1. ESF projectadministratie

2. Rode draad • Inventarisatie opleidingen • Aanvragen ESF subsidie • Aanbesteding opleidingen • Opleidingsinstituten • Projectadministratie • a cursistenadministratie • b financiële administratie • c medewerkers urenadministratie • PR • Archivering

3. Inventarisatie opleidingen • Inventariseren alle te volgen opleidingen. • Splitsen in opleidingen die voor ESF subsidie in aanmerking en overige. • ESF-proof - opleidingen met crebonr of KCE erkend.

4. Aanvragen ESF subsidie • Alle geïnventariseerde ESF-proof cursussen aanvragen • Bij toekenning - zekerheid van subsidie • Gevolg ; per saldo te hoog beslag op de financiële middelen.

5. Aanbesteding • Aanbesteding in percelen – groepen van bij elkaar horende cursussen. • Opnemen in voorwaarden dat bij uitvoering cursussen aan ESF voorschriften moet worden voldaan. • Ook aanbesteding van cursussen die niet ESF proof zijn - gemeentelijke regeling.

6. Opleidingsinstituten • Afspraken; • Per cursus aparte factuur • Per factuur specificatie cursisten • Per factuur vermelding perceelnr.- cursusnr. • Presentielijsten • Diploma’s – getuigschriften.

7. Projectadministratie DCW • Projectteam samengesteld. • plv. Directeur • Coördinator opleidingen • Subsidie coördinator – financiën • manager inkoop - aanbesteding • Aandachtfunctionarissen binnen de verschillende bedrijven. • Centraal Bureau opleidingen opgericht. • SW–medewerker - 0,5 fte.

8. Projectadministratie. • Excel bestand waar alle mogelijke informatie in wordt opgeslagen. • Cursistgegevens • cursusgegevens • Opleidingsinstituut • Financiële gegevens

9. cursistenadministratie • Naw gegevens etc. • Eventueel afd. nummer voor kostenverdeling. • inventarisatie niveau van opleidingen met handtekening van cursist. • Diploma registratie.

10. Cursusgegevens. • Naam cursus • Relatie Crebonummer of KCE erkend. • Relatie met perceelnummer –volgnummer registreren • Relatie met opleidingsinstituut

11. Financiële gegevens • Per cursus aparte factuur. • Per factuur specificatie cursisten. • Per factuur vermelding perceelnr.- cursusnr. • Aparte kostensoort – opl. Met ESF subs

12. Financiële administratie • Crediteurennummer in financiële administratie en Excel projectadm. • Eigen factuurnummer in financiële en Excel projectadm. • Crediteur factuurnummer in Excelprojectadm. • Aansluiting tussen beide financiele adm.

13. Medewerkers urenadministratie Apart formulier urenregistratie • Per week volledig invullen. • Belangrijk; 2-2-2 • 2 handtekeningen, 2 datums ,2 weken. • Werkelijke calculatie uurtarief.

14. Public relations • Op alle mogelijke manieren tot uiting brengen dat ; • Het ESF investeert in jouw toekomst en is medefinancier van bovenstaande activiteiten. • Alle publicaties wat met ESF subsidie te maken heeft archiveren.

15. Archivering • Alle informatiedragers dienen minimaal 7 jaar na 2013, dus tot en met 2020 bewaard te worden. • Alle informatiedragers dienen , ook in 2020 geraadpleegd te kunnen worden. • Garantie - alles uitprinten en ook bewaren.