ATELIERS BAAN IV MODULE 6 : Procédure EDI

ATELIERS BAAN IV MODULE 6 : Procédure EDI ATELIER6 – Procédure EDI

SOMMAIRE • 6.1 – Statistiques • 6.2 – Champ d’application • 6.3 – Mode d’implémentation dans Baan • 6.4 – Etapes du processus • 6.5 – Spécificités par fournisseur • 6.6 – Customisations • 6.7 – Evolution prévue ATELIER6 – Procédure EDI

6.1 STATISTIQUES GENERALES -1 Nombre d’articles associés Incohérences articles: -8 articles EDI avec code signal déclassement ou épuisement -20 articles associés au magasin EDI avec magasin principal <> EDI -2 articles avec magasin principal EDI (mais rien dans table article/magasin) ATELIER6 – Procédure EDI

6.1 STATISTIQUES GENERALES -2 Articles EDI par fournisseur ATELIER6 – Procédure EDI

6.1 STATISTIQUES GENERALES - 3 VENTES ATELIER6 – Procédure EDI

6.1 STATISTIQUES GENERALES - 4 ACHATS ATELIER6 – Procédure EDI

6.2 – Articles EDI - Définition • Les articles accessibles depuis le catalogue peuvent soit être stockés au CERN soit livrés directement depuis le stock du fournisseur • Dans ce cas, on les appelle articles EDI • Il s’agit pour la plupart d’articles courants, à disponibilité immédiate et pouvant être livrés au client dans un délai maximum de 48 heures • Pour l’utilisateur, la procédure est entièrement transparente quel que soit le type d’article acheté (stocké ou non) ATELIER6 – Procédure EDI

6.2 Pourquoi des articles EDI • Diminuer la valeur du stock • Eviter les frais de stockage • Sans pénaliser les utilisateurs • Pour eux, cela ne doit rien changer, c’est comme s’ils commandaient au magasin central……… ATELIER6 – Procédure EDI

6.3 – Choix d’implémentation • Livraison directe ou Magasin virtuel? • Livraison directe: • Cette option n’a pas été retenue car, pour chaque demande, on aurait généré une commande spécifique • Donc multiplication des frais administratifs (génération commande, transfert Qualiac, facturation multiples • Magasin virtuel - avantages: • Une seule commande par mois • Une seule facture à traiter dans Qualiac ATELIER6 – Procédure EDI

6.3 – Implémentation • Les articles EDI sont associés dans Baan à un magasin ‘virtuel’ • On l’a appelé EDI parce que le premier fournisseur intégré dans cette procédure communiquait avec nous au moyen de la technologie EDI • Par extension, ce terme désigne maintenant ce que l’on apple des ‘outplaced stores’ ATELIER6 – Procédure EDI

6.3 – Définition des articles • Paramètres spécifiques dans la gestion des articles: • Magasin principal = EDI • Seuil de livraison directe = 1000000 • Stock maximum = 1000000 • Réapprovisionnement au stock maximum • Seuil de réapprovisionnement = 1000000 • Qauntité ordre maximum 1000000 • Association article/magasin: • Stock initialisé à 1000000 ATELIER6 – Procédure EDI

6.3 – Magasin EDI • Magasin géré par emplacements • Le code de l’emplacement est le code du fournisseur • Pour que les articles soient associé au bon emplacement, des conditions de stockage ont été définies • Par exemple, les articles Bossard sont associés à l’emplacement BOSS18 globalement • Exception : Articles FARNELL – Association article/emplacement créée automatiquement lors du chargement du catalogue FARNELL • Pas d’implications comptables pour ce magasin (transactions de stock, etc..) ATELIER6 – Procédure EDI

6.4 – Etapes du processus • Etape 1 : création de la demande par l’utilisateur dans EDH. • Etape 2 : génération quotidienne du picking par fournisseur • Etape 3 : envoi du fichier correspondant au fournisseur • Etape 4 : confirmation par le fournisseur de la livraison, des reliquats éventuels, des délais de fabrication ou de l’obsolescence de l’article • Etape 5 : traitement des confirmation, gestion des anomalies • Etape 5 : Une fois la livraison effectuée, confirmation du picking • Etape 6 : réapprovisionnement du magasin EDI en fin de mois et génération de la commande de régularisation au fournisseur • Etape 7 : facturation, paiement ATELIER6 – Procédure EDI

6.4 – Etape 1 – Commander un article EDI Le catalogue des magasins précise si l’article est stocké au CERN ou stocké chez le fournisseur ( article EDI), le processus étant totalement transparent dans les deux cas. ATELIER6 – Procédure EDI

6.4 – Etape 2 - Génération du picking • Tous les jours, un picking est généré pour les demandes en cours • Les articles étant associés à l’emplacement = code fournisseur, on peut lancer la génération du picking par fournisseur ATELIER6 – Procédure EDI

6.4 – Etape 3 - Transmission au fournisseur • Chaque jour, le fournisseur reçoit le fichier récapitulatif des demandes à servir • Transmission au fournisseur : • Bossard – Carbagaz : lancer la session ‘Transfert EDI – cddev0010m000’ en indiquant le fournisseur comme paramètreafin de lancer l’extraction du fichier par la machine EDI • Farnell: envoi automatique du fichier par mail après génération du picking • Angst + Pfister : fax manuel ATELIER6 – Procédure EDI

6.4 – Etape 4 – Confirmation par le fournisseur • Dés réception du fichier de désenlogement, le fournisseur confirme les livraisons ou indique les délais, les reliquats… • Normalement, les reliquats ne sont pas acceptés, la disponibilité doit être permanente • Il ne devrait donc pas y avoir d’exceptions • Dans la pratique et en fonction des fournisseurs, la situation est loin d’être aussi idéale: • Obsolescence des articles (Farnell) • Délais de fabrication ou d’approvisionnement (mélanges gaz) • Quantités importantes générant reliquats ATELIER6 – Procédure EDI

6.4 – Etape 5 – Gestion exceptions • Articles en obsolescence : • Suppression de la ligne du picking • Proposition au client d’un article de substitition s’il existe • Dans le cas contraire, suppression de la ligne de la demande • Reliquats: • Acceptation ou non du reliquat après contact avec le client • Si acceptation : qté livrée confirmée et reliquat dans prochain picking selon date de livraison prévue • Dans le cas contraire, suppression de la ligne de désenlogement et de la ligne de la demande de matériel • Délais de livraison : • Suppression de la ligne de désenlogement • Modification date de livraison dans la demande • Génération du même picking pour cette demande (pour éviter de transmettre deux fois la même demande au fournisseur) • Ou nouveau picking (en fonction date de livraison ) , suivant convention avec le fournisseur ATELIER6 – Procédure EDI

6.4 – Etape 6 – confirmation picking • Procédure : • Les livraisons des fournisseurs EDI arrivent à la réception centrale et sont ensuite transportées aux magasins • Avant confirmation du picking les livraisons sont pointées • La confirmation du picking déclenche la livraison interne • Confirmation partielle des pickings: • Selon la proposition faite dans l’atelier achat, il serait possible, au prix d’un développement assez limité, de permettre une confirmation globale d’un picking en excluant certaines positions non encore livrées. ATELIER6 – Procédure EDI

6.4 – Etape 6 – Réapprovisionnement • Le magasin EDI est réapprovisionné en fin de mois avant la clôture comptable des magasins • Auparavant, les pickings en cours sont confirmés • Ensuite, le réappro est lancé. La quantité à commander est le cumul des quantités livrées au cours du mois courant : • Qté réappro = stock maximum (1000000) – stock réel • On ne tient pas compte des quantités réservées • La session de génération INV a été customisée dans ce sens • Les ordres INV sont ensuite confirmés et génèrent la commande de régularisation au fournisseur • Cette commande est réceptionnée en bloc et transférée dans Qualiac ATELIER6 – Procédure EDI

6.4 – Etape 7 – Facturation, paiement • Le fournisseur établit la facture mensuelle sur la base de la commande de régularisation • Les montants doivent être parfaitement identiques • Nécessité de synchroniser la dernière date du mois pour l’envoi d’un picking pour respecter la clôture des magasins • En cas de différence, vérification manuelle • Sinon, traitement de la facture et paiement dans Qualiac • Problème : la plupart des fournisseurs cloturent au mois calendaire et nous le dernier week-end • Difficulté de réconcilier les factures (sauf Bossard) ATELIER6 – Procédure EDI

6.5 – Particularités par fournisseur procédure standard définie mais autant de modalités d’application que de fournisseurs ATELIER6 – Procédure EDI

6.5 –Bossard • Historique : en production depuis 1992 • Type de transmission : EDI • Messages échangés : DELJIT, DESADV • Niveau de service : 98 % • Anomalies : • Pas de reliquats ou délais sauf grosses quantités • Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification de la date de livraison et sélection dans prochain picking (f.date) • Facturation : • La facture Bossard est entièrement basée sur la commande de réapprovisionnement • Synchronisation parfaite ATELIER6 – Procédure EDI

6.5 – Carbagaz • Historique : en production depuis 1998 • D’abord Air liquide (01/01/1998) • Puis Carbagaz (01/01/2003) • Type de transmission : EDI • Messages échangés : DELJIT, DESADV(qté), DESADV (délai) • Anomalies : • Pas de reliquats ou délais sauf mélanges de gaz • Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification de la date de livraison et sélection dans prochain picking (f.date) • Location des bouteilles • Facturation : • 1 facture par picking • Problème synchronisation (clôture calendaire) • Facturation gérée par tableau récapitulatif Excel au bureau des factures ATELIER6 – Procédure EDI

6.5 –Carbagaz – Location bouteilles • Dans chaque DESADV, envoi des codes barre relatifs aux bouteilles attribuées pour la location EDI GATEWAY Desadv CARBAGAZ EDI DB Source : J.Purvis IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI

6.5 –Carbagaz – Facturation location • En fin de mois, envoi par Carbagaz d’un fichier contenant la liste des locations à facturer Baan CARBAGAZ CERN(asedi) email DateBar CodePriceOrder NoPicking NoItemDelivery Area EDI-Alg-Allocation EDI DB EDI-Alg allocation Source : J.Purvis IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI EDI DB

6.5 – Carbagaz – Transfert location • En fin de mois, lancement du bouclement des magasins Bouclement : Vérification code Génération écritures Transfert Baan Foundations (code de remplacement) EDI-Alg allocation SLS992 Qualiac Oriac CET ATELIER6 – Procédure EDI EDI DB

6.5 –Angst et Pfister • Historique : • En production depuis 2001 • Longues négocations • EDI jamais finalisé • Type de transmission : • fax manuel contenant fichier picking • Pourrait être envoyé automatiquement (cf Farnell) • Retours d’information (confirmations, etc..) • par téléphone, mail, fax • Anomalies : • 5% des articles avec délai supplémentaire • Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification de la date de livraison et sélection dans prochain picking (f.date) • Facturation : • Problème synchronisation (clôture calendaire) • 1 facture par picking ATELIER6 – Procédure EDI

6.5 –Farnell • Historique : • En production depuis juin 2004 • Type de transmission : • email automatique contenant subset fichier picking • cXML à l’étude • Articles : • catalogue Farnell chargé dans le catalogue magasin • Création automatique des articles dans Baan • Retours d’information (confirmations, etc..) • par mail • Anomalies : très nombreuses • Articles obsolete • -> article de substitution proposé au client • -> sinon, position de picking et ligne supprimée • Délais de livraison, reliquats • suppression de la position dans picking, • modification de la date de livraison et • sélection dans prochain picking (f.date) • Mais : FARNELL envoie 2 fois la marchandise • Facturation : • Problème synchronisation (clôture calendaire) • 1 facture par picking et par client • Problème avec les prix (septembre) ATELIER6 – Procédure EDI

6.5 – Farnell – Intégration catalogue • 30000 articles FARNELL intégrés dans le catalogue et dans BAAN • Opération effectuée sur la base de la technologie XML, selon les étapes suivantes: • Import des données XML Farnell dans notre catalogue. Les données XML sont extraites et sauvées dans la base y compris les images.pdf • Import des données du catalogue dans Baan : option de menu dans le ‘Catalog Maintenance tool’ • Calcul du prix de revient et de vente dans Baan – soit à la demande soit par batch le samedi matin • Chargement du prix de Baan dans le catalogue – job de synchronisation Baan>catalogue qui tourne chaque nuit. Ce job synchronise tous les changements effectués dans Baan sur un article en important les données correspondantes dans le catalogue • L’utilisateur peut voir les articles FARNELL importés dans le catalogue comme n’importe quel autre article des magasins Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI

6.6 – Customisations dans Baan • Intégration EDH : • Importer données EDH : tdsls9240m000: • Insérer records dans sls991 (dates livraison) pour gaz • Désenlogement : • Génération avis de désenlogement - tdilc4201m000 • Envoi automatique d’un mail (Farnell) • Réapprovisionnement : • Génération propositions INV – tdinv3201m000 • Qté à approvisionner = stock théorique – stock réel • Pas de propositions pour autres magasins si article EDI • Si la quantité = 0 -> pas de proposition • Finances + Interface Oriac : • Pas de valorisation de stock pour magasin EDI • Location bouteilles intégré dans Interface Transfert Oriac ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 – Evolution • A l’origine, EDI était le seul type de transmission utilisé • Une machine est dédiée à cette fonction (sunasedi = edi gateway) • Depuis l’arrivée de nouveaux fournisseurs, le mode de transmission s’est élargi • Le gateway EDI assure actuellement : • La transmission/réception des messages EDI • La location des bouteilles de gaz ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 - Raison choix EDI • Projet initié au CERN en 1990 • Technologie EDI en plein essor • Née des standards de l’industrie automobile (odette) • Flux-tendus • Livraison juste à temps • Diminution des stocks • Prise en charge par l’ONU dans un but de standardisation • Finalité : • Faciliter et accélérer les échanges dans le commerce international ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 – EDI - définition • EDI (Electronic Date Interchange) est un système de transmission d’information • sous forme standardisée (EDIFACT) • Avec un protocole de communication spécifique • Quelles informations : • Toute la chaine du circuit commercial depuis l’offre d’un produit jusqu’à la facturation en passant par le dédouanement éventuel • Pour fonctionner, EDI suppose un convertisseur entre l’application et le réseau: • Extraction d’un fichier plat de la DB locale • Conversion aux normes EDIFACT • Réception d’un message EDIFACT • Conversion en fichier plat avant intégration dans DB locale ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 – Transmission BossardHistorique EDI GATEWAY Extraction Conversion Envoi message DELJIT Reception ConversionDESADV EDI GATEWAY Réception Conversion DELJIT ExtractionConversion Transmission DESADV DB BOSSARDIntégration Deljit +génération flat file DESADV BAANIV Génération Picking RESEAU IBM Fonctionalité: Transmission sécurísée Gestion acknoledgments ATELIER6 – Procédure EDI

Deljit Desadv 6.7 – Schéma actuel EDHDemandeMatériel BAANIntegration + generationpicking SunASEDI MESSAGES ECHANGES mail EDI FOURNISSEURS: BOSSARD CARBAGAZ Logiciel EDI Fournisseur reseau Source : J.Purvis IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 – EDI - Bilan • Standardisation des messages mais subsets pour chaque fournisseur • Projet ambitieux : • Gérer l’ensemble du flux commercial jusqu’à facturation (electronic invoicing) et paiement par la banque • Résultat mitigé : • Pendant longtemps , un seul message (DELJIT) • DESADV est venu se greffer plus tard • Pas d’intégration automatique du DESADV • Technologie sur le point d’être dépassée: • Nouveaux standards en vigueur XML, etc.. ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 – GATEWAY EDI • Le gateway assure extraction, conversion, transmission, réception des messages pour Bossard et Carbagaz • Il stocke également les données relatives à la location des bouteilles de gaz • Problèmes: • Version du logiciel de conversion plus compatible • Pas de release prévue • Nécessité d’envisager une autre solution technique • Le gateway ne gère actuellement que la technologie EDI ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 –FUTUR : • Aujourd’hui : • Technologie EDI dépassée ou sur le point de l’être • Coûteuse à implémenter pour les fournisseurs (architecture, conversion) • Procédures spécifiques pour chaque fournisseur • Soft de conversion EDI obsolete (version oracle) • Coût : gateway, soft, abonnement réseau • Priorités : • Remplacer EDI par une nouvelle technologie permettant un passage plus souple d’un fournisseur à l’autre • Dans le cas où une nouvelle technologie est adoptée, le gateway devient inutile • Dans ce cas, il faut envisager de gérer la location des bouteilles de gaz directement dans Baan ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 – ALTERNATIVES à EDI : XML • De nombreux standards XML sont disponibles: • AS2 – EDI over Internet • RosettaNet • cXML • xCBL • ebXML • Différents protocoles de communication sont supportés: • Web Services • http • E-mail • Etc………. Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 – XML : Quel standard utiliser? • Adopter un standard spécifique implique que le fournisseur avec lequel on va communiquer utilise le même standard • Pour de nombreuses raisons: • Nécessité de choisir et implémenter rapidement une solution de remplacement pour EDI • Un de nos fournisseurs ayant déjà implémenté avec d’autres clients cXML – implémenter un autre standard lui demanderait du temps • Des standards comme ebXML et des protocoles comme Web Services ne bénéficient pas encore d’une large utilisation et certains standards (ebXML par ex.) ne sont pas encore complètement définis cXML a été choisi. • Ultérieurement, il pourra être remplacé par un autre standard XML Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 – cXML - Définition • cXML = commerce eXtensible Markup Language. • Ce standard definit les documents et également les transactions B2B qui les gèrent. Les documents cXML les plus courants sont: • Catalogues(Catalogues statiques i.e fichiers) • PunchOut ( Catalogues vivants, interactifs tournant sur le site Web du fournisseur) et • Commandes Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 – cXML - Implémentation • Chaque picking sera envoyé au fournisseur via un HTTP POST, soit en un seul fichier XML soit en plusieurs , chacun contenant les lignes d’une seule demande de matériel • Un mecanisme sera mis en place pour vérifier qu’un demande de livraison est envoyée une fois, et une fois seulement • Le fournisseur enverra une réponse par e-mail dans le cas où certains articles ne pourraient être livrés ou livrés seulement à une date ultérieure Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 – cXML – Schéma d’implémentation cXML Picking Processor BAAN Fichiers pickings Supplier Sender Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI

6.7 - RADIOSPARES • RADIOSPARES est un nouveau fournisseur potentiel EDI approché récemment • Il utilise un Punch-out catalogue • Un utilisateur peut accéder à son catalogue • Ensuite, circuit d’approbation interne (workflow EDH) • Si ok, confirmation d’achat • Implémentation possible: • Sur l’ensemble des produits proposés, seule une gamme d’articles relativement limitée nous intéresse • Intégration de ces articles dans le catalogue (cf FARNELL) Source : J.Purvis IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI

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