Vinden

1. Vinden Varbergs kommuns INtranät och Dokumentsystem

2. År 2007 • Lansering Vinden steg 1 genomförd 3/9 2007 (period jan-sept 07) • Fokus på kommungemensam information • Nuläge = mellan två projektsteg (steg1 och steg 2) (period sept-dec 07) • Förberedelser inför Steg 2 - kvalitetssäkring • Steg 2 – Förvaltningssidor (period jan-dec 08) • Fokus på samarbete på förvaltningsnivå • Stänga ner FirstClass

3. Innehåll i Etapp 1 steg 1 Kommungemensamt: • Startsida med nyheter • Dokumentarkiv med avancerad sökfunktion • Informationssidor Förvaltningsnivå: • Mall till förvaltningssida

4. Mål med Steg 2 (etapp 1) • Skapa arbetsytor för varje förvaltning • Komma igång med samarbetsdelarna • Komma igång med riktad information • Planera/genomföra stängning av FirstClass • Överföring av aktuella dokument/möten/information till VINDEN • Överlämna Vinden till systemförvaltning

5. Tid OSV… Nytta VINDEN - ett levande verktyg! Visionen Etapp3 År 2009? Utveckling/Justeringar Etapp 2 År 2008/09 • Systemintegration • Öppna Vinden mot • externa parter • Vidareutveckling funktioner • Skolan/elever • Vidareutveckling funktioner • ärendehantering • verksamhetsmål • osv. Etapp 1 År 2007/O8 Steg 1 och Steg 2

6. Vindens vision ”Intranätet ska vara den självklara interna kommunikationskanalen för alla medarbetare i Varbergs kommun. Vinden ska göra det enkelt för alla medarbetare att arbeta och samarbeta i den dagliga verksamheten.”

7. Förstudie på Socialförvaltningen inför steg 2 • Frågor: • Vilka behov har medarbetarna? • Vilka behov har chefer? • Hur fungerar arbetet på en förvaltning idag? • Resultat: • Förslag på hur Vinden kan underlätta och effektivisera det dagliga arbetet på kommunen.

8. Alternativa projektupplägg • Olika huvudförslag till ”HUR” Steg 2 skall införas: • Behovsinventering på varje förvaltning • Förstudie på varje förvaltning • Teknisk utveckling på varje förvaltning • Olika sätt att arbeta/lösa olika problem etc. Baspaket – gemensam grund för alla förvaltningar Gemensam förstudie (SOC) • Gemensam teknisk utveckling • Gemensamt, grundläggande!, sätt att arbeta (Detta alternativ blev det!) • Baspaketet medför stora skalfördelar och är mycket tids- och kostnadseffektivt!

9. 3. Innehåll - Baspaketet

10. Grundläggande behov • Stort behov av att kunna kommunicera och samarbeta inom organisatorisk grupp. • Dela och arbeta med dokument inom gruppen • Skicka nyheter och meddelanden inom gruppen • Behov av att kunna kommunicera och samarbeta mellan olika organisatoriska grupper och/eller personer • Dela och arbeta med dokument mellan organisatoriska personer och enheter • Skicka nyheter och meddelanden mellan olika grupper • Skicka nyheter till specifika målgrupper • (avdelning, enhet, tvärgrupp, chefer etc.) • Behov av att kunna arbeta i projektform

11. Grundläggande behov • Behovet är egentligen inte MER information utan snarare mer KORREKT information. • Behov av att få en helhetsbild, ett sammanhang, över hela kommunen och medarbetarens del i helheten. • Behov av enkel översikt och åtkomst till alla olika system och funktioner. • Behov av att göra det lättare att hitta dokument/information. • Behov av att kunna särskilja på medarbetare och chefs/ledningsinformation. • Effektivisera möten • (Olika interaktiva processer, felanmälan etc.)

12. Baspaket – utgångspunkt • Nyheter (riktade) • Förvaltning • Avdelning • Enhet/grupp • Chefer • Olika grupper av medarbetare (ekonomiassistenter etc.) • Kalendarium • Aktuellt • Innehållssidorna • Jag vill….. • Min Webbplats • Dokumenthantering (bas) • Arbetsrum • Mötesrum • Projektrum • Samarbetsrum

13. Infrastruktur

14. Teg 2 Förvaltnings sida Medarbetare

15. Steg 2 Arbetsrum Medarbetare

16. Steg 2 Mötesrum Allmän

17. Vad innebär det för kommunens medarbetare? Fördelar • Riktad information, varje medarbetare får den information som rör individen (mycket annat sållas bort) • Enklare att få ut information till berörda medarbetare om viktig information/förändringar • Enklare och tydligare rutiner och arbetssätt • Förenklat sätt att samarbeta i olika grupper (dela dokument, delta på möten, driva projekt etc.) • Skapar möjligheter/plattform för Varbergs kommun att effektivisera och vidareutveckla sin verksamhet.

18. Vad innebär det för kommunens medarbetare? Nackdelar • Tidskrävande övergångsperiod, men med målsättning att betydligt förenkla det dagliga arbetet för varje medarbetare • Allt kommer inte på en gång. Förvaltningsspecifika funktioner finns inte med i Steg 2 - tänk på visionen! • Vissa medarbetare kan komma att uppleva svårigheter med en ökad datorisering (för kommunen är det dock en nödvändig effektiviseringsprocess)

19. Avgränsningar – ej med i Steg 2 • Förvaltningsspecifika funktioner • Skola/elever • Ärendehanteringssystem • Integrerad verksamhetsuppföljning • Samarbete med externa leverantörer/partners på Vinden (extranet)

20. Preliminär tidplan för Vinden steg 2 • Start januari 2008. • Teknisk utveckling klart innan semestrarna. • Lansering efter semestrarna under hösten 2008. • Outlook lanseras till en förvaltning när förvaltningen är klar med överflyttningen av material från First Class till Vinden – under hösten 08.

21. Tidplan Kalendertid för Projektet: Utveckling innan sommaren: 6 mån (25 veckor) Lansering efter sommaren: 4 mån (15 veckor)

22. Lansering Steg 2 & Outlook = Vinden = Outlook Okt Nov Dec 1 Sept 08 Årsskiftet 08/09 Utb. Red Överföring/flytt av Konf. Utb. Red Fas 1 Outlook Intro Anv. Intro Anv. Utb. Red Överföring/flytt av Konf. Fas 2 Utb. Red Outlook Intro Anv. Intro Anv. Fas 3 osv.

23. Tidplan

24. Vad handlar det här projektet egentligen om? System Ändratarbetssätt Processer Mätbararesultat Människor

25. Framgångsfaktorer • Förankring och engagemang på varje förvaltning/avdelning/enhet • Information, Utbildning och Coachning • Att cheferna visar vägen • Varje individ måste (efter ett antal veckor) känna att deras arbetssituation faktiskt har förenklats

26. Extern åtkomst • Alla medarbetare skall ha extern tillgång till Vinden (via MobilityGuard) • Test av funktionalitet pågår • Lanseras när all funktionalitet har verifierats – våren 2007.