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Diciembre 2009

TALLER TEÓRICO PRÁCTICO SOBRE EL SISTEMA DE REGISTROS PRESUPUESTARIOS PARA LOS CENTROS REGIONALES DE SENASA Tema: Algunos aspectos claves para la gestión eficaz. Diciembre 2009. Algunos aspectos claves para la gestión eficaz. Temas para conversar Algunas pautas y herramientas

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Presentation Transcript

  1. TALLER TEÓRICO PRÁCTICOSOBRE EL SISTEMA DE REGISTROS PRESUPUESTARIOS PARA LOS CENTROS REGIONALES DE SENASATema:Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Diciembre 2009

  2. Algunos aspectos claves para la gestión eficaz • Temas para conversar • Algunas pautas y herramientas • El concepto de gestión efectiva • Que implica administrar un equipo de alto rendimiento • Trabajar orientado por los resultados • Algunos aspectos claves para que las intenciones puedan ser realidad

  3. Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunas pautas y herramientas ¿CUALES SON LOS PROBLEMAS QUE ENFRENTAMOS?

  4. Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunas pautas y herramientas MACROENTORNO MACROENTORNO MACROENTORNO RAMO DE ACTIVIDAD RAMODE LA ACTIVIDAD ORGANISMOS DE INFLUENCIA CONDUCCIÓN INFO INFO OPERACION OPERACION PROVEEDORES RECURSOS PROCESOS PRODUCTOS RECURSOS PROCESOS PRODUCTOS HISTORIA HISTORIA Enfoque Sistémico COMPETENCIA USUARIOS FACTORES DE PODER COMUNIDAD

  5. Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunas pautas y herramientas ACCIONES Y MEDIOS PARA EL DESARROLLO DE NUESTRAS ACTIVIDADES

  6. Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva “Yo no grito…, hago goles.”

  7. Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva • EFICACIA • EFICIENCIA • EFECTIVIDAD

  8. Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva

  9. Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva • La mayoría de los organismos no realizan un ejercicio de planificación, o confunden el simple agregado de metas en la etapa de formulación del presupuesto con un proceso de planificación. • Ninguno, prácticamente, realiza ejercicios de planificación a mediano o largo plazo.

  10. Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva Trabajar para el largo plazo o para el corto plazo

  11. Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva DIMENSIÓN DEL CONTROL – MATRIZ DE DELEGACIÓN Delegar siempre Manejo por valores FRECUENCIA DE LA TAREA Delegar siempre con dos alternativas: Gestión de línea • Proceso interno • Proceso con 3ros. Básico Clave TIPO DE TAREA

  12. Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO POR FRECUENCIA Es el negocio Control de un nivel alto de la línea Delegar, se revisa con lógica FRECUENCIA DE LA TAREA No es el negocio Control de un nivel alto de la línea con vista previa de especialista No mueve la aguja Bajo Alto IMPORTE

  13. Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO - INVERSIÓN Alto nivel de la línea, con vista de especialista INVERSIÓN Cúspide estratégica Control con vista de la línea, sube por merito del importe Delegar, se revisa con lógica GASTO Bajo Alto IMPORTE

  14. Algunos aspectos claves para la gestión eficazQue implica administrar un equipo de alto rendimiento Un equipo es una forma de organización particular del trabajo, donde se busca en conjunto que aflore el talento colectivo y la energía de las personas. Esta forma de organización es particularmente útil para alcanzar altos niveles de calidad en la gestión de una institución.

  15. Algunos aspectos claves para la gestión eficazQue implica administrar un equipo de alto rendimiento • Tener ganas, energía • Pensar en los retos que implica: • Liderar gente • Resolver problemas

  16. Algunos aspectos claves para la gestión eficazQue implica administrar un equipo de alto rendimiento CARACTERISTICAS DE LOS EQUIPOS EFICACES TACTICAS PARA LOS JEFES QUE AYUDAN A AUMENTAR LA COHESIÓN Y EL DESEMPEÑO DE LOS EQUIPOS • Compartir toda la información posibles • Pedir la opinión de la gente • Ayudar a la gente a progresar • Apelar a la diversión • Gestionar de manera que la gente sienta el desafío en su propia piel

  17. Algunos aspectos claves para la gestión eficazQue implica administrar un equipo de alto rendimiento CINCO RECOMENDACIONES COMO EVITAR LOS ERRORES MÁS COMUNES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS INICIATIVAS • Evaluar la cultura prevalente • Acondicionar la cultura • Comprometer tiempo y energía • Convocar a un equipo de implementación capaz • Juntar coraje

  18. Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva ROLES DE LA CONDUCCIÓN Orientado a terceros Operador Innovar Liderar (Educar) Administrador Orientado al organismo Hacer Pensar

  19. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados Actividad – Objetivos - Estrategia

  20. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados Actividad – Objetivos - Estrategia

  21. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados Actividad – Objetivos - Estrategia

  22. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados Actividad – Objetivos - Estrategia

  23. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados Actividad – Objetivos - Estrategia

  24. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados Actividad – Objetivos - Estrategia

  25. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados Actividad – Objetivos - Estrategia

  26. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados Actividad – Objetivos - Estrategia

  27. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados Actividad – Objetivos - Estrategia Indicadores de Gestión > Gestión por Resultados

  28. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS ¿QUE SON LOS INDICADORES? • UNIDAD DE MEDIDA DE HECHOS QUE SON IMPULSADOS POR LA ORGANIZACIÓN ¿QUE NOS MUESTRAN LOS INDICADORES? • CUALES SON LOS ASPECTOS CRITICOS EN EL PROCESO ESTRATEGICO U OPERATIVO DE LA ORGANIZACIÓN

  29. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS ¿QUE SON LOS INDICADORES? • UNIDAD DE MEDIDADE HECHOS QUE SON IMPULSADOS POR LA ORGANIZACIÓN ¿QUE NOS MUESTRAN LOS INDICADORES? • CUALES SON LOS ASPECTOS CRITICOS EN EL PROCESO ESTRATEGICO U OPERATIVO DE LA ORGANIZACIÓN

  30. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados TIPOS DE INDICADORES La siguiente es una posible clasificación de los indicadores…

  31. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados TIPOS DE INDICADORES ..los coloreados son los que son usados más frecuentemente…

  32. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados TIPOS DE INDICADORES … los señalados abajo son los que resultan ser los más complejos de implementar.

  33. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados USOS IMPULSAR ACCIONES CONTROLAR ACCIONES CONCENTRAR ESFUERZOS COMUNICAR LO QUE ES IMPORTANTE MONITOREAR LA ORGANIZACION IMPACTO DE NUESTROS ESFUERZOS ¿PARA QUE SIRVEN LOS INDICADORES?

  34. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados MACROENTORNO MACROENTORNO MACROENTORNO RAMO DE ACTIVIDAD SECTOR ORGANISMOS DE COMPETENCIA INFLUENCIA CONDUCCION INFO INFO OPERACION OPERACION FUENTES DE CIUDADANOS SERVICIOS RECURSOS PROCESOS RECURSOS PROCESOS RECURSOS RESULTADOS CP - LP PODER POLITICO COMUNIDAD HISTORIA HISTORIA Basado en Anatomía de la Organización de Santiago Lazzati – Editorial Macchi ASPECTOS A LOS QUE SE DEBEN REFERIR LOS INDICADORES

  35. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados MACROENTORNO MACROENTORNO MACROENTORNO RAMO DE ACTIVIDAD SECTOR Coherencia / Correspondencia con el entorno Eficacia Utilidad Fortalecimiento ASPECTOS A LOS QUE SE DEBEN REFERIR LOS INDICADORES CONDUCCION INFO INFO Impacto Calidad Productividad - Innovación RESULTADOS CP - LP Nivel Basado en Anatomía de la Organización de Santiago Lazzati – Editorial Macchi

  36. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados RESULTADOS FINANCIEROS O SUPERFICIALES RELACION CON LA COMUNIDAD ASPECTOS A LOS QUE SE DEBEN REFERIR LOS INDICADORES CALIDAD DE LOS PROCESOS Y SISTEMAS TECNOLOGÍA Y EQUIPOS DE ALTO RENDIMIENTO INVERSIÓN

  37. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? • Aspectos referidos al organismo • Duros • Blandos • Aspectos del entorno • Aspectos políticos controvertidos

  38. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Aspectos duros referidos al organismo: • Implementar una administración preparada para el aprendizaje • Equipo, presupuesto, herramientas y tecnología • Definir, previamente, criterios para evaluación de resultados: eficacia, eficiencia y efectividad • Mantener un sistema dirección y seguimiento basada en información - Inversión • Controlar para aprender

  39. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Aspectos duros referidos al organismo (cont.): • Contar con un plan (Visión, Misión, Valores/Políticas, Objetivos, Metas e Indicadores) OPERACIÓN PLANIFICACIÓN Recursos y Habilidades – Metas – Objetivos – Politicas/Valores – Misión - Visión Reales o Potenciales

  40. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Aspectos duros referidos al organismo (cont.): • Traducir un plan estratégico en un plan operativo posible de implementar y formular el presupuesto • Tiempo/Constancia

  41. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Aspectos blandos (cont.): • Tener una visión común del plan – comunicación • Compartir una perspectiva común del desafío de gestión: general vs. operativo • Fortalecer el equipo en conocimientos y tecnología • Implementar en plataforma adecuada (equipo) • Responsable • Honesto • Capaz • Respaldado • Constructivo • Comprometido • Flexible

  42. Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Aspectos referidos al entorno: • Conducción estable – Consensos políticos de mediano plazo • Institucionalización de prácticas de responsabilidad • Funcionamiento de las instituciones en lo que se refiere al control: parlamento, entidades dedicadas al control

  43. Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Un tema controvertido • Implantación de políticas que reconozcan el logro - incentivos

  44. Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad • La mayoría de los organismos no realizan un ejercicio de planificación, o confunden el simple agregado de metas en la etapa de formulación del presupuesto con un proceso de planificación. • Ninguno, prácticamente, realiza ejercicios de planificación a mediano o largo plazo.

  45. Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad • Es muy visible que se desprecia el ejercicio de la planificación y el control como una oportunidad crítica para mejorar y aprender. • Los organismos consultados que efectúan un ejercicio de control, lo realizan con fines administrativos sin relacionar los resultados con planes de desarrollo para las personas, para los equipos o para el rediseño de la organización.

  46. Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad • Los problemas de comunicación son enormes, y la cultura los acepta. • La atención y foco de las iniciativas, tanto como de los intentos de medir están concentradas en la mayoría de los casos en la operación. No se concibe el problema como un desafía organizacional,

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