AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

1. Hernán Jiménez & Asociados AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD DOC027A (Versión 1.11 de Mayo de 2004)

2. HISTORIA DE LAS NORMAS ISO 9000 Requerimiento de Sistemas de Inspección Especificación de los Sistemas de Calidad. MIL-I-45208 1940EJERCITO AMERICANO MIL-Q-9858 1947-1960 OTAN AQAP1Especificación del Sistema de Calidad 1960-1970 GRAN BRETAÑA Normas de Calidad BS - 4891 / 5179 ISO - 9000 1987 SUIZA BS- 5750 I979 HJ & ASOC

3. ISO : INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION ISO/TC 176 GESTION Y ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD SC 1 VOCABULARIO SC 2 SISTEMAS DE CALIDAD SC 3 TECNOLOGIAS DE APOYO NP : NEW PROPOSAL WD : WORKING DRAFT CD : COMMITTEE DRAFT DIS : DRAFT INTERNATIONAL STANDARD HJ & ASOC

4. ISO 9001:2000 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MEJORAMIENTO CONTINUO Responsabilidad Gerencial C l i e n t e C l i e n t e 5 S a t i s f a c c i ó n R e q u i s i t o s Medición. análisis, mejoramiento Administración de Recursos 6 8 7 Ejecución del Producto (y/o Servicio) Salidas Entradas Producto/ Servicio Sistema de Gestión de Calidad HJ & ASOC

5. ESTRUCTURA DE LAS REFERENCIAS NORMATIVAS RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACION Y EL ASEGURAMIENTO DE CALIDAD VOCABULARIO ISO 9000 GUIAS TECNICAS B A ASEGURAMIENTO 9001 ADMINISTRACION 9004 APOYO 10005 10006 10007 19011 10013 10014 10015 VOZ DEL CLIENTE VOZ DE LA ORGANIZACION HJ & ASOC

6. DEFINICIONES DE LA NORMA NTC-ISO 8402 AUDITORIA DE CALIDAD Un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la calidad cumplen disposiciones preestablecidas, y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos. AUDITOR DE CALIDAD Una persona calificada para efectuar auditorias de calidad. EVIDENCIA OBJETIVA Información cuya veracidad se puede demostrar, con base en hechos obtenidos a través de la observación, medición,el ensayo u otros medios. HJ & ASOC

7. CLASESDE AUDITORIA • PRIMERA PARTE • SEGUNDA PARTE • TERCERA PARTE • INTERNA • EXTERNA • SUFICIENCIA • CUMPLIMIENTO • PRODUCTO/ PROCESO/PROYECTO ¿Quien ? ¿Qué se audita? HJ & ASOC

8. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA CONFORMIDAD • Determinar la o no de los elementos del • sistema de calidad con requisitos especificados. • Determinar la EFICACIA del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. • Proporcionar al auditado una oportunidad para MEJORAR su sistema de calidad. HJ & ASOC

9. ETAPAS DE LA AUDITORIA Establezca fecha y tiempo. Sitio / Area Preparación 1 Informe al Gerente Sepa que hace el área. Presente los hechos Reunión de Cierre Plan de auditoria Lista de verificación Auditoria de Suficiencia Reporte Reunión de apertura Manual Procedimientos Seguimiento Registros Realización de la Auditoria Auditoria de Cumplimiento Levante NC. SI Levante el RNC. RNC ? Fin Acuerde los hechos NO Acción correctiva 1 HJ & ASOC

10. RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR • Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas. • Documentar las observaciones. • Informar los resultados. • Verificar la eficacia de las acciones correctivas (pactado). • Conservar y salvaguardar la documentación de la auditoria. • Cooperar y apoyar al auditor líder. HJ & ASOC

11. Responsabilidad del AUDITOR LIDER • Responsable por todas las etapasde la auditoria. • Ayudar en la selecciónde otros miembros. • Preparar el plan de auditoria. • Representar el equipo frente a la gerencia. • NC basadas en evidencias objetivasy sólidas. • Reuniones de enlace se realicen regularmente. • Presentarel informe de auditoria. HJ & ASOC

12. Preparación individual del auditor • Lea los procedimientos con anticipación. • Determine donde se realizan inspecciones. • Utilice listas de verificación. • Conozca la responsabilidad y posición de las personas auditadas. • Sepa que pistas puede seguir. HJ & ASOC

13. PLAN DE AUDITORIA • Objetivos y alcance. • Documento de referencia. • Areas que serán auditadas. • Personas que serán entrevistadas. • Relación de los miembros del grupo de auditores. • Fecha y lugar. • Hora y duración esperada para cada actividad principal. • Programación de reuniones por realizar con la gerencia. • Requisitos de confidencialidad. • Distribución del informe y fecha esperada de la publicación. • Asignaciones del equipo auditor. • Elaboración y preparación de los documentos de trabajo HJ & ASOC

14. REUNION DE APERTURA • Presentar miembros a la directiva. • Revisar alcance y objetivos. • Métodos utilizados en la auditoria. • Conductos oficiales de comunicación. • Necesidad de recursos especiales. • Explicar NC , como se reportan y califican (mayor /menor). • Hora y fecha de reunión de cierre y otras. • Aclaraciones. HJ & ASOC

15. ENFOQUE DE LA AUDITORIA • Haga sentir cómodo al auditado • Sea amigable. • Explique el propósito de la auditoria. • Evite preguntas cuya respuesta sea SI o NO. LOS 7 AMIGOS DEL AUDITOR ¿Qué? ¿Como? ¿Por qué?¿Muestreme? ¿Donde? ¿Quien? ¿Cuando? HJ & ASOC

16. EJECUTANDO LA AUDITORIA • Haga un muestreo de actividades,no se centre en una. • Busque evidencia observando lo que ocurre y revisando registros. • Haga anotaciones completas. • Escuche las explicaciones del auditado. • Anote y confirmelas más adelante si es procedente.No de la impresión de que no cree. • Escriba los detalles : procedimientos, registros, ordenes ,lotes,ect. • Auditoria abierta y amigable resultará en un acuerdo de que el problema existe. • Verifique si la NC es o no puntual. HJ & ASOC

17. REPORTE DE DISCREPANCIAS. • Cada N.C.debe tener un reporte separado. • Reporte debe contener 3 ítems : • Descripción completa y precisa de lo observado. • Referencia a la cláusula del estandard/ documento de calidad de la organización. • Explicación de los requisitos de la cláusula / documento. • Las discrepancias deben atribuirse solamente a una cláusula de la norma, la más aplicable. • En ocasiones , la única referencia es la documentación de la organización. HJ & ASOC

18. PREPARACION Cada uno relata sus hallazgos. El equipo evalúa y revisa los hallazgos. Se define si son NC y su clase. Se prepara un borrador del reporte final. REUNION DE CIERRE Agradecimientos. Resumen del alcance. Objetivo y método usado. No todas las NC se pueden descubrir. Preguntas y discusiones al final. Presentación de las NC por el equipo.Hechos solamente. Resumen general por el A.Líder. Invitación a discutir cualquier punto. Acuerdo de las fechas para terminación de las acciones correctivas LA REUNION DE CIERRE DIRIGIDA POR EL AUDITOR LIDER HJ & ASOC

19. INFORME FINAL DE LA AUDITORIA Listos al terminar la auditoria o muy cerca. • Alcance y objetivos. • Fechas e identificación de la organización. • Detalles del plan de auditoria,miembros y entrevistas. • Documentos de referencia : norma,manual de calidad,ect. • Relación de las no conformidades encontradas. • Análisis de las fortalezas del sistema. • Capacidad del sistema para lograr los objetivos de calidad definidos. • Lista de distribución. Detalles y NC aceptadas por las partes involucradas Precisos,soportados y referencias precisas. HJ & ASOC

20. SEGUIMIENTO VERIFIQUE LA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS DESPUÉS DE LA FECHA ESTABLECIDA NO SI ESTABLEZCA UNA NUEVA FECHA SI VERIFIQUE DE NUEVO CIERRE LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD NO ESCALE HJ & ASOC

21. TALLER AUDITORIA • SELECCIONE AUDITORES • FORME AUDITORES • CALIFIQUE Y DECLARE COMPETENTES A LOS AUDITORES • PLANEE LA AUDITORIA • EJECUTE AUDITORIA • HAGA SEGUIMIENTO • PREPARE INFORME AL DIRECCION. HJ & ASOC

22. CALIFICACIÓN DE AUDITORES19011 EDUCACION • Estudios secundarios. • Habilidad para expresar conceptos e ideas. SER EXACTO Y CONCRETO FORMACION • Conocimiento de la norma y : • Técnicas de examen indagación,evaluación e informes. • Competencia demostrada. EXPERIENCIA • Trabajo 4 años en el sector 2 años. • Antes de ser auditor: 4 auditorias. HABILIDADES • Mente abierta,buen criterio,aptitudes analíticas y tenacidad.Maneja situaciones difíciles.No es conflictivo. • Persistente • Gran capacidad de lectura SE DEBE REVISAR SU DESEMPEÑO CADA 2 AÑOS. HJ & ASOC

23. ADMINISTRACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA SEGUIMIENTO/ MTO. DEL DESEMPEÑO • Evaluación del desempeño : observaciones de auditoria, ect. • Consistencia entre los auditores : • Talleres de entrenamiento. • Revisión de informes de auditoria. • Rotación de auditores entre equipos. • Entrenamiento. • Controlar necesidades y actuar. FACTORES OPERACIONALES • Recursos. • Planificación y programación de auditorias. • Formatos formalizados. • Confidencialidad. APTITUDES DE LOS AUDITORES HJ & ASOC

24. APLICACIÓN PRACTICA • ELABORE LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES • SELECCIONE AUDITORES • CALIFIQUE AUDITORES • TALLER DE COMPETENCIA • LLEVE A CABO LAS 4 AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD DURANTE AL AÑO. • SEA JUSTO, EXACTO Y EXIGENTE. HJ & ASOC