Tomáš Trejbal, Head of corporate product markering

1. Elektronická archivaceTelefónica O2 Czech Republic14. sympozia EDI (FACT a eB)Praxe elektronické komunikace v obchodních vztazích Tomáš Trejbal, Head of corporate product markering

2. Agenda • Představení spol. Telefónica O2 Czech Republic • Pojmem “elektronický dokument” (ED) • Pojem „ výměna elektronických dokumentů“ (EDI) • Legislativa a EDI • Principy elektronické archivace • Trendy v EDI a EDI archivaci • Možnosti elektronické archivace s Telefónica O2 • Jak O2 EDI Archiv funguje • Možnosti O EDI Archivu 2

3. Telefónica O2přináší svým klientům zkušenosti a znalosti světového hráče… Alaska United Kingdom Germany Ireland USA Czech Rep. Spain Colombia China Slovakia Italy El Salvador Mexico Nicaragua Morocco Puerto Rico Panama Guatemala Venezuela Peru Ecuador Brazil Uruguay Chile Argentina …působící ve 23 zemích

4. Telefónica O2 vČeskérepublice • Preferovaný ICT partner zákazníků v komerčním prostředí i veřejné správě • První skutečně plně integrovaný Telco & IT poskytovatel • Nabízející ucelené hlasové a datové portfolio v České Republice • Provozující největší fixní a mobilní sítí • Jeden ze strategický základních kamenů pro budovaní konvergence v rámci Telefónica group

5. Společnost Telefónica O2 svým obchodním partnerůmpřinášíoborová řešení pro pokrytí konkrétních potřeb EDI Telefónica O2 váš obchodní partner Profesionální služby EDI Fakturace Hlasové služby příští generace Mobillní služby Data IT EDI Archiv Řízené služby Konverze &inovativní řešení Integrované celkové řízení Fixní a mobilní hlas Fixní a mobilní data Zkušenosti s trhem

6. Elektronický dokument (ED) Výměna elektronických dokumentů (EDI) Elektronický dokument soubor digitálních záznamů, které zprostředkovávají textové (alfanumerické), obrazové a zvukové informace a které vznikají, uchovávají se a využívají se pouze prostřednictvím výpočetní techniky EDI (Electronic Data Interchange) – elektronická výměna dat (zpráv) • Jedná se o elektronickou výměnu strukturovaných standardních zpráv mezi dvěma aplikacemi dvou nezávislých subjektů • Dokumenty jsou posílány přes schránky od odesilatele k příjemci a naopak • Informační systémy komunikují automatizovaně s minimem lidských zásahů • Hlavním cílem EDI je postupné nahrazování papírových dokumentů elektronickými se stejnou právní váhou 3

7. Legislativa a EDI • Od 1.5.2004 je možné používat EDI faktury bez elektronického podpisu • Elektronickou fakturaci upravuje Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty. • Konkrétně vystavování daňových dokladů je řešeno v odstavci 4 § 26. • Zjednodušený výklad tohoto odstavce říká: „Elektronická faktura, která má sloužit jako plnohodnotný elektronický doklad, je nutné buď opatřit přesně definovaným typem elektronického podpisu nebo ji vytvořit v přesně definovaném formátu EDI a předat předepsaným způsobem (čl. 2 Doporučení komise 1994/820/ES ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické výměny informací.“ 4

8. Předpokládaný vývoj e-Fakturace a e-Archivace • 36% společností již využívá elektronickou fakturaci v komunikaci se svými dodavateli a zákazníky. • 29% plánuje implementovat elektronickou fakturaci v následujících 12 měsících Pricewaterhousecoopers,2005 6

9. Přínosy e-Fakturace a e-Archivace Snížení nákladů (61 %) Rychlejší proplácení faktur (38%) Zvýšení výkonnosti (71 %) Snížení množství sporů mezi dodavateli a odběrateli (21 %) * Zdroj: Pricewaterhousecoopers 2005 2

10. Nejčastější způsoby provádění archivace • Z průzkumu vyplynulo, že přes využívání elektronické fakturace • 80% archivuje faktury papírově • 72% archivuje i elektronicky (na serverech) Pricewaterhousecoopers,2005 7

11. Výzvy v EDI archivaci • Hlavní problém e-archivace není ve výběru vhodného (legislativně uznatelného) řešení… • …největší problém cítí dotázaní manageři právě v garanci úschovy za zachování integrity dokumentů v souladu se zákonem o DPH (10 let v ČR) • Bylo by chybou využívat běžné systémy, které nevyhovují požadavkům legislativy (backup systémy) • Budování důvěryhodného úložiště EDI dokumentů často rozhodujícím faktorem pro přechod na elektronickou komunikaci

12. O2 EDI Archiv • Zcela outsourcované a transparentní řešení bez nutnosti investic do HW a SW, využití síťové a hostingové infrastruktury O2 • Vysoká připadaná hodnota ke stávající službě EDI (Electronic Data Interchange), centrální sdílený archiv elektronických faktur ve formátu EDI • Zabezpečení v souladu s platnou legislativou a všeobecně uznávanými bezpečnostními standardy, právní záruka za obsah archivu • Napojení na centrální transakční systém O2 beze změn v systému zákazníka, služba je součástí B2B solutions 10

13. Možnosti elektronické archivace s Telefónica O2 • Bylo rozhodnuto , že kvalita řešení bude stvrzena nezávislým auditem KPMG • O spolehlivosti komunikační EDI infrastruktury vypovídá auditní zpráva EDI systému za uplynulých 12 měsíců. Za uvedenou dobu bylo posláno více než 4 500 000 zpráv a služba EDI byla dostupná v 99,993% do 38 sekund. • Počet obsluhovaných schránek dosáhl více než 1000 s nepřetržitým připojením všech obchodních řetězců operující v ČR a SR a více než 100 významných zahraničních sítí.

14. Unikátní konkurenční výhoda nabídky O2 Právní záruka uchovaných daňových dokladů • Telefónica O2 Czech Republic ručí za obsah archivu a přebírá odpovědnost za prokázání správnosti a úplnosti v plném rozsahu včetně náhrady případné vzniklé škody (pokuty, neuznané DPH, soudní výlohy) • Zákazník získá elektronickou fakturaci BEZ NÁRŮSTU RIZIKA, které je u konkurenčních inhouse řešení značné bývá často důvodem pro zachování papírové fakturace 11

15. EDI ve společnosti Telefónica O2 Od roku 1999 jsme získali partnerství s GEIS (nyní GXS) Služby a produkty v oblasti EDI • Konektivita do největší EDI sítě MARK400 (GXS (dříve General Electric) a IBM) • Tvorba překladových map (EDIFACT a.j.). Outsourcing překladů EDI – inhouse • Překladové programy (lokální instalace) • Archivační a podpisové programy • SLA na dostupnost služby (konektivita, EDIswitch, mezinárodní síť X.400) • Dohled a Call Center 24x7 V rámci výběrového řízení (zajištění profesionálních služeb v oblasti EDI)vyhrála společnost PROFINIT s.r.o., která se podílí na instalacích služby u našich zákazníků 12

16. O2 EDI ArchivNástroj pro správu a archivaci obchodních dokumentů RNDr. Jaroslav Flejberk, senior konzultant. Profinit s.r.o. Mgr. Zbyněk Lauer, specialista pro zákaznická řešení, Telefónica O2 Czech Republic

17. Profinit – základní informace • Profinit = Professionals in IT • Od roku 2007 člen New Frontier Holdingu (NFH) • 90 zaměstnanců, 212 Mil CZK • Pobočky:Praha, Bratislava • Více než 10 let zkušeností v oblasti IT služeb • Celosvětové zkušenosti • Klíčové kompetence • Vývoj softwarových systémů • Data Warehousing / Business Intelligence • Enterprise Content Management

18. Jak pracuje O2 EDI Archiv 15

19. O2 EDI Archiv Logování na úrovni aplikace Aplikační log VAS/log/EDI archiv Warning logy Error logy Aplikační log Warning log Exception logy Error log LOG 4 Knihovna Systém Exception log SW Aplikace Archiv EDI zpráv SQL logy SQL log EDI archiv log DEBUG logy EDI archiv log 1 Third part y log Logování na úrovni databáze ORACLE 10g Dle certifikované konfigurace VAS/log Logování na úrovni operačního systému RHEL 4 U2 HP Hardware Dle certifikované konfigurace 16

20. Vyhledávání v O2 EDI Archiv 17

21. Vyhledávání O2 EDI Archiv 18

22. Telefónica O2 je významný EDI VAN poskytovatel EDI služeb EDI programové vybavení Telefónicy O2 • zajišťuje pro více než 2000 zákazníků přenos obchodních dokumentů v elektronické podobě • je zapojeno do celosvětové sítě O2 (přes propojení do dítě X400 přes GXS) • umožňuje zákazníkům překlady obchodních dokumentů mezi formáty XML, iDOC, INHOUSE do standardního formátu EDIFAKT a naopak • zjišťuje bezpečný přenos servery iGate na bázi HTTPs • umožňuje svým klientům využití elektronického podpisu kvalifikovaným certifikátem obchodního dokumentu v EDIFAKT formátu. 19

23. Telefónica O2 je významný EDI VAN poskytovatel EDI služeb • umožňuje šifrování obchodního dokumentu v EDIFAKT formátu na bázi • umožňuje převod dokumentů v rámci kódových stránek. • umožňuje zákazníkům archivaci obchodních dokumentů na jejich HW • umožňuje zákazníkům archivaci obchodních dokumentů na HW TO2 a garantuje úschovu a nezměnitelnost dokumentů po dobu vyžadovanou státní správou 20

24. EDI programové vybavení Telefónica O2 – interní 21

25. EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků Komunikační modul iGate klient • slouží pro HTTPs komunikaci s EDISWITCHem Modul EDIARCHIV • Slouží k ukládání a archivaci EDI dokumentů (faktura, objednávka , dodací list) • Umožňuje zobrazení, vyhledávání, třídění a filtrování EDI dokumentů • Bezpečně prokazuje věrohodnost a neporušenost EDI dokumentů v čase 22

26. EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků Modul EDISIGN • Základní modul pro podepisování EDI zprávy privátním klíčem majitele certifikátu • Kontroluje certifikát zda privátní klíčem vytváří zaručený elektronický podpis • Kontroluje platnost certifikátu v čase, vztah na kořenové certifikáty certifikační autority • Přidaná utilita EDICHECK kontroluje pravost podpisu EDI zprávy 23

27. EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků Modul EDICRYPT • Šifruje veřejným klíčem certifikátu obchodního partnera dokument v EDI formátu • Zašifrovaný dokument lze přečíst pouze privátního klíčem majitele certifikátu. Modul EDICONVERT • překládá obchodní dokumenty v EDI formátu z jednoho módu češtiny do druhého. 24

28. EDISIGN 25

29. EDICONVERT 26

30. EDIARCHIV 27

31. EDIARCHIV ukázka kontroly Certifikátu 28

32. Hostovaný O2 EDI Archiv HOSTOVANÝ EDIARCHIV Strategickým cílem mnoha společností je snížení headcount podpůrných činností V Evropě neexistuje kromě archivu O2 - komerční elektronický archiv EDI dokumentu Archivace elektronických faktur je u O2 postavena na: • Telefónica O2 řešení bez nutnosti investovat u zákazníka do nového HW a SW • Telefónica O2 nese právní záruku za obsah archivu • Napojení na centrální transakční a EDI systém Telefónicy O2 bez potřeby změn v systému zákazníka • Vývoj a architektura systému EDI ARCHIV dle EAL2+, ITSEM a CSN • OS Redhat Linux, databáze Oracle, aplikační server Tomcat 29

33. Výhody Hostovaného O2 EDI Archivu Elektronická archivace faktur v hostovaném EDIARCHIVu Telefónicy O2 • Archivace po zákonem určenou dobu (v současnosti 10 let po ukončení účetního období) • Přístup k uschovaným dokumentům dle auditovaného procesu na Read Only nosiči • Uživatelské oprávněni jsou omezené na čtení • Zabezpečeni dokumentu proti smazání jak na nosiči tak na EDI archivu • Hledání dokumentu dle kritérií 30

34. Výhody Hostovaného O2 EDI Archivu • Export dokumentu do PDF je možný (zákon nevyžaduje urcitý formát, pouze citelnou podobu) • Tisk dokumentu v čitelné podobě a v originální podobě (daňový doklad ve formátu EDIFACT) • Logování aktivity a evidence přístupu je prováděna na EDI archivu dle bezpečnostní dokumentace • Prohlášení o shodě s legislativou, vydané KPMG Advisory, s.r.o. • Odpadá nutnost zasílání papírových tištěných FAKTUR k odběrateli zákazníka O2 31

35. Děkujeme za pozornost Prostor pro dotazy 32