Projet Profusion

1. Projet Profusion Les coulisses de la journée EGIDE DESS SID – 2002/2003

2. INTRODUCTION Le client : Association Promidée • Ses buts • Son développement • Le projet 2003 • La commande

3. INTRODUCTION Retour sur la journée • 4 mars 2003 • Le knowledge management • 116 inscrits, 88 participants • Une manifestation réussie

4. INTRODUCTION Une journée… mais quelle organisation ! • Nombreuses contraintes • Création de 3 fonctions… • Mais une participation de chacun

5. PLAN • La planification • Les auteurs - le thème • La communication • Le budget • La capitalisation • Retour sur le projet

6. FONCTION PLANNING • Deux personnes… • … mais une participation de toute l’équipe • Pourquoi un planning?

7. Un outil utile • Vérification des délais • Mise en avant des alertes • Une évaluation relativement cohérente • Quelques écarts… • Les ressources mobilisées

8. Quatre étapes principales • La définition du projet • La préparation de l’événement • La réalisation de l’événement • La capitalisation

9. La définition du projet • Souhait et commande du client • La définition de l’événement, une étape décisive • L’étude de faisabilité • La préparation de l’événement • Choix des auteurs et des intervenants • Organisation logistique

10. La réalisation de l’événement -No comment • La capitalisation • Pérenniser la «journée EGIDE» • Transmettre une expérience forte

11. A retenir... Gestion et maîtrise d’une importante contrainte : le temps

12. AUTEURS Deux étapes: • Le choix du thème et des auteurs • La communication avec les auteurs

13. Le temps des choix: • De début novembre à début décembre • Deux recherches en parallèle: un thème et des auteurs • Nos pistes de recherche: - Listes de diffusion • - Conférences • - Sites d’éditeurs • - Sites de librairies

14. AUTEURS Les choix • Plusieurs thèmes apparaissent: portails d’entreprise, gestion de contenu … • L’accord de notre client • Choix définitif du Knowledge Management… • … et d’une liste d’auteurs à contacter

15. Appels à contribution auprès des spécialistes du KM • 28 auteurs identifiés • Envoi du 1er mail le 27 novembre 2002 • 16 réponses • Fin de la sélection : le 03 janvier 2003

16. La Dream Team de la journée EGIDE • Les conférenciers • Jean-Yves Prax • Gilles Balmisse • Patrick Bouvard et Patrick Storhaye • Eunika Mercier-Laurent • Et le modérateur • Dominique Cotte

17. 1ère phase de communication • Sujet de leur intervention • Définition du périmètre • Degré de spécialisation du discours • Modalités pratiques • Avantages offerts en cas de participation • Un gage de qualité : l’accueil du CETE

18. Problèmes rencontrés • Risques budgétaires • Aucune confirmation écrite de la venue des auteurs • Risques liés à la communication par mail

19. 2ème phase de communication • Règlement des détails pratiques • Définition plus précise du sujet d’intervention • Communication enrichissante • Dialogue autour de notre vision du KM • Echange d’opinions sur les ouvrages des auteurs • Conseils organisationnels

20. Apports de cette communication • Communication toujours effective • Contacts précieux • Aide à la recherche de stage !

21. COMMUNICATION «A notre époque où on parle tant de communication, la vraie communication est poétique» Robert SABATIER

22. Les niveaux de communication - Invitations Entreprises Presse & média Presse & média Diffusion Invitations Institutions Communication anciens / nouveaux élèves Diffusion / réception des retours Présentation du projet Communication Interne Avant Après Communication entreprises / témoins de L’évènement Communication auteurs Communication Intervenants Communication entreprises / outils + implication

23. Moyens de communication • Site Internet • Plaquette • Dossier de presse • Mails • Listes de diffusion • Média traditionnels

24. Différents pôles de communication • Les auteurs • Les invités • Le « grand public » • Les entreprises intervenantes • Les anciens étudiants • La communication interne

25. Les entreprises intervenantes • Entreprises de démos • « Entreprises-témoins » : • Deux intérêts différents, • une communication différente.

26. Les invités • Les institutions, les entreprises régionales • Le « grand public » • Les anciens élèves du dess sid

27. Communication après l’événement • Retours sur la journée • Mise à disposition des supports d’intervention

28. FINANCEMENT DU PROJET Au commencement du projet, nous avions des idées… Mais pas d’argent.

29. La recherche de partenaires • Une recherche méthodique... • Recherche des organismes à contacter • Recherche d’informations et de contacts • Préparation des argumentaires • Le travail de toute une équipe • Un outil de suivi utile : le tableau récapitulatif

30. Organismes contactés • Peu d’organismes contactés pour un financement... • Fonds de professionnalisation (15.12.02) • FAVE-FSDEI (15.01.03) • Conseil régional • Beaucoup pour la salle... • Mairie de Lille • Maison de la recherche • Cité des sciences, etc.

31. Au final : ENFIN DES SUBVENTIONS... … MAIS POUR UNE PART INEXPLOITABLES Fonds de professionnalisation de Lille 3 3000,00 € 1917,00€ FSDIE Lille 3 4 917,00 €

32. BUDGET final

33. Bilan d’une expérience • Manque de temps • Des démarches à faire longtemps à l’avance • Peu d’arguments à développer • Manque d’expérience • Une méconnaissance des organismes à contacter • Une méconnaissance des démarches à accomplir • Intérêt de la capitalisation

34. CAPITALISATION Un volet capital du projet Une démarche cohérente avec la démarche de pérennisation des journées EGIDE / Promidée Un outil indispensable pour capitaliser et transmettre une partie de l’expérience acquise

35. RETOUR SUR LE PROJET Pourquoi ce retour ? • Objectif pédagogique • Apports du projet

36. RETOUR SUR LE PROJET L’équipe : 8 personnes • Des avantages… : • Une équipe très soudée • Du travail pour tous • Et des inconvénients • Profusion / Promidée : 2 équipes • Du travail plus qu’il n’en faut • Une communication dans l’urgence

37. RETOUR SUR LE PROJET Le management de projet, c’est : • Prendre le temps de se poser • Savoir se remettre en question • S’adapter aux contraintes et opportunités

38. RETOUR SUR LE PROJET Et si c’était à refaire ?

39. «Mon projetpréféré, c ’est le prochain» Frank Lloyd Wright, Architecte américain