Plan d’intervention 1. Terminologies 2. Intérêt et avantages du PPM

1. MINISTERE DE L’ECONOMIE, DU COMMERCE, DE L’INDUSTRIE ET DU TOURISMEDIRECTION GENERALE DES MARCHES PUBLICS PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES Thème : Avantages, contenu, acteurs et procédure du Plan de passation des marchés publics

2. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES Plan d’intervention • 1. Terminologies • 2. Intérêt et avantages du PPM • 3. Inconvénients liées à l’absence du PPM • 4. Contenu général du PPM • 5. Objectifs et contenu du PPM de la DGMP • 6. Les acteurs du PPM • 7. La procédure d’élaboration et de validation du PPM

3. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUESLibreville, du ………. au ………. décembre 2009 I. Terminologies Le plan de passation des marchés fait partie d’un ensemble de documents nécessaires à la passation et à l’exécution des marchés publics avec les DAO types, les conventions types, etc.…. Il permet de déterminer, selon les systèmes de passation et leurs niveaux de complexité, les différentes étapes de la passation et de l’exécution d’un marché et/ou d’un ensemble de marchés en indiquant soit des dates, soit des périodes et délais pour chacune d’elles. C’est un document de programmation du processus de passation des marchés afin de permettre à la PRM/ADC de maîtriser et étaler la passation des marchés dont il a la charge en vue de leur exécution. Ces dates et périodes sont soit règlementairement définies (30 jours francs pour le délais de réception des offres en cas d’appel d’offres – art. 22 CMP-) soit déterminés en fonction de la pratique observée (durée de préparation des marchés, durée des séances d’évaluation des offres). Le Code des marchés publics gabonais ne prévoit pas l’obligation pour les PRM de soumettre un PPM à l’organe de régulation avant le début de la phase de passation des marchés publics contrairement à d’autres règlementations

4. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES II. Intérêt et avantages du PPM C’est un outil de management nécessaire à l’utilisation rationnelle des ressources publiques et qui s’inscrit dans le cadre de la performance de la dépense publique relative aux marchés publics Le PPM permet : • une prévision des actions à mener chronologiquement (préparation, évaluation, conclusion du marché…) • une prévision en vue d’une utilisation rationnelle des moyens humains (personnels, experts…), financiers (budget) et matériel (photocopieurs, …) • une prévision des risques éventuels (rallongement des délais pour raisons d’environnement politique, climatique…) en intégrant dans certaines phases des délais plus longs (ex: dans l’exécution)

5. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES • de susciter des réactions rapides et diligentes de la part de tous les acteurs impliqués dans la prise de décision : le PPM remplit une fonction de tableau de bord • de situer les responsabilités dans les retards enregistrés dans le respect du chronogramme • d’éviter les prétendues situations d’urgence justifiant le recours aux procédures spéciales ( entente directe ) • un autocontrôle de l’exécution du budget : la surveillance de certaines dates buttoirs par le respect des échéances fixées oblige à faire des rappels aux décideurs détenant des dossiers en cours de traitement

6. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES • d’avoir, pour la PRM, l’assurance de l’exécution de son budget en minimisant les risques de pertes de crédits pour cause de bouclage des opérations budgétaires par la DGB (clôture des opérations d’engagement) • un suivi adéquat de la passation et de l’exécution des marchés publics compte tenu du double chronogramme établi par le PPM : • Un chronogramme relatif à la passation et l’exécution de chaque marché • Un chronogramme synoptique permettant la passation et l’exécution de l’ensemble des marchés • aux différents acteurs de la dépense publique situés en aval de la passation des marchés de mieux s’organiser pour les engagements des crédits, la prévision de trésorerie • l’adaptabilité des chronogrammes en fonction de la nature des marchés (travaux, fournitures,…), de la complexité des prestations (avec pré qualification, …), du type de procédure (appel d’offres international, consultation de fournisseurs, ….) • la minimisation ou la suppression du recours injustifié à la procédure de passation qu’est l’entente directe avec ses risques de surfacturation, sauf si ce recours peut être justifié pour des raisons tenant à l’exclusivité d’un brevet (art. 43 CMP).

7. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES III. Inconvénients liés à l’absence du PPM Ces inconvénients sont : • improvisation dans le recours à la procédure (recours abusif aux demandes de marché par entente directe) et recours à une procédure inadaptée (appel d’offres ouvert en lieu et place de la consultation de fournisseurs ou de l’appel d’offres restreint) • mauvaise utilisation et risques de perte des crédits • usage inadéquat des moyens humains et matériels • allongement des délais de préparation • surcoûts (multiplication d’avenants…) • suivi difficile si la PRM veut passer et faire exécuter plusieurs marchés à la fois dont certains très complexes

8. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES IV. Contenu général du PPM De façon général le PPM contient : 1. Des éléments propres à la préparation et à la passation des marchés : • types/catégories de marchés (travaux, prestations intellectuelles…) • procédures prévues (appel à la concurrence essentiellement, l’entente directe peut être prévue pour les marchés portant sur des brevets exclusifs…) • le montant de l’enveloppe budgétaire • informations budgétaires (identification et nature budgétaire, service responsable du marché, identification du projet…)

9. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES 2. Des éléments propres à l’exécution des marchés • délai d’exécution • dates de réception/livraison

10. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES 3. Des dates, périodes et délais parce que le PPM est essentiellement un chronogramme : • période de préparation • date du lancement de l’appel à concurrence et délai de réception des offres • date et période de réception et d’évaluation des offres • date/période de demande de l’avis de non objection • date/période d’approbation du rapport d’évaluation • date/période de notification d’attribution, de conclusion et d’approbation du marché

11. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES Il peut être très détaillé comme ceux des états très avancés en matière de passation de marchés et ceux des bailleurs de fonds qui sont en réalité de véritables plans de passation et de suivi d’exécution puisqu’ils intègrent dans l’exécution des rubriques telles que : • le paiement des avances • le volume des prestations exécutées (ou rapport pour les prestations intellectuelles) • les avenants et coût final

12. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES V. Objectifs et contenu du PPM proposé par la DGMP 1. La DGMP vise 2 objectifs majeurs: • Objectif 1 : faire respecter la réglementation en vigueur en matière de passation de marchés publics tout en évitant « les lourdeurs administratives » : simplification du PPM par la suppression des rubriques et étapes complexes et/ou parfois superfétatoires sans pour autant qu’elles soient nécessairement inutiles : • 16 rubriques pour les marchés de prestations intellectuelles qui sont les plus longs contre 31 étapes pour le même type de marchés pour les prêts avec le FIDA • 10 rubriques pour les marchés de travaux contre 21 pour la même catégorie de marchés avec le FIDA • La réduction du PPM à la phase de passation des marchés exclusion faite de la phase d’exécution à inclure à l’avenir • Objectif 2 : renforcer les capacités des PRM/ADC en matière de suivi et d’autocontrôle du processus de passation des marchés publics

13. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES 2. Contenu du PPM proposé par la DGMP Ce PPM comprendra 2 grandes parties: • une partie portant sur les données budgétaires : • libellé du projet • imputation budgétaire • montant de la dotation budgétaire • une partie portant sur les données de la passation des marchés qui est le véritable PPM : • les données de base : type de marché – mode de passation - service responsable du marché • une phase de préparation : demande d’ANO – ANO DGMP - publication d’avis d’appel à la concurrence • une phase d’évaluation des offres techniques et financières : dépôt des offres – évaluation – ANO DGMP/CNMP sur rapport d’évaluation des offres • une phase de conclusion du marché : notification d’attribution - visa de conformité juridique DGMP – visas DGB et DGCF – approbation DGMP/CNMP

14. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES 3. Caractéristiques du PPM proposé par la DGMP Ce PPM a les caractéristiques suivantes : • il peut être plus ou moins long ou plus court selon la volonté des différents acteurs (PRM, CEO, DGMP, DGB, DGCF…). En moyenne, de la préparation à l’approbation : • De 5 à 7 mois pour les marchés de prestations intellectuelles • De 4 à 6 mois pour les autre types de marchés (travaux, fournitures…) Le raccourcissement de ces délais peut être le fait de : • la PRM si elle prépare son projet le plus tôt possible, transmet son rapport d’évaluation à la DGMP, publie l’avis d’appel à la concurrence sans tarder, notifie rapidement l’attribution du marché, évite autant que possible tout élément susceptible de générer un contentieux qui retarderait tout le processus… • la CEO si elle procède à l’évaluation des offres dans des délais raisonnables • la DGMP/CNMP si elles approuvent les rapports dans des délais plus courts que ceux du CMP (15 jours ouvrables – art. 123, 124 CMP) • les DGB et DGCF si elles visent sur les projets de marchés avec diligence

15. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES • il est dynamique : il peut faire l’objet de certaines modifications en cours d’exécution (rallonge ou raccourcissement des délais et périodes )

16. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES VI. Les acteurs du PPM Ces acteurs sont : • la PRM/ADC : prépare les projets, prépare un projet de PPM, saisit la DGMP, publie l’avis d’appel à la concurrence, préside la CEO, transmet les rapports d’évaluation, notifie et conclut les marchés… • la CEO : évalue les offres et propose l’attribution des marchés • la DGMP/CNMP : donne l’ANO et/ou reforme le projet de PPM, les rapports d’évaluation des offres, approuve les marchés • la DGB et la DGCF visent sur les projets de marchés

17. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES VII. La procédure d’élaboration et validation du PPM 1. La PRM : • liste les actions à entreprendre par ordre chronologique avec leur durée la plus réaliste possible (en tenant compte des délais fixés par la réglementation) • rixe les dates buttoirs d’achèvement de chaque action • prépare et remplit le tableau de programmation selon son mode de présentation (système de tableau ou système de diagramme/barre) • transmet ce projet à la DGMP en vue de requérir son ANO 2. La DGMP donne son ANO sur le projet ou fait des recommandations pour prise en compte 3. La PRM • débute l’exécution du PPM en respectant le chronogramme approuvé • remet à jour/réajuste périodiquement le PPM en tenant compte des dérapages et changements constatés.

18. PLANIFICATION DES MARCHES ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS DANS LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES Merci de votre attention