Ieteikumi veiksmīgai iepirkumu procedūrai, prakses apskats

1. Ieteikumi veiksmīgai iepirkumu procedūrai, prakses apskats Dace Gaile, Iepirkumu uzraudzības birojs

2. Iepirkuma procedūras dokumenti nosaka: • dokumentus, kas iesniedzami, lai pārliecinātos, vai uz kandidātu vai pretendentu neattiecas iepirkumu likumos noteiktie izslēgšanas noteikumi; • dokumentus, kas iesniedzami, lai apliecinātu pretendenta tiesības veikt komercdarbību būvniecības jomā; • prasības pretendenta kvalifikācijai (finansiālais stāvoklis un profesionālās spējas); • tehniskās specifikācijas (apjomi, materiāli, tehnoloģijas, vides prasības, līguma izpildes noteikumi u.c.); • piedāvājumu izvēles kritērijus (zemākā cena vai saimnieciski visizdevīgākais piedāvājums); • citas prasības (noformējums, nodrošinājumi).

3. Nav pamata noteikt šādus izslēgšanas nosacījumus: • kandidāts vai pretendents nav saņēmis iepirkuma dokumentus pie pasūtītāja, • pretendents nav apmeklējis būvlaukumu, • kandidāts vai pretendents mēģinājis ietekmēt iepirkuma komisiju, • pasūtītājam ir slikta iepriekšējā sadarbība ar kandidātu vai pretendentu, • kandidāts vai pretendents nav maksājis nodokļus konkrētajā pašvaldībā

4. Atbilstība profesionālās darbības veikšanai • Pasūtītājs un sabiedrisko pakalpojumu sniedzējs ir tiesīgs pieprasīt pierādījumus tam, ka attiecīgais piegādātājs ir reģistrēts, licencēts vai sertificēts atbilstoši attiecīgās valsts normatīvo aktu prasībām.

5. Pretendenta saimnieciskais un finansiālais stāvoklis • PIL nenosaka prasības, tikai uzskaita dokumentus, kurus galvenokārt izmanto atbilstības apliecināšanai. Uzskaitītie nav vienīgie pieļaujamie dokumenti - ja pamatotu iemeslu dēļ piegādātājs nespēj iesniegt pasūtītāja pieprasītos dokumentus, tas ir tiesīgs apliecināt savu saimniecisko vai finansiālo stāvokli ar jebkuriem citiem dokumentiem, ja pasūtītājs uzskata tos par piemērotiem.

6. Saimnieciskais un finansiālais stāvoklis • Pasūtītājs izvirza attiecīgā iepirkuma priekšmetam samērīgas minimālās prasības attiecībā uz apgrozījumu, finanšu resursu pieejamību u.c. saimnieciskās un finansiālās stabilitātes rādītājiem • Atšķirīgas prasības izvirzāmas piegāžu līgumos (piemēram, vienreizēja piegāde), pakalpojumu vai būvdarbu līgumos ! • Pieprasa apgrozījumu ne vairāk kā par pēdējiem 3 finanšu gadiem • Jāpārdomā prasības attiecībā uz apgrozījumu, ja piedāvājumu var iesniegt par iepirkuma priekšmeta daļu, vispārīgās vienošanās gadījumā

7. Saimnieciskais un finansiālais stāvoklis • Pasūtītājs norāda, kādi dokumenti iesniedzami, lai apliecinātu atbilstību prasībām • Vērtēšana: kandidāts vai pretendents var balstīties uz citu uzņēmēju iespējām, ja tas ir nepieciešams konkrētā līguma izpildei, neatkarīgi no savstarpējo attiecību tiesiskā rakstura (iesniedz pierādījumus, ka resursi būs tā rīcībā) – piemēram, piegādātāju apvienības dalībnieku apgrozījums vai apakšuzņēmēja apgrozījums

8. Pretendenta saimnieciskais un finansiālais stāvoklis • Praksē visbiežāk tiek prasīti dokumenti, kas apliecina apgrozījumu, kā arī kredītiestādes apliecinājumi par spēju piesaistīt finansējumu. • Retāk tiek vērtēts likviditātes koeficients (piemēram, apgrozāmie līdzekļi/īstermiņa saistības ≥0,5 vai ≥0,7, vai ≥1) vai prasīts pozitīvs pašu kapitāls. • PIL un SPSIL paredz iespēju balstīties uz cita uzņēmēja resursiem, iesniedzot attiecīgos pierādījumus par šo resursu pieejamību līguma izpildes laikā.

9. Tehniskās un profesionālās spējas • Pasūtītājs izvirza attiecīgā iepirkuma priekšmetam samērīgas minimālās prasības attiecībā uz • kandidāta vai pretendenta pieredzi pēdējos 3 gados (piegāžu un pakalpojumu līgumiem), pēdējos 5 gados (būvdarbu līgumiem) • līguma izpildē iesaistītā vadošā personāla izglītību un profesionālo kvalifikāciju (var nebūt pretendenta darbinieki) • kvalitātes nodrošināšanas sistēmas esamību • tehnisko nodrošinājumu • Pasūtītājs norāda, kādi dokumenti iesniedzami, lai apliecinātu atbilstību prasībām

10. Tehniskās un profesionālās spējas • Precīzi norāda, ko uzskatīs par līdzvērtīgu pieredzi • Pieredze 3 līdzvērtīgos būvobjektos, piegāžu vai pakalpojumu līgumos ir pietiekama, lai apliecinātu kandidāta vai pretendenta pieredzi • Nav pamata izvirzīt prasību, lai nepieciešamie speciālisti būtu piesaistīti uz darba līguma pamata • Pasākumus vides aizsardzības prasību nodrošināšanai pieprasa tikai būvdarbu un pakalpojumu līgumiem un tikai tad, ja attiecīgo būvdarbu vai pakalpojumu raksturs pamato vides pārvaldības pasākumu vai sistēmu piemērošanu • Reģistrāciju ISO un EMAS nevar noteikt kā izslēgšanas nosacījumus

11. Tehniskās un profesionālās spējas • Vērtēšana: kandidāts vai pretendents var balstīties uz citu uzņēmēju iespējām, ja tas ir nepieciešams konkrētā līguma izpildei, neatkarīgi no savstarpējo attiecību tiesiskā rakstura (iesniedz pierādījumus, ka resursi būs tā rīcībā) – piemēram, piegādātāju apvienības dalībnieku speciālisti vai apakšuzņēmēja tehniskais nodrošinājums • Ja pretendents norāda uzņēmējus, uz kuru iespējām tas balstās, pasūtītājam jāpārbauda, vai uz šiem uzņēmējiem neattiecas likuma 39.pantā noteiktie izslēgšanas nosacījumi.

12. Biežāk sastopamās kļūdas • Tiek noteikti nepamatoti izslēgšanas noteikumi (piemēram, nepiedalīšanās būvlaukuma apskatē, speciālisti nav piesaistīti uz darba līguma pamata uz piedāvājumu iesniegšanas brīdi). • Noteiktas nesamērīgas prasības attiecībā uz apgrozījumu, iepriekšējo pieredzi (milzīgi apgrozījumi, liels iepriekš sniegto pakalpojumu, veikto piegāžu skaits) vai vispār nav noteiktas prasības iepriekšējai pieredzei. • Neskaidri formulētas prasības apgrozījumam (nav saprotams, vai runa ir par vidējo vai kopējo apgrozījumu pēdējos 3 gados, kā paredzēts vērtēt to pretendentu apgrozījumu, kuri dibināti vēlāk).

13. Biežāk sastopamās kļūdas • Nav noteikts vai nepamatoti šauri noteikts, kādi pakalpojumi tiks uzskatīti par līdzvērtīgiem. • Nepamatoti ierobežota apakšuzņēmēju piesaiste. • Nav noteiktas vai nepamatoti noteiktas prasības, kas izvirzītas apakšuzņēmējiem un personu apvienības dalībniekiem. • ISO sertifikāti noteikti kā vienīgie pierādījumi kvalitātes nodrošinājuma sistēmas esamībai un spējai īstenot pasākumus vides aizsardzības prasību nodrošināšanai. Nepamatoti tiek pieprasīts OHSAS sertifikāts, lai apliecinātu arodveselības un darba drošības sistēmas esamību.

14. Tehniskās specifikācijas • Obligātās prasības – ja pretendents neapliecina atbilstību, piedāvājums tiek noraidīts • Vēlamās prasības – piedāvājumu nenoraida, ja kritēriji neizpildās; ja noteikts saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma izvēles kritērijs, var paredzēt punktu piešķiršanu par vēlamo kritēriju izpildi • Līguma izpildes nosacījumi (jāparedz līguma izpildes kontrole!) • Tehniskās specifikācijas un piedāvājuma izvēles kritērija izvēle • Tehniskās specifikācijas un iepirkuma procedūras izvēle

15. Tehniskās specifikācijas un vērtēšanas kritēriji • Tehnisko specifikāciju un saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma vērtēšanas kritēriju saikne izpaužas kā prasību (tehniskās specifikācijas) un vēlmju (vērtēšanas kritēriji) sistēma • Piemērs: Prasība:koncepcija jāizstrādā 18 mēnešu laikā no līguma noslēgšanas Vēlme:koncepcijas izstrādes termiņam jābūt tik īsam, cik vien iespējams, ievērojot visas tehniskās specifikācijas prasības Prasība:tehniskās apkopes inženierim jāierodas divu stundu laikā Vēlme:tehniskās apkopes inženierim jāierodas tik ātri, cik vien iespējams

16. Piedāvājuma nodrošinājums, līguma nodrošinājums • Nepārsniedz 5% no paredzamās līgumcenas • Nav paredzēta iemaksa pasūtītāja kontā • Piedāvājuma nodrošinājuma ieturēšana – tikai likumā noteiktajos gadījumos • Līguma nodrošinājuma apmēru un veidu nosaka samērīgi, ņemot vērā iepirkuma priekšmetu un līgumcenu • Pārējie nodrošinājuma veidi – avansa nodrošinājums, garantijas nodrošinājums – nosaka samērīgi ar iepirkuma līgumcenu un sasniedzamo mērķi.

17. Piedāvājumu izvēles kritēriji • Primārais piedāvājumu izvēles kritērijs - saimnieciski visizdevīgākais piedāvājums • Zemākā cena, ja pasūtītājs uzskata, ka lietderīgāk izvēlēties piedāvājumu ar viszemāko cenu un sagatavotā tehniskā specifikācija ir detalizēta. • Saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma gadījumā: • vērtēšanas kritēriji - saistīti ar līguma priekšmetu, konkrēti izteikti un objektīvi salīdzināmi vai izvērtējami • norādīti kritēriju īpatsvari un skaitliskās vērtības • norādīts vērtēšanas algoritms saskaņā kritērijiem un apraksts, kā tiks vērtēts katrs no norādītajiem vērtēšanas kritērijiem

18. Saimnieciski visizdevīgākais piedāvājums • Vērtēšanas kritēriji, kurus nedrīkst izmantot: • pretendenta pieredze (darbības gadi, objektu skaits, veiktās piegādes); • personāla pieredze (piedāvāto ekspertu pieredze); • atsauksmju skaits; • uzņēmuma apgrozījums, tehniskais nodrošinājums u.c. ar pretendenta kvalifikāciju saistīti kritēriji. • Vērtēšanas kritēriji, kurus jāizmanto pārdomāti: • garantijas termiņš; • izpildes termiņš; • defektu novēršanas laiks; • pakalpojumu (būvdarbu) organizācijas aprakstu detalizācijas pakāpe.

19. Saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma izvēle • Ja par piedāvājuma izvēles kritēriju noteikts saimnieciski visizdevīgākais piedāvājums, katrs iepirkuma komisijas loceklis piedāvājumu vērtē individuāli pēc visiem iepirkuma procedūras dokumentos norādītajiem vērtēšanas kritērijiem. Tomēr komisijas locekļi vērtē piedāvājumus pēc vienota algoritma. • Piedāvājumu vērtēšana, ja kritērija novērtējumam tiek izmantota precīza matemātiska formula. • Vērtēšana, ja iesniegts tikai viens piedāvājums.

20. Saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma izvēle • Ja par piedāvājumu izvēles kritēriju noteikts saimnieciski visizdevīgākais piedāvājums, pasūtītājs/sabiedrisko pakalpojumu sniedzējs: • informē pretendentu, kurš iesniedzis atbilstošu piedāvājumu, par izraudzītā piedāvājuma raksturojumu un nosacītajām priekšrocībām; • procedūras ziņojumā norāda piedāvājumu vērtēšanas kopsavilkumu un pamatojumu piedāvājuma izvēlei.

21. Biežāk sastopamās kļūdas • Nolikumā nav paskaidrojuma, kā kritēriji tiks vērtēti (piem., darbu izpildes grafika detalizācijas pakāpe, atbilstība tehniskās specifikācijas prasībām, izpratne par tehniskās specifikācijas prasībām u.tml.) • Izpildes termiņu un garantijas termiņu vērtēšanas algoritms pieļauj nereālu piedāvājumu iesniegšanu • Tiek paredzēts vērtēt (piešķirt noteiktas balles) piedāvājumiem, kas neatbilst nolikuma prasībām • Pārkāpumi vērtēšanas procesā – vienlīdzīgas un godīgas attieksmes principu pārkāpumi, piešķirtie novērtējumi nav pamatoti

22. Problēmas saistībā ar līguma projekta sagatavošanu • Netiek paredzētas soda sankcijas • Netiek paredzēti līguma grozījumi – izmaiņas apjomos, pieļaujamās tehnoloģiju vai materiālu nomaiņas, izmaksu pārskatīšana – vai arī grozījumi nav pietiekami precīzi un nepārprotami atrunāti, nav noteiktas grozījumu pieļaujamās robežas

23. Aritmētisko kļūdu labošana • Piedāvājumu vērtēšanas laikā pasūtītājs pārbauda, vai finanšu piedāvājumā nav aritmētisku kļūdu. • Aritmētiskās kļūdas tiek labotas, nepareizos skaitļus aizstājot ar pareiziem, un tālākajā piedāvājumu vērtēšanā ņem vērā labojumus. • Biežāk sastopamā kļūda - nolikumā paredzēta aritmētisko kļūdu labošana atbilstoši iepriekšējā iepirkumu likuma regulējumam (ja vienību cenu summa ir lielāka par piedāvājumā norādīto summu, ņem piedāvājumā norādīto).

24. Pārāk dārgs piedāvājums • Pasūtītājs ir tiesīgs pieņemt lēmumu par iepirkuma procedūras pārtraukšanu: • nosūta visiem kandidātiem vai pretendentiem (PIL un SPSIL) un IUB (tikai PIL) lēmuma pamatojumu; • nosūta IUB publicēšanai paziņojumu par iepirkuma procedūras rezultātiem (PIL) vai paziņojumu par grozījumiem, iepirkuma procedūras izbeigšanu vai pārtraukšanu (SPSIL) • Lēmums par iepirkuma procedūras pārtraukšanu nedod tiesības uz sarunu procedūras bez paziņojuma/dalības uzaicinājuma publicēšanas piemērošanu.

25. Nepamatoti lēts piedāvājums • Nepamatoti lēts piedāvājums: • piedāvājums izskatās nepamatoti lēts, salīdzinot ar pasūtītāja/sabiedrisko pakalpojumu sniedzēja veiktajiem aprēķiniem un citiem iesniegtajiem piedāvājumiem; • zemā cena nav izskaidrojama ar pielietotās metodes radītu ekonomiju, tehniskajiem risinājumiem, īpaši izdevīgiem tirgus apstākļiem un piedāvātā produkta oriģinalitāti.

26. Likumu regulējums • PIL nenosaka, kāds piedāvājums uzskatāms par nepamatoti lētu, bet nosaka pasūtītāja/sabiedrisko pakalpojumu sniedzēja rīcību šaubu gadījumā.

27. Iespējami nepamatoti lēts piedāvājums • Iepirkuma dokumentos var noteikt aritmētisku kritēriju, lai definētu līgumcenu, ko uzskatīs par iespējami nepamatoti lētu, piemēram, noteikt maksimāli pieļaujamo atkāpi (%) no kontroltāmes vai formulu, pēc kuras noteiks iespējami pārāk lētos piedāvājumus (piemēram, izrēķinās vidējo cenu un par iespējami nepamatoti lētiem uzskatīs piedāvājumus, kuri par vairāk kā 15% atšķiras no šīs aprēķinātās cenas). • Tomēr šādu kritēriju nevar izmantot automātiskai piedāvājumu noraidīšanai.

28. Pasūtītāja rīcība • Pasūtītājs var apšaubīt vairāku piedāvājumu cenas atbilstību. • Pasūtītājs, kas nodomājis noraidīt kādu piedāvājumu kā nepamatoti lētu: • dod pretendentam iespēju iesniegt sava piedāvājuma detalizētu aprakstu (rakstveidā pieprasa), • ļauj tam iesniegt visus pierādījumus, kurus tas uzskata par nepieciešamiem, dodot saprātīgu termiņu pierādījumu iesniegšanai, • uzdodamo jautājumu (PIL 48.pants) mērķis ir saņemt pamatojumu, kas apliecina piedāvājuma augsto konkurētspēju tā, lai nerastos šaubas par pretendenta spēju izpildīt līgumu, • izslēgšanas lēmumam jābūt objektīvi pamatotam.

29. Iespējamais pamatojums būtiski lētākam piedāvājumam • var attiekties uz: • būvdarbu metodes, ražošanas procesa vai sniedzamo pakalpojumu izmaksām; • izraudzītajiem tehniskajiem risinājumiem un īpaši izdevīgajiem būvdarbu veikšanas vai pakalpojumu sniegšanas apstākļiem, kas ir pieejami pretendentam; • piedāvāto būvdarbu vai pakalpojumu īpašībām un oriģinalitāti; • darba aizsardzības noteikumu un darba apstākļu atbilstību vietai, kur tiek veikti būvdarbi vai sniegti pakalpojumi; • pretendenta iespējām saņemt komercdarbības atbalstu.

30. Pamats piedāvājuma noraidīšanai: ja pretendents nedz rakstveida paskaidrojumos, nedz tiem sekojošajās konsultācijās nav varējis norādīt tehnoloģijas, tehniskos risinājumus, tirgus apstākļus, produkta īpašības vai citus objektīvus pierādījumus, kas ļauj piedāvāt tik lētu cenu.

31. Biežāk pieļautās kļūdas • Piedāvājumi, kuru cenu apšauba eksperts vai daļa iepirkuma komisijas locekļu, tomēr netiek pārbaudīti. • Pārbauda tikai vienu no būtiski lētākajiem piedāvājumiem, nepārbaudot citus, kuru cena ir tikpat zema. • Informācija netiek pieprasīta atbilstoši PIL 48.pantam.

32. Kā novērst nepamatoti lētu piedāvājumu iesniegšanu? • Izmantot atbilstošus pretendentu kvalifikācijas kritērijus. • Precīzas tehniskās specifikācijas un līguma dokumentācija. • Pietiekams termiņš piedāvājumu sagatavošanai. • Izvēlēties saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma izvēles kritēriju. • Ekspertu piesaiste jau iepirkuma dokumentācijas sagatavošanā. • Izvēlēties slēgta konkursa procedūru ar tiesībām samazināt atlasīto kandidātu skaitu. • Nepieļaut līguma sarunas par cenas samazināšanu. • Paredzēt pretendenta atbildību līgumā (līguma nodrošinājums, līgumsods). • Stingri ierobežot pieļaujamos līguma grozījumus.

33. Līguma grozījumi un papildu darbi • Pasūtītājs/sabiedrisko pakalpojumu sniedzējs nav tiesīgs līguma izpildes laikā grozīt būtiskus līguma piešķiršanas nosacījumus (kvalitāte, apjomi, cena, izpildes termiņi), izņemot gadījumus, kad iepirkuma dokumentos ir precīzi identificēti apstākļi un nosacījumi, pie kuriem var tikt izdarīti līguma grozījumi, un šie nosacījumi ir pietiekami skaidri, lai ļautu piegādātājiem interpretēt tos līdzīgā veidā. • Līguma pārskatīšanas nosacījumiem nedrīkst būt neierobežotu grozījumu spēks un tie nedrīkst tikt izmantoti, lai apietu likuma prasības.

34. Līguma grozījumi un papildu darbi • Par būtiskiem līguma piešķiršanas nosacījumiem uzskatāmi nosacījumi: • kuri, ja tie būtu iekļauti paziņojumā (uzaicinājumā), varētu radīt iespēju pretendentiem iesniegt būtiski atšķirīgu piedāvājumu; • kuri, ja tie būtu iekļauti paziņojumā (uzaicinājumā), varētu mainīt ieinteresēto uzņēmēju loku; • kuri varētu mainīt līguma ekonomisko līdzsvaru par labu pasūtītājam vai tā līguma partnerim.

35. Līguma grozījumi un papildu darbi • Par neparedzamiem apstākļiem uzskatāmi: • dabas stihiju un sliktu laika apstākļu izraisīti apstākļi (piem., plūdi, zemestrīces) • apstākļi, ko izraisījušas trešās personas (piem., jaunas likumdošanas prasības) • tehniskas dabas apstākļi (piem., grunts sastāvs, avoti un zemūdens straumes, zinātniski atklājumi, kas izraisījuši stingrākas drošības prasības)

36. Paldies par uzmanību! Jautājumi?