Enel Il processo Enel di Gestione della Posta e del Protocollo

1. Unindustria Roma, 9Novembre 2012 EnelIl processo Enel di Gestione della Posta e del Protocollo

2. Indice • IL CONTESTO • IL MODELLO OPERATIVO • NUMERI E VOLUMI Il PROGETTO PUMA INVIO CORRISPONDENZA POSTA TRADIZIONALE TRASMISSIONE CON VALORE LEGALE DEI DOCUMENTI (PEC) TRASMISSIONE VIA E-MAIL ARCHIVIAZIONE DIGITALE

3. Il Contesto • Chi siamo • Il Gruppo Enel si è strutturato con tre nuove Global Service Functions: • Global Business Services; • Global Information & CommunicationTechnology; • Global Procurement: • permettono alle Divisioni ed alla Holding di focalizzarsi sulle proprie attività core, fornendo servizi di alta qualità secondo le linee guida e gli standard della Holding. • Le Global Service Functions aggiungono valore al Gruppo Enel, fornendo il miglior servizio a costi competitivi e con alti standard di qualità, assicurando l’implementazione delle best practice in tutto il Gruppo. • Oggetto dell’intervento • Oggi parliamo del servizio e dell’applicazione informatica realizzata in Italia per la Gestione di Posta e Protocollo.

4. Il ModelloOperativo di gestionedellacorrispondenza 2006-2008 2009-2012 • 11 CGC • 190 addetti • Flussi principalmente analogici • Sla: • Arrivo disponibile in 3-5 giorni; • Partenza spedita in 5-7 giorni 5 CGC 70 addetti MILANO MILANO VENEZIA TORINO BOLOGNA 2 outsourcer FIRENZE Integrazione con Firma digitale e PEC ROMA BARI BARI outsourcer ROMA E LAM NAPOLI NAPOLI outsourcer • Sla: • Arrivo e partenza lavorati in 1 GIORNO CATANZARO CAGLIARI PALERMO PALERMO ..ad Outsourcing ..a digitale da Insourcing .. da analogico .. 4

5. Statistics Overview sui numeri e ivolumi Andamento volumi Arrivo 2008-2012 Andamento volumi Partenza 2008-2012 Andamento PEC 2012 Andamento FD/Cartaceo 2012

6. Il Modello Operativo di gestione della corrispondenza Italy Inbound Terzi Centri di Gestione della Corrispondenza Società Enel Documentazione disponibile a sistema Lavorazioni (accettazione/normalizzazione/protocollazione/ digitalizzazione/assegnazione/reinvio/archiviazione/ ecc…) Posta Corriere PUMA Fax Originali analogici su richiesta PEC SLA DEFINITI CONTRATTI INTRACOMPANY • Reindirizzamento della • posta cartacea • (Mailroom) • Sistema di tratte • interne definite • Fax digitali • Caselle PEC di • protocollo Modello centralizzato di gestione della corrispondenza: lavorazione polarizzata in Centri di gestione della corrispondenza su tutto il territorio nazionale Tipo Documenti gestiti: Tutta la corrispondenza ufficiale del Gruppo Enel Atti giudiziari Un’unica piattaforma e un unico sistema a supporto (PUMA) Archiviazione fisica e Conservazione digitale Contratti Intracompany SLA contrattuali KPI CustomerSatisfaction Procedure organizzative e istruzioni operative Call Center a supporto

7. Il Modello Operativo di gestione della corrispondenza Italy Outbound Digitale Società Enel Terzi Conservatore Invio Automatico in Conservazione dei documenti e ricevute di trasmissione PEC Creazione documento Firma Digitale del Documento Invio automatico da canale digitale Fax digitale Puma Puma Puma Mail FLUSSO DIGITALE Analogico Società Enel CGC Territoriali Terzi Creazione documento Firma documento Accettazione Posta Cartacea CGC Affrancatura/ Spedizione/ Recapito Posta Puma Puma Corriere SLA: 1gg FLUSSO ANALOGICO

8. PUMAOrigini ed evoluzione • L’applicazione PUMA (Protocollo Unico MultidivisionaleAziendale) gestisce la corrispondenza ufficialein ingresso ed uscita di tutte le Divisioni/Società del Gruppo Enel secondo normativa (associa alle funzionalità di editing, protocollazione, assegnazione quelle di gestione dei flussi di posta) 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

9. PUMAFlussi principali • Lo schema sintetizza i canali che interfacciano PUMA • Raccom. A/R • Prioritaria • Stampa locale PUMA • Posta tradizionale E-mail Outbound FAX Firma Digitale • FAX Inbound PEC PEC

10. Invio Corrispondenza Posta TradizionalePosta cartacea prioritaria e raccomandata in Arrivo Attività • Raccom. A/R • Prioritaria • Stampa locale 1. Consegna posta al CGC di Lavorazione 2. Smistamento e Assegnazione posta 3. Protocollazione Posta in Arrivo 4. Scansione PUMA • Posta tradizionale E-mail Outbound SLA verso Clienti Interni Firma Digitale FAX • FAX Inbound Data accettazione Enel Data protocollo Data disponibilità su PUMA PEC Data inizio Scansione PEC PUMA PUMA Server Scansione Sistemi / Infrastrutture a supporto

11. Invio Corrispondenza Posta TradizionalePosta cartacea prioritaria e raccomandata in Partenza Attività • Raccom. A/R • Prioritaria • Stampa locale Redazione documento analogico e firma in calce 2. Consegna Documento al CGC di Lavorazione 4. Protocollazione Posta in Partenza 5. Scansione 6. Affrancatura e Spedizione PUMA • Posta tradizionale E-mail SLA verso Clienti Interni Outbound Firma Digitale FAX • FAX Inbound Data accettazione CGC Lavorazione Data protocollo PEC PEC PUMA PUMA Sistema di affrancatura PUMA Sistemi / Infrastrutture a supporto

12. PUMAAlcune scelte tecniche relative • L’applicazione è stata organizzata mediante un’integrazione SW, disaccoppiando i servizi di Firma e PEC attraverso l’utilizzo di un framework; • I provider hanno parti delle loro infrastrutture ubicate presso Enel, ma i servizi sono erogati attraverso la rete Internet. Internet Intranet Enel Framework PEC Firma Digitale Gateway PEC Gateway FD Provider Posta Elettronica Certificata Provider Firma Digitale PUMA Web App Connettore Conservazione Provider Conservazione

13. Trasmissione con valore legale dei documenti (PEC)Il contesto • Raccom. A/R • Prioritaria • Stampa locale PUMA • Posta tradizionale E-mail • Caratteristiche delle caselle PEC: • Le caselle PEC PUMA sono le caselle ufficiali aziendali (dominio@pec.enel.it) da utilizzare per lo scambio di documenti digitali protocollati, che necessitano di una conferma legale dell’avvenuta consegna (secondo quanto previsto dalla normativa vigente). • Le caselle PEC PUMA sono di tipo chiuso, ovvero ricevono ed inviano messaggi solo ed esclusivamente da/verso altre caselle PEC. Outbound Firma Digitale FAX • FAX Inbound PEC PEC

14. Trasmissione con valore legale dei documenti (PEC)PEC in arrivo Attività • Raccom. A/R • Prioritaria • Stampa locale Ricezione PEC 2. Disponibilità PEC a sistema 3. Protocollazione PEC in Arrivo 4. Conservazione Digitale PUMA • Posta tradizionale E-mail SLA verso Clienti Interni Outbound Firma Digitale SLA Conservazione FAX • FAX Inbound Data accettazione Enel Data ricezione PUMA Data protocollo Data Conservazione Digitale PEC tempo PEC PUMA PUMA PUMA PUMA PEC Manager Portale Conservazione Server Remoto PEC Sistemi / Infrastrutture a supporto

15. Trasmissione con valore legale dei documenti (PEC)PEC in partenza Attività Redazione documento digitale 2. Firma Digitale 3. Protocollazione (Automatica) Posta in Partenza 4. Trasmissione Tramite canale PEC 5. Conservazione Digitale • Raccom. A/R • Prioritaria • Stampa locale PUMA • Posta tradizionale SLA Conservazione E-mail Outbound Data Conservazione Digitale Firma Digitale Data Invio PEC Data protocollo FAX • FAX Inbound tempo tempo PUMA PUMA PUMA PUMA PUMA PEC PEC PEC Manager Server Firma Digitale Portale Conservazione Server Remoto PEC Sistemi / Infrastrutture a supporto

16. Trasmissione via E-mailE-mail in partenza • Raccom. A/R • Prioritaria • Stampa locale PUMA • Posta tradizionale E-mail Outbound Firma Digitale • In PUMA vengono gestite solo le E-mail in partenza; • Il sistema di PUMA NON gestisce il canale E-mail in arrivo, in quanto non c’è la certezza del mittente, né della data di invio/ricezione. FAX • FAX Inbound PEC PEC

17. Conservazione Digitale • Enel, per scelta aziendale, ha affidato a terzi la Conservazione Digitale, ovvero trasmette al Conservatore tutti i documenti nativi digitali sottoscritti. • Per i documenti originali analogici unici (firmati in calce), Enel ha predisposto l’archiviazione fisica del documento cartaceo in strutture attrezzate.

18. PUMA • Grazie dell’attenzione………………….