CAF: Melhorar as organizações públicas através da auto-avaliação

1. CAF:Melhorar as organizações públicas através da auto-avaliação Cristina Evaristo Seminário CAF - Açores 30 JUN 2005

2. História principais momentos Presidência Portuguesa da UE 1998 2000 2001 2002 2003 2005 2006 Decisão DG IPSG/ CAF WG 1CQ – Lx CAF 2000 Criação do CR CAF no EIPA Revisão CAF 2CQ – Copenhaga CAF 2002 CAF survey (1º) 1 E CAF Event - Roma CAF survey (2º) 2 E CAF Event - Lux Revisão CAF 2006

3. AVALIAÇÃO do DESEMPENHO Auto-Avaliação Serviços de controlo e de auditoria Das organizações Entidades externas Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública SIADAP Funcionários e Agentes Das pessoas Dirigentes intermédios Orientação da DGAP para utilizar a CAF A DGAP é responsável pela coordenação, acompanhamento e avaliação das iniciativas de divulgação e implementação da CAF

4. O caminho da CAF em Portugal Consolidação 2006 • know-how • Manual CAF • Partilha • (comunidade utilizadores) 2005 Formação DECAF Partilha Evento CAF 2004 Ferramentas Versão portuguesa Grelha e questionários 2003 2002 Aprendizagem Caso piloto CMO 2001 Abordagem Top-Down Bottom-up

5. O que é a CAF… • Modelo p/ diagnóstico organizacional (baseado em evidências) • Permite às organizações públicas compreender e utilizar técnicas de gestão da qualidade • Adaptado ao sector público • Ponto de partida para Melhoria Continua • Gratuito • Europeu

6. Dinâmica da CAF • 9 critérios – principais aspectos a ter em conta numa análise organizacional (5 Meios/4 Resultados) • 27 sub-critérios • Tabela de pontuação para Meios e Resultados

7. Ciclo da auto-avaliação (orientações) Decisão de melhorar a organização Criar e preparar a Equipa de Auto-Avaliação(representativa, operacional) Comunicar o projecto à organização Recolher as evidências, aplicar questionários, preencher a Grelha de Auto-Avaliação Pontuar os critérios/sub-critérios; chegar a consensos Relatório final com os resultados da AA: pontos fortes + oportunidades de melhoria Planeamento Liderança Comunicação Envolvimento Implementação Resultados

8. ACT PLAN CHECK DO Ciclo da melhoria do desempenho Resultados da AA Identificar AM Plano de Melhorias para melhorar o desempenho Níveis de Excelência EFQM (C2E) – protocolo DGAP/APQ

9. Manual da CAF • O modelo CAF • Processo de Auto-Avaliação • O que se segue ao processo de AA • Factores de sucesso • Materiais de apoio • Grelha de AA • Modelos de questionários e entrevista • Glossário • Bibliografia

10. DECAF • Diploma de Especialização CAF • Agentes CAF • Formato: b-learning (e-learn + presencial) • Parceria DGAP/INA • Aprendizagem pela prática (actividades + Trabalho Final) • Competências comportamentais (factores-chave) • 1ª Edição: • 200h (e-learn + presencial) • 28 participantes

11. DECAF... (cont.) • Programa: • Enquadramento da CAF; Dinâmica da CAF; Liderança do projecto; Aplicação da CAF; Comunicar a CAF; Follow-up; Comunicação para a mudança;Trabalho final. • Resultados (percepções): • Aquisição de competências e conhecimentos p/ disseminar e aplicar a CAF • Aumento dos utilizadores da CAF (efectivos e potenciais) • Impacto esperado: iniciativas de disseminação e implementação da CAF em cada ministério.

12. Outros meios de promoção da CAF em Portugal • Parcerias com organismos • Consultoria: por telefone e presencialmente • Distribuição de brochuras da CAF gratuitamente • Realização de acções de sensibilização nos serviços • Informação e ferramentas no site da DGAP

13. Ferramentas ao nível Europeu • Centro de Recursos CAF (EIPA) • www.eipa.nl • Eventos Europeus CAF • www.eipa.nl

14. 2nd CAF Survey - conclusões • Aumento do uso da CAF (500 – 2003; 900 – 2005; 1900 – 2006) • Aumento do apoio politico para os modelos TQM (encorajar e não impor) • Aumento das iniciativas e actividades relacionadas c/ a CAF (formação, linhas de orientação, etc.) • CAF adequa-se a todos os tamanhos de organizações (50 % tinha entre 100 a 1000 colaboradores) • Preferência pela CAF relativamente a outros modelos TQM: fácil de usar, baixos custos e adaptação ao sector público • Mais usada: serviços da A. Central; tipo de organismos de administração descentralizada

15. 2nd CAF Survey - conclusões • Validação metodológica externa? Avaliador/assessor externo (38); sem validação (33); agência responsável pela CAF (32) = preferência pelo sector público • A Comunicação em todas as fases do processo mantém-se como um dos pontos fracos no processo de auto-avaliação • Maioria das organizações iniciou acções de melhoria após aplicação da CAF e 95% pretendem aplicar a CAF de novo = inicio de uma cultura permanente de TQM • Benchmarking: 2/3 afirmam ter descoberto boas práticas durante a auto-avaliação e preparam-se para partilhá-las com outros www.eipa-nl

16. Próximos passos • Nacional • Publicação Manual de Aplicação CAF • 2ª Ed. DECAF (?) • Estudo Nacional s/ a CAF • CD-ROM interactivo de GQ em serviços públicos • Página da CAF no site DGAP • Grelha digital de AA • Internacional: • Revisão da CAF (CAF 2006) • Mais e melhores serviços e produtos oferecidos pelo CR CAF (EIPA)

17. Obrigado! cristina.evaristo@dgap.gov.pt