Membuat Pesan Bisnis Melalui Surat Menyurat

1. MembuatPesanBisnis Melalui SuratMenyurat

2. I. PengertianSuratSurat. Suratadalahsuatusaranauntukmenyampaikaninformasisecaratertulisdaripihak yang satukepadapihak lain. Informasidalamsuratdapatberupapemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dansebagainya. Agar komunikasimelaluisuratdinilaiefektif, makaisiataumaksudsuratharusterangdanjelas, sertatidakmenimbulkansalahartipadapihakpenerima.

3. II. TujuanMenulisSurat Tujuanmenulissuratsecaragarisbesardiklasifikasikanmenjaditigamacam, yaitu: a. Menyampaikaninformasikepadapembacasurat; b. Mendapatkantanggapandaripembacasurattentangisisurat; c. Inginmendapatkantanggapandanmenyampaikaninformasikepadapembacasurat.

4. III. FungsiSurat Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain: a. Surat sebagai media komunikasi. b. Suratsebagaibarometerkemajuanperusahaan c. Suratsebagaidutapenulis. d. Suratsebagaibuktitertulis. e. Dokumentasitertulis f. Pedomandasardalambertindak g.Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor

5. IV. PenggolongandanPembagianSurat • a. Berdasar kepentingan isi surat: • Surat pribadi: formal dan non formal • Surat dinas: surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik, surat izin, dan sebagainya. • Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat pesanan dan balasannya, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, surat-surat ketatausahaan, dan sebagainya.

6. b. Berdasarwujudfisiksurat: suratbersampul, surattanpasampul, kartu pos, faksimili, e-mail. c. Berdasarcarapengiriman: suratkilatkhusus, kilat, pengirimanbiasa, surat-suratelektronik. d. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa. e. Berdasarjumlahsasaran: biasa, edarandan pengumuman f. Berdasarkantingkatpenyelesaiannya: sangatpenting, penting, biasa.

7. V. BentukTataletakSurat Bentuktataletaknya: luruspenuh, lurus, setengahlurus, alineamenggantung, lekuk, resmi. Bentuk-bentuksuratdalambahasa Indonesia secaragarisbesardikelompokkansebagaiberikut: a. BentukLurusPenuh(Full Block Style) Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah. b. Bentuk Lurus (Block Style) Padaumumnyabentuksemacaminibanyakdigunakandiperusahaan. c. BentukSetengahLurus(Semi Block Style)

8. d. Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat. e. BentukResmi(Official Style) Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah. f. BentukAlineaMenggantung(Hanging Paragraph Style) g. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru

9. LembagaPendidikanBisnis & Manajemen TEKNOKRAT Jl. Kartini No. 114-120 Telp. (0721) 263038, 256922 Jl. H. ZainalAbidinPagaralam 9-11 KedatonTelp. (0721) 702022 (hunting) BANDARLAMPUNG No. : 455/TJ-1/I/06 12 Januari 2006 Hal : LamaranPekerjaanKepadaYth. Sdr. IwanPurwantoJalan Z.A PagarAlam No. 16 Bandar Lampung Denganhormat, SehubungandengansuratlamaranSaudaratanggal 3 Januari 2006, untukpertimbanganlebihlanjutkamimengharapkankedatanganSaudaradikantorkamipada: Hari/tanggal : Senin, 19 Januari 2006 Jam : 09.00 WIB s.d. selesaiTempat : LPBM TeknokratJalanKartini No. 114-120 Bandar Lampung Padakesempatantersebutakandiadakantestertulisdanwawancara. HarapSaudaramembawasemuaijazahdansurat-suratketeranganasli yang diperlukansertamembawaperalatanmenulis. HarapSaudaradatangtepatpadawaktunya. Bilaternyatapadawaktu yang ditetapkanSaudarabelumdatang, makaSaudaradianggapmengundurkandiri. AtasperhatianSaudaradiucapkanterimakasih. Hormatkami, Mahathir Muhammad, S.E. Direktur

10. Bagian-bagianSurat : kepalasurat (2) : tanggal, bulan, tahunsurat (3) : nomorsurat (4) : lampiran (5) : halatauperihal (6) : alamat yang dituju (alamatdalam) (7) : salampembuka (8a) : aleniapembuka (8b) : isisurat (8c) : aleniapenutup (9) : salampenutup (10) : tandatanganpenanggungjawabsurat (11) : namapenanggungjawabsurat (12) : jabatanpenanggungjawabsurat (13) : tembusan (14) : inisial

11. FungsiBagianSurat 1. KepalaSurat (Kop Surat) Untukmempermudahmengetahuinamadanalamatkantor/organisasiatauketerangan lain mengenaibadan, organisasiatauinstansi yang mengirimsurattersebut. Biasanyakepalasuratdisusundandicetakdalambentuk yang menarik, danterdiriatas: a. Namakantorbadan, organisasiatauinstansi; b. Alamatlengkap; c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada) d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) e. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) f. Moto (bilaada)

12. g. E-mail, situs (bilaada) h. Macamusaha i. Namadanalamatkantorcabang (bilaada) j. Nama bankir (untuk referensi) k. Lambangatausimbol (logo) dariorganisasiatauinstansi yang bersangkutan. l. Kepalasuratuntukswastadibuatbebassesuaidengancitrapemilikperusahaan, tetapiuntukdinaspemerintahadaketentuantersendiri.

13. 2. TanggalSurat Apabilasudahadakepalasurat, makamenuliskantanggaltidakperludidahuluiolehnamatempat/kota. Tanggal, bulan, dantahundituliskansecaralengkap. Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006 3. NomorSurat Setiapsuratresmi yang keluarhendaknyadiberinomor, yang biasanyadinamakannomor verbal (urut). Nomorsuratdankodetertentupadasuratdinasitubergunauntuk: a. Memudahkanpengaturandanpenyimpanansebagaiarsip b. Memudahkanpenunjukanpadawaktumengadakanhubungansuratmenyurat c. Memudahkanmencarisuratitukembalibilamanasuratdiperlukan d. Memudahkanpetugaskearsipandalammenggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanansurat e. Mengetahuijumlahsuratkeluarpadasuatuperiodetertentu

14. Contohnomorsurat 105/Dir – MS/06/11 Nomorurutsuratkeluar Direktur PT Mandiri Sejahtera BulanJuni Tahun 2011

15. 4. Lampiran Surat yang melampirkansesuatumisalnyakuitansiataufotokopi, dalambagiansuratperludituliskankata “lampiran”, yang diikutijumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplaratau 1 (satu) berkas. Untuksuratbisnisada 2 cara: a. dibawahnomor b. ataudikiribawah 5. Hal atauperihal Sebaiknyapadasetiapsuratresmi, baiksuratdinaspemerintahmaupunswasta (bisnis), selaludicantumkanpokokatauintidarisurattersebut. Padasuratdinaspemerintah, penulisankata “Hal” atau “Perihal” dicantumkandibawahkata “Lampiran” secaravertikal, dengancatatantidakbolehmelewatitanggalsurat. Penulisanperihalada 3 carayaitu: a. Sebelum penulisan alamat dalam b. Setelah penulisan selesai alamat dalam c. Setelahsalampembuka