EasyMonit wsparcie windykacji przez e-maile i SMS-y

1. EasyMonitwsparcie windykacji przez e-maile i SMS-y Prezentacja rozwiązania

2. BCC EXTRA • EasyMonitjest jednym z produktów w ofercie BCC EXTRA. • BCC EXTRA to unikalne produkty, pozwalające niewielkim kosztem zwiększyć efektywność wykorzystania systemów SAP. Są to autorskie funkcjonalności BCC, rozszerzające standard systemów SAP, a także narzędzia ułatwiające wdrożenie i rozwój SAP. • Produkty EXTRA tworzymy w oparciu o wieloletnie doświadczenia wdrożeniowe z pracy dla różnych klientów z Polski i zagranicy. • Przygotowane w technologii SAP produkty EXTRA można po zakupie dostosowywać i rozwijać w analogiczny sposób jak inne standardowe funkcjonalności SAP. Więcej produktów BCC EXTRA: www.bcc.com.pl/extra

3. Istota rozwiązania Celem produktu jest masowe generowanie automatycznych przypomnień o przeterminowanych należnościach do klientów, w postaci e-maili i/lub SMSów. Rozwiązanie znacznie rozszerza dostępne w standardzie SAP możliwości automatycznych powiadomień i monitów, pozwalając na określenie indywidualnych przedziałów czasowych komunikacji oraz zróżnicowanych tekstów komunikatów dla poszczególnych grup odbiorców - zgodnie z modelem zapewniającym najlepszą „spływalność” należności i zachowanie dobrych relacji z odbiorcami. Im większa liczba obsługiwanych odbiorców i faktur sprzedaży, tym większe korzyści.

4. Problemy związane z windykacją należności • Sztywne zasady monitowania w standardzie SAP • trudność w spersonalizowaniu korespondencji związanej z windykacją • Brak możliwości wyłączenia z monitowania należności w określonych przedziałach wieku • Brak wykorzystania nowych środków komunikacji na potrzeby windykacji (np. e-mail/ SMS)

5. Rozwiązanie problemu • Produkt EasyMonit pozwala na: • automatyczne wysyłanie e-maili lub SMS-ów informujących o należnościach, których termin płatności się zbliża lub już upłynął, • określenie indywidualnych przedziałów czasowych komunikacji oraz zróżnicowanych tekstów komunikatów dla poszczególnych grup odbiorców (np. klienci kluczowi, klienci płacący zawsze ostatniego dnia) – zgodnie z modelem zapewniającym najlepszą „spływalność” należności i zachowanie dobrych relacji z klientami, • ustalenie odrębnego dla każdego typu komunikatu i klienta przesunięcia względem terminu płatności (np. 3 dni przed terminem, w dniu płatności, 30 dni po terminie), • Propozycja:  Wykorzystanie rozwiązania uniwersalnego rozwijanego przez BCC, sprawdzonego u innych klientów ;-)

6. Funkcjeproduktu EasyMonit • Monitowanie za pomocą e-maili i SMS (znacznie tańsze od tradycyjnych środków monitowania). Jako uzupełnienie standardu SAP • Elastyczna konfiguracja, która określa klientów, którzy mają podlegać monitowaniu, oraz typy komunikatów, które określają teksty wiadomości wysyłanych do klientów. Najczęściej używane typy komunikatów to: • informacja o należnościach, których termin płatności się zbliża, • przypomnienie o należnościach przeterminowanych o kilka dni, • wezwanie do zapłaty dla należności starszych • Możliwość zdefiniowania odrębnych treściowo komunikatów dla różnych klientów. Np. klient X chętniej płaci, gdy widzi w komunikacie listę faktur. Klient Y woli otrzymywać tylko krótki komunikat z łączną kwotą do zapłaty.

7. Jak działa EasyMonit ? • EasyMonit zbiera informacje o nierozliczonych należnościach i agreguje je zgodnie z danymi odczytanymi z tabeli konfiguracyjnej w komunikaty, które należy wysłać do klientów. Następnie dane są prezentowane na ekranie. • Standardowo każdy komunikat jest wysyłany na każdy zdefiniowany kanał komunikacji. Jeżeli w danych podstawowych klienta będzie określony zarówno adres e-mail, jak i numer telefonu komórkowego dla SMS-ów, wówczas klient ten otrzyma każdy komunikat za pośrednictwem obu tych kanałów. • Brak obu adresów dla komunikatu powoduje, że komunikat taki jest oznaczony jako błędny. Użytkownik rozwiązania może taki komunikat usunąć przed zleceniem wysłania do odbiorców lub też uzupełnić brakujące adresy w danych podstawowych odbiorcy i uruchomić EasyMonit ponownie. Wszystkie usunięte komunikaty są zapisywane w bazie danych do późniejszego wglądu. • W przypadku e-maili rozwiązanie może działać całkowicie automatycznie. Natomiast automatyczne wysyłanie SMS-ów jest możliwe wówczas, gdy SAP Office użytkownika rozwiązania jest zintegrowany z bramką SMS operatora GSM. Jeśli takiej integracji nie ma, EasyMonit przygotowuje plik tekstowy zawierający SMS’y do wysłania, a samo ich wysyłanie odbywa się za pomocą osobnej aplikacji.

8. Konfiguracja produktu EasyMonit • Definiowanie komunikatów wysyłanych do klientów

9. Konfiguracja produktu EasyMonit • Definiowanie przypisania wieku należności do typów komunikatów

10. Konfiguracja produktu EasyMonit • Kanały monitowania w danych podstawowych kontrahenta

11. Transakcja przetwarzania danych EasyMonit

12. Wynik przetwarzania danych EasyMonit

13. Zalety/ korzyści EasyMonit EasyMonit = wsparcie windykacji przez e-maile i SMS-y • Zmniejszenie kosztów windykacji poprzez wykorzystanie nowych/ alternatywnych mediów komunikacji (mail + SMS) • Możliwość skuteczniejszego docierania z monitowaniem do klientów poprzez bardziej elastyczną konfigurację rodzajów komunikatów i ich przypisań do kontrahentów/ wieku należności • Uzyskanie szybkich efektów wynikających z lepszego spływu należności (potwierdzone u dotychczasowych klientów rozwiązania)

14. Ograniczenia • EasyMonit nie wysyła samodzielnie komunikatów SMS. EasyMonit generuje plik tekstowy, który jest podstawą wysłania takich komunikatów przez zewnętrzną aplikację.

15. Zawartość produktu • Bezterminowa licencja na użytkowanie produktu na systemach SAP klienta • Pliki zleceń transportowych do wgrania przez administratorów BASIS klienta do systemu SAP wraz z instrukcją instalacji • Instrukcja dla administratora i instrukcja użytkownika oprogramowania

16. Informacje techniczne • Rozpoczęcie korzystania z rozwiązania jest możliwe po wgraniu do systemu SAP plików ze zleceniami transportowymi, które BCC dostarcza na płycie CD lub drogą mailową. • Od strony technicznej produkt jest rozszerzeniem systemu SAP napisanym w języku ABAP. BCC dołożyło wszelkich starań, by wgranie naszego produktu nie powodowało zmian w istniejącej już konfiguracji lub innych rozszerzeniach SAP. W tym celu większość elementy produktu zostały umieszczone w wydzielonej przestrzeni nazw ABAP zarezerwowanej dla BCC. • Produkt jest przygotowanydlasystemuSAP ERP w wersji 6.00 lub nowszej.

17. Zakup produktu Klient Wybranie produktu w sklepie BCC na stronie www.bcc.com.pl/sklep BCC Akceptacja licencji próbnej (trial) przez klienta i pobranie wersji trial produktu, zamówienie klucza licencyjnego produktu. BCC generuje i przesyła klucz licencyjny próbny Samodzielna instalacja wersji próbnej (trial) w systemie testowym i wprowadzenie otrzymanego z BCC poprzez e-mail tymczasowego klucza licencyjnego. Przetestowanie produktu. Ocena przydatności. Decyzja czy kupić ? Tak Zamówienie wersji pełnej (full) poprzez wysłanie zamówienia i karty licencyjnej do BCC (faksem lub pocztą) lub poprzez stronę WWW BCC wystawia fakturę pro-forma Uregulowanie płatności za wersję pełną produktu BCC przesyła wersję pełną produktu i fakturę Samodzielna instalacja wersji pełnej produktu (full) w systemiach SAP i rozpoczęcie użytkowania zgodnie z instrukcją

18. www.bcc.com.pl/extraDarmowa wersja próbnaZamówienieInne produkty BCC EXTRA