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Réunion des gestionnaires 15 novembre 2011

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Réunion des gestionnaires 15 novembre 2011. Délégation Aquitaine-Limousin Service Financier et Comptable. Thèmes abordés 8 I La Carte d’achat – Emmanuelle Neuville et Thierry Constantin. 8 I La carte d’achat 8.1 Le Bilan 2011 de l’activité carte d’achat Une carte bien adoptée :

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Réunion des gestionnaires

15 novembre 2011

Délégation Aquitaine-Limousin

Service Financier et Comptable

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Thèmes abordés

8I La Carte d’achat – Emmanuelle Neuville et Thierry Constantin

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8 ILa carte d’achat

    • 8.1 Le Bilan 2011 de l’activité carte d’achat
    • Une carte bien adoptée :
    • - 44 labos équipés (88%)
    • - 103 cartes distribuées
    • - Taux d'utilisation de la carte qui dépasse 20% des achats éligibles
    • - Moyenne de 325 transactions par mois depuis le début de l’année
    • Des efforts à poursuivre :
    • - Viser les 20% de taux d'utilisation de la carte d'achat pour les labos n’atteignant pas encore le seuil
    • - Viser les 25% de taux d’utilisation de la carte d’achat
    • - Identifier les vrais acteurs de l’achat au sein de l’unité
    • - Améliorer le règlement des ROP à la BNP (à temps)
    • Délai de régularisation des transactions = indicateur dans la campagne d’audit 2012
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8 ILa carte d’achat

    • 8.2 Le plan d’action 2012
    • Aller à la rencontre des labos ayant des difficultés dans l’utilisation de la carte
    • - au cours du 1er semestre 2012
    • - Identifier les vrais acteurs de l’achat
    • - identifier les freins et proposer des leviers de progression
    • Un réseau local carte achat pour permettre à chacun de communiquer, échanger sur les difficultés et bonnes pratiques :

carte-achat-dr15@services.cnrs.fr

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8 ILa carte d’achat

    • 8.3 Rappel des règles de sécurité
    • POUR QUELLES RAISONS ?
    • Au niveau national, 32.000 € de fraudes sur 5 mois en 2011 (pas de fraude constatée au niveau de la DR15)
    • % de fraude anormalement élevé au CNRS, au regard de son parc de cartes

Modifications des plafonds bancaires depuis le mois de juillet 2011 :

Passant de 8 000 € TTC/jour/carte à 3 000 €TTC/jour/carte

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8 ILa carte d’achat

    • 8.3 Rappel des règles de sécurité
    • La carte d'achat ne se prête en aucun cas (même en cas d'urgence)
    • Sur internet, les informations figurant sur la carte (recto verso) suffisent pour effectuer un achat : il ne faut jamais la laisser sans surveillance et toujours la stocker dans un endroit sécurisé ;
    • Ne jamais communiquer les informations de la carte à la suite d'une sollicitation (fax, mail, téléphone) ;
    • Sur internet, vérifier la légalité du site et sa fiabilité (verrou affiché, adresse en https lors du règlement) ;
    • Vérifier très régulièrement (1 à 2 fois par semaine) le suivi d'activité de la carte sur le site BNP.

Document recensant les règles de sécurité pour un achat sur internet :

http://www.dgdr.cnrs.fr/mpr/pratique/carte_achat/docs/guide-securite-DSI.pdf

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8 ILa carte d’achat

    • 8.3 Rappel des règles de sécurité
    • Ne jamais garder un plafond d'autorisation trop élevé au regard de la consommation réelle de la carte (quitte à le relever régulièrement) ;
    • Toujours garder les justificatifs d'achat par carte (facturette, impressions de factures en ligne ou copies d'écran), les transmettre au plus tôt aux gestionnaires pour créer la facture X-Lab ;
    • En cas de doute sur la fiabilité du site e-commerce ou du commerçant, s'abstenir d'utiliser la carte d'achat ;
    • Dès qu'un doute concernant une fraude apparaît, contacter en urgence : la BNP, le pôle Carte achat de la Délégation

N° BNP pour faire opposition :

08 25 800 305

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8 ILa carte d’achat

    • 8.4 Régularisation des commandes : rappel des bonnes pratiques
    • Commande prévisionnelle monoligne, monocode, rattachée à la carte d’achat du porteur (omission ou autre porteur)
    • Vérifier si le fournisseur existe dans COUGUAR
    • Renseigner le bon taux de TVA (Taux unique)
    • Imprimer le bon de commande dans Xlab
    • Attention aux livraisons partielles (modifier le montant de la cde initiale)
    • Transactions en devises : régulariser en date d’opération (ROP)
    • Les commandes doivent être concomitantes aux transactions
    • Seulement 75 % de transactions sont régularisées en fin de mois
    • Anticiper les augmentations de plafond cartes

Date d’autorisation = Date à laquelle l’achat est effectué

Date d’opération = Date à laquelle le fournisseur demande le paiement (ROP)

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8 ILa carte d’achat

    • 8.5 Calendrier de Fin d’Exercice
    • Dernières transactions : 15 décembre 2011
  • Dernières régularisations de commandes : 16 décembre 2011