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Gestion de projets. Formation AAF – 19 juin 2009 – Elisabeth Bühlmann Herzog. Programme de la journée. Le matin, le projet avance !. Le suivi de l’avancement Les différents types de suivi La consolidation La gestion des changements et la résolution de problèmes La clôture du projet

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    Presentation Transcript
    1. Gestion de projets Formation AAF – 19 juin 2009 – Elisabeth Bühlmann Herzog

    2. Programme de la journée Le matin, le projet avance ! • Le suivi de l’avancement • Les différents types de suivi • La consolidation • La gestion des changements et la résolution de problèmes • La clôture du projet • L’acceptation du projet • La livraison du produit et le transfert à l’opérationnel • Le retour d’expérience 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    3. Programme de la journée L’après-midi, on monte d’un cran • Gestion des archives (records management) et gestion de projets • Intégration des processus • Exemples d’outils mis à disposition • Etude de cas GEVER • La méthodologie • Résumons les mots-clés de la formation • Exercices • Foire aux questions • Evaluation de la journée et de l’ensemble de la formation 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    4. Le suivi de l’avancement De la maîtrise au pilotage du projet

    5. Suivi de l’avancement : Définition • Pour quoi ? • Contrôler l’exécution du plan de projet • Délais et coûts • Tout ce qui mène au produit : qualité et risques • Mettre en évidence les écarts par rapport au plan • En tirer les conséquences • Mettre en place les solutions • Pour atteindre les objectifs initiaux • Pour ré-orienter le projet au mieux • Réagir au plus tôt face les changements • Avec quoi ? • Tous les documents spécifiant le coût, la qualité et le délai prévus pour le projet 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    6. Acteurs et outils de la gestion de l’avancement 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    7. Suivi de l’avancement : positionnement global • Le suivi des fondamentaux • Délais • Coûts • La consolidation du suivi • Le contrôle des risques et de la qualité 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    8. 1. Suivi des délais : définitions • Contrôler les composantes d’une activité • Date début • Date fin • Effort • Contrôler la succession des jalons • Coordination des activités entre elles • Jalons complet à date 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    9. 1. Suivi des délais : exemple 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    10. 1. Suivi des délais : exemple 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    11. 1. Suivi des délais : check-list • QUAND ? • Définir la fréquence de capture et revue d’activité • Risque (activité risquée ou très innovante) • Activité critique • Très grande division du travail • QUOI ? • Définir le format et organiser la collecte des documents de références • COMMENT ? • Compiler les informations et les intégrer aux coûts • Consolider l’ensemble avec l’avancement général • ET APRES ? • Prendre les décisions correspondantes • Un retard ou un changement n’est pas un échec ! 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    12. 1. Suivi des délais : les pièges à éviter • Temps passé n’est pas reste à faire ! • Effet Pareto : 80% d’une tâche exige autant d’effort que les 20% restants… • Si activité de 5 jours, 2,5 de réalisé n’est pas forcément 50% du produit ! • Trop de suivi est contre-productif • Temps de collecte • Temps de rédaction de rapport • Faire des rapports à temps • Pas de rapport d’avancement avec une estimation vieille d’une semaine/mois 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    13. 2. Suivi des coûts : définitions • Contrôler les coûts d’une activité • Effectifs ou induits jusqu’à présent • A planifier jusqu’à la fin de l’activité • Prendre en compte tous les types de coûts • Humains –efforts • Moyens • Interne • Achats - approvisionnements 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    14. 2. Suivi des coûts : exemples 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    15. 2. Suivi des coûts : conclusion intermédiaire • Terminologie claire • Coût budgeté • Coût réel • Coût prévisionnel • Index et comparaisons entre ces coûts • Voir les écarts entre deux analyses • Voir les tendances entre une série d’analyses • Le contrôle des coûts aide le pilotage • Une méthode de suivi de l’avancement intégrée : la valeur acquise 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    16. 2. Suivi des coûts : Méthode de la valeur acquise Source : Chantal Biras - Bombardier 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    17. 2. Suivi des coûts : check-list • QUAND ? • Définir la fréquence de capture et revue des coûts • Risque (activité risquée ou très innovante) • Coûts liés à des locations ou des commandes • QUOI ? • Assurer que tous les types de coûts sont pris en compte • Définir le format et organiser la collecte des documents de références • COMMENT ? • Compiler les informations • Consolider l’ensemble avec l’avancement général • ET APRES ? • Prendre les décisions correspondantes • Evaluer les impacts de chacune de ces décisions 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    18. 2. Gestion des coûts : typologie des réactions 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    19. 2. Suivi des coûts : les pièges à éviter • Faire la distinction • Entre coût réel et coût budgété et estimé à achèvement • Entre le budget initial et le budget révisé • Trop de suivi est contre-productif • Temps de collecte • Temps de rédaction de rapport • Faire des rapports à temps • Pas de rapport de coûts à des périodes sans mouvements 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    20. Le suivi de l’avancement De la maîtrise au pilotage du projet

    21. La gestion de la qualité : définitions • Contrôler que les caractéristiques du produit (qualité) sont effectivement réalisées. • Gérer les divergences si besoin • Actions correctives • Actions préventives • Suivi – ré-évaluation – courbe de Deming 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    22. La gestion de la qualité : La roue de Deming Source : Wikipedia 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    23. La gestion de la qualité : exercice • Dans l’exercice de vos fonctions, identifiez : • 1 activité et 1 produit • Comment le défaut/problème a été identifié • 1 action corrective • 1 action préventive • 1 exemple de suivi pour contrôler le résultat de la rectification 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    24. Gestion de la qualité : check-list • QUOI ? • Quelles sont les qualités du produit que je veux contrôler ? • Quelle est la limite de qualité qui n’exige pas d’action corrective ? • COMMENT ? • Définir le mode et la fréquence des contrôles • Collecter les informations et les mettre en perspective du plan qualité • ET APRES ? • Prendre les décisions correspondantes • Ajuster les décisions si nécessaire 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    25. Gestion de la qualité : les pièges à éviter • Par de perfectionnisme ! • Est-ce que le défaut de qualité nuit au produit final ? • Est-ce que l’action corrective coûte plus cher que le défaut de qualité ? • Pas de laisser aller ! • Corriger c’est apprendre pour l’avenir ! • Les responsables d’activités sont inclus dans le processus de contrôle qualité 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    26. La gestion des risques : définitions • Identifier les risques du déroulement d’un projet • Cause • Effet • Probabilité d’occurrence • Gérer et contrôler l’évolution de ces risques au cours du projet 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    27. La gestion des risques : méthodes d’analyse • L’analyse qualitative pour prioriser les risques du projet • Occurrence • Détectabilité • Gravité • Criticité = occurrence x détectabilité x gravité • L’analyse quantitative pour rationaliser l’analyse • Mesurer minimum, maximum et pondérer • Occurrence (%) x impact (coût) = valeur attendue du risque (provision) • La méthode DELPHI • Convergence des avis d’experts • Simulation type Monte-Carlo 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    28. La gestion des risques : matrice de décision Source : SQS 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    29. Eliminer • Mesures • Abandon • Limiter (proactif) • Provisions • Mesures • Accepter (réactif) • Provisions • Mesures • Transférer • Assurance La gestion des risques : matrice de décision 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    30. Gestion des risques : typologie des réactions 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    31. Gestion des risques : check-list • Identifier les risques de manière systématique • Organigramme des tâches et produits • Liste des parties prenantes, des contextes internes, externes etc. • Risques connus, connus pour être indétectables, inconnus • Analyser les risques • Décrire les causes, effets et les prioriser • Adopter la même échelle d’évaluation pour tous les risques • En fonction des priorités, choisir les options de contrôle de ces risques • Au cours du projet • Prendre les décisions correspondantes • Ajuster les décisions si nécessaire 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    32. Gestion des risques : les pièges à éviter • Pas d’extrêmes ! • Tous les risques ne sont pas à gérer • Certains risques sont positifs ! • Aucun projet n’est exempt de risques • La régularité est la clé de la gestion • Procéder à une évaluation régulière • Des nouveaux risques peuvent apparaître • Les risques peuvent évoluer 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    33. La gestion des risques : exercice en commun • Sur la base d’un projet/activité • Identifier un ou deux risques • Nom • Numéro d’identifiant • Responsable • Phase du projet • Indicateur de détection • Corrélation avec d’autres risques • Identifier les mesures • Nom • Résultats attendus • Coûts et délais • Suivi • Proposer fréquence de revue • Champ pour le suivi 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    34. La gestion des modifications : typologie • Les prestations voulues par le client – mandant • Prestations supplémentaires • Prestations planifiées mais modifiées • Les prestations liées au déroulement du projet • Prestations supplémentaires • Prestations planifiées mais que ne pourraient être réalisées 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    35. Gestion des modifications : check-list • Identifier la procédure de gestion des modifications • Identifier le document de référence qui sert de fondement pour identifier une modification • Responsabilités pour la décision • Procédure d’acceptation et enregistrement des modifications • Gérer la modification sur l’ensemble du projet • Evaluer son impact sur l’ensemble du projet • Assurer la mise à jour des documents de référence 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    36. Gestion des modifications : exemple de fiche • Identification • Date • Description de la modification • Utilité – valeur ajoutée de la modification • Raison de la proposition de modification • Nom de la personne demandant la modification • Liste des impacts sur les autres parties du projet • Liste des risques liés à cette modification • Coût de la modification et centre de coût correspondant • Impact de la modification sur les délais • Approbation • Confirmation du niveau de décision de la modification (projet/mandant) • Décision de la personne responsable sur la modification 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    37. La gestion des conflits : principes • Pourquoi ? • Un conflit ne fait que s’empirer • Assurer la résolution des différends au plus vite afin d’assurer la réalisation du projet dans les coûts, qualité et délais prévus. • Les approches 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    38. Gestion des conflits : check-list • Prévenir les conflits ! • Démarche • Calmer le jeu • Recréer la relation • S’orienter sur la résolution du problème • Problèmes de personnes • Problème lié au mandat (planification trop optimiste etc.) • Valider et mettre en œuvre la solution • Vérifier qui est la personne la plus à même d’assurer • La facilitation – médiation pour la résolution • La décision sur la solution choisie 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    39. Gestion des conflits : les pièges à éviter • Pas de prise à partie • Rester le plus factuel possible • Tous les conflits ne se résolvent pas de la même manière • Personnes différentes impliquées • Pas de décision unilatérale sans communication directe aux personnes impliquées • Attention au rythme ! • Ne pas tarder à résoudre un conflit • Ne pas résoudre un conflit à tout prix immédiatement 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    40. Le suivi de l’avancement c’est l’intégration • Suivre l’avancement • Suivre le déroulement • Contrôler et gérer les écarts et les tendances de tous les composants clés • Avoir une approche systémique • Identifier et gérer les impacts des modifications ou écarts sur les autres facteurs • Délais peut influence sur les coûts etc. • Le projet n’attend pas, le suivi non plus ! • Se positionner plutôt • dans une approche proactive que réactive • dans la réalisation du projet selon le mandat prévu • Du bon sens, encore du bon sens, toujours du bon sens ! • Les outils aident mais ne remplacent pas 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    41. La clôture du projet

    42. La clôture du projet : Principes • Etape clé • Délimitant la fin du projet • Transférant le produit au mandant • Démarche • Comparer le produit aux spécifications / plan de projet • Rôle de l’assurance qualité dans cette analyse • Co-signer avec le mandat l’acceptation du produit et la clôture du projet • Transmettre • Le produit ou les livrables définis dans le plan de projet • Le rapport final et les retours d’expérience • La documentation nécessaire à la maintenance du produit 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    43. La clôture du projet: le rapport final • But • Etat des lieux entre le plan de projet et les résultats effectifs (coût, qualité, délais) • Synthèse des composantes du projet pouvant être utiles à la réalisation d’autres projets similaires • Structure • Rapport des objectifs initiaux • Evaluation des résultats finaux • Procès-verbal d’acceptation du projet • Synthèse entre ce qui était prévu, ce qui a été réalisé et les problèmes rencontrés • Coûts total du projet et synthèse des écarts • Aspects spécifiques à prendre en compte après la clôture du projet (garanties, échelonnement de paiements etc.) • Documents de référence et calendrier de conservation correspondant. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    44. L’information et la gestion de projet Exemple de mise en pratique

    45. La gestion de l’information : principes • Pour quoi ? • Pour communiquer avec toutes les parties prenantes du mandat à la clôture • Pour maîtriser et piloter l’avancement du projet • Pour améliorer les pratiques « organisation apprenante » • Mais la gestion de la communication n’est pas isolée • Intégrée à l’organisation • Cycle de vie qui s’étend au-delà de la durée de vie du projet 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    46. Gestion de projet Gestion des archives de projet Searching Sharing Capturing Maintaining Gestion des connaissances Les différents processus en jeu Développement de l’organisation Développement des secteurs clés de l’organisation 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    47. Cycle de vie Processus Documents Les interactions entre les processus Gestion de projets Gestion des connaissances Progrès Gestion des archives Documents clés Mémoire de l’organisation Connaissances de l’organisation 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    48. Faire interagir les trois domaines de gestion…c’est user de tous les moyens pour accélérer le processus de développement • C’est passer du doute à la certitude • Contrôle de l’avancement (projet) • Traces des activités (archives) • Compréhension des raisonnements (connaissances) • C’est passer du savoir au savoir-faire à l’expertise • Planification et estimations de reste à faire (projet) • Sélectionner les archives de conservation définitive (archives) • Réutiliser et améliorer les raisonnements (connaissances) • C’est développer la culture de l’organisation 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    49. Les méthodes de gestion de l’information • Méthodes de retour d’expériences • Capitaliser à chaud • Pour les actions correctives immédiates et préparer les retours d’expériences • Capitaliser à froid • Pour donner des références aux projets similaires et progresser dans les pratiques • Formalisation des connaissances • Méthode de gestion des archives de projet • Mise en œuvre l’approche ISO 15489 • Pour contrôler la gestion et l’accès à la documentation de projet produite ou reçue • Intégration aux processus d’archivage intermédiaire et historique de l’organisation • Pour faciliter la gestion du cycle de vie des archives après la clôture du projet 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

    50. 1. Capitaliser à chaud : privilégier la quantité 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE