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  1. Administración del Tiempo. Jose Onofre Montesa Andrés Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada Universidad Politécnica de Valencia 2003

  2. Necesidad de administrar el tiempo. • El tiempo es un recurso especial • Problemas y Causas • Organización • ¿Como conservar el equilibrio y control? GpiH-10. Administración del Tiempo.

  3. Salvador Dali, (Surrealismo) La persistencia de la memoria El decía que no eran otra cosa que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico. Gerald Murphy (Cubismo) Predictivilidad del tiempo y la fragilidad para medirlo ¿Qué es el tiempo? GpiH-10. Administración del Tiempo.

  4. El tiempo es un recurso especial • Todos tenemos el mismo. • Una vez pasado ya no se recupera. • Cualquier actividad requiere tiempo. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  5. ¿Podemos controlar el tiempo? ¡¡¡ NO !!! • Podemos controlar las actividades que realizamos. • De modo que podremos realizar: • Más actividades ??? • Aquellas actividades que sean más importantes • Nos proporcionan mayor satisfacción • Nos llevan hacia nuestros objetivos GpiH-10. Administración del Tiempo.

  6. Problemas y Causas • Coyuntura • Actitudes • Causas del “stress” • Algunas Soluciones. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  7. Coyuntura • Entorno tecnológico • Cambios frecuentes ... • necesidad de tiempo para responder • Economía global • Menos barreras downsizing,… • recortes de personal • Empleo • Logrado por habilidad... Técnica • Mantenido por habilidad Organizativa GpiH-10. Administración del Tiempo.

  8. Habilidades Organizativas: • Capacidades • Comunicación • Oral • escrita • Trabajo en equipo • Control eficaz del tiempo GpiH-10. Administración del Tiempo.

  9. Actitudes • Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos  • “stress”, no tengo tiempo. • Activa: influir sobre el propio destino: • Eficacia. • Tengo tiempo. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  10. Fase inicial nerviosismo, crisis de humor, inseguridad/desconfianza dificultad incremental / fatiga mental, neuralgias, insomnio. Fase aguda Hipersensibilidad, ansiedad, Desjerarquización de valores/ “Pasar” Depresión/Infarto/Úlceras... Apatía, sensación de fracaso, quejas constantes Síntomas del “stress” GpiH-10. Administración del Tiempo.

  11. Objetivos inalcanzables tratar de hacer demasiado, perfeccionismo,.. Falta de planeación y organización personal Falta de delegación eficaz Tensiones del propio trabajo Descontrol de interrupciones, Reuniones excesivas o ineficaces comunicación defectuosa (incapacidad de decir “NO”) Exceso vida sedentaria. Causas del “stress”, principales “quita tiempos” GpiH-10. Administración del Tiempo.

  12. Algunas Soluciones. • Vacaciones • Deporte • Cambiar de actividad • Verlo con perspectiva: Distanciarse • No dejarse llevar por sentimientos negativos • Administración del tiempo • Planificación y Organización personal. • Control de las interrupciones GpiH-10. Administración del Tiempo.

  13. Organización • La lista de cosas a hacer, El inventario • La matriz de prioridades. • Identificar las horas más y menos eficaces. • La realidad del tiempo controlable. • Usar un plan para organizarse. • Vivir con el plan diario GpiH-10. Administración del Tiempo.

  14. 1) La lista de cosas a hacer • El inventario. • Origen de muchas urgencias de la lista... • Criterios de importancia. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  15. 1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  16. 1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias • 1. Tareas que encarga el jefe. • Ej.: Asigna 5 proyectos y pide el 6º • Solución: Preguntar • 2. Tareas impuestas por el sistema. • Ej.: Llamadas de clientes con quejas, ... • Solución: Reservar tiempo, Organizar (núm. Errores) GpiH-10. Administración del Tiempo.

  17. 1) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias • 3. Acciones derivadas de subordinados • Bola de nieve o bloqueo. • Solución: Comunicación • El rebote del problema • Solución: • ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo! • ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado • Salvo falta de cualificación • 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día GpiH-10. Administración del Tiempo.

  18. 1) Principio de Pareto ley 80:20 “lo más es menos y lo menos es más” La mayoría de las actividades son simples y unas pocas: Causan la mayoría de resultados Son importantes El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor El 20% de agencias venden el 80% del producto El 20% de los clientes generan el 80% de quejas 2) Actividades que Añaden Valor En una fabrica:  Proceso  Transporte  Stock  Esperas  Inspección Tareas 1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. Resultados GpiH-10. Administración del Tiempo.

  19.  Hacer “Ya”  Planear a medio plazo  Interrupciones: controlarlas  Trivial: socializar Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando. Es clave haber acabado el día habiendo hecho . No planear más de 6 actividades/día, lo normal  3, pero  1 2) La matriz de prioridades. Importancia Mucha  Poca Urgencia Poca  Mucha     GpiH-10. Administración del Tiempo.

  20. 3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D). • E: Período del día que uno rinde más. • Para lo difícil, complejo / importante • D: Período del día que uno rinde menos • Leer periódico, • abrir correo • Telefonear • Interrupciones • Entrevistas. +50% 100% PRODUCTIVIDAD Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero Paraninfo 1992 -50% 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 HORA  GpiH-10. Administración del Tiempo.

  21. 4) La realidad del tiempo controlable. • Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días • Permite identificar las interrupciones y tomar medidas. • 5 preguntas clave: • ¿Qué estoy haciendo, • ... que en realidad no es necesario hacer? • … que pudiera encargar a otras personas? • … que pudiera hacerse con más eficiencia? • … que hace perder el tiempo a otros? • ¿Qué hice en mis mejores horas? • Buscar la eficiencia: • eliminar… y añadir propio/importante GpiH-10. Administración del Tiempo.

  22. e) Usar un plan para organizarse. 1) Preparar la lista de cosas que hacer. 2) Delegue lo que corresponda. 3) Considere sus horas E y D. 4) considere su tiempo controlable. 5) Elabore un plan diario. Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes. 6) Señalar las actividades terminadas 7) Reprogramar las actividades no terminadas GpiH-10. Administración del Tiempo.

  23. f) Vivir con el plan diario “Ponerlo en práctica” • Revisar la matriz de vez en cuando. • Programar pocas cosas extra (3) Toma 1 GpiH-10. Administración del Tiempo.

  24. ¿Como conservar el equilibrio y control? • Equilibrio en la vida • Control de interrupciones • Delegar • Reuniones eficaces GpiH-10. Administración del Tiempo.

  25. Equilibrio en la vida 1º) Identificar los aspectos importantes de la vida • ¿a qué dedico el tiempo? • ¿a qué debería dedicar el tiempo? GpiH-10. Administración del Tiempo.

  26. Social. Salud. Profesional. Educativa. Familiar. Espiritual. Personal. Económica. De diversión. Cómo es Cómo quiero que sea Como mantener el equilibrio de su vida GpiH-10. Administración del Tiempo.

  27. Equilibrio en la vida ... 2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio. 3º) Fijar metas para equilibrar el pastel • Procedimiento para fijar objetivos 1. ¿Qué...?  Declaración objetivos (especif.) 2. ¿Por qué...?  Razones (motivación) 3. ¿Cuándo...?  Fecha inicio/fin (tiempo) 4. ¿Cómo...?  Acciones requeridas/Camino 4º) Conecte las metas con el plan diario. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  28. Control de interrupciones 1º) Planificar el espacio de trabajo • Mesas en oficina: diagonal • Reloj pared: espalda • Mobiliario: mínimo. 2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado. • El 70% de las personas acatan las señales. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  29. Control de interrupciones 3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas. • Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0) 4º) Anticiparse • En el café de la mañana • visitar, llamar…. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  30. Control de interrupciones 5º) Comunicar con eficacia • Preguntar: ¿Por qué es tan importante? • Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué puedes hacer por mi? • Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer alternativas) • Saber terminar una conversación • Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer • si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie GpiH-10. Administración del Tiempo.

  31. Bibliografía • 1-68/1124B Los secretos de la organización del trabajo personal. GpiH-10. Administración del Tiempo.