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成大 mail 服務及個人 信件管理. 楊峻榮 yang@mail.ncku.edu.tw 2012/5/29. 大綱. 成大 mail 架構及服務 Webmail 問題及設定 讀信軟體問題及設定 Anti-spam( Cellopoint ) 操作. 本校 mail 服務概況. 個人電子郵件( mail.ncku.edu.tw ) Webmail/POP/IMAP 郵件空間 ( 將逐年提升 ) 教職員 2GB 學生 1GB 帳號自行填單申請(將導入單一簽入) 離職或畢業後 6 個月刪除,退休者延用

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Presentation Transcript
Mail

成大mail服務及個人信件管理

楊峻榮

yang@mail.ncku.edu.tw

2012/5/29


Mail
大綱

成大mail架構及服務

Webmail問題及設定

讀信軟體問題及設定

Anti-spam(Cellopoint)操作


Mail
本校mail服務概況

  • 個人電子郵件( mail.ncku.edu.tw)

    • Webmail/POP/IMAP

    • 郵件空間(將逐年提升)

      • 教職員2GB

      • 學生1GB

    • 帳號自行填單申請(將導入單一簽入)

    • 離職或畢業後6個月刪除,退休者延用

  • 公務電子郵件( email.ncku.edu.tw)

    • Webmail/POP/IMAP

    • 郵件空間(將逐年提升)

      • 單位及教職員500MB

    • 帳號到職後依識別證號自動建立

    • 離職後2個月刪除

  • 計劃兩者給予整合


Mail
本校mail架構及運作方式

其他Mail server


Mail
個人mail管理考量事項

  • 以何種方式收送mail

    • Webmail

      • 直接讀取及管理Server信件

      • 設定Server組態(密碼、轉信….)

    • 讀信軟體(outlook、outlook express、Windows Live mail)及其協定

      • POP3/IMAP4

      • 信件夾容量限制

      • Windows Live mail 為outlook express進階版

  • 由那些位置及收送mail

    • 校內外

      • 由校外經由本中心之mail server送信須帳密驗證

    • 收信PC數量

      • 多台PC以POP方式收信之策略

  • 信件保留時間及備份

    • 信件保留在Server時間/數量

    • 備份Server/PC上之信件


Webmail
Webmail設定畫面


Webmail1
Webmail常見問題

  • 登入時無法出現驗證碼

    • IE於功能表 [工具]/[相容性檢視設定 ]按新堵即可

  • 無法按[寫信]

    • 已超過容量限制(quota),刪除不必要信件後再試

  • 信匣之信件數量與實際顯示不符

    • 點[信匣管理]再點選該信匣之[重建索引]

  • [信匣管理]顯示之信件之總容量遠低於空間用量

    • 須加上網路硬碟之用量

  • 使用時出現Software Error 或Internet server error訊息

    • 連絡計網中心,並避免同時由不同來源,不同軟體操作mail


Pop imap
POP/IMAP比較

  • IMAP可視為以讀信軟體操作webmail

  • 多台操作時建議用同一種協定


Windows
Windows 讀信軟體常見錯誤代碼

  • 0x800CCC0D

    • 找不到SMTP主機,無法寄信

    • 請確認外寄伺服器名稱設定是否正確或者網域名稱過期或者DNS Server設定錯誤。

  • 0x800CCC0E

    • 無法與主機建立連線

  • 0x800CCC0F

    • 您的伺服器意外地終止連線

  • 0x800CCC19

    • 作業逾時,暫時關掉防毒軟體或以webmail方式刪除下一封信件

  • 0x800C0133

    • Outlook Express收信匣檔案滿了(達2G上限)

  • 0x800C0131或或0x800C013E

    • Outlook Express收信匣檔案異常或損毀

  • 0x800CCC18或0x800CCC90

    • 登入郵件伺服器時發生錯誤,常見原因不需要安全密碼認證(SSL)登入,但卻設了安全密碼認證登入。

  • 0x800CCC79

    • 收件者被伺服器拒絕(Relay Denied ) 可能原因IP被列為黑名單而阻擋,由校外經由本校mail server送信,須設[伺服器需要驗證]

  • 0x800CCC92

    • 帳號或密碼設定錯誤


Mail
讀信軟體信件容量限制

  • Outlook Express

    • 每個信件夾最大2GB

  • Windows Live Mail

    • 每一封郵件都存為個別之.elm檔案,故無容量限制

  • Outlook

    • Outlook 2002以前 .pst資料檔為2GB

    • Outlook 2007 和 Outlook 2003 中對於 Unicode格式之.pst檔案的限制是設定為 20 GB

    • Outlook 2010 預設個人資料夾 (.pst) 和離線存放區 (.ost) 檔案在 Microsoft Outlook 2010 中的格式為 Unicode。.pst和 .ost檔案的整體大小具有預先設定的 50 GB 限制

  • 以IMAP協定方式尚需考量server 之容量限制


Pop server
POP於Server郵件保留策略

  • 勾選在伺服器保留郵件備份表示POP收下後信件還是留在Server。

    • 設定保留特定日數的郵件在Server。

    • 或當郵件在讀信軟體被刪除後, 伺服器亦直接刪除該郵件。


Mail
POP郵件讀取時中斷之解決方式

  • 要先確認是連不上server或是已連上開始收信卻無法完成收信動作,若為前者確認上網是否有問題,若為後者:

    • 如上頁之[伺服器等侯逾時]時間加到最長,再試試

    • 暫時關掉防毒軟體再試試

    • Check一下目前收到最新一封為何,再以webmail方式連至server將其下一封刪除或移至別處後,再用同樣方式收收看

  • 若出現錯誤訊息之錯誤代碼0x800C0133,表示收件匣已滿,須做後續處理後方可收信


Outlook express
Outlook Express 壓縮資料匣

系統會自動詢問是否壓縮資料匣

Outlook Express存在每個資料匣2GB的限制

當刪除資料匣信件後,其容量還是大於2GB,須執行壓縮資料匣方可釋放空間

執行壓縮資料匣時若不正常中斷可能導至資料匣毀損而無法讀取,可找尋副檔名為.bak之檔案(位置為下張投影片之位置或資源回收筒)更改副檔名為.dbx

建議手動壓縮前先行備份


Outlook express1
Outlook Express 信件匣位置

  • 預設位置

    • C:\Documents and Settings\帳號\Local Settings\Application Data\Identities\一串號碼\Microsoft\Outlook Express

    • 部份資料夾為隱藏屬性,請先關閉檔案總管隱藏功能

    • 郵件夾(如收件匣)下的所有信件是集合在一個.dbx檔(如收件匣.dbx)

    • Windows Live mail( Windows 7 / Vista)

    • C:\Users\帳號\AppData\Local\Microsoft\Windows Live Mail

    • 各郵件夾都個別的資料夾,郵件夾下之信件就是資料夾下的個別的信件檔

    • 建議此兩者皆須定期備份(copy)至其他硬碟, 或以匯出方式另存郵件


Outlook 1
Outlook 資料檔-1

  • Outlook 資料檔 (.pst) 電腦上儲存郵件及其他項目的資料檔。您可以指定 .pst檔做為電子郵件的預設傳送位置。還可以使用 .pst來組織及備份項目,以確保安全性。

  • Outlook 的 [自動封存] 會定期移除資料夾中過期的舊項目。您可以設定 [自動封存] 將舊項目移動或複製到指定的封存資料夾,或是自動刪除項目。若不刪除,封存項目會保留在封存資料夾中供您使用。

  • 預設位置

    • Windows 7 / Vista

      • C:\Users\使用者\AppData\Local\Microsoft\Outlook

    • Windows XP

      • C:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook


Outlook 2
Outlook 資料檔-2


Outlook
Outlook 自動封存


Mail
校外寄信之驗證

Outlook : Outlook Express or Live mail:


Cellopoint
防垃圾郵件系統(Cellopoint)

  • 系統可定時送隔離垃圾信通知至個人信箱中

    • 重送

    • 不是垃圾信

    • 白名單+重送

    • 刪除

  • 管理網址 http://anti-spam.ncku.edu.tw或http://140.116.229.71

    • 以 mail 帳號密碼登入

    • 功能:

      • 設定垃圾信或正常信

      • 依email_address設定白名單/黑名單

      • 查詢經由anti-spam備份之正常信/垃圾信

      • 選取信件可[重送]或[轉寄],點選[重送]時請注意,若本信有多位收件者,這些收件者都會再收到該信件

  • 參考文件 : http://cc.ncku.edu.tw/ezfiles/255/1255/img/237/Cellopoint.doc


Cellopoint1
CelloPoint主畫面


Celloprint
Celloprint功能說明

  • 主選單

    • 收件匣(外部寄來) :系統設定屬外部寄給您的信件

    • 收件匣(本地寄來) :系統設定屬本地(使用webmail)寄給您的信件

    • 送件匣(本地發送):你由系統設定屬本地(校內IP)寄出去信件

    • 送件匣(外部發送):你由系統設定屬外部(校外IP)寄出去信件

    • 進階:可針對Email address 設定黑/白名單

  • 頁籤:點選每個信匣都有如下

    • 垃圾信:遭系統判斷為垃圾信之信件

    • 漏攔的垃圾信:在正常信中點選[這是垃圾信],會移至此處

    • 正常信:系統判斷為正常信之信件

    • 誤攔的正常信:在垃圾信中點選[這是正常信],會移至此處

    • 病毒信:無此功能

  • 選取郵件

    • 原件重送

    • 轉寄

    • 這不是垃圾信/這不是垃圾信

    • 刪除

    • 回報原廠

    • 更多(列印…)


Cellopoint2
Cellopoint進階及查詢畫面

進階/[查詢條件]與各信件匣/[查詢條件]之欄位略有不同