Adhérents ADPM

1. Adhérents ADPM Formation Easy2comply : 8 et 9 Novembre 2011

2. Survol et agenda • Accueil • Planning de la session • Présentation de la solution Easy2comply • Pilotage des risques • Gestion du contrôle interne • Modélisation des processus Page 2 Formations Easy2comply / ADPM

3. Généralités: Environnement • Le système est chez un hébergeur • Avantages • Conséquences • Support • 01 70 92 37 12 • support@easy2comply.fr Page 3 Formations Easy2comply / ADPM

4. Généralités : Accès • Votre url https://app.easy2comply.com/adpm/ • Vos accès • login = votre email, • mot de passe de départ 123456 • Changez vos mots de passe !! • Mot de passe perdu ? Nous vous le régénérons. Page 4 Formations Easy2comply / ADPM

5. Easy2comply : Connexion Formations Easy2comply / ADPM

6. Page d’accueil (V4.7.1) Formations Easy2comply / ADPM

7. Page d’accueil (V4.7.6) Prochaine version … Formations Easy2comply / ADPM

8. Problèmes courants Sources de problèmes: • Firewall • Fenêtres « pub/pop up » • Version java • Version IE (V7 et suivantes) • … Page 8 Formations Easy2comply / ADPM

9. Introduction - Navigation Vocabulaire : Fonctions horizontales Onglets de l’objet Outil de recherche Sous menu contextuel Navigateur Fenêtre active Organisations & Processus Touches de validation Formations Easy2comply / ADPM

10. Objets du navigateur • Types d’objets : Organisation, Processus, Risque, Contrôle, Incident, Tâche (workflow) • Manipulation des objets • Menu contextuel en haut ou par click droit • Conseil d’organisation des objets • La cartographie IKA Conseil Page 10 Formations Easy2comply / ADPM

11. Navigateur • Fonctions disponibles, selon confidentialité: • Click droit : menu contextuel • Editer : Ouvrir l’objet; • Ajouter : Nouvelle organisation ou nouveau processus • Copier : Duplication … ou pas. • Couper : Déplacement • Coller • Effacer : Partiellement ou complètement • Limites : déplacement entre organisations seulement. • Changement de structure de processus : repasser par le référentiel. Page 11 Formations Easy2comply / ADPM

12. Navigateur : Copier Indépendance des référentiels Organisation / Processus Duplication du processus, Nouvelle instance indépendante, Nouveau contenant. Inclure les sous processus, les risques et contrôles Conserver un lien entre les Processus. Formations Easy2comply / ADPM

13. Exercices • Création de 2 sous organisations • Création d’un processus dans une sous organisation • Déplacement du processus, copie / duplication du processus • Copie avec et sans lien • Visualisation des effets Page 13 Formations Easy2comply / ADPM

14. Conseils d’organisation • Processus / Procédure : Faut-il créer les processus dans l’arborescence des organisations ? Ouverture contrat nouvel adhérent Création dossier Devis proposition Encaissement 1er règlement Admin. contrats Comptabilité Sce. Commercial Page 14 Formations Easy2comply / ADPM

15. Processus et procédure • Détails généraux : • Description : décrire succinctement la procédure; pour plus de détail, joindre « en attachement » la fiche descriptive de procédure s’il y en a une. • Type : Catégorie de processus • Plan de test : • Indiquez la fréquence des tests effectués sur ce processus, par exemple la fréquence de révision de la procédure. • Processus liés : Permet de lier d’autres objets processus, par exemple des réglementations s’il y a un référentiel. Page 15 Formations Easy2comply / ADPM

16. Cartographie d’IKA Conseil Macro Processus et leur type/catégorie • Opérationnel : Marketing / Développement • Opérationnel : Pilotage technique • Opérationnel : Administration des contrats et des cotisations   • Opérationnel : Gestion des prestations • Opérationnel : Gestion des placements • Opérationnel : Gestion de la réassurance/substitution   • Support : Comptabilité et Contrôle de gestion • Support : Systèmes d'informatique • Support : Moyens généraux • Support : Juridique / Norme • Gouvernance : Gouvernance et processus décisionnels • Gouvernance : Communication • Gouvernance : Ressources Humaines Page 16 Formations Easy2comply / ADPM

17. Cartographie d’IKA Conseil Processus du Macro-Processus : Administrer les contrats et les cotisations • Administrer les contrats • Appeler les cotisations • Encaisser les cotisations • Assurer le recouvrement précontentieux et contentieux des cotisations • Gérer les demandes et réclamations • Comptabiliser les cotisations (comptabilité auxiliaire) Page 17 Formations Easy2comply / ADPM

18. Cartographie d’IKA Conseil Procédures du macro processus : Administrer les contrats et les cotisations • Administrer les contrats • Modifier les contrats et les données des personnes • Modifier les cotisations • Appeler les cotisations • Faire l'appel de cotisations • Saisir les ressources • Encaisser les cotisations • Encaisser les cotisations par précompte (TG et autres organismes) • Encaisser les cotisations par paiement des adhérents • Assurer le recouvrement précontentieux et contentieux des cotisations • Analyser les anomalies • Assurer le recouvrement amiable • Enclencher une procédure contentieux • Gérer les demandes et réclamations • Traiter les demandes et réclamations en sections • Traiter les demandes et réclamations en centres de traitement • Traiter les demandes et réclamations en centres d'appels • Comptabiliser les cotisations (comptabilité auxiliaire) Page 18 Formations Easy2comply / ADPM

19. Cartographie d’IKA Conseil Formations Easy2comply / ADPM

20. Cartographie d’IKA Conseil Risques du processus « Administration des contrats et des cotisations » : • Risque de perte de clients lors de changement d'employeurs ou de départ à la retraite. • Risque d'informations erronées ou incomplètes provenant du service commercial • Risque d'erreurs lors d'enregistrement de chèques • Risque d'erreur de prélèvement • Risque d'erreurs de frappe et/ou de saisie dans l'appel de cotisation • Risques de prélèvement impayé • Risque d'impayé important • Risque d'erreurs de saisie et de perte de chèque • Risque de non enregistrement des paiements en espèce Page 20 Formations Easy2comply / ADPM

21. Gestion des Risques • L’objet risque • Définition du risque opérationnel (rappel) : le risque de pertes directes ou indirectes dues à une inadéquation ou à une défaillance des procédures de l'établissement (analyse ou contrôle absent ou incomplet, procédure non sécurisée), de son personnel (erreur , malveillance et fraude), des systèmes internes (panne de l’informatique,...) ou à des risques externes (inondation, incendie,...). • Objectif : Identification, évaluation, suivi et maîtrise/atténuation du risque. Page 21 Formations Easy2comply / ADPM

22. Gestion des Risques • Détails généraux • Nom et description : « bien le nommer, c’est mieux le connaître et le reconnaître » • Détails: • Risque clé : permet d’isoler certains risques dans les graphiques ou états; • Ligne métier : Permet de resituer dans l’organisation la procédure • Type de risque inhérent : Typologie de regroupement des risques. • Sujet : Indicateur libre • NB : l’information « Cause du risque » a été masquée par soucis de simplification ; elle peut être réactivée sur demande. Page 22 Formations Easy2comply / ADPM

23. Gestion des Risques • Exemple de description du risque Page 23 Formations Easy2comply / ADPM

24. Gestion des Risques • Evaluation Qualitative: • 2 axes : • Impact (Sévérité) mesuré sur une échelle de 1 (faible) à 4 (très élevé) en fonction des dégâts infligés. Exemple : « Risque de perte de clients lors de changement d'employeurs ou de départ à la retraite. ». A combien évaluez vous le contrat moyen « famille » d’un client ? • Fréquence (Probabilité de survenance) mesuré sur une échelle de 1 (faible) à 4 (très élevé). Même exemple : combien de fois par an cela arrive-t-il ? • Questionnaire : Profil de risque aide à l’évaluation ? Page 24 Formations Easy2comply / ADPM

25. Gestion des Risques • Exemple d’évaluation qualitative d’un risque Page 25 Formations Easy2comply / ADPM

26. Gestion des Risques : Evaluation • Tolérance / Objectif • Définition : C’est le niveau maximal de risque supportable. • Famille : catégorisation proposée par l’ADPM pour consolider les risques de même nature. Plusieurs choix sont possibles, la valeur donne la répartition en pourcentage. Page 26 Formations Easy2comply / ADPM

27. Gestion des Risques : Evaluation • Risques Résiduels • Définition : Risques nets = R.inhérents - Contrôles Aussi appelés risques nets, c’est le risque brut (ou inhérent) diminué de « l’efficacité du dispositif de maitrise » (les contrôles). Ils sont calculés automatiquement. NB: il existe une possibilité de forcer le résultat. Paramètre de niveau global de l’application. • Méthode de calcul : ultérieurement dans la formation après l’évaluation des contrôles Page 27 Formations Easy2comply / ADPM

28. Gestion des Risques : Incidents • Une base « Incidents » : Pour quoi faire ? • La première évaluation des risques est faite sur la perception des incidents passés. • Chaque année, les risques doivent être réévalués sur la base d’un échantillon de cas réels la base « Incidents » dans laquelle tous les incidents notables sont enregistrés • L’enregistrement se fait régulièrement, et permet d’enregistrer une trace concrète (date, conséquence directe ou indirecte, processus/risque/contrôle incriminé, plan d’action et recommandation, …) Page 28 Formations Easy2comply / ADPM

29. Gestion des Risques : Incidents • Onglet Documentation • Description : Texte et description en étapes • Détails généraux : Catégories, caractéristiques (fréquence importante), dates de l’événement et clôture. • Détails additionnels : assurance • Contrôles joints : Les contrôles défaillants, si besoin. • Onglet Investigation • Textes descriptifs de l’enquête et description en étapes • Onglet Estimation de perte • Perte directe : rattachement au risque qui s’est avéré avec évaluation du coût (important !!) • Perte non quantifiable : par exemple impact sur image. Page 29 Formations Easy2comply / ADPM

30. Gestion des Risques : Incidents • Onglet Conclusions • Texte et Recommandations multiples • Onglet Plan d’action • Suite aux recommandations, désigner les action à entreprendre avec responsable et date de fin. • Onglet Attachement • Pièces jointes nécessaires pour la documentation de l’incident • 2 éléments importants à remarquer : Lors de la prochaine campagne de réévaluation des risques, le montant et la fréquence seront à confronter avec l’évaluation faite du risque « estimé » à l’initialisation du système. Page 30 Formations Easy2comply / ADPM

31. Exercices • Evaluer les risques du modèle IKA Conseil • Matrice 4x4 vs 5x5 • Renseigner les familles de risques (utile pour les incidents) • Saisir quelques incidents Page 31 Formations Easy2comply / ADPM

32. Fin première journée Formation Easy2comply : 8 et 9 Novembre 2011

33. Seconde journée Formation Easy2comply : 8 et 9 Novembre 2011

34. Gestion des Contrôles • Définition Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par la direction d'une entreprise pour lui permettre de maîtriser les opérations à risque réalisées au quotidien par l'entreprise. • 3 types de contrôle: • 1er niveau procédure (Contrôle permanent) • 2ème niveau vérification par échantillon • Contrôle Périodique contrôle / audit ≠ Contrôle de gestion, audit, … Peut être regroupé en 1 niveau Page 34 Formations Easy2comply / ADPM

35. Gestion des Contrôles • Mise en place des contrôles DMR = Dispositif de Maîtrise des Risques • Chaque contrôle est rattaché à un ou plusieurs risques qu’il est sensé « atténuer » • Identification des contrôles dans les procédures en usage • Contrôle de 1er niveau : • Si le contrôle est en place, son statut est « Actif mais non testé » • Si le contrôle n’est pas encore en place, son statut est « Recommandé » • Périodiquement : effectuer le contrôle de 2ème niveau sur les contrôles actifs • Déterminer un échantillon (10, 15, 20 dossiers) • Vérifier que contrôle de 1er niveau a été efficace (ou pas…) • Noter les relevés et les recommandations éventuelles • Indiquer le nouveau statut du contrôle Page 35 Formations Easy2comply / ADPM

36. Gestion des Contrôles • Les valeurs du statut Chaque contrôle a un statut, dont la valeur est pris dans une liste. • Les valeurs proposées sont : • Recommandé : Le contrôle n’est pas encore en place; • Actif mais non testé : Contrôle de 1er niveau activé, le test du contrôle périodique n’est pas encore effectué; • Actif mais inefficace : Contrôle de 1er niveau activé, test périodique effectué mais a relevé des failles; • Actif et efficace : Contrôle de 1er niveau activé, test périodique effectué et pas de faille relevées. • Question : Trier les valeurs du statut Page 36 Formations Easy2comply / ADPM

37. Gestion des Contrôles Formations Easy2comply / ADPM

38. Gestion des Contrôles • Chaque contrôle est rattaché à un risque …. • Ou pas. Page 38 Formations Easy2comply / ADPM

39. Gestion des Contrôles Exemple de fiche contrôle Les informations générales sur le contrôle sont précisées (responsable, fréquence, nature et fonctionnement). Formations Easy2comply / ADPM

40. Gestion des Contrôles • Exemple de plan de test Périodicité du test Attention <> contrôle !! Information sur le mode Opératoire du test. Indication des règles suivies pour la détermination de l’efficacité du contrôle Page 40 Formations Easy2comply / ADPM

41. Gestion des Contrôles • Exemple de relevé et de recommandation Page 41 Formations Easy2comply / ADPM

42. Gestion des Contrôles • Mise à jour du statut Page 42 Formations Easy2comply / ADPM

43. Gestion des Contrôles • Historisation Page 43 Formations Easy2comply / ADPM

44. Gestion des Contrôles • Cas particuliers: • Contrôles liés à plusieurs risques • Contrôles Passifs /Actifs • Contrôles sur une procédure, non affectés à un risque Page 44 Formations Easy2comply / ADPM

45. Exercices • Création de quelques contrôles • Saisie de tests (relevés, recommandation et changement de statut) • Exemple de contrôle Actif / Passif • Retour sur les risques : évaluation du risque résiduel. • Faire varier le DMR et voir l’évolution du risque résiduel Page 45 Formations Easy2comply / ADPM

46. Graphiques • Graphiques sur les Contrôles • Contrôles : statut et statut numérique Indique la situation des contrôles, en pourcentage et en nombre. • Graphiques sur les Risques • Risques inhérents Nombre de risque par valeur résultante Matrice : répartition par combinaison impact x fréquence • Dates Possibilité d’arrêter un graphique à une date déterminée Page 46 Formations Easy2comply / ADPM

47. Graphiques Date « jusque » Graphiques disponibles Formations Easy2comply / ADPM

48. Graphiques Matrice des risques Formations Easy2comply / ADPM

49. Graphiques : Types de graphiques Choix du type de graphique Formations Easy2comply / ADPM

50. Graphiques : Extractions Choix du format de sauvegarde Formations Easy2comply / ADPM