Operational Excellence durch Einsatz von BPM Potentiale für Unternehmen

1. Operational Excellence durch Einsatz von BPMPotentiale für Unternehmen SAP Forum 12.06.2013

2. Inhalt • Kurze Vorstellung Q_PERIOR • Was ist SAP BPM? • Herausforderungen bei der Einführung • Fragen & Diskussion

3. Rahmendaten, Standorte und Kunden Q_PERIOR ist Special Expertise Partner für SAP BPM Rahmendaten • Markterfahrung: seit 1977 • Umsatz: 90 Mio. EUR* • Mitarbeiter: 460* • Mehrheitlich im Besitz des Managements Standorte • Deutschland • Schweiz • Österreich • Slowakei • USA, Kanada Kunden • Erst- und Rückversicherungen • Banken • Industrie • Öffentlicher Sektor * 2013 geplant

4. Unsere Auszeichnungen Wir stellen unsere Kompetenz unter Beweis. • Lünendonk 2012 / 2013 • Q_PERIOR zählt nach 2012 auch 2013 zu den TOP 5 der deutschen mittelständischen Management-Beratungsunternehmen. In dem vom Analystenhaus Lünendonk herausgegebenen Ranking belegt Q_PERIOR den fünften Platz. • ASCO Award 2012 • Der Branchenverband der Schweizer Managementberater zeichnet Q_PERIOR Schweiz mit dem Zertifikat „Excellent Business Transformation“ aus. • SAP Partner Zertifikate 2012 • SAP Schweiz verleiht Q_PERIOR zum wiederholten Male die Auszeichnung „Service Partner 2012“. SAP Österreich zeichnet Q_PERIOR als „Innovation Partner 2012“ aus. • Great Place to Work 2010 / 2012 • Das Handelsblatt zeichnet Q_PERIOR im Ranking „Great Place to Work 2012“ als einen von Deutschlands 100 besten Arbeitgebern aus. Nach der erfolgreichen Fusion von agens, ESPRiT und paricon bestätigen die Mitarbeiter Q_PERIOR eine weiterhin exzellente Unternehmenskultur. • Hoppenstedt Top Rating 2011 / 2012 / 2013 • Q_PERIOR hat 2013 nach Prüfung durch die unabhängige Rating Agentur Hoppenstedt bereits zum dritten Mal in Folge die bestmögliche Bonitätseinschätzung bekommen. Davon profitieren unsere Mitarbeiter, Kunden und Zulieferer. Weitere Auszeichnungen entnehmenSie bitte unserem Internetauftritt unter www.q-perior.com

5. Inhalt • Kurze Vorstellung Q_PERIOR • Was ist SAP BPM? • Funktionen • Beispiele aus Referenzprojekten • Herausforderungen bei der Einführung • Fragen & Diskussion

6. BPM: Zentrale Prozesssteuerung Einheitliche Plattform zu Analyse, Optimierung und Ausführung von Prozessen • Prozess Owner • Überwachung der Performance • Identifizierung von Optimierungs-potentialen • Definition von KPI´s • Prozessexperte • Modellieren der Prozesse • Definition von Geschäftsregeln Monitoring Modellierung • Anwender • Ausführung auf beliebigen Endgeräten • Empfang von Benachrichtigungen bei anstehenden Aufgaben • Offline Bearbeitung von Aufgaben wo notwendig • IT • Modellbasierte, grafische Umsetzung • Zentrales, zeitgesteuertes Deployment Umsetzung Nutzung

7. Typische Bedenken und Lösungsansätze Aber unser Prozess weicht ein wenig von diesem ab! … das Prozess Modell einfach anpassen Anwender (Leitung) Ich möchtegerne eine andere Benutzerober-fläche (UI)? … Implementieren und Zuweisen einer neuen Benutzeroberfläche Anwender Was ist, wenn wir ein Regelwerk (Business Rule) ändern müssen? … dem Business die Pflegehoheit der Regelwerke übertragen Processowner Wie kann ich unsere heterogene Systemlandschaft integrieren? … Applikationen und Systeme über WebServices integrieren Prozessexperte Was für Auswirkungen hat es auf meine definierten KPIs? … Echtzeitanalysen zu den Geschäftsprozessen unterstützen ProcessOwner

8. Beispiel: Monitoring und Diagnose von Prozessen Aufbau von Dashboards direkt auf Basis von Prozessdaten • WielangelaufenmeineProzesse? • Wannsind die Peaks? • WievieleProzessesindabgeschlossen? Process Owner

9. Pflege von Regelwerken (Rules) ….durch den Fachbereich • Ich muss die Grenzwerte für Rechnungsfreigabenanpassen. • Entsprechen die Regelnunserenaktuellen Policies? ProzessExperte Import/Export von Microsoft Office Excel spreadsheets • DirektePflege vonRegeln und WertendurchberechtigteBenutzerausdemFachbereich

10. Einheitliche Kommunikationsbasis GleichesVerständnis auf SeitenFachdienst und IT • Modellierung auf Basis einesoffenen Standards • Ablauf und involviertePersonen in einemDiagramm • DirekteVerwendung des Modells für die Umsetzung • KeineÜbersetzung was wirklichgemeint war Prozess Experte IT Process Model … zurImplementierung Von der Modellierung… • KeinVerlust an InformationendurchÜbersetzung • AusführbareModelle • GrafischeDarstellung des Prozessverlaufs und -status

11. Prozesssteuerung durch beliebige Endgeräte iPad, iPhone, Android, Widgets… - Siehaben die Wahl! • Nutzung des optimalenEndgerätes pro Prozessschritt • Darstellung des gleichenProzessschritts auf unterschiedlichenEndgeräten • Interaktive PDF-Formulare für Offline-User (Mail-Integration) IT Task list auf dem iPad Interaktives PDF Formular (auch offline einsetzbar) Browserbasiertes UI auf PC Task UI auf demTelefon

12. Endbenutzer Integration in die Prozesse Bearbeiten der Aufgaben und Sicht auf den Gesamtprozess • ZeigemirallemeineaktuellenAufgaben • SortierenachPrioritäten • Zeigemir, wo der Prozesssteht und welches meineAufgabeist Anwender Aufgabenübersicht Detailsicht der Aufgabe Process viewer (AufgabeimProzesskontext)

13. Inhalt • Kurze Vorstellung Q_PERIOR • Was ist SAP BPM? • Funktionen • Beispiele aus Referenzprojekten • Herausforderungen bei der Einführung • Fragen & Diskussion

14. BPM-Beispiel: Kanton Aargau Ausgangslage • Verwaltungsprozesse nur rudimentär online zugänglich • Individuelle Lösungen pro Department – Verwirrung auf Seiten Anwender, da nicht klar, welche Prozesse wo zugeordnet sind • Unterschiedlichste Technologien • Kein zentraler Zugang auch für interne Mitarbeiter – Vielzahl von Applikationen für Teilprozesse • Keine zentrale Sicht auf Prozesse und Statis

15. BPM-Beispiel: Kanton Aargau Lösungsansatz: Prozessplattform für Verwaltungsprozesse • Von einzelnen heterogenen Funktionen zum zentralen Online-Schalter • Von vertikalen dezentralen Lösungen zu horizontalen zentralen / sharedServices • Von heterogenen Insellösungen zur zentralen Prozess-Plattform • Von Arbeiten mit vielen spezialisierten Applikationen zum zentralen elektronischen Verwaltungsarbeitsplatz

16. BPM-Beispiel: Kanton Aargau Detaillierte Beschreibung der IT-Lösung: Impressionen – BPM Modelle Gesuchstellungsprozess SAP BPM SAP Portal und UWL Bild Mahnprozess Abrechnungsprozess

17. BPM-Beispiel: Kanton Aargau Detaillierte Beschreibung der IT-Lösung: Impressionen UIs Adobe interactive Forms WebDynpro 4 Java

18. Erfassung eines Gesuchs BPM-Beispiel: Kanton Aargau Bewilligungsprozess aus Portal (Web) Antragssteller Sachbearbeiter Aufgabenliste Genehmigung Stornierung Prüfen der Daten Korrektur eines Gesuchs 2 1 Korrektur http://www.q-perior.com/kundenreferenzen-im-umfeld-von-BPM.html

19. BPM-Beispiel: Kanton Aargau Bewilligungsprozess aus elektronischen Formular Sachbearbeiter Antragssteller-> Online/ Offline Formular Aufgabenliste Response aus Prozess z.B. ID Genehmigung Online senden + Authentifizierung Stornierung Prüfen der Daten Korrektur eines Gesuchs Korrektur http://www.q-perior.com/kundenreferenzen-im-umfeld-von-BPM.html

20. BPM-Beispiel: Inselspital Ausgangslage • Behandlungsprozesse verwenden unterschiedliche Systeme, welche stationär zugänglich sind • Ärzte als klassische „mobile Worker“ beziehen und erfassen Informationen nur periodisch (bei Zugang zu Systemen) • „Prozesssteuerung“ meist papierbasiert mit hohem manuellem Aufwand am Prozessende • Lösungsansatz • Zentrale Prozesssteuerung durch SAP BPM • Oberflächen auf iPad zur mobilen Erfassung während der Behandlung an unterschiedlichen Behandlungsplätzen

21. BPM-Beispiel: Inselspital Taskliste (UWL) einmal anders… Patientenliste = Taskliste

22. Drehen des iPads öffnet Details zum Task/zum Patienten BPM-Beispiel: Inselspital Taskliste (UWL) einmal anders… 1 2

23. Inhalt • Kurze Vorstellung Q_PERIOR • Was ist SAP BPM? • Herausforderungen bei der Einführung • Fragen & Diskussion

24. BPM als neue Lösung für typische Problemstellungen (I/II) Fachliche Sicht: Kosten senken und Innovationen fördern • Strategisches Ziel: Optimierung der Kosten innerhalb bestehender Prozesse Problemstellung: • Prozesstransparenz und agile Steuerung als notwendige Voraussetzung oft nicht gegeben • Interne abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf Grund organisatorischer und technischer Grenzen oft schwierig • Strategische Ziel: Kundenbindung/-gewinnung durch neue innovative Services Problemstellung: • Zusammenarbeit mit Partnern / Kunden zur Erbringung neuer Services erfordert Erweiterung der bestehenden Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus • Prozesse müssen flexibel aber gleichzeitig auch transparent sein, um notwendige Qualitätsstandards im Service erfüllen zu können (sonst geringe Marktchancen)

25. BPM als neue Lösung für typische Problemstellungen (II/II) Technische Sicht: Flexibilität vs. Stabilität / Zuverlässigkeit • Strategisches Ziel: Flexible und schnelle Umsetzung von Business Anforderungen Problemstellung: • IT Silos mit langen Release-Zyklen erschweren Umsetzung übergreifender Prozesse auf technischer Seite • Änderungen nur langfristig implementierbar • Benutzerschnittstellen (Oberflächen) oft nicht mit aktuellen Technologien umsetzbar (z.B. Mobile Geräte) • Strategische Ziel: Stabilität und Effizienz (minimale Kosten) Problemstellung: • Implementierung neuer integrativer Prozesse auf einer bestehenden Plattform quasi nicht möglich, da Einsatzbereich für bestehende Business definiert und optimiert wurde • Häufige Änderungen an Kernsystemen gefährden Stabilität und erhöhen Kosten • Monitoring plattformübergreifender Prozesse nicht möglich • Übergreifende Regeln zur Ablaufsteuerung nicht zentral verfügbar

26. Herausforderungen bei der Einführung Neue Möglichkeiten erzeugen auch neue Herausforderungen (1/2) Umdenken auf der Supply-Side bezüglich möglicher Lösungen • BPM ermöglicht Umsetzung kundenspezifischer Prozesse • Prozesse aus Kundensicht umfassen SAP und Non-SAP Systeme • SAP Mobile Plattform stellt Transaktionen auf beliebige Geräte dar • Oberflächen sind beliebig (Web, Mobile, SAP GUI, PDF-Formulare, etc.) • In-Memory-DB stellen auch Massendaten für Prozesse zur Verfügung  SAP ist auch Technologieanbieter und somit Basis für Individual-Software

27. Herausforderungen bei der Einführung Neue Möglichkeiten erzeugen auch neue Herausforderungen (2/2) Umdenken auf Projektseite • Neue Möglichkeiten müssen vermarktet werden • BPM-Projekte sind agil und interaktiv mit der Demand-Side zu führen • Dokumentationen starten mit Prozess-Definitionen in BPMN • Fachwissen (Prozessverständnis) wird IT-Seite immer wichtiger  Erweiterte Ausbildung auf Entwickler / PL Seite notwendig Umdenken auf der Betriebsseite • Prozessfehler nicht mehr einfach eingrenzbar aus Anwendersicht (z.B. Bestätigung über mobiles Gerät funktioniert nicht) • Support Prozesse werden „interdisziplinär“ besetzt werden müssen(Abgleich mit bestehender Support Organisation)  Höhere Anforderungen an Support-Mitarbeiter

28. Herausforderungen für CC SAPs Neuen SAP Technologien (vor allem BPM) ändern die Positionierung eines CC SAP Rolle, Prozesse und Skills werden durch BPM verändert • Aktive Zusammenarbeit mit der Fachseite auf Basis von Prozessmodellen • Nicht nur bei „typischen“ SAP Prozessen (Accounting, Logistik, HR) • Innovative, differenzierende Prozesse als Individuallösungen auf Basis von SAP • Neue Supportstrukturen • Fehler in BPM Prozessen sind vielschichtiger, da auch Non-SAP Systeme integriert werden können • Monitoring, Ticketing-Systeme, Analyse und Test nicht nur in der „SAP-Welt“ • Neue Skill-Sets • Modulkenntnisse nach wie vor wichtig (fast alle BPM Prozesse integrieren ein oder mehrere SAP Module) • Erfahrungen aus dem Bereich „Individual-SW-Entwicklung“ erforderlich • Agile Projektmethoden • Mehrere Programmiersprachen (ABAP, JAVA, HTML5,…)

29. Inhalt • Kurze Vorstellung Q_PERIOR • Was ist SAP BPM? • Herausforderungen bei der Einführung • Fragen & Diskussion

30. Diskussion/ Fragen Fragen? Diskussion Next Steps

31. Partner +41 44 437 20 30 +41 79 375 1363 Lars.Erdmann@q-perior.com Lars Erdmann Papiermühlestrasse 73 3014 Bern Switzerland