KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

1. KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK BAHASAN MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU

2. 9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 denganmodifikasi) PIRANTI & TEKNIK MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK KEBU-TUHAN & HARAP-AN STAKE-HOLDER MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK PROYEK BERHASIL MANAJM SDM PROYEK MANAJM KOMUNI- KASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK MANAJM PEMBE- LIAN PROYEK BAHASAN

3. BAHASAN Manajemenwaktu Mendefinisikankegiatan Mengurutkankegiatan Estimasisumberdaya Estimasidurasi Menyusunjadwal

4. MANAJEMEN WAKTU PROYEK Menjaminproyekselesaitepatwaktu Proyek yang tidakselesaitepatwaktumendapatpenaltidaripemberikerja

5. PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN WAKTU PROYEK KELOMPOK PROSES PERENCANAAN KELOMPOK PROSES PENGAWASAN Mendefinisikan kegiatan Mengurutkan kegiatan Mengestimasi sumberdaya kegiatan Mengestimasi durasi kegiatan Menyusun jadwal Mengendalikan jadwal

6. PROSES 1: MENDEFINISIKAN KEGIATAN Deskripsi: Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan tertentu yang diperlukan untuk menghasilkan berbagai serahan (deliverables) proyek sesuai persyaratan

7. Ketersediaanpendukung Kebijakan; prosedur; pedoman yang berlaku Pernyataancakupanproyek W.B.S danpenjelasannya Rencanamanajemenproyek Masukan MENDEFINISIKAN KEGIATAN

8. Menerapkandekomposisi Menggunakantemplate bekasproyek lain Piranti & Teknik MENDEFINISIKAN KEGIATAN

9. HasilMENDEFINISIKAN KEGIATAN Daftarkegiatan Atributkegiatan,seperti: Daftarmilestone • identitas, • deskripsi, • kendala, • asumsi • prasyarat, • kegiatanselanjutnya, • hubunganlogikal, • leads & lags, • kebutuhansumberdaya, • dll

10. PROSES 2: MENGURUTKAN KEGIATAN Ketergantunganterjadikarena : Alami / mandatori. Misal: pemrogramandilakukansetelahrancanganjadi Ditetapkanolehtimproyek. Misal: peran-cangandilakukansetelahhasilanalisisdisetujui steering committee untukmencegahrugi Ketergantunganpadapihakluar. Misal:instalasisetelahpenerimaanbarang Mengidentifikasidanmendokumentasikanhubunganantarkegiatanproyek.

11. MENGURUTKAN KEGIATAN Pernyataancakupanproyek Daftarkegiatandenganatributnya Daftar milestone

12. A B A B A B A B • Kegiatan digambarkan dengan kotak, • Panahantarkotak mewakiliketergantungan • Finish-to-start A selesai, baru B dimulai • Finish-to-finish A selesai, baru B bisaselesai • Start-to-start A mulai, baru B bolehdimulai • Start-to-finish A mulai, baru B bolehselesai • Umumnyadipakaikebutuhan finish to start

13. d = durasikegiatan ES = earliest start time = waktuterawalkegiatandapatdimulai EF = earliest finish = waktuterawalkegiatandapatdiselesaikan LS = latest start = bataswaktu paling lambatkegiatandimulaitanpaberakibatterlambatnyaproyekselesai LF = latest finish = bataswaktu paling lambatkegiatanselesaitanpaberakibatterlambatnyaproyekselesai P D M ES EF Nama keg d LF LS

14. Disebut juga AOA = activities on arrow, kegiatan digambarkan dengan anak panah n1 dan n2 adalahnomorsimpul (node); n1 < n2 d = durasikegiatan A D MARROW DIAGRAMMING METHOD Namakegiatan n1 n2 d n1 n2 Kegiatansemu (bukankegiatan yang sebenarnya) digambarkanuntukkeperluanmenunjukkanprasyarat; durasinya = 0

15. ADM 4 C D 0 9 5 5 7 F 2 2 A 8 E 6 B 1 3 20 4 • Lintasan (jalur) kritis: A E • Masaproyek = 8 + 20 = 28 • Lintasan A C D F maupun B E tidakkritiskarenawaktunyakurangdari 28

16. SOAL Diketahuiproyekdengankegiatansepertipadatabel. Buatlah : Gantt chart Diagram jaringan dg ADM Diagram jaringan dg PDM Tentukanlintasankritisnya Berapawaktutersingkatuntukmelaksanakanproyek?

17. Gantt chart 0 5 10 15 20 25

18. Diagram jaringandengan ADM C 2 5 6 A E 7 3 1 6 B F 10 5 D 3 4 8

19. Tinjauanberbagailintasan: ACE= 3+6+7= 16 BDE= 10+8+7= 25 BDF= 10+8+5= 23 Lintasankritis = B D E (lintasanterlama) Proyek paling cepatselesaidalam 10+8+7 = 25 minggu 0 3 3 9 18 25 A 3 C 6 E 7 12 18 25 9 12 18 0 10 10 18 18 23 B 10 D 8 F 5 10 18 25 0 10 20 Diagram jaringandengan PDM

20. PROSES 3: MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Sumberdayaproyek: • personil • peralatan • material (langsung & taklangsung) Perluestimasikuantitasuntukmenyusun & mengontrolanggaranbiaya

21. Pertanyaanpentingdalamperencanaan: Seberapatingkatkesulitankegiatandalamproyek? Apaadahal yang unikdalamcakupanproyek yang akanmempengaruhisumberdaya? Apapernahadaproyeksejenis? Adakejadianhistorisapa? Bagaimanaditangani? Adakah & cukupkah: SDM, alat, material ygmampu? Apaperluoutsourcingsebagianpekerjaan? Ataukahambiltenagabaru? Apaadakebijakan yang bakalberpengaruhpadaketersediaansumberdaya?

22. MasukanMENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN 1 Faktor-faktorlingkunganorganisasionalsepertibudaya, prasarana, SDM, dll 2 Prosedurorganisasidanaturan-aturannya (asetprosesorganisasional) 3 Daftarkegiatandanatributnya 4 Deskripsiketersediaansumberdaya Jumlah; jeniskekhususan; waktuTersedianya. 5 Rencanamanajemenproyek

23. Menggunakanpendapat / kebijakanahli (internal ataukonsultanluar) Teknikanalisisalternatif, seperti: curahpendapat (brainstorming) Mengambil data-data yang dipublikasi MenggunakanP/Lmanajemenproyek Estimasidg pendekatandaribawahkeatas Dekomposisikankegiatanpadajadwal; Estimasikankebutuhanmasing-masingrincian; Agregasikanseluruhkebutuhansumberdaya Piranti & TeknikMENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN

24. 1 Kebutuhansumberdaya Penjelasantentangjenisdanjumlahsumberdayauntuksetiapelemendalam WBS Sumberdayaakandidapatdariakuisisistafataudariluar (sewa/kontrak) 2 Kalendersumberdaya (kapanbutuhapa) 3 Atribut / data tentangkegiatan 4 Strukturrincisumberdaya(RBS, resource breakdown structure) HasilMENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN

25. Faktorlingkunganorganisasi Prosedurorganisasidanaturan-aturannya Pernyataancakupanproyek Daftarkegiatandanatributnya Kebutuhandanwaktutersedianyasumberdaya Rencana manajemen proyek (resiko; estimasi biaya) MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN

26. Piranti & TeknikMENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Pendapat/ kebijakanahli Estimasiberdasarkananalogi (top-down) . Inihanyabilakegiatanbenar-benarmiripdenganproyekterdahulu; dilakukanolehpersonil yang menguasaipersoalannya. Simulasi, misalnyadenganmenggunakanprobabilitas Analisacadanganwaktu

27. MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN PIRANTI DAN TEKNIK (LANJ) Analisadengandurasioptimistis, pesimistis, dan yang paling mungkin. Durasi = (O + 4 M + P)/6 O = durasioptimis M = durtasi yang kemungkinannyatertinggi P = durasipesimis

28. Sumber: PMBOK

29. DARI MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Estimasidurasikegiatan Daftarkegiatan yang mutakhirbesertaatributnya, seperti: • identitas, • kode, • deskripsi, • kendala, • prasyarat, • kegiatanselanjutnya, • hubunganlogikal, • leads & lags, • kebutuhansumberdaya, • dll

30. PROSES 5: MENYUSUN JADWAL Deskripsi:Menetapkanjadwalrealistisproyekdenganmelakukananalisaterhadap: urutankegiatan, durasikegiatan, kebutuhansumberdayakegiatan, dan kendalapenjadwalan yang ada. Digunakanuntukmemonitorkemajuanproyekdariaspekwaktu

31. Ketentuandanaturanorganisasi (asetprosesorganisasi) Cakupanproyek Daftarkegiatandanatributnya Diagram jaringankegiatanproyek (ADM; PDM) Kebutuhan & deskripsitersedianyasumberdaya Estimasidurasikegiatan Rencanamanajemenproyek (resiko) DALAM MENYUSUN JADWAL

32. Piranti & TeknikDALAM MENYUSUN JADWAL Analisisjaringankegiatan CPM Pemampatanjadwal (percepatan): Crashing (meningkatkanbiaya) Fast tracking (kegiatan serial dijadikanparalelsebagian) Analisisskenariowhat-if Pengaturanleadsdanlags Perangkatlunakmanajemenproyek Model-model penjadwalan

33. Schedule Development Tools & Techniques

34. DARI MENYUSUN JADWAL Jadwalproyek Diagram jaringankegiatan Diagram batang (bar chart) Milestone chart Kalenderproyek Rencanamanajemenjadwal (adadalamrencanamanajemenproyek) Data model jadwal(optimis; pesimis) Permintaanperubahan Kebutuhansumberdaya yang mutakhir

35. RENCANA WAKTU

36. JADWAL (KALENDER)