OPP2011 Agresso 5.5

1. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen OPP2011 Agresso 5.5 tirsdag 8.06.2011 Kl. 09:00-11:00

2. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Agenda • Rolle/ rollegrupper i Agresso 5.5 • Endringer fra 5.4 til 5.5 • Fakturabehandling lokalt • Fakturabehandlers oppgaver -behandling i enkel modus -behandling i avansert modus -splitte faktura -videresende faktura • Fakturabehandling - Budsjettansvarlig godkjenner • Stedfortreder • E-læring

3. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Rolle/ rollegrupper i Agresso 5.5 Agresso SmartClient:5.5-versjonen av Agresso Office Agresso Selvbetjening (Web): 5.5-versjonen av Agresso Web Forkortelser (benyttes som to første bokstaver i en rolle) SC – Agresso SmartClient SW – Agresso Selvbetjening (WEB) WF – Arbeidsflyt (Workflow)

4. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Rollegrupper 5 rollegrupper å velge mellom - REGNSKAP1 - REGNSKAP2 - CONTROLLER - LOKAD1 - LOKAD2

5. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Rollegrupper forts. Beskrivelse av rollegruppene

6. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Endringer fra Agresso 5.4til 5.5 • Brukere med brukerID som begynner med ”bsh og sby” vil få nye brukernavn - PRK-ident = ny påloggingsident i Agresso 5.5 • Alle brukere vil bli tildelt nye brukernavn og passord ved oppgradering. Disse vil bli distribuert pr e-post til den enkelte bruker 15. juni • Rollen ”bestiller” bytter navn til ”FAKTURABEHANDLER” i Agresso 5.5 • Nye registreringsbilder for kontering og kontroll for fakturabehandler og godkjenner • Fakturaimage integrert i registreringsbildet

7. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Endringer fra Agresso 5.4til 5.5 forts. • Godkjenner kan ikke lenger endre kontering, men må returnere fakturaen til fakturabehandler • Uttak av rapporter i WEB • Felthjelp - Feltet bilagstekst er i 5.5 utvidet til 255 tegn • E-læring • Periodiseringsknapp

8. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Fakturabehandlers oppgaver • Fakturaen fordeles til fakturabehandler i virksomhetene på grunnlag av ressursnummer angitt på fakturaen. Fakturaen er som i 5.4 automatisk kontert på konto 99996. • Fakturaer som er videresendt fra andre fakturabehandlere kan mottas ferdig kontert eller på konto 99996 (tidligere 99997) • Fakturaer som er avvist av budsjettansvarlig godkjenner og kommer tilbake til fakturabehandler, må behandles ut fra kommentaren som budsjettansvarlig godkjenner har lagt inn. • For fakturabehandler skjer behandlingen i Agresso Selvbetjening (Web) hvor pålogging gir følgende startbilde

9. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Her vil Fakturabehandler på siden Mine oppgaver få en oversikt over hvilke oppgaver som er klare til behandling

10. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen • Klikk på mappen Arbeidsflytoppgaver for detaljer

11. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen • Fakturabehandler har flere muligheter i dette bildet Fakturabilde Her ser vi at faktura er kommet prekontert på konto 99996

12. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Fakturabehandler har flere muligheter • Avvise fakturaen dersom det er fakturasentralen som har gjort en feil, f. eks er feil leverandør eller feil beløp. Ved avvisning vil fakturaen gå tilbake til Fakturasentralen. Dersom fakturaen er adressert til feil virksomhet skal virksomheten få kreditnota og selv følge opp dette. Det er ikke en aksjonsknapp for ”feilfordelt” i Agresso 5.5 • Parkere fakturaen (Sette på vent) dersom det er forhold som må undersøkes nærmere. Det må da legges inn en kommentar på hvorfor fakturaen parkeres. Denne kommentaren er synlig for fakturasentralen og andre som følger opp fakturaflyten. • Videresende fakturaen til andre som er medlemmer av rollen Fakturabehandler. Dette kan gjøres uten å endre kontering

13. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen • Splitte fakturaen i flere konteringslinjer og videresende, avvise, parkere eller godkjenne hver av disse • Godkjenne fakturaen ved å gå god for leveransen, kontere fakturaen og trykke på godkjenn OBS! OBS! OBS! Som fakturabehandler er du ansvarlig for dokumentasjon av varemottak og må legge inn en kommentar om at varemottak er utført med kryssreferanse til pakkseddel -Feltet bilagstekst er i 5.5 utvidet til 255 tegn, og en kan vurdere å bruke dette til dokumentasjon av varemottak

14. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen KONTROLLFUNKSJON Når fakturabehandler trykker ”godkjenn” er det kontroll på at fakturaen ikke er kontert på ugyldige konti, som for eksempel 9* og NLP-konti/ lønnskonti 0*. Har du kontert feil går fakturaen i så fall tilbake til fakturabehandlerens oppgaveliste igjen.

15. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Behandling i enkel modus • I fakturabehandlingsbildet vil man normalt være i ”Enkel modus”, dvs. at alle linjer på fakturaen behandles under ett. • Du ser at du er i enkel modus ved at knappen avansert modus er synlig • Dersom man trykker på godkjenn, videresend osv vil dette gjelde alle linjer som man har til behandling for denne fakturaen • Lagring ligger innebygd i de forskjellige aksjonsknappene.

16. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Behandling i enkel modus

17. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Behandling i avansert modus • Er det behov for å behandle fakturaen ved f. eks å splitte den, trykker man på knappen avansert modus. • I avansert modus vil knappen enkel modus være synlig • Alle de andre knappene blir tilgjengelig på hver linje, slik at man kan splitte, videresende, parkere osv hver enkelt rad

18. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen

19. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Splitte faktura • For å splitte faktura velges • Merk raden du skal kontere og boksene blir mulig å skrive inn i. • Du kan skrive konto osv rett inn, men du har også mulighet til å søke opp rett kontering ved å trykke på og velge i utvalget. • For å velge samme handling for alle rader må radene markeres før du velger en handling. Når alle rader har en handling må fakturaen lagres med lagre-knappen.

20. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Videresende faktura • For å videresende faktura velges • Fakturabehandler skriver inn en kommentar og trykker videresend OBS! OBS! OBS! Husk kommentar!!!!! • Status hos fakturabehandler endrer seg til

21. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Videresende fakturaforts. • Trykk deretter på lagre. Faktura blir borte fra fakturabehandlers arbeidsliste og han/hun får opp denne meldingen • Og i dette tilfelle kan fakturabehandler 1 hente den opp hos seg med kommentaren du la inn: • Fakturabehandler som har fått den videresendt, konterer den og godkjenner

22. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Fakturabehandling - Budsjettansvarlig godkjenner Budsjettansvarlig godkjenners valgmuligheter er redusert i Agresso 5.5 • for å tydeliggjøre rolledelingen og • sikre at faktura behandles korrekt av 2 personer

23. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Budsjettansvarlig oppgaver • Logger du på med rolle budsjettansvarlig godkjenner kommer du inn i følgende bilde

24. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Budsjettansvarlig oppgaver forts. • Under mine oppgaver vil det på samme måte som for fakturabehandler fremkomme hvilke oppgaver som ligger til behandling.

25. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Budsjettgodkjenner kan: • Parkere fakturaen på samme måte som fakturabehandler. Det må legges inn en kommentar slik at andre som følger opp fakturaflyten kan se hvorfor fakturaen ikke er godkjent. • Avvise fakturaen Fakturaen går da tilbake til fakturabehandler. Ved avvisning må det legges inn en kommentar, slik at fakturabehandler ser hvorfor han får den tilbake og hva som må gjøres. • Godkjenne fakturaen ved å trykke på godkjenn.

26. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Budsjettgodkjenner kan ikke • Endre konteringen: Dersom konteringen skal endres må den avvises tilbake til fakturabehandler. Dersom det skal være et annet koststed vil posten bli distribuert når fakturabehandler har endret dette. • Splitte fakturaen: Dersom han ønsker en annen fordeling må den avises tilbake til fakturabehandler • Videresende: Fullmakten til å godkjenne ligger hos budsjettgodkjenner og det er denne, evt. vikar/stedfortreder, som må behandle posteringen og godkjenne denne.

27. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Administrasjon av stedfortreder (Selfservice) i Agresso 5.5 • I Agresso 5.5 er forvaltning og aktivering av stedfortredere todelt • Superbruker(e) i virksomheten har mulighet for å definere en fast stedfortreder • Deretter kan stedfortrederen aktiveres av brukeren selv i Agresso Selvbetjening (Web) ved planlagt fravær • Stedfortreder skal ha samme rolle som den man skal være stedfortreder for • Eget skjermbilde i Agresso selvbetjening (Web) der hver enkelt bruker kan aktivere tidsintervall for sin egen stedfortreder

28. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Administrasjon av stedfortreder forts. • Trykker du på

29. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Administrasjon av stedfortreder forts. • Etter at stedfortreder er registrert i Agresso Smart Client kan sluttbruker selv administrere planlagt fravær i • Agresso Selvbetjening (Web) • Feltene ”Gyldig til” og ”Gjelder fram til” er datointervallet denne brukeren er tilgjengelig som stedfortreder, men ikke aktiv • Ønsker man å aktivisere vikaren må det legges inn en dato i Aktiv til og fra som er innenfor datointervall for tilgjengelighet

30. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen Administrasjon av stedfortreder forts.

31. Oslo kommune Bydel St. Hanshaugen • SPØRSMÅL/ KOMMENTAR??? Kontaktpersoner ved ev. spm. Charles Omane-Brobbey tlf. 23475242 Oksana Kovp tlf. 23475611