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Excel2003 基本操作 及 PPt 的制作方法

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Excel2003 基本操作 及 PPt 的制作方法 - PowerPoint PPT Presentation


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Excel2003 基本操作 及 PPt 的制作方法. 王 静. Excel 2003 简介. Microsoft Excel 是微软公司的办公软件 Microsoft office 的组件之一,属于计算机应用软件 。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格,使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中,编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列,对表格的数据进行求和、求平均值,对表格数据的复制、移动、删除等。. Excel2003 窗口组成与操作

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Presentation Transcript
excel 2003
Excel 2003简介

Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一,属于计算机应用软件。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格,使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中,编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列,对表格的数据进行求和、求平均值,对表格数据的复制、移动、删除等。

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Excel2003窗口组成与操作

当启动Excel 2003后,在屏幕上会出现如下页图所示的窗口。在这个工作界面中包含了Excel 2003的基本工作界面,包括标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、数据编辑区、工作表选项卡、状态栏和任务栏等。

启动Excel2003方法:

  • 桌面右下角开始--程序--microsoft office --microsoft office excel 2003
  • 若桌面已有图标直接点击即可

将程序图标放置桌面方法:

  • 桌面右下角开始--程序--鼠标放置具体程序上--右键--发送至--桌面快捷方式
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1.标题栏

显示当前工作簿文件的名字。

2.菜单栏

在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令,可以根据需要选取菜单中的选项,完成相关的操作。包括:文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助菜单。

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3.工具栏

工具栏是一些图标按钮,每一个按钮都代表了一个命令,这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏:格式工具栏、常用工具栏(鼠标右键可设置,如下图红框,若工具栏内内容不全可点击下拉按钮选择“添加删除按钮”或“分两行显示按钮”)。

插入超级链接

图表

向导

升序

粘贴

打开

打印

拼写检查

剪切

撤消

显示

比例

权限

恢复

格式刷`

自动

求和

复制

新建

帮助

保存

绘图

电子

邮件

打印

预览

信息

检索

降序

常用工具栏

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合并及居中

增加小数位数

百分比

字体

居中

字体颜色

减少缩进量

粗体

下划线

边框

斜体

左对齐

减少小数位数

增加缩进量

字号

填充颜色

右对齐

货币式样

千位分隔式样

格式工具栏

4.数据编辑栏

数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时,输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中,既可以在单元格中修改数据,也可在编辑栏中修改数据。

5.编辑栏

编辑栏最左边的是名称框,最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时,编辑栏中将出现三个按钮。

取消按钮

确认按钮

名称框

编辑栏

函数向导按钮

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6.状态栏

状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时,状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程,如打开或保存文件,复制单元格或记录宏表等。

7.滚动条

使用滚动条可以在长工作表中来回移动。

8.工作表标签

标签栏位于状态栏上面,显示当前工作簿中所有工作表的名称,如下图所示。

当前工作表标签

标签队列切换按钮

标签队列列表

工作表标签

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9.任务栏

每次启动Excel 2003时会自动出现新建任务栏,用户可以很方便地新建工作

簿, 打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。如下图红框。

excel
操作Excel工作表

1. 工作簿

工作簿(Book)是Excel中存储电子表格的一种基本文件,其后缀名为.xls,一个工作簿可以看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。

一个工作簿由多张工作表(Sheet)组成。每个工作簿最多可以包含255张工作表。

excel1
操作Excel工作表

2.工作表

工作表就类似帐簿中的帐页。工作表是Excel的基本工作单位,位于工作簿的中央区域,包含按行和列排列的单元格,是工作簿的一部分,也称为电子表格,它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档,可以显示和分析数据,能容纳的数据有字符、数字、公式、图表等。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据,并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。

3.单元格与单元格地址

工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区域称为单元格。单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位。在单元格内可以存放文字、数字或公式,每个单元格中最多可存放32000个字符信息。为了数据处理方便起见,单元格应该使用一个唯一的名称来识别,这个名称称为单元地址,单元格的地址由列号和行号组成。

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建立工作簿

当刚刚启动Excel时,系统会自动产生一个名为book1的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件,可以按如下步骤操作。

(1)用鼠标单击“文件”菜单。

(2)选择“新建”命令。

(3)单击“确定”按钮。

新建的工作簿文件自动取名为book2、book3等,当文件第一次存盘的时候系统会让用户为这些文件指定新的文件名。另外也可以通过单击工具栏中的新建按钮来创建新工作簿。在工作簿中,文件默认的扩展名为.XLS。

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工作簿的基本操作

1、工作簿的保存 选择“文件|保存”命令可直接保存文件。对新建文件的第一次“保存”或选择“文件|另存为”命令,系统会提示输入新的工作簿名。

2、工作簿的打开 要使用已有的工作簿,必须先将其“打开”。选择“文件|打开”命令,或者在任务窗格内选择“打开工作簿”,单击工作簿名即可。

3、工作簿的关闭 关闭工作簿的方法有多种。一般选择“文件|关闭”命令。

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数据填充

对重复或有规律变化数据的输入,可用数据的填充来实现。

  • 自动填充相同数据

在A3单元格中输入1,按住Ctrl键的同时,向下拖动A3单元格右下角的填充柄■,直到第

14行,先释放键盘,再释放鼠标,如下图所示。此时,将在A4~A14单元格中全输入了1。

  • 自动填充序列数据

在A3单元格中输入1,按住Ctrl键的同时,向下拖动A3单元格右下角的填充柄■,直到第

14行,先释放鼠标,再释放键盘,如下图所示。此时,将在A4~A14单元格中按顺序输

入了2,3,…,12。

  • 自动填充循环数据

在A3-A3单元格中依次输入a/b/c/d,按住Ctrl键的同时,向下拖动A3单元格右下角

的填充柄■,直到第14行,释放键盘及鼠标,如下图所示。此时,将在A3~A14单元格

中循环输入了a/b/c/d 。

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格式化工作表

1、数字格式的设置

使用“格式”工具栏设置数字格式

(1)”货币样式”按钮 给数字添加货币符号,并且增加两位小数。

(2)”百分比样式“按钮 将原数字乘以100后,再在数字后加上百分号。

(3)”千位分隔样式”按钮 在数字中加入千位分隔符。

(4)”增加小数位数”按钮 使数字的小数位数增加一位。

(5)”减少小数位数”按钮 使数字的小数位数减少一位。

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3、行高和列宽的调整

行高和列宽有精确和粗略两种调整方式。

(1)精确调整 选择“格式|行(列)|行宽(列宽)”,打开对话框,输入适当的值。

(2)粗略调整 将鼠标指针移向需调整的格线上(行列标志处),使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字,按住鼠标左键并拖动即可。

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4、自动套用格式

选中表格的的一部分(行列范围),再此范围内建立表格,然后选择“格式|自动套用格式”,打开对话框,选择需要的格式。

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表格的制作

Excel本身即为表格,因此想要像word中绘制表格,仅需将表格加

上边框即可,如图依次点击“”-绘制边框-出现边框操作栏。

其余操作同word表格制作。

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常用函数

(1)选中需要计算的行列范围,点击如上图红框内符号。

常用函数有:求和、最大、最小值、计数、求平均值等。

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(2)点击如上图红框内按钮后,会出现“插入函数”页面。在此页面可选择需要应用的函数。(2)点击如上图红框内按钮后,会出现“插入函数”页面。在此页面可选择需要应用的函数。

或者直接在红框内“=”后添加表达式。如求A1至A10的平均值,在“=”后Average(A1:A10)即可。

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制作Excel图表

数据的图表化就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示,使数据更加直观易懂。当工作表中的数据源发生变化时,图表中对应项的数据也自动更新。使用图表可帮助用户更好地对工作表的数据进行分析和处理。

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制作Excel图表

在Excl 2003中,图表分为嵌入图表和独立图表。嵌入图表是工作表的一部分,把他们和创建图表的数据源放置在同一张工作表中,打印的时候也同时打印;另一种是独立图表,他们是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表,打印时将与数据表分开打印。不管嵌入图表还是独立图表,都与工作表数据相连接,也就意味着更新工作表数据时,同时也会更新图表。

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创建图表

嵌入图表是放置在工作表中的图表,当要查看或打印图表及其源数据时,嵌入式图表就非常有用。当要独立于工作表数据,存入图表时,应该使用独立图表。

例:在工作表中创建图表(下图为例)。

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操作步骤如下:

(1)先选定数据所在的单元格(可相邻,也可不相邻,按住ctrl选择需要的行和列)。

(2)单击“插入”菜单中的“图表”命令,打开 “图表向导—4步骤之1—图表类型”对话框,并自动激活 “标准类型”选项卡。在“图表类型”列表框中提供了多种图表类型,对于每一种类型的图表在“子图表类型”选项中又列出了其子图表类型。在“子图表类型”框下的说明框中是对用户所选的子图表的用途进行说明。用户也可使用“自定义类型”选项卡来选择所需的图表类型。

(3)单击选择所需的图表类型和子图表类型。如“柱形图”。

(4)单击“下一步”按钮,打开 “图表向导—4步骤之2—图表源数据”对话框,并自动激活“数据区域”选项卡。

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(5)选择好数据区域,在“系列产生在”里选择“列”。(5)选择好数据区域,在“系列产生在”里选择“列”。

(6)单击“下一步”按钮,在“图表标题”下输入“各月数值”作为该图表标题。在分(X)轴中输入“分类”,在分类(Y)轴中输入“数值”。弹出如图所示的“图表选项”对话框。

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(7)单击“下一步”按钮,弹出所示的“图表位置”对话框。(7)单击“下一步”按钮,弹出所示的“图表位置”对话框。

(8)选中“作为新工作表插入”单选按钮。

(9)单击“完成”按钮,工作簿里增加一个新的工作表。

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编辑图表

1、编辑图表中的说明文字

(1)在图表中添加新的说明信息

(2)更改图表的标题信息

(3)修改分类轴与数值轴格式

2、调整图表位置及大小

3、调整图表的类型

4、在图表中添加或删除数据项

5、调整查看三维图表的角度

6、图表背景、图区背景的设置

操作方法:鼠标右键点击图标,出现如上图页面

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排序与筛选工作表数据

1、数据的排序

排序是将某个数据按升序或降序的顺序进行排列。通过排序,可以根据某特定的内容来重排数据表中的行。当选择“排序”命令后,Excel 2003会利用该列和指定的排序次序,或利用自定义排列次序来重新排列行或单个的单元格。否则,Excel 2003将根据选择的“主要关键字”列的内容以升序(由低到高)对行进行排序。排序时,Excel 2003将按指定的排序顺序重新设置行、列以及各单元格。

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默认排序顺序(升序)

(1)数字:从最小的负数到最大的正数排序。

(2)文本以及包含数字的文本:按0~9、A~Z顺序排序。

(3)逻辑值:按False(错)、True(对)排序。

(4)空格:排在最后(最大)。按降序排序时,Excel 2003约定与升序时的情况相反。

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排序方式

  • 单列排序

按照某一选定列排序的操作步骤如下:

(1)首先选定数据区。

(2)用鼠标单击“数据”菜单上的“排序”命令,出现 “排序”对话框。

(3)在“主要关键字”列表框中,选定重排数据表的主要列字段,并选“降序”。

(4)按“确定”按钮即可。

  • 多列排序

实际上,“排序”命令一次只能按三列排序。若要按四列或更多列将数据清单排序,可通过重复执行排序命令达到这一效果。

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选择主要关键字及排序顺序(如分类a),再选择次要关键字,一次只能按选择主要关键字及排序顺序(如分类a),再选择次要关键字,一次只能按

三列排序。排序后先按照主要关键字排序后,再排序次要关键字。

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数据筛选

利用筛选操作,只选择显示符合设定筛选条件的数据行,而隐藏其它行。

  • 自动筛选 (数据|筛选|勾选自动筛选 )
  • 取消筛选(数据|筛选|取消勾选自动筛选 )
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数据筛选

下图为自动筛选后图形,可选择排序方式、具体数值行、

自定义筛选方式等。

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分类汇总

分类汇总是对数据表的数据进行分析的一种方法。它建立在已排序的基础上,将同类别的数据进行统计汇总。Excel 2003可以对工作表中选定的列进行分类汇总,并将分类汇总的结果插入相应类别数据行的最上端或最下端。

操作方法:在“数据”菜单上单击“分类汇总”命令,在数据表中插入分类汇总行,然后按照选择的方式对数据进行汇总。汇总的方法包括求和、求平均值、统计个数、排序等。

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在分类汇总之前,需要先对数据表中的分类汇总的字段进行排序,如按分类a汇总,则应按分类a进行排序。在分类汇总之前,需要先对数据表中的分类汇总的字段进行排序,如按分类a汇总,则应按分类a进行排序。

操作步骤如下:

(1)按“分类a”字段将表单排序。

(2)用鼠标选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令,弹出“分类汇总”对话框,如图所示。

(3)在“分类字段”下拉列表框中选择“分类a”字段。

注意:这里选择的字段就是在第一步排序时选择的主关键字。

(4)在“汇总方式”下拉列表框中选择“最大值”。

(5)在“选定汇总项”选定“分类d”。

(6)单击“确定”按钮即可完成。分类汇总的结果如图所示。

如果要撤消分类汇总,可以选择“数据”菜单中的“分类汇总”项,进入

“分类汇总”对话框,单击“全部删除”按钮即可恢复原来的数据清单。

powerpoint
PowerPoint的功能与特点
  • 利用PowerPoint可以创建联机演示文稿、网上使用的Web页、彩色和黑白投影机幻灯片、35mm幻灯片、观众讲义、演讲者备注等,同时还可以实现彩色和黑白纸张打印输出。因为它和Word、Excel等应用软件一样,都属于Microsoft公司推出的Office系列产品之一,所以它们之间具有良好的信息交互性和相似的操作方法。
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启动与退出
  • PowerPoint的启动有下面几种方法:

(1)用鼠标单击

“开始”---“程序”---“MicrosoftOffice”--- “Microsoft Office PowerPoint 2000/2003/2007”。

(2)直接用鼠标双击快捷方式图标。

(3)可以在“Windows资源管理器”或者“我的文档”中用鼠标双击后缀为.PPT的文件,便会在启动PowerPoint的同时打开该文件。

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启动与退出
  • 退出PowerPoint有以下几种方法:

(1)用鼠标单击PowerPoint的文件菜单,然后在下拉菜单中用鼠标选择“退出”并单击。

(2)用Alt+F组合键打开文件下拉菜单,然后按关闭退出PowerPoint。

(3)在PowerPoint窗口中用鼠标单击窗口右上角的“关闭”按钮。

powerpoint1
PowerPoint的视图方式

1.普通视图:普通视图包含三种窗格:大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。

2.幻灯片浏览视图:在幻灯片浏览视图中,可以在屏幕上同时看到演示文稿中的所有幻灯片,这些幻灯片是以缩略图显示的。

powerpoint2
中文PowerPoint演示文稿的创建
  • 利用内容提示向导创建演示文稿
  • 利用模板创建演示文稿
  • 创建空白的演示文稿
  • 根据现有创建演示文稿
  • 幻灯片版式,背景,设计在“格式”中选择
  • 若要放置格式工具栏,则“添加删除按钮”
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幻灯片的处理
  • 幻灯片的插入、修改、删除
  • 文字的输入与格式
  • 幻灯片色彩的调整
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幻灯片的插入、修改、删除

插入新的幻灯片,具体操作如下:

(1)首先选定要在其后插入新幻灯片的幻灯片。

(2)单击“插入”菜单上的“新幻灯片”选项,或者单击“新幻灯片”按钮。

(3)在出现的“新幻灯片”对话框中选择所需版式。

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幻灯片的插入、修改、删除

(二)删除幻灯片,可以通过以下几种途径实现:

(1)在“大纲”窗格中单击要删除的幻灯片图标,如果有多张幻灯片要删除,按下Shift键/ctrl并单击各个欲删除的幻灯片图标,然后按Delete键。

(2)在幻灯片浏览视图中通过同样的方法选取一张或多张幻灯片,然后按Delete键。

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文字的输入与格式
  • 在PowerPoint中,可以给文本的文字设置各种属性,如字体、字号、字形、颜色和阴影等,或者设置项目符号,使文本看起来更有条理、更整齐;给段落设置对齐方式、段落行距和间距,使文本看起来更错落有致。
  • 操作步骤同word操作
  • 插入自选图形、图示、图表、表格等。
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幻灯片色彩的调整

(1)在幻灯片设计中选择“配色方案”。

(2)在该对话框中罗列了几种配色方案,在合适的方案上单击。

(3)若不满意已有的方案,自己编辑/编辑配色方案。

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ppt演示及打印
  • 加入动画效果
  • 加入声音效果
  • 演示文稿的超级链接
  • 放映演示文稿
  • 演示文稿的打包
  • 保存和打印演示文稿
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加入动画效果
  • 页面动画效果(切换方式)

幻灯片设计---动画方案

  • 图片或文本的动画效果

幻灯片放映---自定义动画

插入图片:单击“插入”菜单,选取“图片”项,在

子菜单中选取“来自文件”等命令。

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吉林大学 校区图景

前卫南区

新民校区

南湖校区

南岭校区

和平校区

朝阳校区

吉林大学校园占地面积622万多平方米。

吉林大学有6个校区8个校园,分布在吉林省长春市的不同方位。

2000----2010

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加入声音效果

(1)单击“插入”菜单,选取“影片和声音”项,在子菜单中选取“文件中的声音”命令。

(2)插入影片和插入声音操作是非常相似的。单击“插入”菜单,选择“影片和声音”命令,在子菜单中选取“文件中的影片”命令。

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演示文稿的超级链接
  • 创建超级链接的具体操作是:

(1)选定任意的文本或对象(包括按钮和图片)。

(2)单击“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”命令。

(3)在动作设置选择框中按需要设置动作和超级链接的目标。

(4)最后按“确定”按钮。

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放映演示文稿
  • 制作完成自己的演示文稿,一般说来遵循以下这几个步骤:

第一步:设置放映方式

第二步:插入动作按钮

第三步:自定义动画

第四步:切换设置

第五步:观看放映

第六步:排练计时

第七步:完成制作

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演示文稿的打包
  • PowerPoint的“打包”功能提供了一个“向导”,这个“向导”可以将演示文稿所需的所有文件和字体以及PowerPoint播放器打包到cd内,然后该cd可在任意计算机上放映,即使该台计算机没有安装PowerPoint。
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保存和打印演示文稿

(1)保存:单击“常用”工具栏上的“保存”按钮,弹出“另存为”对话框。

(2)打印:单击“文件”菜单,选择“打印”命令,弹出“打印”对话框。

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Excel补充讲解
  • 自动套用格式
  • 选中表格的的一部分(行列范围),再此范围内建立表格,然后选择“格式|自动套用格式”,打开对话框,选择需要的格式。
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表格的制作
  • Excel本身即为表格,因此想要像word中绘制表格,仅需将表格加上边框即可,如图依次点击“”-绘制边框-出现边框操作栏。其余操作同word表格制作。