Közigazgatás 7.

1. Közigazgatás 7. Ügyvitelszervezés 2013. nov. 18. Koháriné dr. Papp Edit

2. Fogalmak Ügyvitel: magában foglalja mindazon formai és technikai feltételek, szolgáltatások teljesítését, amelyek az érdemi ügyintézéshez szükségesek. Általános irodai munkafajták: • iratkezelés: érkeztetés, szignálás, iktatás, kiadmányozás, határidő kezelés, expediálás, kézi irattár kezelése, központi irattár kezelése, selejtezés) • Irat-előállítás: szövegfeldolgozás, másolás, kiadvány szerkesztése, irodai grafika • Általános adatkezelés: nyilvántartás-kezelés, táblázatkezelés, adatfeldolgozás, statisztikakészítés • Irodai kommunikáció: telefonálás, telexkezelés, elektronikus posta

3. Fogalmak ÜGYIRATKEZELÉS Fogalma: azok a technikai cselekmények, amelyek az iratok törvényes védelmét biztosítják, az iratokkal végzett műveletek rendjét rögzítik, és a hatósági munka mennyiségi minőségi jellemzőit mérik (statisztika) Mo-on alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszer (beérkezés sorrendjében adunk számot, évenként újra kezdődik, minden levelezés a következő per (/) számot kapja). Célja: • -ügyirat-nyilvántartás biztosítása • -a hivatalos és személyes iratok védelme • -ügyviteli feladatok megszervezése • -hatósági statisztika • -ügyhátralék kimutatása, összeállítása

4. Szervezet Szervezete: ● Központi (centralizált): valamennyi belső egység (osztály, főoszt.) iratait egy szakosodott kp-i iktatóirodában végzik ● Osztott (decentralizált): valamennyi belső szervezeti egység maga végzi saját irataink kezelését ● Vegyes: a fenti két megoldás kombinálása Felügyelete: a hivatal első számú adminisztratív vezetője gyakorolja • -ellenőrzi az iratkezelési szabályok végrehajtását • -intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről • -javaslatot tehet a módosítására • - hitelesíti az iktatókönyvet, év végén az utolsó bejegyzés után lezárja

5. Folyamata • ügyiratok átvételétől, átadásától, iktatásától az irattározásig és a selejtezésig tartó folyamat

6. Folyamata Szakaszai: 1.) a nyilvántartásba vétel (iktatás) 2.) az ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában 3.) az ügyiratkezelés az ügyintézés lezárása után (archív iratkezelés)

7. Iktatás 1.) Iktatás (nyilvántartásba vétel): → Érkezés ▪ állampolgártól (beadvány, ▪ jogi személytől (megkeresés) ▪ keletkezhet hivatalból (szabálysértési ügy) ▪▪ postai úton vagy kézbesítő útján ▪▪ közvetlenül az ügyféltől - ha az ügyfél személyesen vagy megbízott útján nyújtja be, az átvételt igazolni kell - ugyanez vonatkozik a kézbesítő útján érkezett küldeményekre

8. Iktatás Az átvétel igazolható: • ▪ átvételi elismervénnyel, • ▪ kézbesítőkönyvben való aláírással, • ▪ az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon való rögzítésével FONTOS:Ha sérült a küldemény: jelölni kell az átvételi okmányon, ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét, és a küldő szervet értesíteni kell erről (jkv felvételével)

9. Iktatás → Postabontás ▪ meghatározott vezető vagy az általa megbízott személy jogosult rá ▪ érkeztető bélyegzővel kell ellátni ▪ a küldemény borítékját az ügyirathoz kell csatolni, ha a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, ha sérülten érkezett a küldemény vagy bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel

10. Iktatás → Küldemények ellenőrzése ▪ a jelzett iratok hiánytalanul megérkeztek-e. Amennyiben nem, jegyzőkönyvet kell készíteni, az iraton vagy előadói íven rögzíteni kell, és a jkv egy példányát elküldeni a küldő szervhez → Érkeztetés ▪ az iktatóbélyegzőnek az iratra való rányomásából és ▪ az érkeztető könyvbe való bevezetésből áll → Szignálás ▪ a vezető feladata ▪ kijelöli az előadót ▪ munkamegosztás módjának meghatározására szolgál ▪ lehet utasítást adni az ügyintézőnek az elintézés módjára

11. Iktatás → Iktatás ▪ úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, az irat holléte megállapítható legyen ▪ Módja: • kézi módszerrel • elektronikus eljárással ▪ alszámokra tagolódó, esetenként alszámok nélküli, sorszámos rendszerben ▪ gyűjtőszám: olyan ügycsoportoknál, melyek egy intézkedéssel lezárulnak ▪ vannak olyan iratok, amiket nem kell iktatni pl.: tájékoztatók, meghívók, folyóiratok ▪ elektronikus iktatásnál ugyanezek a követelmények

12. Mutatózás iktatás után a tárgymutatókönyvbe kell bevezetni az ügyiratokat → Előadói ív megnyitása ▪ ez az utolsó mozzanat: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai információkat, adatokat tartalmazza, azaz = az ügyirat legfontosabb iktatási adatai (sorszám, érkezési időpont, ügyintéző neve, határidők, ügyintéző különböző ügyiratkezelési, ügyviteli utasításai)

13. Ügyiratkezelés 2) ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában ▪ ügyintéző kijelölése ▪ postázás ▪ döntéstervezet készítése ▪ határidő nyilvántartás ▪ kiadvány tisztázása ▪ kiadmányozás • 3) irattározás, selejtezés, levéltárba adás

14. Irattározás... 3) irattározás, selejtezés, levéltárba adás Tananyag: ftp://witch.pmmf.hu:2001/Tanszeki_anyagok/Mernoki%20Menedzsment%20Tanszek/Oktatasi%20anyagok/Ugyvitel/Ugyvitel%20tananyag.pdf