个单元格组成的每张工作表都有一个相应的工作表标签,工作表标签上显示的就是该工作表的名称。
  • 单元格
    • 单元格是工作表中的最基本单位,是行和列交叉处形成的白色长方格。纵向的称为列,列标用字母 A 到 IV 表示,共 256 列;横向的称为行,行号用数字1到65536表示,共65536 行。单元格位置用列标和行号来表示。
4 2 excel2003
4.2 Excel2003基本操作
  • 4.2.1 选定单元格

(1) 活动单元格的选定

(2) 单元格区域的选定

      • 选定单元格区域
      • 选中整行整列单元格
      • 中工作表中所有的单元格。
4 2 2
4.2.2 数据的输入
  • 输入字符型数据
  • 字符型数据是指首字符为字母、汉字或其他符号组成的字符串,字符数可达32000多个,在单元格中默认是左对齐。
  • 只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间、逻辑值,则 Excel 一律将其视为文字。
  • 数字串作为字符型数据输入
    • 在输入项前面添加撇号或者是=”数字串” 如 ’62574832、=”100872”
4 2 21
4.2.2 数据的输入

(2) 输入数值型数据

  • 有效的数字可以包含下列字符:0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) / $ ¥ % . ,E e 等
  • 允许使用科学记数法。
  • 负数可用一对圆括号代替负号。
  • 加$或¥货币符号,计算时不受影响。
  • 纯小数可省略点前的0。允许加分节符。
  • 分数输入:以零开头,空格键,再输入分数。
  • 只保留15位数字精度
4 2 22
4.2.2 数据的输入

(3) 输入日期/时间型数据

  • 日期型数据的常用格式:年/月/日或年-月-日,可以省略年份
  • 插入当前系统日期:按Ctrl+ 分号。
  • 时间型数据的常用格式:小时分:秒
  • 插入当前系统时间:按Ctrl+Shift+ ;(分号)
  • Excel 支持 24 小时制与 12 小时制
    • 可以用“A、a、am、P、p、pm”
    • 时间与字母之间必须加上一个空格,否则系统将识别其为文本。如未加上字母后缀,系统将使用 24 小时制显示时间。
4 2 23
4.2.2 数据的输入
  • (4) 输入逻辑值型数据
    • 可以直接输入逻辑值TRUE(真)或FALSE(假)。
    • 数据之间进行比较运算时,Excel判断之后,在单元格中自动产生的运算结果TRUE或FALSE
    • 居中显示
4 2 24
4.2.2 数据的输入
  • (5) 输入批注信息
    • 选定某单元格,单击“插入”菜单的“批注”命令,在系统弹出的批注编辑框中输入批注信息,然后单击编辑框外某一点表示确定。
    • 一旦单元格中存有批注信息,其右上角会出现一个红色的三角形标记,当鼠标指针指向该单元格时就会显示这些批注信息。
    • 如果单击鼠标右键,在出现的快捷菜单中可以选择“编辑批注”、“删除批注”、“隐藏批注” 或“显示批注”。
4 2 25
4.2.2 数据的输入
  • 记忆式输入
  • 起始字符与该列已有的输入项相符,Excel 可以自动填写其余的字符。
    • 接受,请按 Enter 键;
    • 不想采用,则可以继续输入;
    • 要删除,按 BackSpace 键;
    • 从输入项列表中选择,右击单元格, “选择列表”命令。
  • 如果不需要这项功能也可以关闭它。
    • 选择“工具”|“选项”命令,在弹出的“选项”对话框中切换至“编辑”选项卡,清除“记忆式键入”复选框。
4 2 26
4.2.2 数据的输入
  • (2) 多单元格同时输入
    • 先按住 Ctrl 键选定任意不相邻单元格,输入数据后再按下 Ctrl + Enter。
  • (3) 同时在多张工作表中输入相同的数据
    • 使用 Shift 键或 Ctrl 键选定一组工作表。
    • 在任意一张选定的工作表中选择需要输入数据的单元格或单元格区域,输入或编辑相应的数据。然后按 Enter 键或 Tab 键。
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4.2.2 数据的输入
  • (4) 自动设置小数点或尾随零的数字
    • 在“工具”菜单上,单击“选项”命令,在弹出的“选项”对话框中再单击“编辑”选项卡。在“编辑”选项卡中选中“自动设置小数点”复选框。
    • 例如,如果在“位数”框中输入 2,然后在单元格中键入 2834,则其值为 28.34。如果在“位数”框中输入-3,然后在单元格中键入 283,则其值为 283000。但在开启“自动设置小数点”功能之前输入的数字不受此影响。
4 2 3
4.2.3 填充序列
  • 为数值型数据建立等比、等差序列
    • 首先在相邻的两个单元格中输入数字或日期或时间并选定
    • 将鼠标指针移到所选区域的右下角填充柄位置
    • 鼠标指针变成黑色十字形状
    • 沿两个单元格排列方向拖动鼠标
  • 为日期型和时间型数据建立等差序列
  • 直接使用系统提供的文本序列,还允许自定义文字序列。
    • Excel内置了一些常用的文本序列。如星期、月份等。
    • 可以添加或删除自定义的序列,但系统中已有的序列不能删除。详见“工具”菜单的“选项”命令,
4 2 4
4.2.4 工作簿的基本操作
  • 新建工作簿
  • 打开工作簿
  • 保存工作簿
  • 关闭工作簿
4 2 41
4.2.4 工作表的基本操作
  • 1. 设置工作表数
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2. 选定工作表
  • (1) 单个工作表的选定
    • 用鼠标左键单击标签栏中的工作表标签。
    • 可使用工作表标签滚动按钮进行前后翻页,或翻到第一页或最后一页
    • 被选定的工作表标签背景为白色,未被选定的工作表标签背景为灰色。
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2. 选定工作表
  • (2) 选定多个工作表
    • 按住Shift键不放,选定连续多个工作表。
    • 先按住Ctrl键不放,再用鼠标单击工作表标签,可选定非连续的多个工作表标签。
    • 取消多个工作表的选定可以用鼠标左键单击未被选定的工作表标签
    • 选定多个工作表之后,如果在被选定的任一工作表中的单元格输入或编辑数据,将在所有被选定的工作表的相应单元格中产生相同的结果。
4 2 42
4.2.4 工作表的基本操作
  • 3. 插入工作表
  • 4. 删除工作表
  • 5. 移动工作表

(1) 工作簿内部的移动

(2) 工作簿之间的移动

  • 6. 复制工作表
  • 7. 工作表更名
    • 用鼠标双击某工作表标签
  • 8. 分割工作表
    • 拖动分割框到自己满意的位置,释放鼠标
    • 执行“窗口”菜单中的“拆分窗口”命令
4 2 6
4.2.6 单元格的基本操作
  • 单元格的移动和复制
  • 单元格删除和插入

(1) 删除单元格

(2)清除单元格

(3) 插入单元格

3. 删除与插入行和列

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4.3 格式化工作表
  • 修改行列间距
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4.4 公式和函数的使用
  • 公式的使用
    • 公式与运算符
      • 一个或多个运算符连接运算量而形成的式子叫公式。
      • 运算符:运算所用到的符号叫运算符,常用的运算符有算术运算符、比较运算符和字符串运算符。
      • 运算量:常量、单元格地址、单元格区域、函数等都可以作为运算量。公式中可以使用圆括号,并允许圆括号嵌套,计算顺序是先内层后外层。
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常用运算符

(1) 算术运算符

  • 算术运算符包括:+加、- 减、* 乘、/ 除、∧乘幂、% 百分比。
  • 其运算结果为数值型。
  • 如A1单元格中输入=48+7*3-36/2+4∧2,确认后,在A1单元格中只显示67。
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常用运算符
  • (2) 字符串运算符
  • 字符串运算符也称字符串连接符,用&表示。它用于将2个及2个以上的字符型数据按顺序连接在一起组成一个字符串数据。如A1单元格输入的是“计算机”,A2单元格是“应用”,A3单元格是“基础”,若在A4单元格输入=A1&A2&A3,A4单元格中的结果就是“计算机应用基础”,其结果仍是字符型数据。
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常用运算符

(3) 比较运算符

  • 比较运算符包括:< 小于、<= 小于或等于、= 等于、>= 大于或等于、> 大于、<> 不等于。如=24<32、=45>87,其结果是逻辑值,TRUE或FALSE。

(4) 引用运算符

  • 引用运算符也称区域运算符,用冒号表示。它实际是两个地址之间的分隔符,表示地址的引用范围。如A1:B3,它表示以A1为左上角,B3为右下角所围城的矩形的单元格区域。
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2. 公式的复制

(1) 相对地址

  • 相对地址是用列号和行号直接表示的地址。如A1、B6、H30等。
  • 如果把某个单元格中的公式移到另一个单元格时,在原单元格内公式中的地址在新单元格中保持不变。
  • 如果复制单元格中的公式,在复制的新单元格中,公式中的地址将作相应的变化。
    • 如C1单元格的公式是=A1+B2,如果把C1单元格公式移到C2,C2单元格公式仍是=A1+B2。
    • 若把C1单元格公式复制到C2,C2单元格中的公式会变成=A2+B3。这是由于把C1单元格公式复制到C2单元格的过程中,行号加了1,由此引起公式中的行号也自动加1。若将C1单元格公式复制到E5单元格,E5单元格中的公式就是=C5+D6,列号与行号分别在原来的基础上加了C1至E5的差值。
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公式的复制

(2) 绝对地址

  • 在列号或行号前加$符号的地址称绝对地址
  • 它的最大特点是在操作过程中公式中的地址始终保持不变

(3) 混合引用:如$A3,$A3:B$3。

(4) 跨工作表的地址表示

  • 被引用的工作表名和一个惊叹号,工作表的单元格地址。
  • 如当前工作表A3单元格输入公式=A1+Sheet2!A2
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3. 输入公式
  • 公式可直接在单元格中或在编辑栏中输入
  • 在公式中如需使用函数,可单击编辑栏左端框旁的向下箭头,从弹出的常用函数列表中选定所需要的函数。
  • 如果常用函数列表中没有所需要的函数,可单击“其他函数”项,屏幕弹出“插入函数”对话框,再从中选择所需要的函数。
  • 输入数组公式与输入单值公式方法基本相同。
    • 首先单击待输入公式的单元格,如要求给出多个结果需单击待输入公式的单元格区域;
    • 然后输入公式,系统将自动为公式加上大括号 { };
    • 最后按 Ctrl + Shift + Enter 组合键结束操作,计算结果即显示在选定的单元格内。
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5. 公式插入时的出错提示
  • 错误值的涵义

#####! 输入或计算结果的数值太长,单元格容纳不下。

# VALUE! 使用了错误的参数,或运算对象的类型不对。

# DIV / 0! 公式中除数为 0,或引用了空单元格,或引用了包含 0 值的单元格。

# NAME? 公式中使用了不能识别的单元格名称。

# N /A 公式或函数中没有可用的数值。

# REF! 单元格引用无效。

# NUM! 公式或函数中某一数字有问题。

# NULL! 对两个不相交的单元格区域引用使用了交叉引用运算符(空格)。

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5. 公式插入时的出错提示
  • 常见的错误
    • 圆括号()未成对出现,二者缺一。
    • 引用单元格区域使用了不正确的运算符,应使用冒号(:) 。
    • 缺少必选的参数,或输入了多余的参数。
    • 在函数中使用嵌套函数不符合要求。
    • 引用工作簿或工作表的名称中含有非字母字符,但未加单引号。
    • 外部引用缺少工作簿名称和路径。
    • 公式中输入数字不应加格式,如$1,000,应输入 1000,不应带货币符号和千分位点。
4 4 2
4.4.2 函数的使用
  • Excel 函数即是预先定义,执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式
    • 数据库函数:用于对存储在列表或数据库中的数据进行分析。
    • 日期与时间函数:在公式中分析和处理日期值和时间值。
    • 工程函数:对数值进行各种工程上的运算和分析。
    • 财务函数:对数值进行各种财物的运算。
    • 信息函数:用于确定保存在单元格的输入类型。
    • 逻辑函数:用于进行真假值判断或者进行复核检查。
    • 查找和引用函数:对指定的单元格、单元格区域返回各项信息或运算结果。
    • 数学和三角函数:处理各种数学运算。
    • 统计函数:对数值进行统计和分析。
    • 文本和数据函数:对文字串和数字进行各种运算和操作。
    • 外部函数:使用加载项提供自定义命令或自定义功能的补充程序
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2. 函数参数
  • 常量
  • 逻辑值
  • 数组
  • 错误值
  • 单元格引用
  • 嵌套函数
  • 名称和标志
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3. 函数的输入

(1)手工输入函数

(2)使用“插入函数”输入

(3)在公式中输入函数

公式“=B2-B5/(SUM(C4:D6)*24)+86”

1)在编辑栏中键入“=B2-B5/(”。

2)单击编辑栏中“插入函数”按钮,在弹出的对话框中选择函数SUM,然后在number1框中输入C4:D6或在工作表中选取该区域,最后单击“确定”按钮。这是我们会发现编辑栏中的公式已变成“=B2-B5/(SUM(C4:D6)”。

3)在该公式后键入“*24)+86”,最后按下回车键即可。

4 4 3
4.4.3 常用函数
  • 求和函数SUM()
  • 平均值函数AVERAGE()
  • 最大值函数MAX()、最小值函数MIN()
  • 条件函数IF()
  • 例如:IF(A1>A3,10%,20%)如果A1>A3,得到的是10%,如果A1<A3得到的是20%。
  • 逻辑与函数AND()
  • 逻辑或函数OR()
  • 计数值函数COUNT()
  • 在Excel中有300多个函数,这些函数的使用大家可以参阅Excel的帮助信息。利用帮助信息了解函数的详细用法。
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4.5 用图表显示数据
  • 4.5.1 图表的基本概念
  • 1. 图表的相关术语
    • 数据标志:图表中的条形、面积、圆点、扇面或其他符号,代表源于数据表单元格的单个数据点或值。图表中的相关数据标志构成了数据系列。
    • 数据系列:在图表中绘制的相关数据点,这些数据源自数据表的行或列。图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案并且在图表的图例中表示。可以在图表中绘制一个或多个数据系列。饼图只有一个数据系列。
    • 主要网格线:可添加到图表中以易于查看和计算数据的线条。网格线是坐标轴上刻度线的延伸,并穿过绘图区。它标出了轴上的主要间距。用户可在图表上显示次要网格线,用以标出主要间距之间的间隔。
    • 分类名称:Excel将工作表数据中的行或列标题作为分类轴的名称使用。
    • 图表数据系列名称:Excel将工作表数据中的行或列标题作为系列名称使用。系列名称会出现在图表的图例中。
    • 图例:是一个方框,用于标识为图表中的数据系列或分类指定的图案或颜色。图表提示:当您将指针停留在某个图表项上时,会出现包含图表项名称的图表提示。
slide44
柱形图

条形图

折线图饼图

XY 散点图

面积图

圆环图

雷达图

曲面图

气泡图

股价图

圆锥图、圆柱图和棱锥图

2. 图表类型
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设置选定对象格式

图例

按行

向下斜排文字

图表对象

图表类型

数据表

按列

向上斜排文字

3. 图表工具栏
4 5 2
4.5.2 图表的创建
  • 1.准备工作
  • 2. 建立图表
  • 第一步骤:选择图表类型
  • 第二步骤:选择图表源数据
  • 第三步骤:图表选项
  • 第四步骤:图表位置
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4.7 打印
  • 4.7.1 页面设置
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4.8 应用案例
  • 制作学生成绩单报表
  • 步骤一:编辑电子表格
  • 步骤二:输入函数及公式进行计算
  • 步骤三:使用分类排序和公式进行排名次
  • 步骤四:设置单元格的格式
  • 步骤五:建立图表
  • 步骤六:预览和调整报表外观
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作业
  • Excel有哪些主要功能?
  • 简述Excel中工作薄、工作表、单元格的概念及相互之间的关系。
  • Excel数据有哪几种数据数据类型?分别如何输入?
  • 公式中单元格的引用有哪几种?并简述其实际意义。
  • 简述如何生成图表。
  • 简述Excel中有哪些数据分析和管理功能。