INFODATADAY 2013

1. INFODATADAY 2013 INTEGRIX+ : Module COMPTABILITE (ACCOUNTIX)

2. Accountix version 2014

3. Accountix version 2014 Plus de 55 nouveautés dans ACCOUNTIX version 2014… nous avons retenu…

4. Accountix version 2014 La gestion des virements suivant la norme SEPA La norme S.E.P.A (Single Euro Payments Area) devient la nouvelle norme de paiement unique européen. Au 1er février 2014, cette norme sera obligatoire pour vos virements. Qui est concerné ? • Tous les utilisateurs d’ Accountix opérants des virements électroniques via Multiline / Isabel … • Tous les utilisateurs de Salarix+ opérants des virements électroniques via Multiline / Isabel pour le paiement des salaires …

5. Accountix version 2014 La gestion des virements suivant la norme SEPA Quels sont les changements pour l’utilisateur ? • Nous avons intégré les nouvelles structures SEPA dans Accountix afin que cela soit complètement transparent pour l’utilisateur . Bon à savoir … • Techniquement, le format des fichiers n’est plus « .LUP » mais devient «.XML » • Désormais, il existe plus de contrôles sur les fichiers dans Multiline/Isabel : • Exemple : votre numéro de TVA et votre matricule sont obligatoires dans le fichier SEPA • L’emplacement de stockage de vos fichiers restera identique

6. Accountix version 2014 La gestion des virements suivant la norme SEPA Quelle est la procédure à suivre pour être opérationnel au 01/02/2014 ? • Installation d’une mise à jour Accountix pour obtenir les nouvelles fonctionnalités SEPA (nous préconisons entre deux et quatre heures) • Paramétrage de vos codes Swift pour une utilisation SEPA • Format IBAN obligatoire sur les comptes bancaires • Vérification rapide de votre module de virements pour optimisation • Tests de virements au nouveau format SEPA

7. Accountix version 2014 La gestion des déclarations FAIA Le fichier d’Audit Informatisé pour l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines est préconisé dans le cadre de la coopération inter- administrative entre les différentes administrations fiscales. Qui est concerné ? Tout assujetti disposant d’un système de comptabilité informatique est tenu de délivrer ces données comptables par voie électronique sur demande de l’administration. Les entreprises n’étant pas soumises au PCN, bénéficiant d’un régime simplifié, ou ayant un CA < 112.000 € annuel ne sont pas concernées.

8. Accountix version 2014 La gestion des déclarations FAIA Le fichier FAIA : Les différentes structures possibles Pour information, il existe trois structures différentes du fichier FAIA qui dépendra de votre organisation informatique : 1) Version complète (comptabilité et gestion commerciale intégrées) 2) Version réduite A (comptabilité et facturation intégrées) 3) Version réduite B (comptabilité et facturation séparées) Bon à savoir … En plus de fournir un fichier, il faudra également le crypter (à l’aide d’un logiciel de cryptage préconisé par l’AED)… Un lien internet mis à disposition par l’AED pour « uploader » votre fichier FAIA sera disponible ultérieurement afin de pouvoir transférer vos données.

9. Accountix version 2014 La gestion des déclarations FAIA Dans ACCOUNTIX : Dans votre fiche dossier, paramétrage de l’Addit « FAIA »

10. Accountix version 2014 La gestion des déclarations FAIA Dans ACCOUNTIX (suite) Génération du fichier : Module Fiduciaire > FAIA > Génération du fichier FAIA

11. Accountix version 2014 La gestion des déclarations FAIA Procédure à suivre … • Installation d’une mise à jour Accountix pour obtenir les nouvelles fonctionnalités FAIA • Paramétrage des différents écrans dans Accountix • Formation sur le nouveau module • Note : Cette installation peut être faite en même temps que l’installation du module SEPA

12. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : module clients « rappels automatiques» • Il est désormais possible dans Accountix d’exporter l’historique des rappels dans un fichier texte (.txt) • Nouvelle possibilité de générer un seul fichier PDF avec tous les RAPPELS ou autant de fichiers PDF que de rappels. Bon à savoir … • Liaison vers logiciel de gestion de fax, mails pour envoi automatique • Historique des rappels disponible dans les documents commerciaux, • Historique des rappels disponible depuis le signalétique client, • Gestion des frais sur les différents masques de rappels (non comptabilisé), • Calcul d’intérêts possible (non comptabilisé).

13. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : module fournisseurs « virements» Il est désormais possible dans Accountix d’envoyer les relevés de paiements fournisseurs par mail avec un PDF attaché. Ce PDF pouvant inclure une présentation reprenant le logo de la société. Il est possible de générer un seul fichier PDF avec l’ensemble des relevés de paiements, ou bien de générer autant de fichiers PDF que de relevés

14. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : module fournisseurs « virements» Exemple : « Le relevé de paiement »

15. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : les nouvelles éditions PDF Il existe de nouvelles éditions possibles dans Accountix au format PDF • Journal centralisateur • Relevé de paiements fournisseurs • Les postes ouverts • La balance multi-sociétés • Rappels clients • Le résultat des recherches d’écritures • …… A ce jour, 90 % des éditions sont « PDFisées »

16. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : les clôtures (1/2) • Traçabilité pour savoir qui a clôturé une période et à quelle date …

17. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : les clôtures (2/2) • Possibilité d’ouvrir plus de 12 périodes avec gestion de commentaire • Possibilité d’importer dans une période autre que de 1 à 12 • Gestion du droit de clôture définitive ou provisoire à un ou plusieurs utilisateurs

18. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : la balance financière • Edition d’une balance financière à une date donnée

19. Accountix version 2014 Rappel : la balance paramétrable • Possibilité d’export vers Excel de la balance paramétrable

20. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : l’état récapitulatif des éditions • Nouvel état de contrôle de cohérence de vos données

21. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : la TVA réduite • Ajout du critère « No agrément » pour obtenir un détail des pièces

22. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : la consultation de comptes • Ajout dans les critères de recherches de choix multiples sur : 1) Les  types d’opérations 2) les codes journaux

23. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : le module facturation • Ajout de l’article « ST » pour inclure une ligne de sous-total • Ajout de l’article « STG » pour inclure une ligne de sous-total général • Implémentation de la notion de saisie analytique depuis la saisie de facture

24. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : le module amortissement • Ajout d’une sécurité pour la saisie automatique des dotations aux amortissements sur des périodes clôturées

25. Accountix version 2014 Rappel : la GED-IN (le principe) La GED-IN, c’est : • Le découpage à partir d’un scan PDF… • La saisie des métadonnées et données métiers … • Le stockage des documents GED… • La gestion du Workflow pour l’accord de paiements, non conformités, etc… Vos factures … Scanning GED-IN Vos factures numérisées

26. Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : GED-IN et automatisation du destinataire (via la gestion commerciale Stockix+) Dans la gestion du processus GED-IN, l’envoi automatique de mails pour permettre un Work-Flow de validation, peut être déterminé en fonction du représentant de l’origine de la commande fournisseur en référence de la facture. Ainsi, plus besoin de retourner sur la commande fournisseur pour savoir de qui elle émane, car il existe désormais une liaison automatique entre le numéro de commande et le code représentant s’y afférant …

27. Accountix version 2014 GED-IN Certifiée Aujourd’huiDemain

28. Accountix version 2014 GED-IN Certifiée = GED-CERTIF Schéma de principe : Utilisateur GED-IN GED-IN Local GED-IN CERTIFIEE

29. Accountix version 2014 Dans ACCOUNTIX : J’utilise la GED-IN en scannant tous mes documents lors de la saisie… Module Clôture > Archivage Certifié

30. Accountix version 2014 Dans ACCOUNTIX : Je n’ai pas scanné mes documents lors de la saisie mais maintenant, je désire faire la GED-IN complète de mon dossier comptable … Il est maintenant possible d’utiliser l’outil global GED-IN CERTIF, qui permettra la liaison d’un scanning de tous vos documents avec n’importe-quel fichier de votre comptabilité …

31. Accountix version 2014 Visualisation du CLOUD via une simple connexion depuis votre module GED-IN CERTIF…

32. Accountix version 2014 GED-IN Certifiée Pour nous en parler : Monsieur Basse Jonathan (Société Learch) Utilisateur GED-IN GED-IN Local GED-IN CERTIFIEE

33. Solution Overview Jonathan Basse – Head of Services – Learch

34. Introduction • A Luxembourg company, based in Windhof, Luxembourg • Accredited with the Financial Sector Professional statute • Data are stored on servers based in Luxembourg

35. Solution Drivers Cost Pressure Increased Benefits Speed of Change Modernization Agility Always Connected Business Compliance

36. Learch Platform Scan & Capture Applications on Demand Probative Archiving Applications Accelerators VBS CCM, VBS Veen, FujitsuePortal, Infodata XXXXX Preservation Platform Preservation data zone based (Secured and PSDC(C) compliant) Full-text search, indexing and metadata information Fabric Cloud PSF and ISO 27001 certified. Hosted in ebrc Tier IV Data Centers.

37. Scan & Capture • Capture from any sources • Scanning devices • Infodata ArchiveLink • Email Archiving • File Transfer • COLD • Webservices API • Transform it at glance • Classification • Data extraction • OCR • Content transformation • Send it to your application or • archiving and access it anywhere Scan & Capture Maximise customers contentValue Capturing and managing content effectively through the cloud is essential to improve business processes and ensure higher service level

38. Probative Archiving Openness – Allow any type of item to be archived without restriction. Swift integration with your business software Durability – Designed to resist change. Based on open and documented mechanisms Traceability – Complete tracking throughout the lifecycle of the archive Integrity – Calculates and preserve fingerprint to trace any alteration Security – Authentication and authorization mechanisms facilitating accountability, non- repudiation and confidentiality Probative Archiving Securely Archive and retrieve Valuable Assets Archiving is offered on a utility basis, providing capacity on demand and allowing the solution to scale progressively over time

39. Access everywhere

40. Long Term Access Create content Access it for manyyears Business Applications docSphere SecureBox Upload and download documents Workflow and Case ManagementLifecycle and documents versioning Collaborate and approve Accounting and Invoicing Search and retrieve Read only archive Probative value

41. Integration with Integrix Indexing Policy Storage Policy Security Policy IntegrixAppls Application Agents docSphere Mail Connector Mail Server Integrix Integrix Connector Application Agent App Server Accountix Web Agent docSphere Agent Arcsys ERMS • External Services • Authentication • Token • Users directory • Timestamp Media Mgr Offline / Nearline Storage Online Storage

42. Archiving process with Integrix GED du client Espacedépôt du client Client Infodata Learch Espacedépôt du client Espacedépôt du client

43. Learch Value Proposition Complete Control Service Level Agreement Contractual Agreement Proactive Monitoring Freedom Reversibility Openness Self-sustaining Simple TCO No CAPEX No hidden costs Pay-per-user Security Service Insurance Business Continuity 99.9% Uptime Simplicity Adapt to your needs Adaptive Capacity Able to scale

44. Accountix version 2014 Les formations ACCOUNTIX … Nous avons le plaisir de vous proposer un planning de nos formations pour 2014. Considérant le grand nombre d’évolutions, tant au niveau législatif que dans nos programmes, nous avons organisé nos formations pour qu’elles soient les plus complètes possibles . Dans l’attente de vous rencontrer… (Planning disponible depuis notre site internet www.infodata.lu/documentation/accountix) à partir de mi-décembre 2013)

45. Accountix version 2014 Les prochaines échéances … • Suite du projet FAIA • Suite du module « gestion du temps » dans Accountix • Intégration d’un module CRM (Customer Relation Management) dans Accountix et analyse d’une gestion des super-remarques dans les rappels clients … • Intégration d’un module de gestion de tâches (TASK-MANAGER) pour Fiduciaire • Déploiement des normes de paiements SEPA (Single Euro Payments Area) pour 2014 y compris pour les salaires et analyse des imports possibles directement dans les extraits bancaires… et surtout vos idées !

46. Accountix version 2014 Regroupons nos idées … et allons ensemble sur le chemin de la performance !!! Merci pour votre fidélité !