Система обработки авансовых отчетов на базе Concur . Опыт Boehringer Ingelheim

1. Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim BDO RUSSIAНадежное плечодля вашего бизнеса

2. Boehringer Ingelheim в мире и в России 20 1885 20 лет компания Boehringer Ingelheim работает в России Фармацевтическая компания, основанная в 1885 году 20 900 Сотрудников во всех регионах РФ Входит в 20 лидеров мировых фармацевтических компаний 143 Представительства в 47 странах мира > 46 000 Сотрудников

3. ЗадачаСпецифика бизнеса Boehringer Ingelheim • Отделения и представители компании находятся в различных регионах, на большом удалении друг от друга и от головного офиса • Высокая мобильность персонала, связанная с необходимостью постоянных встреч с врачами и экспертами в области медицины • Значительные командировочные и представительские расходы на проведение встреч, круглых столов, семинаров, посвященных инновационным продуктам компании • От 600 до 800 авансовых отчетов в месяц, среднее количество прикладываемых к отчету документов – 25 шт.

4. Проблемы / потребности Потребности Проблемы • Своевременная и корректная обработка документов, связанных с командировками сотрудников и представительскими расходами • Анализ расходов с точки зрения налога на прибыль и НДФЛ • Формирование базы для анализа и планирования расходов компании • Дистанционное одобрение расходов сотрудников руководителями компании в период командировок • Более 50% документов не сдавались в срок • Ручной ввод данных • Высокая текучесть кадров на участке проверки документов • Большие объемы дебиторской задолженности • Высокие расходы на логистику – затраты на курьерскую службу

5. ConcurПреимущества Concur

6. Внедрение электронной системы обработки авансовых отчетов

7. Функционал системы Concur • Доступ с мобильных устройств • Возможность делегирования • Настройка отчетов в соответствии с политиками компании • Прикрепление первичных документов в различных форматах Заказ командировок** • Возможность дистанционного утверждения, в том числе с мобильных устройств • Возможность делегирования • E-mail оповещения об изменении статуса отчета Подготовка отчетных документов • Электронный архив документов, доступный в любое время для всех сотрудников BoehringerIngelheim и для проверяющих лиц Утверждение расходов • Движение средств по корпоративным картам Аудит Мониторинг расходования денежных средств* • Автозаполнение расходов на командировки • Возможность заказа билетов и гостиниц • Сравнение заказов и действительных расходов • - рассматривается возможность реализации • ** - блок не реализован

8. Обработка авансовых отчетов в системе электронного документооборота Concur Система электронного документооборота. Обеспечивает online контроль функций Проверка и утверждение документа клиентом Сотрудники Электронный авансовый отчет Запрос недостающих документов да Запрос недостающих документов нет Проверка иутверждение документа BDO нет Отчетпо затратам сотрудников да Введение проводокв бухгалтерскую систему. Возмещение

9. Print screen системы для рядового сотрудника

10. Print screen системы для рядового сотрудника

11. Обработка отчетов • Свыше 800 обрабатываемых авансовых отчетов в месяц • Ежемесячная подготовка отчета по возвращенным на доработку документов. Статистический отчет по видам ошибок, допущенных в авансовых отчетах, и, как следствие, минимизация ошибок, дополнительное обучение сотрудников компании • Прямая коммуникация с сотрудниками через систему, сохранение истории сообщений • Электронное хранилище документов

12. Сотрудничество с аутсорсинговой компанией Этапы Тендер • Постановка проблемы • Описание желаемого результата • Выбор поставщика Шаг 1: Постановка проблемы Согласование и переход • Рабочая встреча по обсуждению опросника, шаблонов, бухгалтерских регламентов • Настройка стандартного решения на основании опросника и мастер-данных • Тестирование решения Шаг 2: Обучение политикам клиента • Распределение ответственности сторон в рамках договора по обработке авансовых отчетов • Согласование шаблонов мастер данных: пользователи, авторизационная структура, управленческая аналитика, план счетов, внутренние правила и политики • Демонстрация шаблонов отчетовдля Boehringer Ingelheim Шаг 3: Разработка и согласование алгоритма проверки отчетов • Проверка и обработка авансовых отчетов специалистами BDO • Формирование отчетов по количеству обработанных и возвращенных сотрудникам Boehringer авансовых отчетов • Формирование статистического анализа по видам ошибок => возможность планировать доработки в системе, дополнительное обучение пользователей, etc. Запуск проекта Шаг 4: Запуск и управление решением

13. Результаты проекта Увеличение скорости обработки данных. Срок обработки авансового отчета до 10 дней (включая одобрение и проверку) Снижение налоговых рисков, возникавших за счет некорректного и несвоевременного предоставления данных для налогового учета Своевременные сдача отчетности (более 98%) и отражение расходов в бухгалтерской системе Своевременная сверка взаиморасчетов с сотрудниками, предупреждение риска образования сомнительной задолженности Улучшение коммуникации с сотрудниками региональных подразделений Формирование электронного архива документов Упрощение документооборота Снижение затрат на логистику

14. Ольга Прокопьева Руководитель бухгалтерского отдела, аутсорсингового подразделения BDO Виктория Смирнова Boehringer Ingelheim Тел: +7 (495) 544 50 44 E-mail: info.ru@boehringer-ingelheim.com www.boehringer-ingelheim.ru