REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

1. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Revisión por la Dirección Diciembre 2012

2. Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012

3. Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012

4. Política de Calidad • Dirección General • Dirección Técnico Jurídica • La Directora General, verificó en una sesión de preguntas y respuestas al personal del Instituto que la Política de Calidad fue entendida. • Mediante la Auditoría de Certificación se constató que la Política de Calidad fue comunicada y entendida por el personal. • La Directora Técnico-Jurídica, comunicó a su personal la importancia de conocer y entender la Política de Calidad así como la de participar en la Auditoría de Certificación.

5. Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012 • Dirección de Control y Supervisión de Oficinas Registrales • Dirección de Administración y Finanzas El Director de Control y Supervisión de Oficinas Registrales acopañado por los Subdirectores del Valle de Toluca, Zona Nororiente y Oriente, realizan visitas periódicas de seguimiento a las 19 Oficinas Registrales, verificando la participación y cumplimiento de los procesos en el Sistema de Gestión de Calidad. . El Director de Administración y Finanzas, organizó grupos de trabajo con el personal de su área para comunicar la importancia del SGC y su participación en esta.

6. Compromiso de la Dirección En el mes de noviembre, se realizó la entrega de la Oficina Registral de Ixtlahuaca por parte del Secretario del Medio Ambiente.

7. Compromiso de la Dirección • La Dirección General fijó como objetivo para el año 2012, establecer un Sistema de Calidad que se distinga por contar con las mejores prácticas como un agente de cambio para el desarrollo, generación de valor y aprendizaje del IFREM y la competitividad sistemática, que permita alcanzar efectividad y prestigio. • Así, el pasado 5 de diciembre de 2012, la casa certificadora American Trust Register, otorgó la Certificación ISO 9001:2008 al IFREM.

8. INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

9. Auditoría Externa • Organismos Certificador: American Trust Register, S.C. • Fechas: • Auditoría Primera Fase Documental: • 12 de noviembre 2012 • Auditoría Segunda Fase • Del 20 al 23 de noviembre de 2012 • Espacios a Auditar: • 29 procesos de Dirección General • 3 procesos de Oficinas Registrales: • Toluca • Cuautitlán • Naucalpan • Tlalnepantla • Ixtlahuaca

10. Auditoría Externa Alcance de la Auditoría DIRECCIÓN GENERAL PROCESO • Recepción de solicitudes en materia registral • Análisis, desarrollo, Implementación, Capacitación y Mantenimiento de Aplicaciones Informáticas. • Prestación de Servicios de Soporte y realización de Bajas de Equipo. • Seguimiento a la dictaminación de Bienes y Servicios Informáticos. • Registro, Seguimiento y Resolución de Incidencias. UNIDAD DE INFORMÁTICA PROCESO

11. Auditoría Externa Alcance de la Auditoría UNIDAD DE MODERNIZACIÓN Y PROYECTOS ESPECIALES PROCESO • Administración del SGC • Coordinación, Supervisión y seguimiento de los trámites que proporcionan las oficinas registrales. • Expedición de Certificaciones e Información de Actos Registrales. • Inmatriculación administrativa. • Inscripción de actos registrales. DIRECCIÓN DE CONTROL Y SUPERVISIÓN DE OFICINAS REGISTRALES PROCESO

12. Auditoría Externa Alcance de la Auditoría DIRECCIÓN TÉCNICO-JURÍDICA PROCESO • Recepción de asuntos en materia jurídica relacionados con las actividades del IFREM. •  Recepción y Trámite de Solicitudes de búsqueda e Inscripción en Materia Registral. •  Inmatriculación administrativa y sus alcances. •  Turnos de la Dirección Técnica Jurídica. •  Atención de asuntos legales derivados de la prestación de servicios registrales. •  Atención a las solicitudes presentadas por los usuariosen materia registral. • Atención a usuarios mediante sistemas automatizados. •   Recepción de consultas y proyectos de reformas o adiciones al marco Jurídico. • Elaboración del Programa Anual de investigaciones históricas. •  Control y resguardo de documentos derivados de la función notarial. • Recepción de Avisos de Testamento otorgados ante notario. • Campañas de difusión.

13. Auditoría Externa Alcance de la Auditoría DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCESO • Programación, planeación y presupuestación de los recursos financieros • Administración y control de los recursos financieros • Control Contable de Operaciones Financieras • Control de Ingresos y Elaboración de Informes de Recaudación • Adquisición de bienes y servicios • Control de almacén • Elaboración de nómina • Movilidad de personal • Suministro y Administración de Servicios 

14. Auditoría Externa Calendario de Auditoría de Certificación

15. Recomendaciones de la auditoría externa.

16. Se aplicaron encuestas de satisfacción del usuario en los diferentes procesos las cuales permiten y permitirán detectar áreas de oportunidad en el servicio que brindamos. En el Buzón de quejas, del 1 de noviembre al 30 de diciembre se recibió lo siguiente:

17. El desempeño de los procesos y la conformidad del producto

22. SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES ABIERTAS El estado de las acciones correctivas y preventivas

23. Derivado de la Revisión por la Dirección del mes de DICIEMBRE y dando seguimiento al cronograma de actividades para la implementación del SGC se avanzó en lo siguiente:

24. Proceso de: Administración del SGC • Se nombró a los responsables para que den seguimiento a los procedimientos normativos Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

25. Los RD’s del SGC expresaron los cambios que podrían afectar: • Movimientos de personal. • Tardanza en la aprobación de los manuales de procedimientos por la Dirección General de Innovación. • Falta de Presupuesto. • Cambios en los procesos. • Cambio de Titular del IFREM. Los cambios que podrían afectar al SGC

26. Proyectos de Mejoras Las recomendaciones para la mejora

27. Las recomendaciones para la mejora

28. Resultados de la Revisión por la Dirección

29. RESULTADOS DE LAS MEDICIONES AL 30 DICIEMBRE

33. Durante la auditoría externa se identificaron las siguientes necesidades de recursos: • Equipo de cómputo. • Material de oficina. • Mobiliario. • Mantenimiento de infraestructura física. • Personal. • Capacitación. Las necesidades de los recursos

34. Entrega del Certificado ISO 9001:2008

35. Lo logramos, Certificación ISO 9001:2008