Download
1 / 78
790 likes | 1.4k Views
T.C. İstanbul Üniversitesi İstanbul Tıp Fakültesi Taşınır Mal Süreci. TAŞINIR MAL SÜREÇ YÖNETİCİSİ Doç.Dr. Önder ŞAHİN. Taşınır Mal Yönetmeliği. 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
E N D
T.C.İstanbul Üniversitesiİstanbul Tıp Fakültesi Taşınır Mal Süreci TAŞINIR MAL SÜREÇ YÖNETİCİSİ Doç.Dr. Önder ŞAHİN
Taşınır Mal Yönetmeliği 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. 18 Ocak 2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulmuştur.
Amaç Bu Yönetmeliğin amacı, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devrine ilişkin esas ve usulleri belirlemektir. Kapsam Bu Yönetmelik genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerini ve bunlara ait taşınır malları kapsar.
Tanımlar Bu Yönetmeliğin uygulanmasında; Ambar: Kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yeri, Taşınır: Çeşitleri ile kod numaraları Yönetmeliğe ekli Taşınır Kod Listesinin (A) ve (B) bölümlerinde gösterilen taşınırları,
Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi:Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri, Taşınır kodu: Taşınırın kayıtlarda detaylı izlendiği, taşınır hesap kodu ile taşınır I ve II nci düzey detay kodu ve sonraki düzey detay kodlarının birleşiminden oluşan kodu,
Harcama Yetkililerinin Sorumluluğu Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır yönetim hesabının ilgili mercilere gönderilmesi sorumluluğunu taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.
Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri : Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın,taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personelarasından görevlendirilir. Dış temsilciliklerde taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri misyon şefleri tarafından görevlendirilir. Taşınır işlemleri yoğun olan harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görevlendirilebilir.
Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri görev ve sorumlulukları : Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.
TAŞINIR MAL SÜREÇ YÖNETİMİ • Taşınır mal süreci; gerek bölümlerden gelen malzeme istemlerini gerekse hastaya verilen tedavi gereksinimlerini inceler. Talep edilen gereksinim; kurumda mevcut ise ilgili birime teslim eder; mevcut değil ise kısa zamanda karşılanması için talep değerlendirme birimine iletir. Düşük stok maliyeti ve yüksek stok devir hızı ile etkin, verimli, tüm ihtiyaçları tam olarak karşılayabilen kayıpsız ve israfsız bir lojistik yönetimdir.
TAŞINIR MAL SÜREÇ YÖNETİMİ • Taşınır mal süreç yöneticilerinin görevleri arasında; • İlgili birim depolarına gelen malzemelerin kabulü • Taşınır Muayene Fişlerinin Kesimi • Taşınır İşlem Fişlerinin Hazırlanması • Gelen malzemelerin uygun depo koşullarında depolanması • Depo mahal planlarının düzenlenmesi ve düzenliliğinin korunması • Depo stok ve miadlarının kontrolü • Miadı yaklaşmış malzemelerin ileri miadlı malzemelerle değişiminin sağlanması • Yıl sonu Hesaplarının Bildirimi • İlgili birim depolarının ihtiyaç taleplerinin düzenlenmesi yer almaktadır Taşınır Mal Sürecini oluşturan birimler; Talep Değerlendirme Birimi Eczane Birimi Ayniyat Birimi Tıbbi Sarf Birimi Kırtasiye Demirbaş Mefruşat Temizlik Teknik Hizmetler Malzeme Biyomedikal birimi Kütüphane Birimi
TAŞINIR MAL SÜREÇ YÖNETİMİTALEP DEĞERLENDİRME • Talep Değerlendirme Kriterleri ise; Taşınır mal sürecine; bölümlerden iletilen fakat kurumda mevcut olmayan taleplerin, fayda, maliyet ve gereklilik analizi yapılarak taleplerin, satınalma birimince yasal koşullar çerçevesinde alımının hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmesi amacıyla netleştirilmesi, şeffaflaştırılması ve gerektiğinde birleştirilmesi gibi ön koşulları sağlayan birimdir.
TALEP DEĞERLENDİRME Talep Değerlendirme Birimi; Hastabaşı alım taleplerinden sorumlu 2 personel Tıbbi malzeme alım talepleri ve teknik şartnamelerden sorumlu 3 personel Laboratuvarı malzemeleri taleplerinden sorumlu 1 personel Yazı işlerinden (Kurum içi ve dışı) sorumlu 1 personel Evrak kayıt ve santralden sorumlu 1 personel Basit sarf malzeme taleplerinden sorumlu 1 personel Biyomedikal cihaz alımı, bakım ve onarımı, yedek parça alım taleplerinden sorumlu 4 personel Avans, dmo, teknik hizmetler ve demirbaş taleplerinden sorumlu 1 personel İdari işlerden ve süreç yönetim faaliyetlerinden sorumlu 2 personel olmak üzere toplam 16 adet personeli ile faaliyet göstermekte olup; "Taşınır Mal Süreç Yönetiminde çalışan tüm insan kaynakları; İş disiplini, ciddiyeti ve sorumluluk prensipleri çerçevesinde İŞ KOLİKTİR" anlayışı ile genel süreç yönetimine katkıda bulunmaya devam etmektedir.
TALEP DEĞERLENDİRME Taşınır mal sürecine birimlerden iletilen fakat kurumda mevcut olmayan taleplerin fayda, maliyet ve gereklilik analizi yapılarak taleplerin, satın alma birimince yasal koşullar çerçevesinde alımının hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmesi amacıyla netleştirilmesi, şeffaflaştırılması ve gerektiğinde birleştirilmesi gibi ön koşulları sağlayan birimdir.
DETAE OTOPARK DEPO (YENİ) • Depo kaç m²:1200 m² • Taşınır Mal cinsi :-2. Kat Tıbbi Malzeme -1.Kat İlaç • Eczanenin kampüs içerisindeki yeri : DETAE otopark • Fiziki Özellikleri : -- Depomuz otoparktan dönüştürülmüş olarak kullanıldığı için sadece bir telli ve parmaklıklı giriş kapısı olup başka girişi yoktur. -- Otopark olarak yapılırken havalandırma sistemi mevcut olup, ısı ve nem ölçen dereceler ile ısı ve nem takibi yapılmaktadır. -- Sensörlü ışık sistemi kurulmuştur. • Güvenlik Seviyesi: Kamera ve kayıt sistemi kurulmuştur. • Raf sistemi : Raflama sistemi yenilenmiştir.Düzenli bir raflama mevcuttur.
AMELİYATHANE ECZANE DEPO • Depo kaç m²:30 m² • Taşınır Mal cinsi :İlaç ve Tıbbi Malzeme • Eczanenin kampüs içerisindeki yeri :Monoblok Bina- Ameliyathane girişi • Fiziki Özellikleri : -- Havalandırma sistemi mevcut değil, Isı ve nem ölçen dereceler ile ısı ve nem takibi yapılmaktadır. -- Nem sorunu yaşanmamaktadır -- Mevcut alan yeterli seviyede değil -- Soğuk ilaçlar buzdolabında saklanmaktadır. • Güvenlik Seviyesi: --Kamera sistemi mevcut değil • Raf Sistemi : Raflama sistemi yenilenmiştir. Düzenli bir raflama mevcuttur. Deponun arka odasına raflar yapılmıştır ve düzenli durumdadır.
ACİL ECZANE • Depo kaç m²: 15 m² • Taşınır Mal cinsi :İlaç ve Tıbbi Malzeme • Eczanenin kampüs içerisindeki yeri : Acil cerrahi girişi • Fiziki Özellikleri : -- Havalandırma sistemi mevcut değil, Isı ve nem ölçen dereceler ile ısı ve nem takibi yapılmaktadır. -- Mevcut alan yeterli seviyede değil -- Buzdolabı ile soğuk ilaçlar saklanmakta -- Çalışan kişi ısınmayı elektrikli soba ile ısınmaktadır. • Güvenlik Seviyesi: -- Kamera sistemi mevcut değil. -- 7 gün 24 saat girişte güvenlik görevlisi bulunuyor • Raf Sistemi: Raflama sistemi yenilenmiştir. Mevcut alan içerisinde raf koyulacak yer kalmamıştır. Malzeme sirkülasyonuna göre ihtiyacı karşılar niteliktedir
ECZANE DİALİZ MALZEME DEPO • Depo kaç m²:15 m² • Taşınır Mal cinsi :İlaç ve Tıbbi Malzeme • Eczanenin kampüs içerisindeki yeri :Acil cerrahi girişi • Fiziki Özellikleri : -- Havalandırma sistemi mevcut değil -- Mevcut alan yeterli seviyede değil -- Buzdolabı ile soğuk ilaçlar saklanmakta -- Çalışan kişi ısınmayı elektrikli soba ile ısınmaktadır. • Güvenlik Seviyesi: -- Kamera ve kayıt sistemi kurulmuştur. -- 7 gün 24 saat girişte güvenlik görevlisi bulunuyor . • Raf Sistemi : Raflama sistemi yenilenmiştir. Düzenli bir raflama mevcuttur.
KIRTASİYE VE TIBBİ SARF DEPO (YENİ) • Depo kaç m²: 600 m² • Taşınır Mal cinsi : Kırtasiye ve Tıbbi Sarf Depo • Eczanenin kampüs içerisindeki yeri:Kütüphane binası giriş yanı • Fiziki Özellikleri : -- Havalandırma sistemi mevcut değil, ısı ve nem takibi yapılmamaktadır. Nem sorunu yaşanmadığı belirtilmiştir. -- Yangın alarm sistemleri için dekanlık tarafından birkaç sefer proje çalışması yapılmış ama bir neticeye varılamamış. Yangın alarm sistemi mevcut değildir. -- Deponun içerisinden su tesisatı veya ısınmayı sağlayan borular geçmektedir. -- Sensörlü ışık sistemi kurulmuştur. • Güvenlik Seviyesi: Kamera ve kayıt sistemi kurulmuştur. • Raf Sistemi : Genel raf sistemine geçilmiştir.
SORUNLAR -Taşınırların iç içe stoklanmasını önlemek için geniş fiziki mekan/lar/ının sağlanması gerekir. -Muayenesi yapılmamış ve taşınır işlem girişi yapılmamış hiçbir malzemenin çıkışına bundan böyle izin verilmeyecektir. Ancak hastanedeki yoğun tempo nedeniyle çok acil durumlarda malzeme çıkışı yapılmadığı takdirde hayati sorunların oluşacağı kesindir. Bu konuda çözüm üretilmesi gerekmektedir. -Taşınır Mal Yönetmeliği ile ilgili bilgilendirme ve değerlendirme toplantılarının düzenlenmesi veya düzenlenen eğitim konferanslarına katılımının Üniversitemizce sağlanması . -Çalışanların kadro bazında özlük haklarının iyileştirilmelerinin sağlanması. -Döner sermaye katkı paylarının iş riski ve motivasyon açısından artırılmasının sağlanması yerinde olacaktır. Otomasyon programının daha aktif olması halinde ambar sayım ve kontrolünün daha doğru ve anlaşılabilir şekilde olması sağlanmış olacaktır.
2011 YILI VE SONRASI OLMASI GEREKEN İŞLEMLER • OTOMASYON ÜZERİNDEN İŞLEMLERİN YÜRÜTÜLMESİ • Taşınır hareketi ile ilgili tüm birim işlemleri için tam donanımlı bir otomasyonun devreye girmesi sağlanmalıdır. Geliştirilmiş otomasyon proğramının olması zorunludur. Satınalma ve ayniyat kısmına ait otomasyondaki gerekli düzenlemeler ilgili birimlerin uhdesinde olmalıdır. • “Taşınır Mal Yönetmeliği” esasında otomasyonun yapılması gerekir. (Satınalma işlemleri tek taraflı İ.Ü.kodları üzerinden yürütülmektedir.) • TMY ve İÜ. kodları ile diğer ilgili kodlar yan yana izlenmesinin sağlanması gerekir. • Çok komplike bir proğram olabilmelidir. İstenilen bilgiye birkaç dakikada ulaşılabilmelidir. (Aynı anda en az 150-500 kişi şifre ile sistemde işlem yapabilmelidir.) • Tüm işlemlerin otomasyon üzerinden yürütülmesi sağlanmalıdır.(Yeni malzeme talebi, ambardan malzeme isteğinin yapılması vs. gibi…) • Tüm işlemler yürütülürken “Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” dikkate alınarak yürütülmesinin sağlanması… • Birimlerdeki taşınır işlemleri ile ilgili tüm yetki ve sorumluluk ABD.Başkanı+Döner Sermaye Sor.Öğr.Üyesi+Birim Ayniyat (SA&AS) Memurunda olmalıdır.
DEMİRBAŞ DEPO (YENİ) Depo kaç m²:40 m² Taşınır Mal cinsi : Bilgisayar, parçaları ve printer Eczanenin kampüs içerisindeki yeri : Dekanlık Binası -1.kat Fiziki Özellikleri : -- Havalandırma sistemi mevcut değil, ısı ve nem takibi yapılmamaktadır. -- Yangın alarm sistemi mevcut değil -- Deponun içerisinden su tesisatı veya ısınmayı sağlayan borular geçmektedir. Güvenlik Seviyesi: Kamera ve kayıt sistemi kurulmuştur. Raf Sistemi : Raf sistemi kurulmuştur. Depodaki stok miktarının takibi program üzerinden yapılmaktadır.
KUMAŞ DEPO KUMAŞ DEPO • Güvenlik Sistemi: • Kamera ve kayıt sistemi kurulmuştur. • Raf Sistemi: • Raf sistemi kurulmuştur. Düzenli bir raflama mevcuttur.
KUMAŞ DEPO (YENİ) • Depo kaç m²:50 m² • Taşınır Mal cinsi : Kumaş • Eczanenin kampüs içerisindeki yeri: Dekanlık Binası -1.kat • Fiziki Özellikleri : -- Havalandırma sistemi mevcut değil, Oda da rutubet ne nem bulunmaktadır. -- Yangın alarm sistemi mevcut değil • Güvenlik Sistemi: Kamera sistemi kurulmuştur. • Raf Sistemi : Raf sistemi kurulmuştur.
