專業學術報告的理想格式 Guideline for a Professional Report

1. 專業學術報告的理想格式Guideline for a Professional Report 陳明桂、呂凌霄 中央大學太空科學研究所 碩一書報討論

2. 大綱 • 目的 • 漫談撰寫專業學術報告所忌諱的事 • 建議 • 總結

3. 目的 • 為新手上路，提供簡單的技術指導。 • 與各位分享老師們過去多年來，改學生論文與報告，所常常看到的一些問題。 • 希望各位這學期的報告，至少在格式上，都能達到國際的專業水準。

4. 撰寫學術報告最忌諱的事 • 抄襲 • 菜鳥通常不知道：引用別人的結果，卻沒有註明出處，這就算是抄襲。 • 菜鳥通常以為：只要把所參考的文獻羅列在報告最後，就算是仁至義盡，而不知道應該在所陳述的物理現象或觀測資料或理論依據的後面，立刻註明出處。

5. 撰寫學術報告所相當忌諱的事 • 【引用資料】與【參考資料】前後不一致 • 不專業的表現：不了解一篇專業報告最後所列的參考資料的意義，以致於內文所引用的資料，與報告最後面所列的參考資料，根本不一致。 • 忽大忽小的文字與行距 • 不專業的表現：不會使用方程式編輯器，以致於數學方程式或數學符號與內文字體大小，相差太大。造成忽大忽小的文字與行距。 • 只有老人家才無法學習新的東西。所以除非你已經老了，否則沒有理由學不會：如何正確使用方程式編輯器。

6. 撰寫報告所忌諱的一些事 • 把投影片內容或是筆記內容，直接堆砌成為報告或文章。 • 結果會讓人看得不知所云。 • 這是不會寫作文的表現。 • 範例：吳大猷所著的一系列物理教科書。（不知是哪一個學生把他的上課筆記，堆砌成這一系列的筆記教科書！）還好，現在這套書應該已經絕版了！

7. 撰寫報告所忌諱的一些事 • 說明一個符號所描述的物理量時，不會用文章句子的方式來描述它，反而用寫筆記（ taking notes ）的方式、或製作投影片的方式，用支離破碎的片語來加以說明。 • 使用一個符號來描述一個特定的物理量時，卻根本不加以說明，認為所有的讀者，都該知道這個符號所代表的意義。 • 重複使用同一個符號來描述不同的物理量 • 前後文使用不同的符號來描述同一個物理量 • 想到用什麼符號，就用什麼符號，完全不考慮前後文之間的相互連貫性

8. 撰寫報告所忌諱的一些事 • 使用英文縮寫（Acronym）來描述一個特定的物理現象時，根本不加以說明，認為所有的讀者，都該知道這個專有英文縮寫所代表的意義。 • 英文敘述中，錯用標點符號 • 不專業的表現：誤以為英文標點符號的使用方式與中文標點符號完全相同。 • 不中不西的文句： • 未能完全了解原文的意思，只是照著字面翻譯（或用廉價的翻譯軟體翻譯），導致形容詞、主詞、受詞錯亂或倒置的現象。

9. 撰寫報告所忌諱的一些事 • 大量的錯別字： • 可能是繳報告抱著交差了事的態度，以致於繳報告前，沒有再仔細校對（proof reading）一次。 • 漏用標點符號，造成文句不通順、辭不達意。 • 作文能力太差！

10. 撰寫報告所忌諱的一些事 • 圖表不清楚。 • 圖表沒有編號。 • 圖只有編號，缺乏圖說（Figure caption）。 • 圖說，寫的格式不對。 • 表只有編號，沒有題目（Title ） • 表的內容不知所云。 • 正文中完全沒有提及表或圖的內容。 • 圖說或表的題目，與正文太靠近，難以區分。

11. 最後的建議 當你不知道該如何寫，或者不知道報告的格式對不對的時候： • 請參考一流教科書或者國際一流學術期刊上的文章格式。 • 三流期刊與三流教科書上，文章的格式混亂，不看也罷！

12. 總結 • 要進入學術這一行，沒有人在乎你考試成績的高低。重要的是，你的研究成果好不好。 • 要呈現你的研究成果，除了口頭報告，就是書面報告。 • 即使有非常高超的研究成果，如果不會呈現它，也是枉然。 • 所以進入學術這一行，除了要學會腳踏實地的做學問，努力做出值得發表的研究成果，還要學會如何撰寫專業學術報告。

13. 總結（續） • 報告寫得太邋遢，讓外人看來，好像是來自第三世界國家的產品，是由沒見過世面的人，所寫出來的東西，自然不屑一顧。 • 西方先進國家的學生，小學時代就開始學著寫各種研究報告。我國受到科舉文明的影響，中小學時代，一般學校，只注重考試，不注重培養學生寫報告的能力。 • 國內中學，專攻理科的學生，輕視作文的重要性。 • 好在最近幾年，城市裡的學校，已經開始跟隨世界潮流，致力於培養學童，寫報告的能力。可惜這種風氣，尚未完全普及。 • 目前國內主要是靠高等教育，以及職場訓練，來培育寫報告或寫計畫書的人才。

14. 希望各位同學的報告，至少在格式上，都能達到國際的專業水準。請加油了！Go! Go! Go!