Zpracování dokumentů

1. Zpracování dokumentů PhDr. Libuše Machačová Vědecká knihovna v Olomouci Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

2. Co hledají uživatelé v knihovnách? • Informace v knihách, časopisech a různých druzích dokumentů • Přístup na internet • Pomoc při zpracování rešerše • Kopírovací služby … • (WC, teplo ;-) Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

3. Knihovní zákon • Řídíme se zákonem: ZÁKON ze dne 29. června 2001 o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) a návazné předpisy Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

4. Co říká zákon : • Veřejné knihovnické a informační služby spočívají: • ve zpřístupňování knihovních dokumentů z knihovního fondu knihovny nebo prostřednictvím meziknihovních služeb z knihovního fondu jiné knihovny, • v poskytování ústních bibliografických, referenčních a faktografických informací a rešerší… Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

5. Zpřístupnění x zpracování • Abychom mohli dokumenty a informace zpřístupnit, musíme je zpracovat • Přidělit přírůstkové číslo a signaturu (podrobněji viz dále) • Zkatalogizovat • Dát razítka, štítky, obalit … Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

6. Citace ze zákona: • Provozovatel knihovny musí vést evidenci knihovního fondu. Evidence knihovního fondu musí umožňovat kontrolu jednotlivých záznamů a zaručovat jejich nezaměnitelnost. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

7. Co je to zpracování dokumentů? Přesnou terminologii můžete hledat na: http://sigma.nkp.cz/F/ Proces vytvoření bibliografických nebo katalogizačních záznamů, při němž se používají metody analýzy, syntézy, redukce informací komprimací či výběrem, srovnávací aj. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

8. Co je to zpracování dokumentů? Můžeme rozlišovat vstupní zpracování (zahrnuje zvláště jmenné, věcné zpracování, vytváření obsahové charakteristiky) a výstupní zpracování, které je součástí poskytovaných bibliograficko-rešeršních, referenčních a konzultačních služeb uživatelům knihoven. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

9. Co je to zpracování dokumentů? Zpracováním dokumentů rozumíme proces od okamžiku, kdy přišel dokument do knihovny, do okamžiku, kdy je k dispozici čtenáři. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

10. Metody zpracování dokumentů Zpracování de visu: Vytváření bibliografických (katalogizačních) záznamů na základě přímého rozboru pramenů popisu zpracovávaného dokumentu, tzv. "s knihou v ruce". Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

11. Rekatalogizace Opětné zkatalogizování v knihovně uchovávaných dokumentů metodou devisu ("s knihou v ruce"). Nově vzniklé katalogizační záznamy nahrazují dříve pořízené záznamy, nevyhovující novým potřebám z hlediska požadavků na formát záznamů, provoz a služby knihovny. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

12. Retrospektivní konverze = retrokonverze Převod existujícího tištěného, popř. rukopisného (lístkového i svazkového) katalogu do digitální podoby za pomoci informačních technologií. Výsledkem konverze je obrazová nebo strukturovaná forma záznamů. Účelem je zajištění on-line dostupnosti katalogu pro uživatele knihovny a využitelnost záznamů pro výměnu bibliografických dat. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

13. Postupy • Prvotní evidence (přírůstkové číslo, čárový kód, signatura, zápis do počítače) • Jmenná katalogizace • Věcná katalogizace • Vlastnická razítka, štítky, případně vazba nebo obal… Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

14. Vyřazování knihovních dokumentů • Též podléhá knihovnímu zákonu • Úbytkové seznamy Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

15. Přírůstkové a úbytkové seznamy • Prvotní evidence - přírůstkové číslo zapisujeme do přírůstkového seznamu • Autor, název … • Přírůstkový seznam lze tisknout z počítače • Při odpisu zapíšeme odepsaný titul do seznamu úbytků • Podle těchto seznamů zjistíme skutečný stav fondu Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

16. Přírůstkové číslo, čárový kód • Přírůstkové číslo – „rodné číslo“ - musí být vždy jedinečné, nesmí být nikdy přiděleno dalšímu dokumentu, ani když byl ten původní odepsán z fondu • Čárový kód – může, ale nemusí mít funkci přírůstkového čísla (toto číslo může být v kódu „schované“) Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

17. Čárový kód • Čárový kód – slouží k počítačovému zpracování • Je jedinečný pro jednu knihovní jednotku, ale ten stejný kód může být nalepen na dokumentu 2x (např. na obálce i uvnitř knihy) Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

18. Knihovní jednotka • Každý samostatný svazek dokumentu, tj. každý výtisk nebo část vícesvazkového díla, konvolut, komplet celého ročníku periodika, nosič speciálních druhů dokumentů (magn. kazeta, CD-ROM). Musí být samostatně evidovaný v přírůstkovém seznamu. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

19. Popisná jednotka • Dokument, jeho část nebo soubor dokumentů na jakémkoli médiu, který je objektem jednoho bibliografického záznamu. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

20. Popisná x knihovní jednotka • Příklad: vícesvazkové dílo bez vlastních názvů části • Jeden bibliografický záznam = jedna popisná jednotka • Tolik knihovních jednotek, kolik má dílo částí Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

21. Konvolut • Konvolut je dílo, které obsahuje několik přívazků (dodatečně svázáno): • Svazek vzniklý svázáním textů, které obvykle obsahově ani provenienčně nesouvisejí, ale jsou samostatnými bibliografickými jednotkami. • =1 knihovní jednotka, ale několik popisných jednotek (podle počtu svázaných titulů). Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

22. Signatura • Umístnění dokumentu, jeho adresa • Signatura je přenosná, tzn., že po vyřazení nějakého dokumentu z fondu ji můžeme přidělit jinému dokumentu Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

23. Signatura • Více dokumentů může mít stejnou signaturu (např. u duplikátů nebo multiplikátů) • Duplikát: 2. výtisk stejného titulu • Multiplikát: 3. a další výtisky stejného titulu Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

24. Druhy signatur • Numerické – (tvořené jen čísly) • Alfanumerické (tvořené písmeny a čísly) • Abecední – v malých knihovnách, kde jsou všechny knihy umístěny ve volném výběru, mohou být řazeny jen podle abecedy Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

25. Signatury – praxe VKOL • Formátové stavění ve skladu – první číslo (případně písmeno) u signatury vyjadřuje formát (velikost) dokumentu Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

26. Signatury – praxe VKOL • Používají se numerické i alfanumerické signatury. První číslo nebo písmeno znamená formát. • Příklady: • 1-210.123 • IV 385.459 • K 789.456 • E 120.423 Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

27. Signatury – praxe VKOL • U pokračujících děl se používají dvě signatury – titulová a skladištní. Všechny dokumenty jednoho pokračujícího titulu mají stejnou titulovou signaturu, ale každý má jinou skladištní. • Výhoda – není třeba nechávat místo ve skladišti na další svazky Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

28. Katalogizace • Proč vytváříme katalog? • Co je účelem jmenné katalogizace? • Co je účelem věcné katalogizace? Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

29. Proč vytváříme katalog? • Katalog je cesta ke knize, obzvláště v knihovnách bez volného výběru nebo s malým volným výběrem • Lístkové katalogy: archaické, zastaralé, ve většině knihoven se už nedoplňují • Elektronické katalogy Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

30. Elektronické katalogy • Buduje je většina knihoven • Poskytují možnost vyhledání literatury nejen v přímo knihovně, ale odkudkoliv prostřednictvím internetu – opět platí, že katalog je cesta ke knize Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

31. Co je účelem jmenné katalogizace? Umožnit uživateli nalézt potřebný dokument podle formálních údajů: • Autor a další původci • Název • Nakladatelství • Rok vydání… Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

32. Jmenná katalogizace Musí zachytit všechny tituly obsažené v dokumentu – pozor tedy na přítisky a přívazky a jejich rozdílný popis (přítisky zapisujeme do jednoho záznamu, pro přívazky vytváříme pro každý titul samostatný záznam), vícesvazková díla s vlastními názvy, variantní názvy, např. obálkové atd. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

33. Co je účelem věcné katalogizace? Umožnit uživateli nalézt potřebný dokument podle obsahu tohoto dokumentu Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

34. Význam Souborného katalogu ČR • Informace o umístění dokumentu v rámci ČR • Využití pro meziknihovní výpůjční službu (MVS) • Přebírání záznamů … • Adresa: http://sigma.nkp.cz/F/ Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

35. Odpisy v Souborném katalogu • Informace o záznamech v Souborném katalogu (SK)musí být aktuální • VKOL odesílá do SK svoje nové nebo změněné záznamy každý týden • Informace o odpisech jsou do SK odesílány samostatnou větví Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

36. Odběr periodik-informacev Souborném katalogu • Informace o záznamech v SKmusí být aktuální • VKOL odesílá do SK svoje změněné záznamy každý týden • Informace o ukončení odběru je možné dělat on-line po přihlášení přes heslo Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

37. Změna v Souborném katalogu • On-lina je možné udělat i další úpravy: • Odstranění duplicit • Odpis sigly od chybného záznamu • Přípis sigly ke správnému záznamu • Vzkaz pracovníkům SK Sigla = značka knihovny Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

38. Souborný katalog ČR Adresa: http://sigma.nkp.cz/F/ Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

39. Nejnovější možnosti elektronických katalogů • Odkazy na plné texty a související dokumenty, např. anotace • Naskenované obálky • Naskenované obsahy Existuje smlouva mezi OSA a SKIP o možnosti přebírání naskenovaných obálek ze stránek internetových knihkupectví Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

40. Možnost přidání obálky čtenářem http://aleph.vkol.cz Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

41. Standardy • Pravidla AACR2R – soubor metodických pokynů, co a jak zapsat • Formát - kam zapsat (UNIMARC, MARC 21) • Schválené české interpretace AACR • Podrobněji později – viz katalogizace Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

42. Rozlišení druhu dokumentu • Toto rozlišení je prvním krokem při zpracování – katalogizační pravidla se liší pro jednotlivé druhy dokumentu. • Jinak se katalogizují monografie, jinak seriály, jinak speciální dokumenty. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

43. Monografie x seriály • Monografie - publikace vydané jednorázově (jako jedna fyzicky samostatná publikace nebo publikace o více částech) nebo postupně, přičemž počet částí je předem určen • Seriály - publikace postupně vydávaná po částech, mající číselné či chronologické označení bez předem stanovené doby ukončení (např. periodika, ročenky) Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

44. Speciální dokumenty • Patří sem např. grafika, hudebniny, kartografické dokumenty či elektronické zdroje atd. • Katalogizace těchto dokumentů bude předmětem samostatného školení. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

45. První informace o autoritách • Lexikální jednotka v souboru autorit obsahující autoritní heslo, dále pak všechny variantní podoby tohoto hesla, souběžná hesla, příbuzná (asociovaná) hesla, informační poznámky, konzultované zdroje, odpovědnou katalogizační agenturu a mezinárodní standardní číslo autorit po jeho zavedení. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

46. Autority • Preferovaná podoba jména, korporace atd. • Ostatní podoby jsou vyloučené • Osobní jména, korporace – do záhlaví zapisujeme v autoritní podobě – čili tak, jak je najdeme v souboru (bázi) národních autorit Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

47. Databáze Národní knihovny ČR • Česká národní bibliografie • On-line katalog Národní knihovny ČR • Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy (TDKIV) • AUT - Databáze národních autorit NK ČRhttp://aleph.nkp.cz/F/ • … Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

48. Cvičení Rozlišení druhu dokumentu monografie x seriál atlas x kniha grafika x kniha hudebnina x kniha … Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

49. Vícesvazkové dílo = monografie • Hora-Hořejš, Petr, 1938- Toulky českou minulostí. Dvanáctý díl, [Malý panteon velkých Čechů z přelomu 19. a 20. století] / Petr Hora-Hořejš.  -- 1. vyd..  -- Praha : Via Facti, 2009.  -- 223 s. : il., mapy, portréty, faksim. ; 31 cm. ISBN: 978-80-904103-1-2 (váz.) Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

50. Hudebniny • Noty • Zpěvníky • Pozor, CD jsou zvukové záznamy. Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová