Ústí nad Labem

1. Ústí nad Labem

2. Vzdělávání v oblasti komunitního plánování sociálních služeb ve Zlínském kraji – Zpracování projektůZlín 19. 6. 2007 Mgr. Martina Želinová Centrum komunitní práce Ústí nad Labem

3. Projekt • Cesta k dosažení záměru • Popis sledu aktivit zaměřených na dosažení určitého cíle • Nástrojem na změnu • Prostředek, jak vyřešit problém • Pracovní proces směřující k dosažení stanovených cílů • Je jedinečný, omezený zdroji, nejistotou a rizikem • Má stanovené přesné časové hranice – dočasný charakter • Je omezený vnějšími faktory (změna politiky, ekonomická situace, negativní vlivy počasí)

4. V souvislosti s projekty předkládanými pro EU je třeba rozlišovat dva pojmy: • Program • Projekt • Podle definice Evropské komise, program je opatření Evropské komise (EK) ve prospěch příjemců (země, skupiny zemí), chápané jako soubor aktivit podpořených z rozpočtu EK v rámci schváleného finančního závazku vůči příjemci. Na každý program podporující určitou oblast se vztahuje samostatné finanční memorandum. • Projekt je podúroveň programu. Je to způsob realizace programu, jeho cílů a aktivit. Projekty předkládají žadatelé, kteří po schválení projektu realizují oprávněné aktivity. Takto se dosahuje cílů programu.

5. Projekt je charakterizovaný třemi měřitelnými veličinami KVALITA ČAS ZDROJE • Kvalita je omezená zdroji a časem potřebným na vypracování projektu • Doba trvání projektu je podmíněná rozsahem, požadovanou kvalitou a dostupnými zdroji • Získání zdrojů je podmíněné časem a kvalitou projektu

6. ŽIVOTNOST PROJEKTU = ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU Všechny zdroje, lidské, materiální nebo finanční, jsou organizované a řízené výhradně za účelem dosažení cílů projektu. Po jejich dosažení se celý systém, využívání zdrojů s určitým konkrétním záměrem definovaným v projektu, ukončí. Fáze projektu: Warren Allen (1991) Morris PMBOK • Iniciace a) Proveditelnost a) Počáteční • Definice b) Plánování a návrh b) Střední • Implementace c) Zavedení a spuštění c) Závěrečná • Uzavření d) Uzavření

7. Fáze/etapy projektu – podrobné členění: • Identifikace • Příprava projektu • Posouzení • Financování • Realizace a monitorování • Hodnocení

8. Identifikace • Analýza situace prostředí, ve kterém se plánuje realizace projektu • Definování problémů a příprava různých alternativ jeho řešení Nejdůležitější je objasnit si: • Jaké výsledky chceme realizací projektu dosáhnout • Jak tyto výsledky dosáhneme • Z jakých předpokladů vycházíme • Jaké alternativy přicházejí do úvahy • Kolik to bude stát

9. Zdroje námětů na projekt • Na základě analýzy problémů se zpracuje místní strategie nebo rámec strategického plánu, na realizaci, ke které jsou potřebné jednotlivé náměty zpracovat do podoby projektu • Programovací dokumenty, komunitní plány • Národní rozvojový plán nebo sektorové operační programy • Již existující, částečně nebo plně rozpracované náměty projektů různých organizací (samospráva, státní a veřejná správa, mimovládní organizace, soukromý sektor, apod.) • Potřeba implementace nové legislativy, například direktiv EU

10. Příprava projektu • Plánování projektu – čas na zpracování • Výzva na podání projektu (které organizace jsou oprávněné podávat návrhy projektů, priority programu, hlavní a vedlejší cíle, které program sleduje, cílové supiny, maximální výška přidělovaných finančních příspěvků, postup při předkládání žádostí, uzávěrka předkládání žádostí o financování projektu, maximální, resp. minimální výšku grantu, atd. • Formulář žádosti (písemné, elektronické) + další formuláře • Příručka/Pokyny pro žadatele – náležitosti projektu • Hodnotící kritéria

11. Příprava projektu Co je třeba dodržet při přípravě kvalitního projektového návrhu? Nejjednodušší přístup spočívá v zodpovězení následujících otázek: • Co? – cíle • Proč? – okolnosti, prostředí • Jak? – aktivity a výstupy • Kdy? – období • Kolik? – požadovaný rozpočet

12. Posouzení projektu 1. Kontrola formálních náležitostí 2. Kontrola přijatelnosti 3. Hodnocení technické a finanční kvality • hodnotící kritéria • bodové ohodnocení Posuzovatelé projektů mhou dospět k takovýmto rozhodnutím: • návrh projektu je schválený • návrh projektu je redukovaný • návrh projektu je vrácený předkladateli na přepracování • návrh projektu je zamítnutý

13. Financování projektu • V souladu s uzavřenou smlouvou • Dle schváleného rozpočtu Zdroje • Vlastní • Cizí • Domácí - Zdroje partnerů projektu – vklad partnerů do realizace projektu, - Místní regionální zdroje – rozpočty měst a obcí, vyšších územních celků, příspěvkových mimovládních organizací, spolků, sdružení, apod. - Státní příspěvek – příspěvek ze státního rozpočtu - Bankovní úvěry a půjčky - Jiné • Zahraniční – EU – strukturální fondy, jiné mezinárodní instituce, dary, příspěvky

14. Financování projektu • Jednozdrojové financování – 100% financování projektu • Vícezdrojové financování - Spoluúčast – vlastní zdroje - cizí zdroje

15. Realizace • V souladu s uzavřenou smlouvou Realizace projektu vyžaduje, aby byl dobře řízený. Řízení projektu/management projektu = řízení samostatných na sebe navazujících aktivit Za každý projekt odpovídá jedna osoba - manager projektu Managementem projektu je aplikovaná vědomost, zkušenost, nástroje a techniky na projektové aktivity s cílem uspokojit potřeby příjímání a očekávání výsledků projektu. Je to plánování, řízení a koordinování projektových aktivit zaměřených na dosažení cílů projektu.

16. Úkoly projektového manažera • Plánování celého projektu • Organizace projektu • Vytváření a řízení týmu/ů • Organizace a vedení setkání pracovních týmu • Monitorování a hodnocení • Administrace a finanční management

17. Charakteristika správného projektového managementu Projektový management by měl být: • Orientovaný na cíle • Multidisciplinární (sdružující odborníky z různých oblastí) • Inovativní (orientovaný na změnu, každá změna vede k novému stavu) • Orientovaný na kontrolu (kontrola, jaká forma informací o projektu, východisko pro korektní opatření) • Orientovaný na výkon, výstupy, výsledky • Flexibilní (schopný přizpůsobit se změněným podmínkám) • Management času – zaručuje, že projekt pokračuje podle schváleného časového plánu, případně mění plán aktivit podle změněných podmínek • Management lidí – určuje rozdělení rolí a funkcí v projektu, zabezpečuje, aby projektové úlohy řešili nejlepší odborníci v pravý čas, řadí konflikty, navrhuje změnu úloh na základě nových zkušeností • Management zdrojů – zabezpečuje alokaci, případně realokaci zdrojů v pravý čas, zabezpečení maximálního efektu při daných zdrojích

18. Úkoly a zodpovědnosti při managerování projektu • Řízení úkolů - Souvisí s plánovanými aktivitami • Kontrola - Pravidelná kontrola plnění úkolů jednotlivými členy projektového týmu - Průběžně porovnávat dosažené výsledky s těmi, které jsou v projektovém návrhu naplánované • Řešení krizových situací - Kritické momenty by se měli předvídat při plánování projektu • Pravidelné monitorování postupu projektu a financí by měli napomoct vyhnout se krizovým situacím a zároveň vytvářet strategie na jejich řešení - Řešit krizové situace hned

19. Úkoly a zodpovědnosti při managerování projektu • Týmová práce • Vytváření a udržování systému komunikace • Pracovní porady • Pracovní setkání • E-mailová komunikace, telefony • Diseminační aktivity • Průběžné a závěrečné zprávy • Informace • Vytvoření efektivního systému poskytování informací (uvnitř i navenek)

20. Monitorování • Vnější – vůči donátorovi, prostřednictvím zpráv a) Dle obsahu – technické - finanční b) Dle termínu předkládání – průběžné - etapové/roční - závěrečné • Vnitřní – v rámci projektového týmu

21. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Identifikace projektu (název, termín realizace, stručný obsah, místo realizace) • Identifikace žadatele (název, právní forma, sídlo, statutární zástupce, kontaktní osoba, reference pro posouzení schopností a zkušeností žadatele) • Identifikace partnerů

22. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Zdůvodnění a vazby • Zdůvodnění potřebnosti – analýza potřeb cílové skupiny, prokázání existence poptávky • Vazba na příslušné opatření programu • Vazba na strategické dokumenty – národní, regionální, místní

23. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Cílová skupina - Důvod výběru CS • Způsob získání CS • Způsob zapojení • Přínosy projektu pro CS • Udržitelnost

24. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Rizika - Identifikace případných rizik • Způsob eliminace Typy rizik: Podle ovlivnitelnostiPodle fáze výskytu • Ovlivnitelná - Před realizací projektu • Neovlivnitelná - V průběhu realizace projektu - V následujícím období

25. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Cíle projektu Základní zásady: • Musí být v souladu s cíli organizace • Musí být měřitelné ve smyslu množství, kvality, nákladů a konečného produktu • Musí být dosažitelné • Jsou jasně a logicky definované • Jsou vnitřně provázané, konzistentní • Musí mít podporu vrcholového managementu, investora (financující organizace, resp. donátora) a zákazníka (cílové skupiny projektu)

26. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Cíle projektu Každý projekt má jeden (někdy více) hlavní/obecný cíl a několik měřitelných specifických cílů, které tento hladní cíl podporují. Cíl projektu: - Je složený ze specifických cílů - Poskytuje obraz toho, co bude dosažené v rámci konkrétního časového rámce - Je konkrétní a měřitelný - Jeho naplnění je omezené ukončením projektu

27. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Cíle projektu Účelem specifických cílů je: • Definovat měřítko postupu prací k naplnění celkového cíle projektu • Zaměřit pozornost na výsledky projektu • Rozdělit projekt na etapy, které je jednoduché managerovat a na konci kterých je nejasný konkrétní výsledek (produkt) Prvky dobře stanoveného cíle • Měřitelnost • Relevantnost (k problému a záměru) • Uskutečnitelnost (má rozumnou šanci na úspěch) • Reálnost

28. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Cíle projektu Druhy cílů Dle typu výsledku • Produktivní (hmatatelný produkt, všeobecně statisticky ověřitelný) • Kapacitní (rozvoj duševních kapacit, nehmotný, ověřitelný kvalitativně) Dle podle trvání jejich realizace • Dlouhodobé (3 a více) • Střednědobé (1 – 3 roky) • Krátkodobé (do 1 roku) Dle míry obecnosti • Obecné/Všeobecné • Specifické

29. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Cíle projektu Pomocné otázky pro tvorbu cílů • Co potřebuje změnu - očekávaná změna nebo posun v jednání • JAKÁ změna je potřebná - rozsah očekávaných změn • KDE se změna uplatní? - místo, kde bude změna pozorovatelná • KDY se změna uplatní? - kdy budou očekávané změny dosažené • NA KOHO je změna zaměřená? - cílové skupiny nebo jednotlivci, které změna zasahuje

30. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Cíle projektu SMART (Georgie Doran) Pomůcka pro správnou identifikaci cílů • Specific - SPECIFIKCKÝ - Cíl musí být jedinečný • Measurable - MĚŘITELNÝ - Cíl musí být měřitelný • Accurate - PŘESNÝ, PRECIZNÍ - Jasně formulovaný • Realistic - REALISTICKÝ - Dosažitelný s danými zdroji • Time-bound - TERMÍNOVANÝ - Musí mít určený čas dosažení

31. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Aktivity projektu = konkrétní úkoly a akce potřebné pro dosažení daného cíle - Aktivity a jejich časový rozvrh tvoří základ úspěšné realizace projektu. - Jsou východiskem pro plánování nákladů projektu. • Uskutečněním konkrétních aktivit se dosáhne splnění cíle. • Splněním souboru aktivit se naplní záměr projektu. • Včasná a kvalitní realizace projektových aktivit je zodpovědností projektového managera. • Aktivitě podléhají monitorování a hodnocení.

32. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Výsledky, výstupy a dopady projektu VÝSTUP – váže se k naplnění jednotlivých dílčích aktivit projektu VÝSLEDEK – váže se k cílům projektu DOPAD – následný efekt projektu po jeho skončení, sleduje se po ukončení projektu

33. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Harmonogram projektu • Je potřebné sestavit časový plán, přidělit zdroje, rozdělit povinnosti a přidělit zodpovědnosti • Grafická podoba harmonogramu projektu Podle potřeby projektu plán může být: • na celý projekt • etapový • na čtvrtletní • roční • měsíční

34. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Harmonogram projektu

35. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Realizační tým • Celkový počet osob • Zapojení jednotlivých členů týmu v projektu • Role členů týmu • Úvazek • Odpovědnost jednotlivých členů týmu

36. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Realizační tým - složení Manažer projektu • Plánování celého projektu • Organizace projektu • Vytváření a řízení týmu, rozdělování úkolů • Monitorování, kontrola a hodnocení • Administrace a finanční management Finanční manažer • Finanční řízení projektu • Vedení účetních dokladů Asistent projektu • Podpůrné, administrativní, asistentské aktivity Další pozice dle potřeb projektu -Lektor, expert, supervizor, metodik, tlumočník, koordinátor, atd. Rada projektu Osoby mimo projekt: Zástupce cílové skupiny, odborník, apod.

37. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Realizační tým – Efektivní realizační tým • Mají jasně stanovené společné cíle • Mají jasně určené úlohy pro jednotlivé členy týmu • Hodnotí proces projektu s ohledem na cíle • Jsou dost malé • Mají podporu ze strany nadřízených • Mají dohodu o základních pravidlech společné práce • Dělba úloh a odpovědností jednotlivých členů týmu je vyvážená • Jednotliví členové se vzájemně podporují • Konflikty řeší konstruktivně a otevřeně Realizace projektových úkolů by neměla probíhat izolovaně, a to ani v případě, že projektové činnosti jsou zdánlivě od sebe nezávislé

38. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Rozpočet projektu = plán potřebných finančních prostředků na krytí celkových nákladů projektu = je odhadem očekávaných „oprávněných nákladů“ souvisejících s realizací projektu Je to palivo v nádrži auta, se kterým chceme dojet do cíle cesty. Podkladem pro tvorbu rozpočtu je dobře zpracovaný plán projektu a jeho jednotlivé aktivity

39. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Rozpočet projektu – NÁKLADY • Přímé (určené jednotkou - jednotkovou cenou – celkovou cenou • Nepřímé (určené procentem) Aby byly náklady považované za oprávněné, musí být: a) Při přímých nákladech • Nevyhnutelné na realizaci projektu, stanovené ve smlouvě • Vynaložené po dobu realizace projektu • Skutečně vynaložené a zaznamenané v účetní evidenci • Ověřitelné, podložené originálními doklady b) Při nepřímých nákladech • Nižší, přesně stanovená procentuální část celkového rozpočtu

40. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Rozpočet projektu – NÁKLADY Příklady neoprávněných nákladů projektu: • Rezervy na možné budoucí ztráty nebo dluhy • Úroky z půjček, pokuty, finanční tresty a právní výlohy související s právním sporem • Položky financované z jiných zdrojů, grantů, půjček, apod. • Kurzové ztráty • Daně, vrácení DPH, správní poplatky • Náklady na přípravné studie a přípravné aktivity • Odstupné • Nedobytné pohledávky • Platby příspěvků do soukromých penzijních fondů • atd.

41. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Rozpočet projektu – NÁKLADY - struktura • Osobní náklady (odborný personál, administrativní/pomocný personál) • Cestovné (místní, mezinárodní) • Zařízení a vybavení (výpočetní technika, jiné zařízení, DHM, leasing zařízení a budov, amortizace vlastního majetku, opravy a údržba, SW, výsledky výzkumné a odborné činnosti) • Místní kancelář (spotřební zboží a materiál, telefon, fax, poštovné, nájemné kanceláře, provoz vozidla, energie, další) – procentní limity • Služby/subdodávky (publikace, odborné služby, náklady na konference a kurzy, studie, výzkumy, tlumočení, náklady vyplývající přímo ze smlouvy) – procentní limity • Drobné stavení úpravy • Přímá podpora účastníků (mzdové příspěvky, cestovné, příspěvek na péči o dítě)

42. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Rozpočet projektu – PŘÍJMY • Dotace (viz zdroje financování) • Účastnické poplatky • Příjmy z pilotního provozu • Další příjmy Snížení částky dotace

43. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Publicita projektu Finanční spoluúčast EU musí být zdůrazněna během všech činností realizace projektu (loga, povinná informace) • Barevnost • Pořadí • Velikost • Umístění Nástroje publicity • Tiskové zprávy - Webové stránky • Tiskové konference - Informační tabule • Články, inzerce v tisku - Pozvánky, programy, prezenční listiny • Publikace, školící a informační materiály • Letáky, plakáty • Propagační předměty

44. Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu • Partnerství v projektu Partnerství = vztah mezi dvěma nebo více subjekty, který spočívá ve spolupráci při přípravě a realizaci projektu • Smlouva o partnerství • Rozdělení kompetencí a odpovědností • Rozdělení financí

45. Partnerství v projektech spolufinancovaných z ESF V projektech spolufinancovaných z ESF je nutno zachovávat v průběhu realizace projektu všechny znaky partnerství: • Postavení jednotlivých partnerů, jejich úloha a odpovědnost a úprava jejich vzájemných práv a povinností při realizaci projektu je upravena ve Smlouvě o partnerství. - Výdaje, které vznikly partnerům v souvislosti s realizací projektu jsou hrazeny z prostředků, které obdržel žadatel na projekt formou dotace. - Výdaje partnerů budou uhrazeny za podmínky, že budou dodržena všechna pravidla pro uznatelnost výdajů stanovená programem. - Výdaje partnerů vynaložené na realizaci projektu musí být doloženy účetními doklady. • Projekty, které jsou realizovány v rámci partnerství, mají neziskový charakter, to znamená, že nesmějí být realizovány za účelem vytváření zisku.  • Příjemce není oprávněn během realizace projektu uzavírat se svými partnery uvedenými ve schválené žádosti o finanční podporu v rámci projektu žádné smluvní vztahy, jejichž předmětem je dodávka nebo služby poskytnuté za úplatu. - Partnerem nemůže být dodavatel běžně komerčně poskytovaných dodávek, služeb či stavebních prací (např. dodávka papíru, vytištění propagačních tiskovin, provedení stavebních úprav prostor potřebných pro realizaci projektu apod.) - tj. poskytovatelpodpůrných činností, na které by v žádném případě nezískal finanční podporu z programu.

46. Děkuji za pozornostV případě zájmu nás kontaktujte Děkuji za pozornost V případě potřeby nás kontaktujte Centrum komunitní práce Ústí nad Labem Koněvova 18 400 01 Ústí nad Labem Tel.: +420 475 201 096 E-mail: info@ckpul.cz www.pr-manazer.cz, www.ckpul.cz, www.komunitniplanovani.com, www.cega.cz,www.mankva2.cz, www.komunitni-plan-usti.cz, www.socialni-sluzby-usti.cz