Pokyny pro poskytovatele sociálních služeb

1. Pokyny pro poskytovatele sociálních služeb Individuální projekt Podpora sociálních služeb v Plzeňském kraji – 2. etapa

2. Obsah • Základní informace o projektu • Pokyny k předkládání monitorovacích zpráv • Zásady čerpání finančních prostředků • Publicita • Průběh kontroly plnění Smlouvy o zajištění sociálních služeb

3. Základní informace o projektu • Název Individuální projekt „Podpora sociálních služeb v Plzeňském kraji – 2. etapa“ • Realizátor projektu Plzeňský kraj • Registrační číslo CZ.1.04/3.1.00/05.00074 • Realizace projektu 1.1.2014 – 31. 12. 2014 (resp. 1.4. 2013 – 31. 3. 2015 administrativní část projektu) • Finanční dotace – 40 148 250 Kč (85 % ESF + 15 % SR ČR)

4. Pokyny k předkládání monitorovacích zpráv • druhy monitorovacích zpráv (dále jen MZ) • průběžná MZ – předkládaná v průběhu trvání financování projektu, vždy do 10. dne následujícího kalendářního měsíce po uplynulém sledovaném období • závěrečná MZ – je předložena po ukončení financování projektu – do 31. 1. 2015 • termíny předložení jednotlivých monitorovacích zpráv jsou uvedeny ve Smlouvě o zajištění sociálních služeb

5. Pokyny k vyplnění MZ • MZ je přílohou č. 4 Smlouvy o zajištění sociálních služeb • Poskytovatelé soc. služeb vyplňují MZ dle přílohy č. 4 Smlouvy o zajištění sociálních služeb. Při předkládání MZ za jednotlivá období se uvádí pouze změny, ke kterým došlo oproti předchozím obdobím. V závěrečné MZ se poté uvádí celkové shrnutí období realizace sociální služby v rámci projektu • MONITOROVACÍ ZPRÁVY S PŘÍLOHAMI BUDOU POSKYTOVATELŮM SOCIÁLNÍCH SLUŽEB ROZDÁNY NA USB flash discích A ZÁROVEŇ BUDOU ZVEŘEJNĚNY NA STRÁNKÁCH PLZEŇSKÉHO KRAJE (sekce Sociální věci → Sociální služby → Individuální projekt Podpora sociálních služeb v PK – 2. etapa)

6. Jednotlivé části MZ • Údaje o MZ a poskytovateli sociálních služeb • tyto údaje musí být v souladu s registrem poskytovatelů sociálních služeb a s údaji uvedené ve Smlouvě o zajištění sociálních služeb

7. Věcná část MZ • Realizované činnosti • popište, jakým způsobem jste realizovali poskytování soc. služby za dané monitorovací období • Publicita • zde uvedete jakým způsobem jste publicitu realizovali. V případě tvorby letáku aj. propagačních materiálů hrazených z tohoto projektu, doložte kopii těchto materiálů • o publicitě více v přednášce kolegyně Mgr. Vlasty Petrové • Horizontální témata • horizontální témata – příručka D3 Horizontální témata OP LZZ • povinnost

8. Problémy při realizaci činnosti • zde popíšete problémy, které vznikly, při realizaci poskytování soc. služby a měly vliv na plnění cílů této služby • může se jednat např. o změnu pracovních pozic, úvazků • havárie jako (prasklá vodovodní trubka), zpožděné fakturace apod. • zde uvádějte veškeré změny vyplývající ze smlouvy • Výběrová řízení • zde se může jednat o výběrové řízení na dodání hygienických potřeb apod.

9. Veřejná podpora • pro daný projekt není relevantní • Kontroly • uvádějte kontroly provedené i jinými orgány např. MPSV, územní finanční orgány, Ministerstvo financí, Nejvyšší kontrolní úřad, Evropská komise a Evropský účetní dvůr, inspekce poskytování sociálních služeb • poskytovatel je povinen, nejen v MZ, bezodkladně informovat o všech provedených kontrolách ze strany jiných subjektů než objednavatelem – článek VII, bod 6 Smlouvy o zajištění sociálních služeb

10. Monitorovací indikátory • hodnota ukazatelů uvedená ve smlouvě v příloze č. 1 je ZÁVÁZNÁ • podpořená osoba je osoba, která využívá službu, se kterou se uzavřela smlouva dle zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů • KAŽDÁ OSOBA, KTERÁ VYUŽILA SLUŽBU, SE ZAPOČÍTÁVÁ POUZE JEDENKRÁT V RÁMCI JEDNOHO POSKYTOVATELE A JEDNOHO PROJEKTU V DANÉM KRAJI !!!!!! • v MZ budou v „tabulce dle skutečnosti“ vyplněna pole u plánované hodnoty: podpořené osoby celkem, u průběžné hodnoty se vyplní počet podpořených osob celkem, počet podpořených osob muži a počet podpořených osob ženy.

11. Finanční část • Finanční prostředky • zálohový způsob plateb • na základě zálohových faktur bude vyplacena záloha na dobu 3 měsíců dle příloha č. 1 bodu Smlouvy o zajištění sociálních služeb • zálohové faktury musí být předloženy do 10 dnů na začátku nového sledovacího období viz tabulka • vzhledem k tomu, že každý účetní doklad je poskytovatel povinen označit tak, aby bylo zřejmé, že se jedná o výdaj financovaný z Individuálního projektu „Podpora sociálních služeb v Plzeňském kraji – 2. etapa“ byla k tomuto účelu vyrobena razítka, která Vám budou na konci semináře vydány • doporučuje se poskytovateli mít stanoveno v interním dokumentu kolik procent bude hrazeno z projektu na danou službu • způsobilý výdaj je nezbytný k dosažení cílů realizovaného projektu a má přímou vazbu na tento projekt. • u Výše žádosti o platbu a čerpání způsobilých výdajů vyplňte pouze řádek A, B

12. Faktura a její náležitosti • kromě zákonem stanovených náležitostí pro daňový dokladů musí obsahovat také: • číslo smlouvy o zajištění sociálních služeb a datum jejího podpisu, číslo veřejné zakázky • předmět smlouvy, tj. text: Poskytování služby: název služby v Plzeňském kraji v rámci projektu „Podpora sociálních služeb v Plzeňském kraji – 2. etapa“ • označení banky a čísla účtu, na který má být poslána záloha – pokud dojde ke změně č.ú. je nutné o této skutečnosti neprodleně informovat objednavatele a předložit kopii o zřízení účtu • lhůtu splatnosti faktury – 30 kalendářních dnů od doručení • IČ objednavatele • jméno a vlastnoruční podpis osoby, která fakturu vystavila včetně kontaktního telefonu • jako příloha bude k faktuře přiložena monitorovací zpráva za dané období • další přílohou bude vyúčtování celkové faktury skutečných nákladů (příloha č. 7 smlouvy) – v této příloze uveďte do řádku Období vyúčtování - k jaké MZ se příloha vztahuje • dále v této příloze doplňte celkovou částku u první položky do sloupce Celková částka dokladu v Kč, poté do tohoto sloupce již nic nevyplňujete. • na danou fakturu prosím uvádějte k jaké MZ a monitorovacímu období se vztahuje

13. Monitorovací zpráva je přílohou zálohové faktury – výjimka je 1. zálohová faktura v lednu 2014

14. Zásady čerpání finančních prostředků • způsobilý výdaj je nezbytný k dosažení cílů realizovaného projektu a má přímou vazbu na tento projekt • V případě pochybnosti způsobilého výdaje musí poskytovatel na základě výzvy projektového manažera obhájit účelnost tohoto výdaje.

15. Způsobilé výdaje - Osobní náklady: • Výdaje na mzdy, platy – včetně odvodů sociálního a zdravotního pojištění, které hradí zaměstnavatel za své zaměstnance, a dalších osobních nákladů, které je zaměstnavatel za zaměstnance podle platných právních předpisů povinen odvádět. • Odměny zaměstnance jsou způsobilým výdajem za splnění mimořádného nebo zvlášť významného úkolu. Maximální částka pro poskytnutí odměny není stanovena. Součet poskytnutých odměn zaměstnance v daném kalendářním roce však nesmí překročit 20% jeho roční mzdy nebo platu, přičemž se zohledňuje délka a výše úvazku zaměstnance na poskytování dané sociální služby. • Náhradu za čerpanou dovolenou - musí být zaměstnanci poukázaná v době poskytování dané sociální služby, musí příslušet do období dle Smlouvy o zajištění sociálních služeb, dále je nutné zohlednit rozsah práce pro danou sociální službu (krácení dle úvazku). • Náhradu mzdy nebo platu (resp. poměrnou část) v případě překážek v práci, za které v souladu se zákoníkem práce přísluší zaměstnanci náhrada mzdy nebo platu hrazená zaměstnavatelem. • Náhradu mzdy nebo platu (resp. poměrnou část) za dny dočasné pracovní neschopnosti nebo nařízené karantény ve výši a trvání, ve kterém je povinen zaměstnavatel tuto náhradu mzdy nebo platu poskytovat podle platných právních předpisů. • Benefity pro zaměstnance pouze pokud jsou pro danou organizaci ze zákona povinné, např. odvod FKSP. U Penzijního připojištění odvod do FKSP, ale nikoliv příspěvek jednotlivému zaměstnanci (příspěvek na penzijní pojištění není povinným nákladem organizace).

16. Cestovné a provozní náklady • Výdaje na tuzemské pracovní cesty zahrnují jízdní výdaje, výdaje na ubytování, stravné a nutné vedlejší výdaje (např. parkovné, poplatky spojené s pracovní cestou aj.) zaměstnanců, kteří jsou přímo zapojeni do poskytování dané sociální služby. • Provozní náklady, které jsou nezbytné pro poskytování sociální služby a které jsou identifikovatelné, účetně evidované, ověřitelné, podložené originálními dokumenty a jejichž výše nepřesahuje obvyklou výši v daném místě a čase. • Nákup drobného dlouhodobého hmotného majetku s dobou použitelnosti více než 1 rok do povinné stanovené částky 40.000,- Kč. U PC nesmí přesáhnout částku 40.000,- Kč celá PC sestava, tj. počítač, monitor, klávesnice, myš a základní SW. • Nákup drobného dlouhodobého nehmotného majetku s dobou použitelnosti více než 1 rok do povinné stanovené částky 60.000,- Kč. • Operativní leasing na nájem vozidla, zařízení a vybavení je možný (předmět leasingu se vrací zpět po skončení smlouvy leasingové společnosti) za dodržení několika podmínek viz dokument Zásady čerpání finančních prostředků, který je přiložen na USB flash disku:

17. Odpisy a režijní výdaje • Odpisy vlastního dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, jehož využívání je nezbytné pro poskytování dané sociální služby a přímo souvisí s jejími cíli, jsou možné za splnění následujících podmínek: • k nákupu tohoto nemovitého majetku nebo zařízení nedošlo za přispění dotace z národních veřejných zdrojů nebo zdrojů EU • odpisy se vztahují výlučně na období poskytování dané sociální služby dle Smlouvy o zajištění sociálních služeb • za způsobilý výdaj je považován odpis max. do výše poměrné části ročních odpisů stanovené s přesností na měsíce či dny připadající na dobu poskytování dané sociální služby dle Smlouvy o zajištění sociálních služeb • odpisy se zaokrouhlují na celé koruny nahoru • Režijní výdaje – nájem kanceláře, nákup vody, paliv, energie, internet, úklid a údržba, potraviny v souvislosti se zajištěním základní činnosti (poskytnutí stravy nebo pomoc při zajištění stravy), čistící prostředky apod. • Režijní výdaje musí být prokazatelně doloženy a způsob výpočtu musí být zachován po celou dobu poskytování dané sociální služby dle Smlouvy o zajištění sociálních služeb včetně závěrečného vyúčtování. • Z výpočtu částky za nájem musí být zřejmý podíl skutečné roční výše nájemného poskytovatele, který je nárokován k proplacení v rámci poskytování dané sociální služby, a doba po kterou bude kancelář nebo část budovy pro poskytování dané sociální služby využívána. Výsledné způsobilé výdaje na nájemné, poplatky za nákup vody, paliv a energie, internet, úklid a údržbu by měly být stanoveny obdobně.

18. Administrativní výdaje a nákup služeb • Administrativní výdaje – provoz vozidla, spotřební zboží a provozní materiál, telefon, fax a poštovné: • součástí spotřebního materiálu mohou být takové položky, jako jsou např. poštovné, kancelářské potřeby a jiné výdaje, u kterých může poskytovatel prokázat, že jsou pro účelné poskytování dané sociální služby nezbytné. • Nákup služeb – právní a ekonomické služby, opravy a udržování, školení a kurzy v oblasti dalšího vzdělávání sociálních pracovníků a pracovníků v sociálních službách zaměřené na obnovení, upevnění a doplnění kvalifikace a v oblasti vzdělávání vedoucích pracovníků podle zákona o sociálních službách.

19. Nezpůsobilé výdaje • NEZPŮSOBILÉ VÝDAJE JSOU VÝDAJE, KTERÉ NEBYLY VYNALOŽENY V SOULADU S POSKYTOVÁNÍM DANÉ SOCIÁLNÍ SLUŽBY DLE SMLOUVY O ZAJIŠTĚNÍ SOCIÁLNÍCH SLUŽEB. Dále se jedná o výdaje, které nejsou přiměřené a nejsou vynaloženy v souladu s principem hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti nebo v souladu s evropskou nebo českou legislativou. Za nezpůsobilé výdaje jsou rovněž považovány výdaje, které nevznikly v období poskytování dané sociální služby dle uzavřené Smlouvy o zajištění sociálních služeb. Nezpůsobilé výdaje jsou: • náklady nesouvisející s poskytováním základních činností dané sociální služby • daň z přidané hodnoty s nárokem na odpočet • smluvní pokuty, úroky z prodlení, ostatní pokuty a penále, odpisy nedobytných pohledávek, úroky, kursové ztráty, dary, manka a škody, jiné ostatní náklady spadající pod účtovou skupinu 54 • pořízení (nákup vozidel, infrastruktury, nemovitostí a pozemků) nebo technické zhodnocení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku (dlouhodobým majetkem se rozumí majetek, jeho doba použitelnosti je delší než jeden rok a vstupní cena vyšší než 40.000,- Kč, dlouhodobým nehmotným majetkem se rozumí majetek, jeho doba použitelnosti je delší než jeden rok a pořizovací cena vyšší než 60.000,- Kč) • výdaje na zaměstnance, kteří se na poskytování dané sociální služby nepodílejí přímo • daně a poplatky - daň silniční, daň z nemovitostí, ostatní daně a poplatky • výdaje, které jsou součástí likvidace společnosti, nedobytné pohledávky a jiné • odstupné

20. ostatní sociální pojištění a ostatní sociální náklady na zaměstnance, ke kterým nejsou zaměstnavatelé povinni podle zvláštních právních předpisů (příspěvky na penzijní připojištění, životní pojištění, dary k životním jubileím a pracovním výročím, příspěvku na rekreaci apod.) • peněžitá pomoc v mateřství • finanční leasing (kdy organizace auto pořizuje na splátky a po uhrazení zůstává v majetku leasingové společnosti) • finanční dar • náklady na reprezentaci • náklady na činnost funkcionářů (např. odměny členů statutárních orgánů a dalších orgánů právnických osob, cestovní náhrady apod.) • členské poplatky/příspěvky v institucích/asociacích a jiné náklady spadající pod účtovou skupinu číslo 58 • tvorba kapitálového jmění (zisku) • zahraniční pracovní cesty • výzkum a vývoj • provedení účetního auditu – mimo případů, kdy je audit povinně vyžadován • náklady na školení a kurzy, které nejsou zaměřeny na oblast dalšího vzdělávání sociálních pracovníků a pracovníků v sociálních službách zaměřené na obnovení, upevnění a doplnění kvalifikace a na oblast vzdělávání vedoucích pracovníků dle zákona o sociálních službách; a na pořádání workshopů, teambuildingů, výjezdních zasedání apod. • nespecifikované náklady (tj. výdaje, které nelze účetně doložit). • V PŘÍPADĚ NEJASNOSTÍ PŘEDEM ZKONZULTUJTE DANOU PROBLEMATIKU S ČLENY REALIZAČNÍHO TÝMU INDIVIDUÁLNÍHO PROJEKTU „PODPORA SOCIÁLNÍCH SLUŽEB V PLZEŇSKÉM KRAJI – 2. ETAPA“.

21. Monitorovací zprávu včetně všech příloh je nutné odevzdat v tištěné podobě s podpisem oprávněné osoby, a to písemně nebo osobně na adresu: Krajský úřad Plzeňského kraje Škroupova 18 306 13 Plzeň • obálka musí být označena „MONITOROVACÍ ZPRÁVA Č. ...- NEOTEVÍRAT“. • Dané body v MZ stačí popisovat stručně. Ke každému dvě až tři věty. • Pokud MZ není úplná nebo má formální vady uvědomí objednavatel do 10 pracovních dnů poskytovatele a ve stanovené lhůtě odstraní nedostatky. • Vzhledem k emailové komunikaci je nutné hlásit jakékoliv změny týkající se emailové adresy, ale také adresy poskytování sociálních služeb apod.

22. Další povinnosti • veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude činěna písemně nebo elektronicky a bude označena číslem smlouvy, názvem projektu • povinnost umožnit kontrolu ze strany zadavatele, MPSV a jiných kontrolních orgánů • povinnost vést účetnictví dle platných právních předpisů • povinnost sledovat informace a aktualizace na portále Plzeňského kraje a na stránkách www.esfcr.cz • povinnost řídit se právními předpisy, příručkami a metodikami • povinnost archivace veškerých dokumentů a písemností týkající se projektu po dobu 10 let od skončení projektu • povinnost informovat zadavatele o veškerých změnách týkající se plnění smluvních závazků, kontrolách apod., bezodkladně a písemně • vyplňování přílohy č. 6 monitorovací zprávy: Údaje o podporovaných sociálních službách v Plzeňském kraji tzv. „jezevčík“

23. Děkuji za pozornost Mgr. Simona Hájková tel.: 377 195 166 email: simona.hajkova@plzensky-kraj.cz