Hilfsmittel zu Systementwicklung und -dokumentation

1. Werkzeuge Hilfsmittel zu Systementwicklung und -dokumentation

2. Überblick • Systemtechnische Hilfsmittel werden bei der Analyse, dem Design und bei der Dokumentation von Systemen und Subsystemen verwendet. • Zumeist handelt es sich um grafische Darstellungen. • Diese Hilfsmittel werden von Mitarbeitern des Rechnungswesens (nicht bloß Programmierern) verwendet!

3. Lernziele • Verständnis für den Einsatz systemtechnischer Hilfsmittel durch Prüfer und Systementwickler. • Einsatzmöglichkeiten für Flowcharting im Rahmen der Systemanalyse kennen. • Gängige Systemtechniken und ihre Anwendung kennen (z.B. HIPO Charts, Flowcharts, Datenflußdiagramme).

4. Lernziel 1 Der Einsatz systemtechnischer Hilfsmittel durch Prüfer und Systementwickler

5. Systemtechniken bei der Prüfung • Welche zwei grundlegenden Prüfungsarten (im Rahmen der Abschlußprüfung) gibt es? • Zwischenprüfungen (im Rahmen der Systemprüfung, IKS-Prüfung – homograder Fall). • Einzelfallprüfung konkreter Geschäftsfälle bzw. Abschlußpositionen (heterograder Fall).

6. IKS-Prüfung • Prüfer befassen sich zumeist mit dem Dokumentenfluß und der -bearbeitung . • Dazu benötigen Sie Werkzeuge zur Strukturierung und Dokumentation von Systemen. • Es werden Grafiken (Charts) verwendet.

7. IKS-Prüfung • Es wird die Existenz, Effektivität und Kontinuität des IKS überprüft. • Dazu muss aber das IKS (wie auch die Geschäftsprozesse des Unternehmens) komplett verstanden werden.

8. IKS-Prüfung • Prüfer müssen daher mit den grafischen Werkzeugen zur Systemanalyse und –dokumentation vertraut sein. • Welche Techniken sind das? • Input-Process-Output (IPO) • Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO) • logische Datenflußdiagramme (DFD)

9. Arbeitspapiere •… sind die Protokolle des Prüfers über die ausgeführten Tests, die eingeholten Informationen sowie die daraus gewonnenen Erkenntnisse im Rahmen seiner Prüfungshandlungen. • Der Prüfer ist zur führung von Arbeitspapieren verpflichtet!

10. Arbeitspapiere • Welche Systemtechniken finden in den Arbeitspapieren der Prüfer Anwendung? • Fragebögen zum IKS • Flowcharts • Datenflußdiagramme • Entscheidungstabellen

11. Systemanalyse • Systemanalyse beinhaltet das Sammeln und Ordnen von Fakten. • Dabei können Systemtechniken vorteilhaft eingesetzt werden. • Matrix-Darstellungen • logische Datenflußdiagramme

12. System-Implementierung • Bei der System-Implementierung wird der Design-Plan praktisch umgesetzt. • Einer der wichtigsten Schritte der Implementierung ist die Dokumentation. • Systemtechniken in der Dokumentationsphase: • Program Flowcharts • Entscheidungstabellen

13. Lernziel 2 Einsatzmöglichkeiten für Flowcharting im Rahmen der Systemanalyse

14. Systemtechniken • Ein Flowchart ist eine symbolische Darstellung des Datenflusses und der Verarbeitungs-schritte eines (Informations-) Systems. • Flowcharts sind die gebräuchlichste Form der Systemtechniken.

15. Flowchart-Symbole Input/Output Verarbeitung Datenfluß Anmerkung

16. Spezielle Input/Output-Symbole Lochkarte Lochstreifen On-Line Speicher Plattenspeicher Magnetband

17. Spezielle Input/Output-Symbole Dokument Datenübertragung Dateneingabe Off-Line Speicher Display

18. Verarbeitungs-Symbole Entscheidung Hilfs- Operation Verarbeitg. Mischen Extrahieren Vorbereitung Vergleichen Händische Operation Sortieren

19. Sonstige Symbole Konnektor Übertragungsband Konnektor nächste Seite Terminal Parallele Verarbeitung

20. Einsatz von Symbolen im Flowcharting • Symbole stellen die Funktion von Informationen oder anderer System-bestandteile dar. • Die Leserichtung ist von links nach rechts bzw. von oben nach unten. • Geänderte Leserichtung sollte durch offene Pfeilspitzen kenntlich gemacht werden.

21. Einsatz von Symbolen im Flowcharting Normale Leserichtung Genehmigung nach Prüfung Rechnung Genehmigte Rechnung

22. Einsatz von Symbolen im Flowcharting Umgekehrte Leserichtung mit Pfeilspitzen Genehmigung nach Prüfung Genehmigte Rechnung Rechnung

23. Einsatz von Symbolen im Flowcharting Konnektor-Symbol Einkauf Lager Bestell- Anforderung A Bestell- Anforderung A

24. Einsatz von Symbolen im Flowcharting Bestell- Anforderung Bestellung vorbereiten und Lieferanten-Daten aktualisieren Liefer- Daten Bestellung

25. Lernziel 3 Gängige Systemtechniken, wie HIPO-Charts, System-Flußdiagramme, und logische Datenflußdiagramme und ihre Anwendungen

26. IPO- und HIPO-Charts • … werden v.a. bei der Systementwicklung verwendet. • Während auf der höchsten Ebene nur die grundlegenden Input-Process-Output-Beziehungen relevant sind, stellt man mittels HIPO- (Hierarchy plus Input-Process-Output) weitere Details dar.

27. IPO-Charts System: Lohn Beschreibung: Errechne Bruttolohn Author: Hr. Meier Chart Number: 3.1 Datum: 6.9.0X Input Process Output Summiere Arbeitsstunden Ermittle Stundensatz Errechne Bruttolohn Arbeitsstunden-Datensätze Mitarbeiter-Stammdaten Bruttolohn-Datensätze Mitarbeiter-Stammdaten Fehlermeldungen

28. Hierarchy-Chart 1.0 Lohnverrechnung 2.0 3.0 4.0 Datenaufbereitung Verarbeitung Kontrolle

29. Hierarchy-Chart 3.1 3.2 Errechne Bruttolohn Errechne Nettolohn 3.11 3.12 3.13 Summiere Arbeitsstunden Errechne Bruttolohn Ermittle Stundensatz Für jeden nummerierten Modul existiert ein eigener IPO-Chart.

30. System- und Programm-Flowcharts • Ein System-Flowchart stellt die groben Verarbeitungsschritte in einem System dar. • Hier liegt das Schwergewicht auf den Datenträgern und den Haupt-Prozessen und nicht auf den Details der Verarbeitungsschritte.

31. Symbole logischer Datenflußdiagramme Terminator Prozess Datenfluß Datenspeicher

32. Datenflußdiagramm Verarbeite Lohndaten Zeiterfassung Mitarbeiter- Daten fortschreiben Lohndaten

33. Datenflußdiagramm Aktueller Status Mitarbeiter-Daten Prüfe Lohndaten P1 Lohndaten Daten in Ordnung Zeiterfassung Gültige Lohndaten

34. Datenflußdiagramm Nettolohn und Abzüge Mitarbeiterdaten Errechne Auszahlung P2 Input-Daten Mitarbeiter Schecks Gültige Lohndaten

35. Datenflußdiagramm Mitarbeiter Daten update Lohn- Journal verarbeiten Journal Daten Details Aktuelle Beträge Nettolohn und Abzüge Nettolohn berechnen Mitarbeiter Gehalts-Schecks

36. Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts • Ein analytischer Flowchart stellt alle Verarbeitungsschritte eines Systems dar, wobei Kontrollen besonders hervorgehoben werden. • Im analytischen Flowchart werden die Symbole durch Flußlinien (Flowlines) verbunden.

37. Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts • Ein Dokumenten-Flowchart ähnelt im Format einem analytischen Flowchart, enthält aber weniger Prozeßdetails. • Im Dokumenten-Flowchart wird als einziges Symbol das Dokumenten-Symbol verwendet.

38. Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts • Ein Formular-Flowchart dokumentiert die Verteilung mehrerer Formular-Kopien innerhalb einer Organisation. • Es wird v.a. dargestellt, wer welche Formulare erhält, und nicht, wie diese dann bearbeitet werden.

39. Analytischer Flowchart Einkauf Lieferanten Lieferanten- Liste überprüfen Lieferanten auswählen Preisanfrage Preisanfrage vorbereiten Preisanfrage

40. Analytischer Flowchart Einkauf Lieferanten Anbot Anbot Anbot auswählen Bestellung vorbereiten Bestellung Bestellung

41. Dokumenten-Flowchart Kreditoren-BH Einkäufer Wareneingang Lager Waren- Anforderung 1 Waren- Anforderung 1 Waren- Anforderung 2 2 Bestellung 3 To Vendor Bestellung 1 2 Bestellung 5 Bestellung 4 3 4 5

42. Formular-Flowchart Einkauf Lager Kreditoren Produktion Rechnungsw. Kopien der Bestellung 1 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5

43. Sandwich-Regel • Jedes Prozess-Symbol sollte zwichen ein Input- und ein Output-Symbol eingebettet werden (“sandwiched”). • Inputs fließen in den Prozess hinein, Outputs daraus hervor.

44. Verbale Beschreibungen • Verbale Beschreibungen (Texte) sind v.a. für die “fact-finding” Phase der Systemanalyse geeignet. • Beispiele für verbale Beschreibungen: • Fragebögen und Checklisten • Ergebnisse von Dokumentenerhebungen (document reviews)

45. Auslastungs-Analysen • Auslastungs-Analysen müssen in der Implementierungsphase immer durchgeführt werden. • Tätigkeits-Erfassungen liefern Messungen bzw. Schätzungen einzelner Prozess-häufigkeiten in einem Produktionsumfeld.

46. Auslastungs-Analysen • Vier Schritte der Tätigkeits-Erfassung: • Identifikation der Arbeitsschritte. • Schätzung der erforderlichen Arbeitszeiten. • Anpassung der geschätzten Zeiten an konkrete Bedingungen. • Analyse der erforderlichen Tätigkeits-Ressourcen.

47. Techniken zur Entscheidungsanalyse • Verzweigungs- und Entscheidungstabellen werden v.a. bei der Systementwicklung eingesetzt. • Eine Verzweigungstabelle besteht aus der zu treffenden Entscheidung, einer Liste aus Vorbedingungen und dem Pfad, der für jede Bedingung zu durchlaufen ist.

48. Techniken zur Entscheidungsanalyse Verzweigungstabelle (Beispiel) Empfangener Code 1 2 3 4 Konnektor- Bezeichnung Konnektor- Bezeichnung Gehe zu

49. Techniken zur Entscheidungsanalyse • Mit einer Entscheidungstabelle wird der Entscheidungsprozess in Tabellenform dargestellt. • Entscheidungstabellen enthalten mehrere Kriterien (= Zeilen). • Sie stellen WENN-DANN-Regeln dar und werden in Matrixform erstellt.

50. Entscheidungstabellen Beispiel einer Entscheidungstabelle Tabellen-Titel Regeln 1 2 3 ... N Bedingungs-Einträge Wenn: Bedingungsteil Aktionseinträge Dann: Aktionsteil