Trendy v oblasti elektronických podání a jejich zpracování v prostředí spisové služby

1. Trendy v oblasti elektronických podání a jejich zpracování v prostředí spisové služby

2. Představení ICZ a.s. a divize Správa dokumentů • 1997 - vznik ICZ a.s. • 1998 – vstup na český trh • 2001 – spojení s dalšími významnými společnostmi v segmentu IT • 2006 – akvizice společnosti Exprit • 1990 – vznik Exprit spol. s r.o. • od začátku orientace na Document Mmanagement a Records Management • 2005 – začlenění do struktury ICZ a.s.

3. Strategie • prodávat projekty a služby • nabízet přínosy, které vznikají např. řešením konkrétních problémů zákazníka • implementovat řešení založená na vysoké úrovni znalostí a zkušeností • udržovat a rozvíjet implementovaná řešení • rozšiřovat portfolio služeb • provádět dodávky od A do Z, tzv. „na klíč“

4. Instalace systému e-spisv České republice NP České Švýcarsko Liberec Teplice Klášterec nad Ohří KRNAP VÍCE NEŽ 6.000 UŽIVATELŮ Praha Černošice Chrudim Příbram Litomyšl Blovice Ostrava Zruč nad Sázavou Moravská Třebová Milevsko Lipník nad Bečvou NP Šumava Valašské Meziříčí Vizovice NP Podyjí

5. Instalace systému e-spisv Praze Středočeský kraj, MHMP, úřady městských částí, Státní rostlinolékařská správa, Státní fond životního prostředí, Státní správa hmotných rezerv, Zdravotnická záchranná služba HMP, Úřad pro ochranu osobních údajů

6. Modularita systému e-spis

7. Úloha spisové služby a legislativní rámec • zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností zákon č. 499/2004 Sb., § 2, písm. k) • Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (č. 499/2004 Sb.) • Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby (č. 646/2004 Sb.) • Zákon správní řád (č. 500/2004 Sb.)

8. Práce na podatelně

9. Práce v aplikaci Spisová služba přihlášení do aplikace předání externí aplikaci převzetí čárovým kódem dynamické složky poštovní podací arch výběr funkčního místa přehled „Na stole“

10. Implementace systému • předimplementační analýza • instalace, konfigurace a testování • školení uživatelů a administrátorů • příprava spisového řádu a metodické příručky • pilotní provoz • integrace • zahájení ostrého provozu

11. Princip integrace PARTNERSKÉ ORGANIZACE • AEC, spol. s r.o. • Allstar Group. s.r.o. • Geovap, spol. s r.o. • ICZ a.s. • Marbes Consulting s.r.o. • mySAP.com • PORS software a.s. • Softmodel s.r.o. • VITA software s.r.o. • YAMACO software – Ing. Karel Janeček • frankostroje Frama a Neopost

12. Úloha ePodatelny a legislativní rámec • přijímat a odesílat datové zprávy se zaručenými elektronickými podpisy založenými na kvalifikovaných certifikátech nařízení vlády č. 495/2004 Sb., § 1, odst. 1. • Zákon o elektronickém podpisu a změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu) (č. 227/2000 Sb.) • Nařízení vlády, kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu) (č. 304/2001 Sb.) • Vyhláška Úřadu pro ochranu osobních údajů o upřesnění podmínek stanovených v § 6 a 17 zákona o elektronickém podpisu a o upřesnění požadavků na nástroje elektronického podpisu (č. 366/2001 Sb.) • Zákon, kterým se mění zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů (č. 440/2004 Sb.) • Zákon o svobodném přístupu k informacím (č. 499/2004 Sb.) • Nařízení vlády, kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů (č. 495/2004 Sb.) • Vyhláška o elektronických podatelnách (č. 496/2004 Sb.) • Zákon správní řád (č. 500/2004 Sb.)

13. TrustPort ePodatelna e-spisSpisová služba Mail Server uživatel ePodatelna a spisová služba

14. Výměna dokumentů Modul pro výměnu dokumentů organizace 2 organizace 1

15. Výměna dokumentů - postup • evidence podání pro partnerskou organizaci • postoupení dokumentu partnerské organizaci • vypravení fyzického dokumentu • převzetí dokumentu partnerskou organizací • potvrzení převzetí fyzického dokumentu

16. Outsourcing systému e-spis VÝHODY OUTSOURCINGU • žádné investice do hardware a software • nízké smlouvou zabezpečené ceny implementace • automatický upgrade a update HW a SW • administrace systému pracovníky ICZ a.s. • nepřetržitý dohled pracovníky ICZ a.s. • kvalifikovaná služba Help Desk PODMÍNKY PROVOZOVÁNÍ • počítač Pentium III, web prohlížeč, prohlížeč PDF • připojení do sítě Internet • licence e-spis DALŠÍ MOŽNÉ ROZŠÍŘENÍ • tisk čárových kódů • skenování dokumentů na vstupu

17. Outsourcing systému e-spis ŘEŠENÍ OUTSOURCINGU • hardware – aplikační server, databázový server, zálohovací DLT automat • software – operační systém (MS Windows, Unix systémy), databáze (MS SQL, Oracle), aplikační server Tomcat, aplikace e-spis • samostatná provozní prostředí pro každou organizaci • společné školící a testovací prostředí IMPLEMENTACE e-spis • definování organizačních jednotek, funkčních míst a uživatelů • nastavení organizační struktury a číselníků • školení uživatelů, případně administrátorů • metodická podpora pilotního provozu • metodická podpora ostrého provozu

18. Princip řešení outsourcingu

19. Děkuji za Vaši pozornost. Těšíme se na shledanou u společného řešení Vašich požadavků a problémů v oblasti správy dokumentů. ICZ a.s. divize Správa dokumentů Drtinova 2 150 00 Praha 5 tel. 226 206 700 e-mail exprit@exprit.cz