Διαγράμματα Ροής Δεδομένων (Data Flow Diagrams-DFD)

1. Διαγράμματα Ροής Δεδομένων(Data Flow Diagrams-DFD) • Εισαγωγή • Γενική περιγραφή, Σύμβολα • Παραδείγματα • Τρόπος ανάπτυξης • Πλεονεκτήματα, μειονεκτήματα Περιεχόμενα

2. O κύκλος ζωής των Πληροφοριακών Συστημάτων (ΠΣ) • Η διαδικασία ανάπτυξης, εγκατάστασης και υλοποίησης ΠΣ ονομάζεται κύκλος ζωής και χωρίζεται σε φάσεις (στάδια) : • Μελέτη του συστήματος • Ανάλυση απαιτήσεων • Σχεδιασμός • Υλοποίηση • Εγκατάσταση, συντήρηση

3. Δεδομένα & πληροφορία . . . . . . . • Τα δεδομένα (DATA) αναπαριστούν σε τυποποιημένη μορφή γεγονότα, έννοιες ή εντολές • Έχουν μορφή κατάλληλη για επεξεργασία, επικοινωνία και ερμηνεία • Εκφράζονται συνήθως σε αριθμητική ή λεκτική κλίμακα Δεδομένα + ερμηνεία = πληροφορία

4. Τεχνικές μοντελοποίησης με διαγράμματα • Διάφορες τεχνικές με διαγράμματα χρησιμοποιούνται για να περιγραφεί σχηματικά η λειτουργία πληροφοριακών συστημάτων • Αυτές είναι τυποποιημένες τεχνικές, εύκολες στη κατανόηση, που διευκολύνουν την καταγραφή, την τεκμηρίωση και τον σχεδιασμό επιμέρους λειτουργιών ενός συστήματος • Οι πλέον διαδεδομένες είναι : Διαγράμματα ροής δεδομένων, Warnier-Orr, Jackson, HIPO, HOS κλπ

5. Διαγράμματα Ροής Δεδομένων • Τα ΔΡΔ είναι δημοφιλής δομημένη μέθοδος ανάλυσης και σχεδιασμού πληροφοριακών συστημάτων • Χρησιμοποιούνται τόσο για την αποτύπωση των επιμέρους λειτουργιών ενός ΠΣ όσο και για το σχεδιασμό νέων • Αναπαριστούν με ειδικά σύμβολα τις εξωτερικές οντότητες του συστήματος, τη ροή των δεδομένων, το είδος της επεξεργασίας που αυτά υφίστανται και τις συλλογές στις οποίες τα δεδομένα αποθηκεύονται

6. Τα σύμβολα των ΔΡΔ Εξωτερικές οντότητες που αποτελούν τις πηγές ή τους προορισμούς των ροών των δεδομένων (terminators) Διαδικασίες, επεξεργασίες, μετασχηματισμοί των δεδομένων (processes) Συλλογές δεδομένων που χρησιμοποιούνται στις επεξεργασίες (data stores) Ροές δεδομένων

7. Σχηματική παράσταση ενός υποθετικού συστήματος Συλλογή δεδομένων 1 δεδομένα Πηγή Επεξεργασία 1 δεδομένα Προορισμός Επεξεργασία 2 Συλλογή δεδομένων 2

8. Βήματα για την ανάπτυξη ΔΡΔ • Καθορίζουμε τις πηγές και προορισμούς, συντάσσουμε το γενικό διάγραμμα του συστήματος (Διάγραμμα περιεχομένων - επίπεδο 0) • Αναλύουμε το σύστημα σε βασικές επεξεργασίες και καθορίζουμε τις ροές και συλλογές των δεδομένων (επίπεδο 1) • Ξεκινώντας από αριστερά στα δεξιά, διασπάμε κάθε μία επεξεργασία σε επιμέρους επεξεργασίες, συλλογές δεδομένων κλπ, μέχρι να περιγραφούν όλες • Ελέγχουμε με τη συμμετοχή των χρηστών τη ορθότητα της αναπαράστασης και κάνουμε τις αναγκαίες τροποποιήσεις

9. Τρόπος ανάπτυξης των ΔΡΔ Επίπεδο 0 Επίπεδο 1 Επίπεδο 2

10. Ένα απλό παράδειγμα : Τηλεφωνική Λήψη Παραγγελιών Πελατών «Ένα τμήμα μιας εμπορικής εταιρείας ασχολείται με τη λήψη και προώθηση τηλεφωνικών παραγγελιών πελατών. Αρχικά, καταγράφει τις παραγγελίες σε ειδικά έντυπα, τις ελέγχει ως προς την ορθότητα των στοιχείων των πελατών και των ειδών και στη συνέχεια είτε τις απορρίπτει είτε τις προωθεί στο τμήμα πωλήσεων προς εκτέλεση» Η ανωτέρω διαδικασία ζητείται να περιγραφεί με διάγραμμα ροής δεδομένων (ΔΡΔ).

11. Ένα απλό παράδειγμα : Τηλεφωνική Λήψη Παραγγελιών Πελατών Επίπεδο 0 Πηγές Προορισμοί Παραγγελίες προς εκτέλεση Παραγγελίες Πελατών Τμήμα Πωλήσεων Πελάτες Λήψη Παραγγελιών Πελατών

12. Ένα απλό παράδειγμα : Τηλεφωνική Λήψη Παραγγελιών Πελατών Ανάλυση 1ου επιπέδου . . . . . . . Παραγγελίες Πελατών Πελάτες 1.Λήψη & Έλεγχος Παραγγελιών Έντυπα Παραγγελιών Παραγγελίες προς εκτέλεση Τμήμα Πωλήσεων 2. Ταξινόμηση, Καταχώρηση Απορριφθέντες Παραγγελίες Αρχείο απορριφθέντων Παραγγελιών

13. Ένα απλό παράδειγμα : Τηλεφωνική Λήψη Παραγγελιών Πελατών . . . . . . . Ανάλυση 2ου επιπέδου : 1.Λήψη & Έλεγχος Παραγγελιών Παραγγελίες Πελατών Πελάτες 1.1 Καταγραφή Παραγγελίες προς καταχώρηση Παραγγελίες προς έλεγχο Έντυπα Καταγραφής παραγγελιών Αρχείο Πελατών 1.2 Έλεγχος Ελεγμένες Παραγγελίες

14. Ένα απλό παράδειγμα : Τηλεφωνική Λήψη Παραγγελιών Πελατών Ανάλυση 2ου επιπέδου : 2.Ταξινόμηση, Καταχώρηση . . . . . . . Έντυπα Καταγραφής παραγγελιών 2.1 Ταξινόμηση, καταχώρηση Απορριφθείσες Παραγγελίες Αρχείο απορριφθέντωνπαραγγελιών Εγκεκριμένες Παραγγελίες Τμήμα Πωλήσεων 2.1 Ταξινόμηση, καταχώρηση Παραγγελίες προς εκτέλεση

15. Γενικές κατευθύνσεις (1) • Δίνουμε μοναδικά κωδικοποιημένα ονόματα για κάθε στοιχείο του ΔΡΔ και τα διατηρούμε ίδια σε όλα τα επίπεδα • Κατά τη διάρκεια της ανάπτυξης του ΔΡΣ, κρατάμε σημειώσεις για τις αλλαγές που γίνονται σε αυτό • Οι επεξεργασίες πρέπει να έχουν τουλάχιστον μία είσοδο και μία έξοδο. Ελέγχουμε την ορθότητα σε επεξεργασίες χωρίς είσοδο ή χωρίς έξοδο.

16. Γενικές κατευθύνσεις (2) • Σχεδιάζουμε αριστερά τις πηγές και δεξιά τους προορισμούς • Είναι χρήσιμο να διατηρούμε σύντομα περιγραφικά στοιχεία για τη λειτουργία κάθε επεξεργασίας • Επικυρώνουμε το διάγραμμα με τους χρήστες ώστε να βεβαιωθούμε ότι αυτό απεικονίζει το υπό εξέταση σύστημα

17. Περιοριστικοί κανόνες Κάθε ΔΡΔ : • δεν πρέπει να περιέχει παραπάνω από 6 διαδικασίες • πρέπει να καταλαμβάνει μία σελίδα • η διάσπαση των επεξεργασιών πρέπει να σταματά σε ένα επίπεδο λεπτομέρειας. Μετά από αυτό χρησιμοποιούνται άλλες τεχνικές ανάλυσης πχ. (δομημένα κείμενα, flow-charts)

18. Λεξικό δεδομένων (data dictionary) • Για κάθε στοιχείο του ΔΡΔ προβλέπεται και ένα μοναδικό όνομα • Τα στοιχεία των επεξεργασιών, των πηγών/προορισμών, των συλλογών δεδομένων κλπ που εμφανίζονται στα ΔΡΔ, καταχωρούνται στο Λεξικό Δεδομένων

19. Λεξικό δεδομένων • Ειδικά για τις συλλογές δεδομένων περιέχει : • Ονομα στοιχείου, • Συνοπτική περιγραφή, • Κωδική ονομασία-συνώνυμο (alias), • Μορφή (format: τύπος, μήκος, όρια τιμών κλπ), • βαθμός ασφαλείας-δικαιοδοσία χρηστών, • διαδικασίες και συχνότητα ενημέρωσης • Το λεξικό δεδομένων υλοποιείται συνήθως από κατάλληλο λογισμικό

20. Πλεονεκτήματα των ΔΡΔ • Διευκολύνουν την κατανόηση των επιμέρους λειτουργιών και της ροής των δεδομένων ενός Πληροφοριακού Συστήματος • Διευκολύνουν την επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων (χρήστες, αναλυτές , διοίκηση κλπ) κατά τη φάση της ανάπτυξης • Παρέχουν τυποποιημένη τεχνική για την περιγραφή και τεκμηρίωση πολύπλοκων διαδικασιών • Διευκολύνουν τη περαιτέρω ανάπτυξη των αυτοματοποιημένων ή χειρόγραφων διαδικασιών

21. Μειονεκτήματα των ΔΡΔ • Δεν ξεχωρίζουν αυτοματοποιημένες / χειρόγραφες διαδικασίες • Δεν αναλύουν τις ροές των δεδομένων • Δεν περιγράφουν τις αποφάσεις που λαμβάνονται • Δεν περιγράφουν τις επαναλήψεις των διαδικασιών • Δεν περιγράφουν αλγορίθμους, αριθμητικούς υπολογισμούς, μαθηματικά μοντέλα

22. ‘Ασκηση • Μία τράπεζα, προκειμένου να χορηγήσει καταναλωτικά δάνεια σε πελάτες της δέχεται σχετικές αιτήσεις τις οποίες στη συνέχεια αξιολογεί και καταλήγει στην απόφαση χορήγησης ή όχι. Κατα την επεξεργασία ελέγχεται η αξιοπιστία του πελάτη με βάση τόσο τα στοιχεία της αίτησης όσο και τα στοιχεία που η ίδια η Τράπεζα πιθανόν να τηρεί. Οι αιτήσεις που απορρίφθηκαν καταχωρούνται σε ειδικό φάκελο ενώ αποστέλεται ενημερωτικό σημείωμα στους πελάτες που το δάνειο τους εγκρίθηκε. Στην περίπτωση αυτή ανοίγεται ειδικός λογαριασμός και αποστέλεται ειδική πιστωτική κάρτα. • Για τη ανωτέρω διαδικασία ζητείται να σχεδιασθούν διαγράμματα ροής δεδομένων

23. Ασκηση Πελάτες Χορήγηση Δανείων Αιτήσεις για χορήγηση δανείου Πελάτες 1.ενημερωτικά σημειώματα για την τύχη της αίτησης 2. Πιστωτική κάρτα

24. Ασκηση Χορήγηση Δανείων Αιτήσεις για χορήγηση δανείου 1.Καταχώρηση – Έλεγχος ορθότητας Πελάτες Σωστές αιτήσεις 2.Ελεγχος αξιοπιστίας του πελάτη – Χορήγηση δανείου Αρχείο Πελατών Αιτήσεις που απορρίφθηκαν Αρχείο μη απορριφθέντων αιτήσεων Αιτήσεις που έγιναν αποδεκτές Αρχείο Απορριφθέντων αιτήσεων

25. Ασκηση 2.Ελεγχος αξιοπιστίας του πελάτη – Χορήγηση δανείου Αρχείο Πελατών 2.1 Ελεγχος αξιοπιστίας Αιτήσεις που απορρίφθηκαν Δεκτές αιτήσεις Αρχείο Απορριφθέντων αιτήσεων 2.2 Ανακοίνωση Αποτελέσματος Αρχείο Αποδεκτών αιτήσεων Επιστολές Πελάτες 2.3 Χορήγηση Πιστ.Καρτών Αρχείο χορηγήσεων Πιστ.Κάρτες

26. Ένα παράδειγμα : Λειτουργία Γραμματείας ενός Τμήματος Πηγές Προορισμοί Διεύθυνση Σπουδών Φοιτητές Πτυχιούχοι Γραμματεία ενός Τμήματος Εκπαιδ. Προσωπικό Φοιτητές Εκπαιδ. Προσωπικό Υπ. Παιδείας Υπ. Παιδείας