e-Bourgogne : Gouvernance d'une plate-forme régionale de services administratifs

1. e-Bourgogne : Gouvernance d'une plate-forme régionale de services administratifs Casablanca, 14/06/ 2007 Martine Vandelle Vice Presidente, Conseil régional de Bourgogne

2. Sommaire • Origine et description générale • Organisation et gouvernance • Facteurs de succès

3. Le territoire bourguignon : chiffres clés Un territoire à forte dominante rurale • Nombre d’habitants: 1 612 397 (1) • Nombre de communes : 2045 • Départements: Côte d’Or, Nièvre, Saône et Loire, Yonne • Superficie: 31 582 km2 dont 30% sont couverts par la forêt • Nombre d’entreprises: 66 441 (2) établissements • Dont : industrie ( 12%), Construction ( 14%), Commerce ( 28%) et services ( 45%) • Dont: 10 salariés et plus ( 9%), 500 salariés et plus ( 0,05%) 1 - estimation INSEE 2003 2 - estimation INSEE 2004

4. Valeurs et positionnement e-Bourgogne Des valeurs partagée pour le territoire bourguignon • Développer l'attractivité et contribuer durablement à la compétitivitédu territoire bourguignon par une politique ambitieuse de modernisation des services publics locaux au service du citoyen, des entreprises, des associations et des agents publics. • Ne laisser personne (citoyens, entreprises, entités publiques) en marge de la société de l’information. • En respectant l'identité de chacun • Sa mission : • Développer et exploiter un plateau de services communs aux entités publiques de Bourgogne dans leur mission d’intérêt général. • Construire les moyens et supports de la conduite de changement • Engager un plan de formation et de professionnalisation massif à l'échelle d'une région • Ses partenaires : • L’ensemble des entités publiques de Bourgogne, l'Etat et les services déconcentrés de l'Etat • Les organismes consulaires, les branches et organisations professionnelles • Les associations d'usagers • …

5. Le territoire bourguignon : physionomie des entités publiques Les établissements publics territoriaux de Bourgogne

6. E-Bourgogne : les premiers services Trois services autour de la dématérialisation • Une salle régionale des marchés publics (depuis le 1er janvier 2005) • Une seule adresse pour tous les marchés publics de Bourgogne • Un espace de travail collaboratif pour les acheteurs • Un espace sécurisé – coffre fort – pour les entreprises • Des services d'abonnement et de veille • Un espace commun d'aides aux entreprises (depuis le 1er janvier 2006) • Organisé autour d'un dossier unique • Permettant la gestion concertée des demandes • Informant en temps réel l'entreprise de ses démarches • Enrichi de prestations de services d'information aux entreprises (OSEO) • Des premiers services de dématérialisation collectivités/État (à partir du 2e semestre 2006) • Hélios (dématérialisation des pièces justificatives de marchés) • Actes (dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité) • Un parapheur électronique pour la gestion et la sécurisation des actes

7. e-bourgogne marchés publics : périmètre cible Observatoire de l'achat public Service d'archivage électronique légal Salle régionale des marchés publics Tutoriaux de formation Service dématérialisé d'éxécution desmarchés

8. Dématérialisation des marchés publics Consultations publiques : avis d'appels à candidatures et DCE pour toutes les entités de Bourgogne Salle des marchés publics Gestions électronique des offres dématérialisées Gestion électronique des Commissions d'appel d'offres Classement et analyse des offres Outils de groupement de commandes Bases de connaissances et bibliothèques de cas Espaces de travail collaboratif

9. Réalisation depuis 2004 et résultats obtenus Eléments de volumétrie (salle des marchés) mai2007 • Côté "entités publiques" • Depuis le 1 janvier 2005, environ 14 000 consultations ont été mises en ligne sur "e-bourgogne" dans la salle des marchés publics : • 1/3 appels d'offres formalisés • 2/3 MAPA et MAPA simples • 500 consultations simultanées en moyenne en ligne • 760 entités publiques utilisatrices de la salle des marchés. • Côté "entreprises" • 8 500 entreprises inscrites abonnées aux services d'alerte, 450 utilisent des certificats • 130 000 téléchargements de DCE dont la moitié sur les appels d'offres • Soit près de 10 téléchargements en moyenne par consultation • 4 500 réponses électroniques dont 550 aux appels d'offres formalisés (nécessitant la signature électronique), en accélération depuis les deux derniers mois. > 6 millions de feuilles de papier économisées, soit 1,5 ha de forêt 1309 entités publiques partagent la même plate-forme

10. L'Atelier des Projets comprend :

11. L’ATELIER DES PROJETS regroupe à ce jour 500 Contacts régionaux 450 fiches pratiques actualisées par oséo 500 documents et liens internet (dont déclarations sociales en ligne, CFE net…) 600 questions/ réponses 50 dispositifs d’aides régionales

12. SOMMAIRE • Description générale • Mode d'organisation et gouvernance • Facteurs de succès

13. Une structure légale de gouvernance Objectifs : Mutualisation et solidarité entre entités publiques Région Departments EPCI Communes Relations contractuelles avec les partenaires techniques Objectifs : respondre aux attentes industrielles de performance, reduire les coûts Governance d'une nouvelle coopération entre entités publiques eBourgogne plateforme operationelle CP(PPP) MP GIP … Structure financière … GIP = Groupement d'Intéret Public = Consortium public Options :CP(PPP), MP

14. Agents de la fonctionpublique Entreprises, professionnels Particuliers Associations Une entité commune au service de tous Etat administrationscentrales et déconcentrées Communes, communauté de communes et autres entités publiques de Bourgogne Structureopérationnellee-Bourgogne GIP Conseild’administration Objectifs Améliorerles relations avec l’Etat Améliorer les relations avec les usagers

15. Organisation Trois principaux piliers en interaction GIP – e-bourgogne (maîtrise d'ouvrage) Plateau technique (prestataires de services) e-Bourgogne e-Bourgogne services e-Campus Centre de compétences et de service (FOAD)

16. Architecture généraleVue d’ensemble Agents de la fonction publique Entreprises, professionnels Associations Particuliers Sites WEB (& bornes) des collectivités Services internes des collectivités Autres services Salle des marchés Espace Commun Aide aux entreprises Front-Office Centred’appel Services en marque blanche Annuaires des administrations Espaces collaboratifs Dématérialisationdes échanges Générateurde sites web Service public local Espaces personnalisés Formulaires En ligne Téléservices Géolocalisation des entités publiques Plate-forme mutualisée Back-Office Tiers de télétransmission Services partenaires Tiers archivage Services de l’Etat

17. SOMMAIRE • Description générale • Organisation et gouvernance • Facteurs de succès

18. Facteurs de succès Une approche "holistique" en dix points • Développer une vision commmune et des valeurs partagées • Obtenir l'implication réelle des élus au plus haut niveau • Convancre, sensibiliser, accompagner et éduquer • Elaborer une structure de gouvernance capable de resister aux changements politiques représentative de l'ensemble des entités • Répondre aux attentes et évaluer les besoins • Capacité à répondre aux contraintes légales (marchés publics, comptabilité) • Démarrer par une application où les économies d'échelle sont les plus fortes et démontrer les bénéfices de la mutualisation application par application (ne pas vouloir tout faire à la fois) • Développer des modèles Front office / back office personnalisés pour les communes • Recourir quand c'est possibles à l'Open source (Lutèce d'Or)et veiller à l'interopérabilité des systèmes • Développer le benchmarking et les échanges internationaux (UE et au delà). www.egov-goodpractice.org www.e-bourgogne.fr

19. Essaimage de notre plate-forme en Europe : le projet E-TEN Le projet PROCURE a été retenu parmi 30 dossiers lors du dernier appel à projet. • Uddevalla Municipality (Sweden) • Catalonia (Spain Région) • Bretagne (France Region) : eBretagne • Central Bohemia (Czech Republic Région) • Guadeloupe (France oversea Region)