Como controlar o caixa

1. Como controlar o caixa Supermercados

2. Objetivo • O que é controle de caixa? É fazer o saldo inicial do caixa, contabilizar todas as movimentações de entrada e saída e apurar o saldo final. • Para que controlar o caixa? Para manter a integridade de todas as informações de entrada e saída no sistema.

3. O que acontece se o caixa não for controlado? Não haverá garantias que todos os dados informados no sistema estão corretos.

4. Exemplo: - Um funcionário não digita a venda no sistema. Os valores não serão gerados para o financeiro e o estoque ficará incorreto. - O funcionário finaliza a venda em dinheiro ao invés de finalizar no cheque. O relatório do caixa não estará correto, pois o sistema irá somar o valor recebido no total de dinheiro e o cheque não será gerado no controle de cheques. • Evita furtos de valores

5. Caixa Este texto irá explicar como controlar o local onde fica o dinheiro para pagar e receber as contas que são movimentadas na empresa, ou seja, as movimentações que não são bancárias. É comum os estabelecimentos possuírem gavetas como demonstrado nas figuras abaixo.

6. Abertura do Caixa • Abra o módulo PDV. • Clique no menu Caixa e clique para abrir a tela Movimentação no PDV.

7. 1. No campo Operação selecione Abertura do Caixa. • 2. Informe os valores (Dinheiro, Ticket, etc.) • 3. Clique em OK 1 2 3

8. Confira hora e data e clique em ok. ATENÇÃO: SEMPRE o usuário deve conferir a data e hora, pois assim evita gerar movimentos com data errada.

9. Abra a tela Movimentação do PDV novamente, o relatório do caixa já estará disponível. • Em ABERTURA foi registrado o valor de abertura de R$ 100,00 em dinheiro e no item TOTAL NO CAIXA o mesmo valor(pois não houve movimentação no caixa).

10. Movimentos no Caixa • Agora é necessário realizar as movimentações no caixa (vendas, trocas, consignações, recebimentos de clientes, etc.) • Para uma melhor compreensão será mostrado o controle do caixa da seguinte maneira: • Realiza a movimentação no PDV • Verifica o resultado no caixa

11. Agora será realizada uma venda R$ 15,00 e com recebimento em dinheiro no valor de R$ 20,00.

12. O item VENDAS foi adicionado ao relatório, onde mostra: • Recebido R$20,00 em Dinheiro • O Subtotal é R$ 20,00 • Houve Troco de R$ 5,00 (porque a venda foi de R$15,00 e foi recebido R$20,00) • Então o Total é R$15,00 Nota: o TOTAL NO CAIXA também foi modificado, antes era R$100,00 agora está R$115,00.

14. O mesmo irá acontecer para as outras formas de pagamento da venda. Atenção: O crediário só entra no TOTAL se a configuração ‘Considerar valores de CREDIÁRIO no total do caixa’ estiver habilitada. • Para o item TOTAL foi realizado a seguinte conta: • ABERTURA + VENDAS DINHEIRO + VENDAS CHEQUE + VENDAS CARTÃO + VENDAS TICKET – TROCO DAS VENDAS

15. O item TOTAL DÉBITO significa a somatória de recebimentos em Cartão de Débito.

16. O Recebimento de Cliente também influencia no caixa pois ele recebe os valores. No exemplo abaixo foi dado baixa na conta de R$78,99 e recebido R$80,00 em dinheiro.

17. No relatório de caixa é adicionado um novo item chamado RECEBIMENTO DE CLIENTE, onde possui a mesma estrutura do item VENDAS. • Então foi recebido R$80,00 em dinheiro na tela Recebimento de Cliente e gerou um troco no valor de R$1,01 o que resulta no TOTAL de R$78,99.

19. Movimento de Entrada e Saída no Caixa • No decorrer do dia é possível que ocorra entradas e saídas no caixa para: • Pagamento de contas • Reposição de troco • Envio a tesouraria • Para realizar estas movimentações use a mesma tela onde possui o relatório de caixa. (menu Caixa e abra a tela Movimentações no PDV)

20. No campo OPERAÇÃO selecione para: • Entrada de valor • Entrada de Troco – usado para repor dinheiro quando necessário • Entrada – Outros – usado quando possui um documento ou valor recebido que não foi dado baixa no sistema • Saída de valor • Envio a Tesouraria – quando possui muito dinheiro no caixa e deseja-se ficar com pouco dinheiro; realizar depósito bancário; colocar no cofre da empresa • Saída outros – pagamento de contas.

21. Como exemplo será realizada uma movimentação de saída no valor de R$50,00 para pagamento de um serviço realizado.

22. No campo OPERAÇÃO, selecione Saída – Outros. • Use o campo Motivo para adicionar informações sobre a saída. Informe o valor da retirada. Clique em ok para Finalizar.

23. É adicionado no relatório um novo item chamado MOVIMENTAÇÕES, onde será exibida a operação e o valor movimentado.

24. Fechamento do Caixa • Abra a tela Movimentação do PDV no menu Caixa. • No campo Operação selecione ‘Fechamento de Caixa’. • O sistema automaticamente preenche os valores em caixa de cada item, confira e clique em ok.

25. Configurações do Sistema • Verifique se a configuração ‘Mostrar total em dinheiro no caixa’ está habilitada, se estiver, o valor total do caixa será apenas em dinheiro. • Habilite a configuração ‘Mostrar totais no caixa por forma de pagamento’ para visualizar o valor por forma de pagamento.

26. Fechamento do Caixa • Para conferir o item TOTAL NO CAIXA é somar aquele que possui o sinal de ‘+’ e subtrair o sinal de ‘-’ : TOTAL NO CAIXA (Apenas Dinheiro) = ABERTURA + VENDAS EM DINHEIRO – TROCO DAS VENDAS + RECEBIMENTO DE CLIENTE – TROCO DE RECEBIMENTO DE CLIENTES – SAÍDA-OUTROS

27. Exemplo: TOTAL NO CAIXA (Apenas em Dinheiro) = R$100,00 + R$20,00 – R$5,00 + R$80,00 - R$1,01 - R$50,00

28. Exercícios • Cadastre-se como usuário no sistema. ( RH > Funcionário > Cadastro de Funcionário ) • Abra um caixa com o seu usuário. • Realize as seguintes Movimentações abaixo: