GESTIÓN MODERNA DE INVENTARIOS

1. GESTIÓN MODERNA DE INVENTARIOS BIENVENIDOS

2. AGENDA • 1. CONCEPTOS BÁSICOS Y EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN DE STOCKS • 1.1 La Gestión integral de Inventarios en el sistema logístico. • 1.2 Clasificación de los Inventarios • 1.3 Sistemas y modelos de gestión de stocks • 1.4 Inventarios en consignación y justo a tiempo • 2. CATEGORIZACION ABC DE PRODUCTOS Y SKUS • 2.1 El ABC en los Inventarios y Clasificación de Productos • 2.2 Metodología y Aplicación estadística • 2.3 Identificación de los artículos triple AAA en inventarios • 2.4 Casos de estudio y talleres • 3. COSTOS DE LOS INVENTARIOS E INDICADORES DE GESTIÓN • 3.1 Costos integrales de los Inventarios • 3.2 Indicadores de Gestión en la gestión de stocks • 3.3 Administración del inventarios por el proveedor (VMI) • 3.4 Impacto financiero de los inventarios en las empresas • Talleres y casos aplicados • 4. SISTEMATIZACION Y CODIFICACION DE LOS INVENTARIOS • 4.1 Control del conteo físico de mercancías • 4.2 Aplicación de Radiofrecuencias y código de barras • 4.3 Administración de inventarios virtuales • Talleres

3. LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

4. NUESTRA VISIÓN DE INVENTARIOS: Algunos cambios mundiales: • Inventarios just in time • Reabastecimiento continuo • Alianzas estratégicas • La relación con los proveedores • Bloques económicos • El medio ambiente • Inventarios en consignación • Las compañías rápidas absorben a las lentas • Es la era del conocimiento

5. EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INVENTARIOS

6. EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INVENTARIOS: DEL SISTEMA PUSH AL PULL Sistema Logístico Dirigido al Cliente Push Mercancía Almacenada Ventas Mercancía Almacenada Pull Ventas

7. $ VENTA MARGEN = _________ COSTO RENTABILIDAD ¿Cómo han evolucionado los objetivos de las empresas? ¿Por qué el aumentar la rotación y disminuir los costos es tan importante? RENTABILIDAD = MARGEN x ROTACIÓN Antes G I VENTAS ROTACIÓN = Ahora _________ INVENTARIO

8. CENTRALIZACIÓN • Centralización de Inventarios • Centralización de Entregas GESTIÓN DE INVENTARIOS

9. Inventarios Entregas Centralización Descentralización vs Centralización Puntos o zonas de Consumo 2 Oportunidades : Centros de Distribución Punto de Abastecimiento

10. Centralización de Entregas • Oportunidades….. • Incrementar la rotación • Reducir el costo de Ordenar • Mejor control de la calidad y del servicio. • Unificación del criterios comerciales • Aprovechamiento de las economías de escala • Aprovechamiento vehicular por kilómetro recorrido. • Mayor productividad en las operaciones de picking, despacho y recibo. • Disminución en los tiempos de espera. • Se facilita la Logística en Reversa. • Es una estrategia mas armónica con el medio ambiente.

11. SÍNTOMAS DE UNA GESTIÓN DE STOCK DEFICIENTE • Incremento de pedidos pendientes por servir. • Incremento de la inversión en stock. • Alta rotación de clientes. • Incremento de pedidos anulados. • Falta espacio de almacenamiento. • Baja rotación del stock. • Cancelación de compras.

12. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS La nueva visión de inventarios propone la visión funcional de los mismos. Tradicionalmente cada área ve a los inventarios bajo la luz de sus propios intereses y lo cierto es que el nivel de inventario no debe beneficiar a una sola área sino a toda la compañía. • ÁREA FINANCIERA • Busca realizar inversiones que representen una alta rentabilidad para la compañía. • No ve los inventarios como una fuente de inversión, hay otras alternativas. Bajo nivel de inventarios • ÁREA DE PRODUCCIÓN • Pretende tener un buen nivel de inventarios de Materia Prima para no parar el proceso productivo. • Mantener un buen nivel de inventario de Producto Terminado para que los cambios en las ventas no comprometan la planta. • Le interesa tener un bajo nivel de Producto en Proceso para que sus costos de producción no sean altos. Cierto nivel de inventarios en MP, PP y PT

13. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS • ÁREA DE VENTAS • Lo más importante es el nivel de inventarios de Productos Terminados • Cualquier agotado le representa pérdida de ventas e inclusive clientes. Buen nivel de producto terminado Especial interés por el inventario de Materia Prima • ÁREA DE COMPRAS • El inventario de Materia Prima es el más importante para el departamento de compras. • Además de hacer negociaciones rentables compras busca asegurar la disponibilidad de productos necesarios para el ciclo de producción (Cía. Manufacturera) yo para la venta (Cía. Ccomercial). • Le interesa mantener un alto de nivel de inventario de Materia Prima: un agotado es su responsabilidad. • La importancia del costo de compras respecto al de ventas varía según el tipo de industria.

14. COMERCIAL *Disponibilidad máxima *Entrega rápida *Calidad producto DISPONIBILIDAD PRODUCCIÓN *Lote fabricación *Rotación stocks Obsolescencia de productos Gestión almacenaje COSTO FABRICACION FINANZAS *Inversión *Gastos almacenaje *Gastos manipulación *Riesgo - seguro INVERSION - GASTO ADMINISTRACIÓN *Control administrativo *Tratamiento de facturas *Auditoria CONTROL FISICO ADMINISTRATIVO STOCK trade off LOGÍSTICA *Previsión disponible *Fabricación económica *Rotación *Control cualitativo *Almacenaje *Manipulación expedición *Transporte *Control INVERSION - GASTO

15. VENTAS FINANZAS COMPRAS SISTEMA LOGÍSTICO PRODUCCIÓN Oferta DIVERSO PANORAMA CONFLICTOS INTERNOS ESQUEMA LOGÍSTICO El área de Producción o Compras han brindado las capacidades yposibilidades delabastecimiento INVENTARIOS Demanda El área Comercial ha defendido lo que el Mercadoquiere, lo que espera o lo que se le prometió. Los inventarios son niveladores de cualquier desbalance ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS E IMPORTANCIA DE LOS MISMOS

16. RETOS PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS • Reducir los requerimientos de almacenamiento. • Reducir la obsolescencia del producto. • Reducir los daños y averías a los productos por manejo. • Racionalizar los niveles increíbles de Capital atado al inventario y los costos de oportunidad que ello significa. • Cumplimiento de compromisos comerciales. • Cumplimiento de especificaciones del producto. • Atención inmediata de ventas. • Recortar al máximo el ciclo del pedido. • Respuesta del 100% con pedidos perfectos.

17. RETOS PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS Controlar el flujo de materiales desde la fuente de aprovisionamiento hasta situar el producto en el punto de venta de acuerdo con los requerimientos del cliente. Mínimos Costos Operacionales Máxima Rapidez

18. TIPOS DE INVENTARIO 1.3.STOCK ANTICIPACIÓN:Son los que encuentran su justificación en la necesidad de aprovisionarse en el único momento en el que las materias primas se encuentran disponibles si se trata de artículos de producción estacional o periódica. O cuando se encuentra conveniente aprovisionarse en el momento en que los precios del artículo son más bajos. Ej. La agroindustria, la industria textil. 1.4STOCK SOBRANTE:Comprende todos los artículos en buen estado que dejan de necesitarse y hay que darles una salida, bien sea utilizándolos en cualquier otro menester, devolviéndolos al proveedor, vendiéndolos… 1.5 STOCK ACTIVO:Aquél que se constituye para hacer frente a las demandas normales del proceso productivo de la empresa o de los clientes. Es el stock normal que pose la empresa (de trabajo) y se incrementa en el momento en que llega el pedido formulado a los proveedores. Es el inventario de rotación continua.

19. TIPOS DE INVENTARIO 2. SEGÚN SU NATURALEZA FÍSICA 2.1 SEGÚN LA DURACIÓN DE LA VIDA ÚTIL DE LOS PRODUCTOS 2.1.1 PERECEDEROS. 2.1.2 NO PERECEDEROS. 2.1.3 ARTÍCULOS CON FECHA DE CADUCIDAD MARCADA. 2.2 SEGÚN EL TIPO DE ACTIVIDAD DE LA EMPRESA 2.2.1 EN EMPRESAS COMERCIALES 2.2.1.1 Artículos Básicos. 2.2.1.2 Artículos Complementarios: son los productos auxiliares. 2.2.1.3 Artículos Obsoletos o Pasados de Moda. 2.2.1.4 Artículos Deteriorados o Defectuosos.

20. TIPOS DE INVENTARIO 2.2 SEGÚN EL TIPO DE ACTIVIDAD DE LA EMPRESA 2.2.2 EN EMPRESAS INDUSTRIALES • 2.2.2.1 Materia Prima • Se presenta en las empresas manufactureras y de transformación. Son insumos que requieren de un proceso productivo para convertirse en un producto terminado. * Naturaleza. * Agricultura. *Minería. * Ganadería. * Productos de otra compañía. • La política depende : • La política de la compañía y el sector industrial. • La gestión de compras (descuentos por volúmenes). • Cumplimiento de la programación de producción. • Comportamiento del precio en el mercado. • Estaciones oferta (en algunos casos). • Características: • Requiere un mayor tiempo de reposición. • Es importante asumir un stock de seguridad.

21. TIPOS DE INVENTARIO • 2.2.2.2 Productos en Proceso • Son materiales que ya han sufrido un proceso de transformación y por alguna razón permanecen almacenados en forma transitoria. • El tamaño de este inventario depende de: • La duración del ciclo productivo. • La complejidad de los procesos o del ciclo de producción. • Características: • Inventario de muy poca liquidez. • En la medida que avanza el ciclo de producción se incrementa su valor. • Mientras no se trabaje con el sistema Justo a Tiempo y produciendo única y exclusivamente lo que se está demandando, siempre existirá este tipo de inventario.

22. TIPOS DE INVENTARIO • 2.2.2.3 Producto Terminado • Son los productos que vende la empresa al consumidor final. • El volumen de este inventario depende de: • La proyección de ventas. • La programación de producción. • Las políticas del nivel de servicio al cliente. • Características: • Inventario que más fácilmente su puede hacer líquido. • Es el más costoso de los inventarios. • Su riesgo de obsolencia es mayor cada día: * Expiración. * Deterioro. * La moda. • Se recomienda: • Un bajo nivel. • Mantener un inventario de seguridad

23. TIPOS DE INVENTARIO • 2.2.2.4 Repuestos • Es un inventario relevante sobre todo en industrias manufactureras donde un elemento como una pieza es clave para la continuidad de un proceso de producción. • 2.2.2.5 Suministros Industriales 2.3 STOCKS DE TESORERÍA Dentro de los activos de la empresa se presenta un bien de naturaleza particular: El Dinero. Son los flujos monetarios que se dan dentro de las operaciones normales de la compañía. Las necesidades de liquidez son las demandas de ese stock y los ingresos monetarios son las entradas o aprovisionamiento del mismo.

24. EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INVENTARIOS: Retos o dificultades a superar en el sistema actual: • Existe un mayor riesgo para la existencia de agotados. • Los bajos niveles de inventario no cubren cambios súbitos en la demanda. • La demanda es cada vez más volátil e impredecible.

25. EL ABC DE INVENTARIOS

26. ESTRATEGIAS ABC80% - 20% PRODUCTOS ALMACENAMIENTO INVENTARIOS COMPRAS CANALES DE DISTRIBUCION CARTERA APLICAR POLÍTICAS ABC

27. APLICACIONES DEL ABC • Consiste en estructurar o clasificar los productos en tres categorías denominadas A, B y C, apoyándose en el principio en el cual, generalmente, los productos siguen una distribución parecida a la realizada por Pareto con las rentas de los individuos: “alrededor del 20% del número de artículos en stock representan cerca del 80% del valor total de ese stock. • Cada una de estas categorías tiene sus propias características. La clasificación A,B y C de un grupo de productos se puede llevar a cabo desde diferentes puntos de vista, es decir, se puede hacer según: • La Demanda. • El Costo. • La Rentabilidad. • El significado estratégico de cada producto para la compañía. Recuerde mantener clasificado tanto a los productos como a los clientes, para poder establecer un tratamiento diferencial y orientar mejor a la fuerza de ventas.

28. Política de Segmentación Mientras mejor se conozca como está compuesto el inventario, se puede delinear una mejor estrategia con base en la segmentación de productos.

29. CLASIFICACIÓN ABC POR REFERENCIA A B C

30. ESCATEGRAMA DE LA DEMANDA

31. ESCATEGRAMA DE LA RENTABILIDAD

32. ÍNDICE DE VARIABILIDAD ALTA Nivel de servicio más Bajo BAJA Nivel de servicio más Alto SEGMENTACIÓN LOGÍSTICA DE PRODUCTOS

33. ABC DEINVENTARIOS CONCLUSIÓN: Debemos CONCENTRARnuestros esfuerzos en aquellos pocos productos que generan el 80% de las ventas, porque éstos influyen también sobre el 80% de la ROTACIÓN total y sobre el 80% del Indicador de SERVICIO. RECURSOS ACCIONISTAS RECURSOS ABC

34. ABC DEINVENTARIOS CONCLUSIÓN: SIEMPRE ES MEJOR SUSTITUIR EL STOCK POR: • INFORMACIÓN. • CAPACIDAD INSTALADA EN PLANTA. • FLEXIBILIDAD EN PLANTA. • ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL STOCK. • DISTRIBUCIÓN CENTRALIZADA. • ORIENTACIÓN AL SERVICIO. • PLANEACIÓN DE MANUFACTURA ADECUADA. ABC

35. GESTIÓN DE INVENTARIOS LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS

36. COMPRA RECIBO PAGO PRODUCCIÓN VENTA COBRO DÍA DÍA DÍA DÍA DÍA DÍA CERO 45 80 95 140 30 65 DÍAS CICLO DE INVENTARIO CICLO DE CAJA 95 DÍAS La liquidez se desprende del flujo de caja EL CICLO DE CAJA Vs EL CICLO DE INVENTARIO Capital para financiar las operaciones

37. COSTOS LOGÍSTICOS Composición de los costos logísticos como % del total de costos

38. COSTOS LOGÍSTICOS Fletes de distribución y redistribución Costo de operar transporte propio TRANSPORTE Sostenimiento de equipo, equipo de manejo de materiales, impuestos seguros, mantenimiento y reparaciones depreciación ALMACENAMIENTO Personal y servicio al cliente PROCES. ORDENES Personal, transmisión de información útiles y papelería, gastos de representación capacitación, vigilancia y portería,gastos de viaje ADMINISTRACION Costo de mantener el inventario Costo de oportunidad INVENTARIO

39. COSTOS TOTAL INVENTARIOS POSESIÓN RENOVACIÓN ROTURA DE STOCK • COSTO INVERSION • COSTO RIESGO • COSTO CIUDADO • IMPUESTOS • COSTO DE PEDIR (ORDENAR) • COSTO DE SEGUIMIENTO • COSTO DE DESPACHAR • COSTO DEVOLUCIONES • COSTO PEDIDOS ESPECIALES • COSTO TRANSPORTE ADICIONAL • COSTO OCULTOS

40. IMPLICACIONES ALTOS INVENTARIOSErrores ocultos • Errores en el pronóstico de la demanda • Demoras en la colocación de pedidos al proveedor • Tiempos de entrega largos por parte del Prov/Prod. • Anticipos en colocación de pedidos (Compra contra alza) • Errores en los pedidos y ordenes de compra • Productos defectuosos • Responsabilidad de la no calidad • Inmovilización de capital de trabajo • Incrementa costos de mantenimiento

41. Donde: T: Costo flete por viaje. A: I: Inventarios.VP: Ventas Perdidas. P: Precio. Q: Producción. DESAFÍO DE LA LOGÍSTICA COSTOS LOGÍSTICOS Algoritmo de la Logística Competitiva • Minimizar :Costo Total de Logística = • $ Transporte + $ Almacenamiento + $ Operación + $ Manejo de Inventarios + $ Ventas Perdidas • Sujeto a : Excelentes Niveles de Servicio > Meta • Tiempo de Respuesta cada vez más cortos < Meta Surgen entonces dos Problemas: No conocer los costos de Logística No tener clara una Estrategia de Servicio

42. FACTORES QUE INCIDEN EN LOS COSTOS LOGÍSTICOS Puntos de incidencia en costes y servicio Factores Condiciones • Grado de automatización. • Tipo de instalación implantada. • Tasa de ocupación de volumetría. • Distancias y recorridos. • Cantidad de manipulaciones. • Sistema de gestión. • Número de productos distintos. • Centralización o no. • Cantidad de pedidos. • Líneas por pedido. • Unidades por líneas. • Fraccionamiento de las unidades. • Grados de automatización. • Tamaño de los pedidos. • Sistema de gestión. • Recorridos. • Zonificación ABC. • Costos de almacenaje. • Costos de personal. • Mantenimiento instalaciones. • Mantenimiento máquinas. • Amortizaciones. • Costos manipulación. • Costos instalaciones y medios. • Costos personal. • Costos almacenes. • Mejora de servicio. Almacenaje Preparación de pedidos

43. FACTORES QUE INCIDEN EN LOS COSTOS LOGÍSTICOS Puntos de incidencia en costes y servicio Factores Condiciones Proceso de pedidos Gestión logística Embalajes • Conexiones informáticas. • Transmisión pedidos. • Nivel de agilidad y flexibilidad. • Costos de stock. • Costos de preparación envíos. • Costos personal administrativo. • Calidad y nivel del sistema. • Control periódico. • seguimiento. • Costos del stock. • Mejora de servicio. • Reducción de costos de transporte. • Aprovechamiento paletización. • ocupación del espacio disponible. • Resistencia-Aplicación-Roturas. • Ocupación Vehículos. • Carga y Descarga. • Preparación Envíos. • Almacenaje. • Costos financieros • Transporte y distribución. • (doblar Pedidos). • Costos de gestión. • Mejora de servicio.

44. FACTORES QUE INCIDEN EN LOS COSTOS LOGÍSTICOS Puntos de incidencia en costes y servicio Factores Condiciones • Necesidad de espacio. • Cobertura – Rotación. • Flujo de Inventarios. • Obsoletos. • Roturas stock-Falta de servicio. • Centralización o descentralización. • Comercialización: Mayorista y distribución: Detall. Grandes Superficies. Autoventa. • Completo o fraccionado. • Envíos centralizados o descentralizados. • Volumen del pedido/envío. • Ubicación de los clientes. • Retornos llenos o en vacío. • Tiempos en lleno o en vacío. • Sistema de transporte utilizado. • Almacenaje. • Costos financieros. • Transporte y distribución. • (doblar Pedidos). • Costos de gestión. • Mejora de servicio. • Costos de transporte y distribución. • Costo almacenes centrales. • Costos almacenes regionales. • Costos stock. STOCKS Transporte y Distribución

45. VALOR AGREGADO DE LA LOGÍSTICA PROFIT$ - COSTOS DE CAPITAL - GASTOS OPERACIONALES VAL > INGRESOS CUENTAS POR COBRAR INVENTARIOS TRANSPORTE ALMACENAMIENTO Reducción cuentas por cobrar vía EDI • Incrementos por • Mayor rotación • n / a • Reducción de ventas Perdidas vía Mezclas Económicas de Inventario • Reducción en Obsolescencia Seguros e Impuestos • Aumento de Rotación de Inventarios • Reducción en tiempos de Entrega • Localización Optima, • Volumétrica Selección de Modo y Transportador • Outsourcing Estratégico • Servicios a Terceros. • Third-Party Logístics’ • Incremento en la Productividad & densidad del almacenaje • Outsourcing Estratégico

46. LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS: Los costos juegan un papel fundamental en los modelos de inventarios: • COSTOS DE COMPRA: • El costo originado por la adquisición de las existencias. Es igual al precio unitario por el número de unidades que se compran. Este precio puede ser independiente o dependiente de la cantidad comprada. Los descuentos por volumen. • 2. COSTOS DE LANZAR UN PEDIDO: • Son todos los gastos ocasionados por el hecho de tramitar la compra: • Salarios del personal de abastecimiento. • Gastos relacionados con el estudio de mercado de comparas. • Trámites administrativos: notificaciones, teléfono ... • Controles cuantitativos y cualitativos de la factura de compra. • Gastos del local, energía, entro otros. • Además, cada pedido lleva el respectivo costo de recepción. Por ejemplo, gastos del transporte, si están a cargo del comprador.

47. GESTIÓN DE INVENTARIOS INDICADORES DE GESTIÓN

48. IINDICADORES DE GESTIÓN El propósito general de un Plan de Indicadores: Comparar prácticas actuales con las ideales u óptimas que se esperan para una cierta empresa, de cierto tamaño, en cierto mercado, con cierto tipo de productos.

49. IINDICADORES DE GESTIÓN • Cuantificables, Objetivos, Consistentes, Agregables, Comparables. • Ayudan a identificar ineficiencias, reducir costos. • Son instrumentos de mejoramiento del servicio. • Pueden ayudar a decidir qué servicios y qué niveles de servicio ofrecer a diferentes clientes al permitirles evaluar el impacto en los costos de proporcionar niveles de servicios más altos.

50. IINDICADORES DE GESTIÓN Dimensiones de la medición de desempeño • Indicadores financieros (costo de recursos). • Indicadores de Productividad (Eficiencia en uso de recursos). • Indicadores de tiempo (Velocidad en los procesos). • Indicadores de Calidad (errores cometidos en el proceso).